Rahmenvereinbarung Eventmanagement 2023-2027

Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie

Für die Konzeption, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen des StMWi soll eine Rahmenvereinbarung mit einem professionellen Dienstleister geschlossen werden.
Die Rahmenvereinbarung umfasst alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Konzeption, Organisation und Durchführung von Fachtagungen und Kongressen, Messeauftritten, Preisverleihungen sowie sonstige Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen des StMWi als digitale, hybride und Präsenzformate stehen. Nähere Details zum Leistungsumfang sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Loc and Eve-Event- und Markenkommunikation

Wer?

• Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-03-16	Auftragsbekanntmachung
2023-08-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-03-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: 2023KHI000004
Kurze Beschreibung:

Für die Konzeption, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen des StMWi soll eine Rahmenvereinbarung mit einem professionellen Dienstleister geschlossen werden. Die Rahmenvereinbarung umfasst alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Konzeption, Organisation und Durchführung von Fachtagungen und Kongressen, Messeauftritten, Preisverleihungen sowie sonstige Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen des StMWi als digitale, hybride und Präsenzformate stehen. Nähere Details zum Leistungsumfang sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie
Postanschrift: Prinzregentenstraße 28
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: https://www.auftraege.bayern.de 🌏
E-Mail: zentralevergabestelle@stmwi.bayern.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-16 📅
Einreichungsfrist: 2023-04-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 057-167366
ABl. S-Ausgabe: 57
Zusätzliche Informationen

A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des §123 und § 124 GWB beachten Sie bitte die unter "Bewerbungsbedingungen" beigefügte "Eigenerklärung". B) Unterauftragnehmer Der Bieter wird aufgefordert, bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, zu benennen. Vor Zuschlagserteilung werden diejenigen Bieter, die in die engere Wahl kommen, aufgefordert, die Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. Das StMWi überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen und wird hierzu eine Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgrün-den anfordern. Diese hat der Bieter vor Zuschlag im Arbeitsschritt "Vertragsbedingungen/Formulare" vom jeweiligen Unterauftragnehmer unterschreiben und mit Firmenstempel versehen zu lassen. C) Fragen zu den Teilnahmeunterlagen Fragen zu den Teilnahmeunterlagen sind bis spätestens 03.04.2023 um 12.00 Uhr, über die Bieterkommunikation in der eVergabe zu stellen. D) Die Ausschreibung wird auf dem Vergabeportal www.auftraege.bayern.de veröffentlicht. Das Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch abgewickelt. E) Die Rechte an den im Vergabeverfahren zur Verfügung gestellten Unterlagen stehen dem StMWi zu. Die Unterlagen dürfen nur für die Angebotserstellung genutzt werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für die Konzeption, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen des StMWi soll eine Rahmenvereinbarung mit einem professionellen Dienstleister geschlossen werden.

Die Rahmenvereinbarung umfasst alle Leistungen, die im Zusammenhang mit der Konzeption, Organisation und Durchführung von Fachtagungen und Kongressen, Messeauftritten, Preisverleihungen sowie sonstige Veranstaltungen und Veranstaltungsreihen des StMWi als digitale, hybride und Präsenzformate stehen. Nähere Details zum Leistungsumfang sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Grundlaufzeit: 2 Jahre ab Zuschlagserteilung, Optionen: zweimalige Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr

Beschreibung der Optionen: zweimalige Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bewerber sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und Unterlagen beizufügen.

Im Falle der Bildung einer Bewerbergemeinschaft oder der Berufung auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers nachzuweisen.

Sofern ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl. „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ aus Arbeitsschritt "Teilnahmeunterlagen").

Bei Bewerbern, die sich präqualifiziert haben, genügt bezüglich der vom Zertifikat abgedeckten Eignungskriterien, die Vorlage des Zertifikats des amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen (AVPQ).

Spezifischer Jahresumsatz:

- Angaben über den spezifischen Jahresumsatz des Bieters in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Konzeption, Organisation und Durchführung von Fachtagungen, Kongressen, Preisverleihungen, Messeauftritten sowie sonstigen Veranstaltungen, Veranstaltungs-reihen o.ä. als digitale, hybride und Präsenzformate) während der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Hinweis für Bewerber, die noch nicht volle drei Geschäftsjahre tätig sind: Die Angaben zu den Jahresumsätzen sind ab Zeitpunkt der Geschäftsaufnahme vorzulegen.

Mindeststandards: Der Mindestjahresumsatz muss mind. 2.000.000 € betragen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bewerber sind dem Angebot die nachfolgend aufgeführten Erklärungen und Unterlagen beizufügen.

Sofern ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft zum Nach-weis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, hat er nachzuweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z.B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen (vgl. „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ aus Arbeitsschritt "Teilnahmeunterlagen").

Referenzen:

Vorlage von mind. 3 geeigneten Referenzen bezogen auf die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Berücksichtigt werden Leistungen, die innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht worden sind.

Jede Referenz soll jeweils nicht mehr als eine DIN-A4-Seite, Schriftgröße Arial 12 pt. (einfacher Zeilenabstand), umfassen.

Die Angabe der Referenzen soll wie folgt gegliedert sein:

- Name des Empfängers (Dritten)

- Erbringungszeitpunkt

- Wert der erbrachten Leistung (aufgeteilt in Agentur- und Fremdleistungen)

- inhaltliche Darstellung des Referenzprojekts sowie aussagekräftige Beschreibung von Art und Umfang der erbrachten Leistung

- Angabe, welche Teile des Auftrags der Bieter unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

Mindeststandards: Mindestanforderungen:

- Mindestens eine Referenz muss die Konzeption, Organisation und Durchführung einer…

… Präsenzveranstaltung mit mehr als 300 Teilnehmern umfassen. Diese Veranstaltung muss über ein Rahmenprogramm (z.B. musikalische oder künstlerische Begleitung) sowie über mindestens drei unterschiedliche Vermittlungs- und Austauschelemente (z.B. Workshops, Pannels, Break-Out-Sessions) verfügen.

… hybriden Veranstaltung umfassen. Diese Veranstaltung muss einen Q&A-Teil beinhalten, der beiden Zuschauergruppen die Möglichkeit zur Fragestellung gibt. Die Veranstaltung muss daneben mindestens ein weiteres interaktives Element beinhalten, das sowohl die Präsenz- als auch Online-Zuschauer einbindet (z.B. digitales Voting). Weiter muss belegt werden, dass die Umsetzung der Veranstaltung mit größerem technischen Aufwand verbunden war (z.B. mehrere Kameras mit Videoregie, Zuschaltung von Referenten, Einbindung von mehreren Video- oder Audiosequenzen).

… Veranstaltung für eine EU-, oberste Bundes- oder oberste Landesbehörde oder vergleichbar umfassen. Für diese Veranstaltung muss eine Event-Webseite aufgesetzt worden sein inkl. digitales Anmeldetool mit Einladungsversand. Außerdem müssen unter den Teilnehmern hochrangige Gäste (z.B. Staatsminister/innen, hochrangige Branchenvertreter/innen oder Regierungsvertreter/innen) vertreten gewesen sein.

Die geforderten Mindestanforderungen können auch innerhalb einer Referenz erfüllt werden. Mindestens zwei der drei Referenzen müssen zwingend abgeschlossen sein.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Abgabe einer Scientology-Schutzerklärung

- Betriebshaftpflichtversicherung

- Mindestanforderungen an das mit der Auftragsausführung betraute Personal (Projektteam):

a) Sicherheitsüberprüfung des im StMWi einzusetzenden Personals

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nur Personal zur Auftragserfüllung einzusetzen, dass zuvor der Sicherheitsüberprüfung durch die Sicherheitsbehörden unterzogen wurde. Der Zutritt des für die Abwicklung des Auftrags bestimmten Personals kann nur nach erfolgter Sicherheitsüberprüfung und Freigabe seitens des StMWi gewährt werden. Die Unterlagen für die Sicherheitsüberprüfung der jeweiligen Personen sind dem Auftraggeber spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Einsatz im StMWi im Original zu übermitteln.

Der Auftraggeber ist jederzeit berechtigt, ohne Angabe von Gründen den Einsatz des geplanten bzw. den weiteren Einsatz des eingesetzten Personals zu untersagen.

b) Größe des Projektteams:

- Das Projektteam muss aus insgesamt mindestens 8 Personen bestehen. Es umfasst mindestens

o eine Person für die Projektleitung und

o eine Person für die Stellvertretung und

o für die folgenden Leistungsbereiche (aa bis ac) jeweils mindestens zwei Personen:

- aa) Programmierung / Serveradministration

- ab) Kreation / Grafik / Design / DTP / Reinzeichnung

- ac) Texterstellung / Redaktion / Lektorat

Jede Person darf pro Leistungsbereich aa) bis ac) nur einmalig eingesetzt werden.

c) Erfahrung des Projektteams:

- Die Projektleitung sowie Stellvertretung müssen jeweils mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich der Projektleitung bzw. stellvertretenden Projektleitung bei der Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen als digitale, hybride oder Präsenzformate haben.

- Die beiden Personen, welche den Leistungsbereich…

… der Programmierung / Serveradministration abdecken, müssen jeweils mindestens 3 Jahre Erfahrung aus den Bereichen Programmierung und/oder Serveradministration haben.

… der Kreation / Grafik / Design / DTP / Reinzeichnung abdecken, müssen jeweils mindestens 3 Jahre Erfahrung aus den Be-reichen Kreation und/oder Grafik und/oder Design und/oder DTP und/oder Reinzeichnung haben.

… der

Texterstellung / Redaktion / Lektorat abdecken, müssen jeweils mindestens 3 Jahre Erfahrung aus den Bereichen Texterstellung und/oder Redaktion und/oder Lektorat haben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 7
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Der Auftraggeber wird auf Grundlage der eingegangenen Teilnahmeanträge fünf bis sieben Teilnehmer auswählen und bis zum 22.05.2023 zur Abgabe eines Angebotes auffordern. Zur Angebotsabgabe werden nur diejenigen Bewerber aufgefordert, die die oben genannten Teilnahmebedingungen erfüllen und deren Eignung anhand der vorgelegten Erklärungen und Unterlagen insgesamt die beste Prognose rechtfertigt, dass der Auftrag zweckgerecht und ordnungsgemäß erfüllt wird. Sollten nach Auswertung der Teilnahmeanträge an siebter Stelle mehrere Bewerber die gleiche Bewertung aufweisen, werden entsprechend mehr Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Dabei werden folgende objektive Kriterien für den Teilnahmewettbewerb zugrunde gelegt:

a) Anzahl an Referenzprojekten bezogen auf die Konzeption, Organisation und Durchführung von Präsenzveranstaltungen mit mehr als 300 Teilnehmern, die über ein Rahmenprogramm (z.B. musikalische oder künstlerische Begleitung) sowie über mindestens drei unterschiedliche Vermittlungs- und Austauschelemente (z.B. Workshops, Pannels, Break-Out-Sessions) verfügen. (33,33 %)

b) Anzahl an Referenzprojekten bezogen auf die Konzeption, Organisation und Durchführung von hybriden Veranstaltungen mit einem Q&A-Teil, der beiden Zuschauergruppen die Möglichkeit zur Fragestellung gibt, sowie einem weiteren interaktiven Element, das sowohl die Präsenz- als auch Online-Zuschauer einbindet (z.B. digitales Voting). Weiter muss belegt werden, dass die Umsetzung der Veranstaltung mit größerem technischen Aufwand verbunden war (z.B. mehrere Kameras mit Videoregie, Zuschaltung von Referenten, Einbindung von mehreren Video- oder Audiosequenzen). (33,33 %)

c) Anzahl an Referenzprojekten bezogen auf die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für eine EU-, oberste Bundes- oder oberste Landesbehörde oder vergleichbar, bei denen eine Event-Webseite aufgesetzt worden ist inkl. digitales Anmeldetool mit Einladungsversand. Außerdem müssen unter den Teilnehmern hochrangige Gäste (z.B. Staatsminister/innen, hochrangige Branchenvertreter/innen oder Regierungsvertreter/innen) vertreten gewesen sein. (33,33 %)

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-05-22 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-18 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Hillmann, Kathleen
Dokumente URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b20fee60-b3de-4149-8ae4-311a883290c6 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

A) Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:

Für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des §123 und § 124 GWB beachten Sie bitte die unter "Bewerbungsbedingungen" beigefügte "Eigenerklärung".

B) Unterauftragnehmer

Der Bieter wird aufgefordert, bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, zu benennen.

Vor Zuschlagserteilung werden diejenigen Bieter, die in die engere Wahl kommen, aufgefordert, die Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.

Das StMWi überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen und wird hierzu eine Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgrün-den anfordern. Diese hat der Bieter vor Zuschlag im Arbeitsschritt "Vertragsbedingungen/Formulare" vom jeweiligen Unterauftragnehmer unterschreiben und mit Firmenstempel versehen zu lassen.

C) Fragen zu den Teilnahmeunterlagen

Fragen zu den Teilnahmeunterlagen sind bis spätestens 03.04.2023 um 12.00 Uhr, über die Bieterkommunikation in der eVergabe zu stellen.

D) Die Ausschreibung wird auf dem Vergabeportal www.auftraege.bayern.de veröffentlicht. Das Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch abgewickelt.

E) Die Rechte an den im Vergabeverfahren zur Verfügung gestellten Unterlagen stehen dem StMWi zu. Die Unterlagen dürfen nur für die Angebotserstellung genutzt werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Fristen für die Einlegung eines Nachprüfungsantrags richten sich nach § 160 Abs. 3 GWB. Dieser lautet:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2023/S 057-167366 (2023-03-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 4 000 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 163-512729
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 057-167366
ABl. S-Ausgabe: 163

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Grobkonzept für eine beispielhafte Musterveranstaltung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung des mit der Auftragsausführung betrauten Personals (Projektteam)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 100

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-08-08 📅
Name: Loc and Eve-Event- und Markenkommunikation
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 4 000 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2023/S 163-512729 (2023-08-22)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen (10)

Event-Organisation (5)

Organisation von Kulturveranstaltungen (2)