Rahmenvertrag externe Unterstützung Programm- und Projektmanagement

Beschreibung der Beschaffung

Das ITZBund schreibt einen Rahmenvertrag für Dienstleistungen im Bereich "externe Unterstützung im Programm- und Projektmanagement" aus. Die Leistungen beziehen sich auf Unterstützung in folgenden Bereichen:
• Programm- und Projektmanagement
• Programm- und Projektbüro
• Qualitätssicherung.
Die konkret zu tätigenden Aufgaben werden in einem Einzelabruf festgelegt. Auch die Dauer und der Ort der Leistungserbringung werden im Einzelabruf festgehalten.
Der Rahmenvertrag wird für vier Jahre ausgeschrieben mit einer Verlängerungsoption von einmal zwei Jahren ohne Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber erhält die Option, den Vertrag oder Teile davon einmal um zwei Jahre zu verlängern. Die Ausübung der Option wird dem Auftragnehmer schriftlich spätestens drei Monate vor Vertragsende mitgeteilt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

EA 5
Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters ist nach seiner Eigenerklärung in der Anlage "Anschreiben und Bietererklärung" gegeben.
EA 6
Der Bieter hat in der Anlage "Umsätze und Mitarbeiteranzahl" nachgewiesen, dass er in den letzten drei Geschäftsjahren einen durchschnittlichen bereichsspezifischen Netto-Jahresumsatz von mindestens 10.000.000,00 EUR erwirtschaftet hat.
Der Netto-Jahresumsatz ist dann bereichsspezifisch, wenn er sich auf die dargestellten spezifischen Leistungsinhalte im Bereich Projektunterstützung in der IT-Konsolidierung mit Schwerpunkt Programm- und Projektleitung, Mitarbeit im Programm- und Projektbüro und Projektassistenz (entsprechend der Anlage "Leistungsbeschreibung") bezieht.
Im Falle einer Bietergemeinschaft liegt der o. g. bereichsbezogene Netto-Jahresumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre aller Mitgliedsunternehmen einer Bietergemeinschaft vor.
Im Falle der Einbeziehung eines oder mehrerer Nachunternehmen(s) im Rahmen der Eignungsleihe ist der o. g. bereichsbezogene Netto-Jahresumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre des Bieters sowie des oder der Nachunternehmen(s) angegeben worden.
EA 7
Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Bieters - auch über den Zeitraum der geplanten Auftragsabwicklung - ist nach den vorgelegten Unterlagen und sonstigen vorliegenden Informationen nicht zu bezweifeln.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

EA 8
Dem Angebot ist eine Unternehmensdarstellung des bietenden Unternehmens beizufügen, aus der das Leistungsspektrum sowie der Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens hervorgehen. Darüber hinaus werden in der Unternehmensdarstellung Ausführungen zur technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung sowie die Ausstattung des Unternehmens zur Ausführung des Auftrages erwartet.
Bei Bietergemeinschaften und/oder bei der Beteiligung von Nachunternehmen muss die vorgesehene Aufgabenteilung der beteiligten Unternehmen beschrieben werden und für jedes sich beteiligende Unternehmen eine Unternehmensdarstellung eingereicht werden.
Die Unternehmensdarstellung muss es dem Auftraggeber ermöglichen, ein umfassendes Bild des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft zu gewinnen und ist eine der Grundlagen zur Feststellung der Eignung. Aus der Unternehmensdarstellung muss hervorgehen, dass der Bieter im Hinblick auf die ausgeführten Aspekte bzgl. der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zur Leistungserbringung geeignet ist.
Die Darstellung ist auf drei DIN A4 Seiten, 11 Pkt.-Schriftgröße, einfacher Zeilenabstand (je Unternehmensdarstellung) zu beschränken.
EA 9
Der Bieter hat in der Anlage "Umsätze und Mitarbeiteranzahl" nachgewiesen, dass er in den letzten drei Geschäftsjahren eine durchschnittliche Gesamtanzahl eigener fest angestellter bereichsbezogener Mitarbeiter von mindestens 100 (einhundert) beschäftigt hat.
Der Bereichsbezug ist dann hergestellt, wenn die aufgezählten Mitarbeiter für den spezifischen Leistungsgegenstand im Bereich Projektunterstützung in der IT-Konsolidierung mit Schwerpunkt Programm- und Projektleitung, Mitarbeit im Programm- und Projektbüro und Projektassistenz (entsprechend der Anlage "Leistungsbeschreibung") besonders qualifiziert sind.
Im Falle einer Bietergemeinschaft wurde die o. g. durchschnittliche Gesamtzahl der eigenen fest angestellten projektbezogenen Mitarbeiter für die letzten drei Geschäftsjahre aller Mitgliedsunternehmen einer Bietergemeinschaft angegeben.
Im Falle der Einbeziehung eines oder mehrerer Nachunternehmen(s) im Rahmen der Eignungsleihe wurde die o. g. durchschnittliche Gesamtzahl der eigenen fest angestellten projektbezogenen Mitarbeiter für die letzten drei Geschäftsjahre des Bieters sowie des oder der Nachunternehmen(s) angegeben.
EA10
Bitte geben Sie für jede der nachfolgenden Referenzkategorien mindestens drei in Art und Umfang mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte an. Von den genannten Referenzprojekten müssen insgesamt drei aus dem öffentlichen Sektor stammen (Gebietskörperschaften: Bund/Länder/Gemeinde und Gemeindeverbände; öffentliche Unternehmen), davon mindestens eine aus der Referenzkategorie 1 - Programm- und Projektmanagement.
Referenzkategorie 1 - Programm- und Projektmanagement:
Folgende Mindestanforderungen ([A]-Kriterien) müssen erfüllt sein, damit ein mit dem Auftragsgegenstand vergleichbares Referenzprojekt vorliegt:
1. Leistungsgegenstand:
 Beratung und Unterstützung zur Einführung und Durchführung von Projekt- und Programmmanagement über einen gesamten Projekt- und Programmlebenszyklus oder spezifisch in einzelnen Programm- und Projektphasen
 Beratung und Unterstützung bei der Entwicklung, Einführung und Weiterentwicklung von Projekt- und Programmmanagementprozessen
 Erstellung bzw. Fortschreibung eines Gesamtprojektplans
 Unterstützung der Projektleitung bei der Implementierung eines Projektcontrollings
2. Anteil des Unternehmens an diesem Projekt: Mindestens 1 Mio. EURO
3. Laufzeit des Projektes: Mindestens 6 Monate und das abgeschlossene Projekt endete nicht vor dem 01.01.2018
4. Anzahl der Einzelprojekte, welche durch die Programmsteuerung gesteuert wurden: Mindestens 5 Stück
Referenzkategorie 2 - Programm- und Projektbüro:
Folgende Mindestanforderungen ([A]-Kriterien) müssen erfüllt sein, damit ein mit dem Auftragsgegenstand vergleichbares Referenzprojekt vorliegt:
1. Leistungsgegenstand:
 Wahrnehmung des operativen Projektmanagements
 Unterstützung der Projektleitung bei administrativen und operativen Aufgaben im Bereich Projektplanung und Steuerung (z.B. Erstellung von Statusberichten, Abstimmungsprozesse, Projektdokumentation, Aufgabentracking, Pflege von Produktvorlagen, Koordination der Projektinformationen), inkl. Controlling (z.B. Berechnung von Kennzahlen, Unterstützung Risikomanagement)
2. Anteil des Unternehmens an diesem Projekt: Mindestens 1 Mio EURO
3. Laufzeit des Projektes: Mindestens 12 Monate und das abgeschlossene Projekt endete nicht vor dem 01.01.2018
4. Anzahl der Einzelprojekte, welche durch die Programmsteuerung gesteuert wurden: Mindestens 5 Stück
Referenzkategorie 3 - Qualitätssicherung:
Folgende Mindestanforderungen ([A]-Kriterien) müssen erfüllt sein, damit ein mit dem Auftragsgegenstand vergleichbares Referenzprojekt vorliegt:
1. Leistungsgegenstand:
 Definition von Qualitätssicherungsmaßnahmen in IT-Migrationsprojekten
 Definition und Anwendung von Qualitätsmetriken auf Projekterzeugnisse
 Identifikation von Risiken für definierte Qualitätsziele
2. Anteil des Unternehmens an diesem Projekt: Mindestens 500.000 EURO
3. Laufzeit des Projektes: Mindestens 6 Monate und das abgeschlossene Projekt endete nicht vor dem 01.01.2018
4. Anzahl der Einzelprojekte, welche durch die Programmsteuerung gesteuert wurden: Mindestens 5 Stück
Die Vorlage von vergleichbaren Referenzprojekten, in der geforderten Anzahl, ist eine Mindestanforderung zur Feststellung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters.
Die Referenzen sind mit der Anlage "Referenzprojektbeschreibung" einzureichen
EA 11
Der Bieter erklärt mit Einreichung dieses Formulars, dass sich sein Unternehmen bzw. das bevollmächtigte Mitglied der Bietergemeinschaft in der Geheimschutzbetreuung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie befindet bzw. dass die Bereitschaft seines Unternehmens bzw. des bevollmächtigten Mitglieds der Bietergemeinschaft besteht, sich in die Geheimschutzbetreuung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie zu begeben, sofern dies vom Auftraggeber gefordert wird.
Ich erkläre weiterhin, dass die eingesetzten Fachkräfte, die für die Auftragsausführung vorgesehen sind, und welche noch nicht sicherheitsüberprüft sind, einer Sicherheitsüberprüfung (bis Ü2) zustimmen werden, sofern dies vom Auftraggeber gefordert wird.
Personen, die noch nicht sicherheitsüberprüft sind, haben vor dem ersten Einsatz beim Auftraggeber ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen. Dieses ist von den externen Personen persönlich zu beantragen. Etwaige Kosten hierfür werden vom ITZBund nicht erstattet. Eine eingeleitete, aber noch nicht abgeschlossene Sicherheitsüberprüfung ersetzt das erweiterte Führungszeugnis nicht.
EA 12
Der Bieter erklärt weiterhin, dass er über Personal für die Auftragsausführung verfügt, das bereit ist, auf Anforderung des Auftraggebers, eine Verpflichtungserklärung gemäß § 1 des Verpflichtungsgesetzes (VerpflG) vom 02.03.1974 (BGBl. I Seite 469, 547), geändert durch § 1 Nr. 4 des Gesetzes vom 15. August 1974 (BGBl. I S. 1942) zu unterzeichnen und sich auf das Datengeheimnis nach § 53 BDSG verpflichten zu lassen.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die ausgeschriebenen Leistungen beziehen sich dabei auf benötigte Unterstützungsleistungen, die für das Projekt "IT-Konsolidierung des Bundes" Betriebskonsolidierung bis Ende 2028 benötigt werden. Der sogenannte Reihenfolgeplan legt dabei die einzelnen Wellen der IT-Betriebskonsolidierung fest. Die vierte Welle endet laut der dortigen Festlegung Ende 2028.
Der Erfolg des Gesamtvorhabens wird weiterhin entscheidend von der Etablierung und Auf-rechterhaltung einer abgestimmten und koordinierten Arbeitsweise zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber abhängen. Wichtig ist hier insbesondere ein umfangreicher Kenntnisstand aller Beteiligten, um den geregelten Ablauf des Gesamtvorhabens sicherzustellen. Zudem wird für jede Behörde, die Bestandteil der IT-Betriebskonsolidierung ist bzw. wird, ein Behördenprojekt instanziiert, mit dem ebenfalls eine verlässliche und koordinierte Zusammenarbeit etabliert wer-den muss.
Aufgrund der Größe und Komplexität des Gesamtvorhabens ist für eine reibungslose Zusam-menarbeit und ein zielgerichteter Abschluss, die kontinuierliche Unterstützungsleistung durch den Auftragnehmer essentiell. Bei einem Wechsel des Auftragnehmers vor Abschluss des Ge-samtvorhabens müssten die bereits eingespielten, etablierten und bewährten Organisations-strukturen erneut aufgebaut werden. Infolge würden bei einem Wechsel des Auftragnehmers während der Laufzeit des Gesamtvorhabens der Projekterfolg insgesamt stark gefährdet. Dies ist aufgrund der hohen politischen Erwartungshaltung an das ITZBund als zentralen IT-Dienstleister für die Bundesverwaltung nicht zielführend, würde zu einem massiven Imageverlust des ITZBund führen und den Digitalisierungsfortschritt der Bundesverwaltung in Gefahr bringen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen.