Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Implementierung eines Infotainmentsystems nebst Service- und Wartungsleistungen

Kurze Beschreibung

Ziel des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe einer Rahmenvereinbarung als Grundlage für die Lieferung und Implementierung eines Patienten-Infotainmentsystems nebst Service- und Wartungsleistungen für die Klinikstandorte Traunstein, Trostberg, Bad Reichenhall, Berchtesgaden und Ruhpolding an ein geeignetes und leistungsfähiges Unternehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Landkreise Traunstein und Berchtesgadener Land haben sich im Sommer 2009 mit ihren Kliniken zur Kliniken Südostbayern AG (KSOB) zusammengeschlossen. Die KSOB versorgt nunmehr an den sechs Standorten Bad Reichenhall, Berchtesgaden, Freilassing, Ruhpolding, Traunstein und Trostberg jährlich über 56.000 stationäre Patienten. Mit 3.700 Mitarbeitern entstand eines der größten Unternehmen der Region. Durch die Einführung eines Patienten-Infotainmentsystems soll die direkte Versorgung am Patientenbett und die Kommunikation mit dem Patienten vereinfacht werden. Für die Standorte Traunstein, Trostberg, Bad Reichenhall, Berchtesgaden und Ruhpolding der KSOB werden deshalb interaktive Bedienungsterminals zur Kommunikation mit sowie zur Entertainmentversorgung der Patienten benötigt. Zur Implementierung des Patienten-Infotainmentsystems werden insbesondere die nachfolgenden Gegenstände beschafft:
• Interaktive Bedside-Terminals für die Ausstattung der Bettenstellplätze an den Standorten (inkl. Haltesystem sowie Telefon Handset), u.a. mit einem Touch-Display, Ethernetschnittstelle, Energieversorgung über PoE, Schnittstelle für Telefonhörer, Integrierte Lautsprecher.
• Relevante Softwarekomponenten, insbesondere zur Realisierung der erforderlichen Schnittstellen zu den Bestandssystemen des Auftraggebers, samt Installation, Inbetriebnahme und Konfiguration der Software.
• Zur Erhaltung und Wiederherstellung der Funktionalität sämtlicher Komponenten des Patienten-Infotainmentsystems sollen Wartungs- und Servicedienstleistungen in Anspruch genommen werden. Der Service umfasst u.a. aktives Überwachen der zentralen Infrastruktur (Monitoring), Bereitstellen einer Servicehotline, Entstörung der Komponenten und Devices, ggf. Austausch und Ersatz sämtlicher Teile und Komponenten inkl. erforderlicher Software und Lizenzen, Update der Betriebssoftware der zentralen Komponenten und der Devices sofern dies zum Erhalt oder zur Wiederherstellung der Funktion erforderlich ist sowie Vorort- bzw. Remote Einsätze.
Dabei hat das Patienten-Infotainmentsystem die nachfolgenden wesentlichen Funktionen zu beinhalten:
• Bereitstellung von Service- und klinikspezifischen Diensten, wie die Einbeziehung in den Bestellprozess des Essens, der Nutzung von Medienpaketangeboten (z.B. Video-on-Demand), der Möglichkeit einer Software-as-a-Service Nutzung (z.B. Amazon, Spotify) sowie der Bereitstellung von Services wie Internet, TV inkl. Pay-TV und Mediathek.
• Die Bedienung der bereitgestellten Services und Dienste muss mittels einer Applikation über die Bedside-Terminals und eingeschränkt über BYOD-Geräte (kein TV, kein Streaming) der Patienten erfolgen.
• Für die Abrechnung ist ein Patientenabrechnungssystem mit Unterstützung elektronischer Bezahlsysteme zwingend erforderlich.
• Die Lösung muss über eine Verbindung zum bestehenden Krankenhausinformationssystem verfügen; Aufnahme- und individuelle Patientendaten müssen innerhalb der Applikationen Berücksichtigung finden.
• Weiterhin muss das Patienten-Infotainmentsystem einen Aufruf des avisierten Patienten(aufnahme)portals des Auftraggebers ermöglichen, dass dieser bis spätestens Ende 2024 den Patienten zur Verfügung stellt. Das Patienten(aufnahme)portal muss als Angebot in die Infotainment-Umgebung integriert werden können.
• Sämtliche Leistungen unterliegen einem in der Leistungsbeschreibung näher definierten Service Level zur Sicherung der Qualität. Der Umfang des geforderten Managed Services umfasst neben sämtlichen Serviceleistungen zur Wiederherstellung der Funktionalitäten die Erbringung von Betriebsleistungen wie die Bereitstellung eines Service Desk für Mitarbeiter und Patienten mit qualifiziertem First Level Support.
• Sämtliche der eingesetzten Komponenten (insb. Bedside-Terminals, Halterungen, Anschlusskabel, Zubehör) müssen Krankenhausanforderungen in Bezug und Hygiene und Desinfektion erfüllen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Öffentliche Aufträge sind gemäß § 122 Abs. 1 GWB i.V.m. § 42 VgV an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen zu vergeben, die zudem nicht nach den §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Um festzustellen, ob ein Unternehmen geeignet ist, hat der Auftraggeber nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen auf der Grundlage der ihm zum Zeitpunkt der Eignungsprüfung verfügbaren Informationen eine in die Zukunft auf die mögliche Auftragsausführung gerichtete Prognose vorzunehmen. Daraus ergeben sich für das Vergabeverfahren die folgende Prüfreihenfolge und der dargestellte Umfang der Prüfung bzw. Wertung durch den Auftraggeber. Vom Auftraggeber ist beabsichtigt, gemäß § 51 VgV höchstens fünf geeignete Unternehmen auszuwählen und im nächsten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an Verhandlungen aufzufordern. Für den Fall, dass mehr als fünf Unternehmen die erforderliche Eignung nachweisen, wird gemäß § 75 Abs. 6 VgV eine Losentscheidung herbeigeführt.
Im Einzelnen:
(1) Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Im ersten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, ob Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB einschlägig sind bzw. – falls dies der Fall sein sollte –, ob wirksame Selbstreinigungsmaßnahmen nach Maßgabe von § 125 GWB durchgeführt und nachgewiesen sind oder ob die Höchstfristen für einen Ausschluss nach § 126 GWB überschritten sind. Zudem prüfen die Auftraggeber, ob der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft einen Bezug zu Russland im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, aufweist.
(2) Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung
Im zweiten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften – die auf der 1. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren – die Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung.
Solche Anforderungen sind ausdrücklich als „Mindestanforderung“ gekennzeichnet. Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung führt zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
(3) Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen
Im dritten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften – die auf der 1. und 2. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren –, den Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit dem Auftragsgegenstand. Bei diesem Wertungsvorgang werden die Grundsätze zur Wertung von Referenzen im Rahmen der Eignungsprüfung nach aktuellen Entscheidungen in der vergaberechtlichen Rechtsprechung berücksichtigt. Wesentliche Kriterien für diese Auswahl sind, ob ein Bewerber über besser vergleichbare, das heißt nach der Aufgabenstellung (Art, Umfang Komplexität) näher an dem zu vergebenden Auftrag liegende Referenzen verfügt, wobei auch die Qualität der Leistung nach (vom Auftraggeber abgefragter) Aussage der Referenzgeber sowie die Anzahl solcher – über die Mindestanzahl von drei hinausgehend – eingereichten Referenzen in jüngster Vergangenheit von Bedeutung sein können.

Beschreibung der Optionen

Leistungen zur Anbindung an die Transportlogistik, zur Anbindung von ambulanten und teilstationären Patienten, zur Sprachunterstützung für deutsche Sprache in vereinfachter Form, zur Bereitstellung von Internetzugang sowie zur individuellen Auswahl von Filmen für Patienten aus der Psychiatrie.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1)Angabe von Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners nebst Kontaktdaten;
(2)Bewerbergemeinschaften sind zugelassen und haben sich bereits als solche zu bewerben. Mit dem Teilnahmeantrag muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung gemäß § 53 Abs. 9 VgV vorgelegt werden, in der erklärt wird, dass
(a)die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erfolgt;
(b)alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
(c)der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt;
(d)alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften;
(e)der konkrete Leistungsumfang jedes Mitglieds angegeben oder eine leistungsübergreifende Verantwortlichkeit ausdrücklich bestätigt wird.
Wird diese Bewerbergemeinschaftserklärung nicht mit dem Teilnahmeantrag eingereicht, wird die Bewerbergemeinschaft zwingend ausgeschlossen.
(3)Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen;
(4)Erklärung im Zusammenhang mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung
der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, dass kein Bezug zu Russland besteht.
(5)Der Bewerber (bzw. das Mitglied der Bewerbergemeinschaft) erklärt zudem, dass
(a)er die gewerbe- bzw. berufsrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt oder durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt;
(b)er Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat;
(c)er unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls der Auftraggeber Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf insbesondere zur Eignung äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht (z. B. die Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers, einen Gewerbezentral- oder Handelsregisterauszug oder eine Bankerklärung);
(d)er nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder er in einem solchen eingetragen ist, und zwar unter der Nummer [Nr.] beim Register (Bezeichnung, Ort); und
(e)er den Auftraggeber unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe). Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben;
(6)Einverständniserklärung zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten für das Vergabeverfahren und zur Abfrage von Eintragungen nach § 6 Abs. 1 Satz 1 WRegG;
(7)Falls sich der Bewerber (bzw. die Bewerbergemeinschaft) für das Projekt auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft, Angabe von Leistungsbereich, Name und Adresse des Dritten, Art und Weise der Einbindung des Dritten (z. B. Unterauftragnehmer) und Bestätigung, dass auf Verlangen des
Auftraggebers unverzüglich die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formblatts Verpflichtungserklärung des Dritten dazu vorgelegt werden, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen, und für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung; sofern eine Berufung auf die Eignung des vorgesehenen Unternehmens beabsichtigt ist, sind die Verpflichtungserklärung sowie die Nachweise der Eignung unmittelbar mit dem Teilnahmeantrag einzureichen;
(8)Vertraulichkeitserklärung (Teil B der Vergabeunterlagen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Nachweis (Kopie der Versicherungspolice bzw. Bestätigung durch Versicherungsunternehmen) über eine gültige Berufs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung — nicht älter als 12 Monate — für Personenschäden und sonstige Schäden von einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer. Die Mindestdeckungssummen je Schadensfall müssen jeweils 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden bei einer 2-fachen Maximierung pro Versicherungsjahr betragen. Die Versicherung muss im Falle der Liquidation des Versicherungsnehmers eine Nachhaftungsfrist von mindestens fünf Jahren aufweisen (Mindestanforderungen).
(2) Erklärung über den Gesamtumsatz in Deutschland in EUR (netto) des Bewerbers in den Jahren 2020, 2021 und 2022 und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2020);
(3) Erklärung über den Umsatz in Deutschland in EUR (netto) des Bewerbers in den Jahren 2020, 2021 und 2022 mit vergleichbaren Leistungen, d.h. mit Leistungen im Zusammenhang mit der Einführung von Infotainmentsystemen im klinischen Bereich und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2020).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Angabe von mindestens drei abgeschlossenen Referenzprojekten, die mit den zu vergebenden Leistungen nach der Aufgabenstellung, also Art, Größe, Umfang und Komplexität des Auftrags vergleichbar sind. Anzugeben ist der Auftraggeber nebst Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Anschrift, Name, Telefon, Telefax und E-Mail), der Projektleiter beim Auftragnehmer (Name, Vorname), Kurzbeschreibung des Projekts und Zeitpunkt der Inbetriebnahme. Die anzugebenden Referenzen müssen aktuell sein, d. h. die vergleichbaren Leistungen im Zeitraum vom 01. Dezember 2018 bis einschließlich 31. Dezember 2022 oder aktueller erbracht worden sein (Mindestanforderung).
Folgende inhaltlichen Anforderungen müssen erfüllt werden (Mindestanforderungen):
• Referenzauftraggeber muss ein öffentlicher, kirchlicher, privater oder gemeinnütziger Krankenhausträger sein;
• Einführung eines Patienten-Infotainmentsystems an mindestens zwei Standorten des Auftraggebers mit einer Bettenanzahl bezogen auf Bereitstellen und Einführung eines Infotainmentsystems von insgesamt mindestens 450 Betten.
(2) Angaben zum vorgesehenen (stellvertretenden) Projektleiter mit Nachweis der fachlichen Qualifikation durch Vorlage der Berufszulassung, Dauer der Zugehörigkeit zum Bewerber bzw. Mitglied der Bewerbergemeinschaft und zur branchenspezifischen Berufserfahrung in Jahren. Ein tabellarischer Lebenslauf nebst Angaben zu wesentlichen Referenzprojekten ist für die Personen jeweils als Anhang beizufügen;
(3) Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (2020, 2021 und 2022) unterteilt nach Geschäftsführung/Inhaber, festangestellte Mitarbeiter (gesamt) in Deutschland, festangestellte Mitarbeiter mit Schwerpunkt im Bereich Gesundheitswesen, festangestellte Mitarbeiter in der Softwareentwicklung, festangestellte Mitarbeiter im Bereich Service & Wartung sowie im Bereich Forschung & Entwicklung und freie Mitarbeiter (keine Unterauftragnehmer); sowie
(4) Erklärung über die beabsichtige Vergabe von Unteraufträgen und gegebenenfalls Vorlage einer Erklärung des als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmens, mit der der Unterauftragnehmer versichert, dass im Falle der Beauftragung die erforderlichen Mittel und Kapazitäten zur Auftragsdurchführung vorhanden sind (Verpflichtungserklärung).

Die Vergabeunterlagen für das gegenständliche Verfahren können unter dem Direktlink zur
eVergabeplattform abgerufen werden und sind gemäß §§ 41 Abs. 1, 9 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf der eVergabeplattform abrufbar. Ausgenommen hiervon sind solche Bestandteile der Vergabeunterlagen, die unter anderem aufgrund von detaillierten Angaben zu sicherheitsrelevanten Bereichen des Auftraggebers besonders schützenswert sind. Diese Unterlagen werden zur Sicherstellung des erforderlichen Maßes an Vertraulichkeit gemäß § 41 Abs. 3 VgV erst nach Zugang einer signierten Vertraulichkeitserklärung (Teil B der Vergabeunterlagen) zugänglich gemacht. Diese Vertraulichkeitserklärung ist zeitgleich mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbung) form- und fristgerecht einzureichen. Eine Bewerbung um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren (Teilnahmeantrag) ist ausschließlich mittels des vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsformulars (Teil D der Vergabeunterlagen) nebst den dazugehörigen Anlagen möglich. Mit dem Teilnahmeantrag sind sämtliche geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sowie die Vertraulichkeitserklärung einzureichen. Angaben, Erklärungen und Nachweise, die von einem Bieter nicht bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer vom Auftraggeber zu bestimmenden Nachfrist bei dem Bewerber angefordert werden. Reicht der Bewerber die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb einer vom Auftraggeber verbindlich gesetzten Nachfrist ein, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, dem Bewerber Gelegenheit zur Ergänzung seiner Angaben nach Ablauf der Bewerbungsfrist zu geben. Der Teilnahmeantrag muss alle geforderten Unterlagen und Nachweise enthalten und ist gemäß § 53 Abs. 1 VgV i.V.m. § 126b BGB in Textform elektronisch zu übermitteln. Das heißt, die verbindlichen Erklärungen im Teilnahmeantrag müssen dabei durch Unterschrift, Nachbildung der Unterschrift (Faksimile), eingescannte Unterschrift oder Nennung des Namens des Erklärenden ersichtlich sein. Teilnahmeanträge, die den vorstehenden Anforderungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt. Für den Fall einer Bewerbung als Bewerbergemeinschaft muss jedes einzelne Mitglied die Vertraulichkeitserklärung (Teil B der Vergabeunterlagen) und das Bewerbungsformular (Teil D der Vergabeunterlagen) nebst den dazugehörigen Anlagen ausfüllen und gemäß den vorgenannten Vorgaben auf der angegebenen eVergabeplattform zusammen mit dem Teilnahmeantrag der anderen Mitglieder der Bewerbungsgemeinschaft in Textform gemäß § 53 Abs. 1 VgV i. V. m. § 126b BGB einreichen, wobei auf die vorstehenden Ausführungen zur Einreichung des Teilnahmeantrags verwiesen wird. Weitere Verfahrensbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, dort in den Teilen A („Allgemeine Verfahrensbedingungen“), C („Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb“) und E („Vergabebedingungen für Angebots- und Verhandlungsphase“).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf die §§ 155 ff. GWB verwiesen. Hinsichtlich der zu beachten Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten.
Dieser lautet:
„Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."