Rahmenvertrag SAP-Finanzmodule

Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen

Rahmenvertrag für Dienstleistungen im Bereich SAP-Finanzmodule bei der Kämmerei der Stadt Köln

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-02-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-01-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-01-12 Auftragsbekanntmachung
2023-02-15 Ergänzende Angaben
2023-05-03 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-01-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 2022-5001-205-1
Kurze Beschreibung:
Rahmenvertrag für Dienstleistungen im Bereich SAP-Finanzmodule bei der Kämmerei der Stadt Köln
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Postanschrift: Stadthaus Deutz - Westgebäude, Willy-Brandt-Platz 2
Postleitzahl: 50679
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: https://www.stadt-koeln.de 🌏
E-Mail: submissionsdienst-vergabe@stadt-koeln.de 📧
Telefon: +49 22122124789 📞
Fax: +49 22122123011 📠
URL der Dokumente: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-184f6af4267-3d47d03fb73e361e 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-12 📅
Einreichungsfrist: 2023-02-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-01-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 012-030672
ABl. S-Ausgabe: 12
Zusätzliche Informationen
Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 2 438 319 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Benötigt wird externe Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung der bestehenden SAP-Lösungsinfrastruktur, bestehend aus den Modulen FI, FI-AA, CO, PSM, PSCD, Grantor Management (Fördermittelmanagement), RE-FX, BW/4HANA, dem eRechnungs-Prozess und diversen weiteren Fachanwendungen.
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Der Schwerpunkt der Unterstützungsleistungen liegt auf den Bereichen Anforderungs-/Changemanagement und Supportleistungen. Weiterhin gehören strukturierter Wissenstransfer sowie Servicemanagement zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen.
Im Detail beinhaltet dies:
a) Anforderungs-/Changemanagement
Das Anforderungsmanagement umfasst die Sammlung, Definition, Einordnung und Qualifizierung neuer Anforderungen, die von außen an die von dem/der Auftragnehmer*in betreuten Module und Komponenten herangetragen werden, sogenannte Changes. Der/die Auftragnehmer*in hat bei Vorliegen eines Change die Aufgabe, die Auftraggeberin umfassend im Hinblick auf Kosten, Zeitaufwand, Realisierbarkeit sowie die Folgen der Umsetzung des Change - insbesondere im Hinblick auf die mit der Einführung des ERP-Systems verfolgte Integrationswirkung und die Nutzbarkeit auch unter SAP S/4HANA - zu beraten.
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Im Fall der Genehmigung eines Change durch die Auftraggeberin ist der/die Auftragnehmer*in zum Changemanagement und in diesem Zusammenhang insbesondere zur Steuerung der insoweit erforderlichen Aktivitäten, der individuellen Anpassung (Customizing und Entwicklungen) der betreuten Module und Komponenten sowie zur Durchführung der notwendigen Tests verpflichtet. Ebenso sind eine Dokumentation sowie ein Wissenstransfer der Anpassungen und Tests an die Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin erforderlich.
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b) Supportleistungen
Die Supportleistungen der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers umfassen die folgenden Leistungsbereiche:
• kurzfristige Fehler- und Störungsbeseitigung,
• Release- und Servicepackwechsel sowie Upgrades,
• Bearbeiten von OSS-Hinweisen,
• Wartung und Pflege des Systems,
• Pflege und Wartung von Schnittstellen,
• Einrichten und Erstellen von Vorgaben für die Konfiguration von Jobs sowie
• Einrichtung und Pflege von Rollen und Berechtigungen.
c) Dokumentation und Wissenstransfer
Der/die Auftragnehmer*in hat die Aufgabe, die Auftraggeberin beim Aufbau und Erhalt des für die Aufgabenerfüllung erforderlichen technischen Wissens zu unterstützen. Hierzu gehört zum einen die Erstellung und Fortschreibung von Dokumentationen (Customizing-Dokumentationen, Fehleranalysen, Anforderungsmanagement). Insbesondere soll aber der/die Auftragnehmer*in einen strukturierten Wissenstransfer über die Funktionalitäten des Systems an die Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin betreiben, um diese dabei zu unterstützen, kontinuierlich weiteres technisches Know-How und Kompetenzen zur eigenständigen Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Systeme innerhalb der Abteilung aufzubauen.
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Da die Auftraggeberin bereits externe Berater im Bereich SAP-Finanzmodule beschäftigt, muss der/die Auftragnehmer*in außerdem bereit sein, sich gegebenenfalls das zur Übergabe beziehungsweise Weiterführung der Aufgaben nötige Wissen in Zusammenarbeit mit den aktuellen Beratern zu erarbeiten.
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d) Servicemanagement
Im Rahmen des von ihr/ihm vertraglich geschuldeten Servicemanagements hat der/die Auftragnehmer*in durch entsprechende interne Aktivitäten sicher zu stellen, dass die Überwachung, Steuerung und Qualität ihrer/seiner Leistungserbringung gewährleistet ist.
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Für die Durchführung der Aufgaben muss ein Team von Berater*innen zur Verfügung stehen, die in Abhängigkeit von den zu erledigenden Aufgaben eingesetzt und durch eine/n erfahrene/n Lösungsarchitekt*in gesteuert werden, der/die als zentrale/r Ansprechpartner*in für die Auftraggeberin fungiert.
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Dauer: 48 Monate
Zusätzliche Informationen:
Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 50672 Köln Nordrhein-Westfalen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
- Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung
- Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister für die ausgeschriebene Leistung
- Nichtvorliegen einer Freiheitsstrafe in den letzten drei Jahren von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90
Tagessätzen oder Geldbuße von mehr als 2.500 €
- gemäß § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz oder
- gemäß § 19 Mindestlohngesetz oder
- gemäß § 21 Absatz 1 Satz 1 und 2 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz
- Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung
- es wurde kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet, keine Eröffnung
beantragt und kein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt
- das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation
- es liegen keine weiteren Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vor
Oben aufgeführte Eigenerklärungen werden mit dem Angebotsvordruck abgegeben.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Berufshaftpflicht: Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 (4) Nummer 2 VgV oder Erklärung über den Abschluss im Auftragsfall in Höhe von mindestens 1,5 Millionen Euro für Personen- und in Höhe von 1 Million Euro für Sach- und sonstige Schäden pro Jahr.
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Technische und berufliche Fähigkeiten:
• Referenzprojekte: Angaben gemäß Punkt 1.3. und 1.4. der Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil.
Referenzprojekte, in denen die Eignungskriterien/Mindeststandards nachgewiesen werden, müssen erfolgreich abgeschlossen sein.
Es ist jeweils ein Referenzschreiben der Auftraggeberin/des Auftraggebers erforderlich. Ist von einer privaten Auftraggeberin/einem privaten Auftraggeber eine derartige Bescheinigung nicht erhältlich, so kann eine Eigenerklärung anerkannt werden. Für Aufträge, die für eine öffentliche Auftraggeberin/einen öffentlichen Auftraggeber durchgeführt wurden, ist eine Bescheinigung der zuständigen Behörde erforderlich.
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Die Stadt Köln behält sich vor, die Referenzen bei der angegebenen Referenzkundin/dem angegebenen Referenzkunden zu prüfen.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
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Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 8 Monate
Datum der Angebotseröffnung: 2023-02-22 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00
Zusätzliche Informationen: entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: 07999
Kontakt
Dokumente URL: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-184f6af4267-3d47d03fb73e361e 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221147-2120 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Siehe § 160 Absatz 3 GWB
- innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren
- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen…
… Vergabevorschriften in der Bekanntmachung
… Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind
… Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind
- innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen
Siehe § 135 Absatz 2 GWB
- 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss
Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Quelle: OJS 2023/S 012-030672 (2023-01-12)
Ergänzende Angaben (2023-02-15)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-02-15 📅
Einreichungsfrist: 2023-03-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 036-105234
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 012-030672
ABl. S-Ausgabe: 36
Quelle: OJS 2023/S 036-105234 (2023-02-15)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-05-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 089-272826
ABl. S-Ausgabe: 89

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Benötigt wird externe Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung der bestehenden SAP-Lösungsinfrastruktur, bestehend aus den Modulen FI, FI-AA, CO, PSM, PSCD, Grantor Management (Fördermittelmanagement), RE-FX, BW/4HANA, dem eRechnungs-Prozess und diversen weiteren Fachanwendungen. Der Schwerpunkt der Unterstützungsleistungen liegt auf den Bereichen Anforderungs-/Changemanagement und Supportleistungen. Weiterhin gehören strukturierter Wissenstransfer sowie Servicemanagement zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen. Im Detail beinhaltet dies: a) Anforderungs-/Changemanagement Das Anforderungsmanagement umfasst die Sammlung, Definition, Einordnung und Qualifizierung neuer Anforderungen, die von außen an die von dem/der Auftragnehmer*in betreuten Module und Komponenten herangetragen werden, sogenannte Changes. Der/die Auftragnehmer*in hat bei Vorliegen eines Change die Aufgabe, die Auftraggeberin umfassend im Hinblick auf Kosten, Zeitaufwand, Realisierbarkeit sowie die Folgen der Umsetzung des Change - insbesondere im Hinblick auf die mit der Einführung des ERP-Systems verfolgte Integrationswirkung und die Nutzbarkeit auch unter SAP S/4HANA - zu beraten. Im Fall der Genehmigung eines Change durch die Auftraggeberin ist der/die Auftragnehmer*in zum Changemanagement und in diesem Zusammenhang insbesondere zur Steuerung der insoweit erforderlichen Aktivitäten, der individuellen Anpassung (Customizing und Entwicklungen) der betreuten Module und Komponenten sowie zur Durchführung der notwendigen Tests verpflichtet. Ebenso sind eine Dokumentation sowie ein Wissenstransfer der Anpassungen und Tests an die Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin erforderlich. b) Supportleistungen Die Supportleistungen der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers umfassen die folgenden Leistungsbereiche: • kurzfristige Fehler- und Störungsbeseitigung, • Release- und Servicepackwechsel sowie Upgrades, • Bearbeiten von OSS-Hinweisen, • Wartung und Pflege des Systems, • Pflege und Wartung von Schnittstellen, • Einrichten und Erstellen von Vorgaben für die Konfiguration von Jobs sowie • Einrichtung und Pflege von Rollen und Berechtigungen. c) Dokumentation und Wissenstransfer Der/die Auftragnehmer*in hat die Aufgabe, die Auftraggeberin beim Aufbau und Erhalt des für die Aufgabenerfüllung erforderlichen technischen Wissens zu unterstützen. Hierzu gehört zum einen die Erstellung und Fortschreibung von Dokumentationen (Customizing-Dokumentationen, Fehleranalysen, Anforderungsmanagement). Insbesondere soll aber der/die Auftragnehmer*in einen strukturierten Wissenstransfer über die Funktionalitäten des Systems an die Mitarbeiter*innen der Auftraggeberin betreiben, um diese dabei zu unterstützen, kontinuierlich weiteres technisches Know-How und Kompetenzen zur eigenständigen Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Systeme innerhalb der Abteilung aufzubauen. Da die Auftraggeberin bereits externe Berater im Bereich SAP-Finanzmodule beschäftigt, muss der/die Auftragnehmer*in außerdem bereit sein, sich gegebenenfalls das zur Übergabe beziehungsweise Weiterführung der Aufgaben nötige Wissen in Zusammenarbeit mit den aktuellen Beratern zu erarbeiten. d) Servicemanagement Im Rahmen des von ihr/ihm vertraglich geschuldeten Servicemanagements hat der/die Auftragnehmer*in durch entsprechende interne Aktivitäten sicher zu stellen, dass die Überwachung, Steuerung und Qualität ihrer/seiner Leistungserbringung gewährleistet ist. Für die Durchführung der Aufgaben muss ein Team von Berater*innen zur Verfügung stehen, die in Abhängigkeit von den zu erledigenden Aufgaben eingesetzt und durch eine/n erfahrene/n Lösungsarchitekt*in gesteuert werden, der/die als zentrale/r Ansprechpartner*in für die Auftraggeberin fungiert.
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Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Preis (Gewichtung): 50,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-05-02 📅
Name: BTC Business Technology Consulting AG
Postanschrift: Escherweg 5
Postort: Oldenburg
Postleitzahl: 26121
Land: Deutschland 🇩🇪
Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2023/S 089-272826 (2023-05-03)
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