Beschreibung der Beschaffung
Benötigt wird externe Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung der bestehenden SAP-Lösungsinfrastruktur, bestehend aus den Modulen FI, FI-AA, CO, PSM, PSCD, Grantor Management (Fördermittelmanagement), RE-FX, BW/4HANA, dem eRechnungs-Prozess und diversen weiteren Fachanwendungen.
Der Schwerpunkt der Unterstützungsleistungen liegt auf den Bereichen Anforderungs-/Changemanagement und Supportleistungen. Weiterhin gehören strukturierter Wissenstransfer sowie Servicemanagement zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen.
Im Detail beinhaltet dies:
a) Anforderungs-/Changemanagement
Das Anforderungsmanagement umfasst die Sammlung, Definition, Einordnung und Qualifizierung neuer Anforderungen, die von außen an die von dem/der Auftragnehmer*in betreuten Module und Komponenten herangetragen werden, sogenannte Changes. Der/die Auftragnehmer*in hat bei Vorliegen eines Change die Aufgabe, die Auftraggeberin umfassend im Hinblick auf Kosten, Zeitaufwand, Realisierbarkeit sowie die Folgen der Umsetzung des Change - insbesondere im Hinblick auf die mit der Einführung des ERP-Systems verfolgte Integrationswirkung und die Nutzbarkeit auch unter SAP S/4HANA - zu beraten.
Im Fall der Genehmigung eines Change durch die Auftraggeberin ist der/die Auftragnehmer*in zum Changemanagement und in diesem Zusammenhang insbesondere zur Steuerung der insoweit erforderlichen Aktivitäten, der individuellen Anpassung (Customizing und Entwicklungen) der betreuten Module und Komponenten sowie zur Durchführung der notwendigen Tests verpflichtet. Ebenso sind eine Dokumentation sowie ein Wissenstransfer der Anpassungen und Tests an die Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin erforderlich.
b) Supportleistungen
Die Supportleistungen der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers umfassen die folgenden Leistungsbereiche:
• kurzfristige Fehler- und Störungsbeseitigung,
• Release- und Servicepackwechsel sowie Upgrades,
• Bearbeiten von OSS-Hinweisen,
• Wartung und Pflege des Systems,
• Pflege und Wartung von Schnittstellen,
• Einrichten und Erstellen von Vorgaben für die Konfiguration von Jobs sowie
• Einrichtung und Pflege von Rollen und Berechtigungen.
c) Dokumentation und Wissenstransfer
Der/die Auftragnehmer*in hat die Aufgabe, die Auftraggeberin beim Aufbau und Erhalt des für die Aufgabenerfüllung erforderlichen technischen Wissens zu unterstützen. Hierzu gehört zum einen die Erstellung und Fortschreibung von Dokumentationen (Customizing-Dokumentationen, Fehleranalysen, Anforderungsmanagement). Insbesondere soll aber der/die Auftragnehmer*in einen strukturierten Wissenstransfer über die Funktionalitäten des Systems an die Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin betreiben, um diese dabei zu unterstützen, kontinuierlich weiteres technisches Know-How und Kompetenzen zur eigenständigen Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Systeme innerhalb der Abteilung aufzubauen.
Da die Auftraggeberin bereits externe Berater im Bereich SAP-Finanzmodule beschäftigt, muss der/die Auftragnehmer*in außerdem bereit sein, sich gegebenenfalls das zur Übergabe beziehungsweise Weiterführung der Aufgaben nötige Wissen in Zusammenarbeit mit den aktuellen Beratern zu erarbeiten.
d) Servicemanagement
Im Rahmen des von ihr/ihm vertraglich geschuldeten Servicemanagements hat der/die Auftragnehmer*in durch entsprechende interne Aktivitäten sicher zu stellen, dass die Überwachung, Steuerung und Qualität ihrer/seiner Leistungserbringung gewährleistet ist.
Für die Durchführung der Aufgaben muss ein Team von Berater*innen zur Verfügung stehen, die in Abhängigkeit von den zu erledigenden Aufgaben eingesetzt und durch eine/n erfahrene/n Lösungsarchitekt*in gesteuert werden, der/die als zentrale/r Ansprechpartner*in für die Auftraggeberin fungiert.