RV Abteilungsdrucker 2024

Kurze Beschreibung

Die MPG hat Bedarf an Full-Service Miete von sogenannten Abteilungsdruckern eines Herstellers und weiteren Leistungen hierzu. Leasingverträge sind ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der Rahmenvereinbarung den Auftraggeber mit Abteilungsdruckern versorgt. Dem Auftraggeber kommt es dabei in besonderem Maße auf die Institutsübergreifende Nutzung der Follow-Me-Funktion an, sodass mit Angebotsabgabe eine Bindung des Bieters an einen angebotenen Hersteller erfolgen muss.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG inkl. Rechercheshop und Online-Plattform.
2. Full-Service Miete von Abteilungsdruckern eines Herstellers inklusive zugehörigem Zubehör. Wobei das Zubehör auch nachträglich isoliert anmietbar sein muss.
3. Erbringung von Instandhaltungsleistungen, Serviceleistungen.
4. Erbringung von Beratungs- und Planungsleistungen.

Die Beschaffung von Arbeitsplatzdruckern ist nicht Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt wird.
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands siehe die Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage.

Beschreibung der Beschaffung

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:

Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG benötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss von den künftigen Auftragnehmern angeboten werden und über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und vom RV-Partner anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgenden vier Geräteklassen mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen charakterisieren, die in den Wettbewerb gestellt werden (vgl. Kapitel 5.2):
Geräteklasse 1: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A4 monochrom
Geräteklasse 2: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker A4 Farbe
Geräteklasse 3: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker Multifunktion A4 Farbe
Geräteklasse 4: Fotoelektrischer Abteilungsdrucker Multifunktion A3 Farbe

Als Abteilungsdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise zentral aufgestellt werden, über ein Netzwerk angeschlossen und oft über einen zentralen Druckserver angesteuert werden; Abteilungsdrucker werden üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt. Abteilungsdrucker werden abgegrenzt von sog. Arbeitsplatzdruckern, die typischerweise nur von einer Person direkt am Arbeitsplatz (auf oder in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch) genutzt werden und hinsichtlich ihrer Größe (Dimensionierung) und Emissionswerte (z.B. Geräuschentwicklung, Schadstoffemission) dafür vorgesehen und geeignet sind (nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung).
Mit umfasst vom hiesigen Vergabeverfahren und damit Vergabegegenstand sind neben der "Full-Service" Miete von Abteilungsdruckern auch Instandhaltungsleistungen und die Miete von Drucker-Zubehör (z.B. Speichererweiterung, Finisher) aus einem vielfältigen Sortiment sowie die Erbringung von Beratungs- und Planungsleistungen. Das Zubehör muss auch isoliert bestellbar sein. Dabei müssen alle Abteilungsdrucker Geräteklassen übergreifend zwingend über die Funktion "Follow-Me" verfügen.
Unter der "Follow-Me-Funktion" versteht der Auftraggeber folgendes:
Der Druckauftrag landet dabei zuerst in einer zentralen Warteschlange. Erst wenn der Nut-zer sich vor Ort, dies kann auch an einem anderen Institut sein, an einem Drucker authen-tifiziert hat, kann die Ausgabe gestartet werden. Der Bieter muss dabei die Möglichkeit ha-ben, den auszudruckenden Auftrag auszuwählen oder zu verwerfen. Die Authentifizierung muss mit einer externen ID-Karte und/oder PIN erfolgen.

Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen die Abteilungsdrucker und das jeweilige Zubehör eigenständig im Online-Shop (vgl. Kapitel 5.3) des Auftragnehmers innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments individuell zusammenstellen - soweit eine Individualisierung (z.B. Speicher- oder Papier-kassettengröße) technisch möglich ist -, auswählen und frei konfigurieren können. Zudem müssen sie hierfür den Einzel- und Gesamtmietpreis (aufgegliedert nach den Leistungsbestandteilen) angezeigt bekommen. Diese Ansicht muss ausgedruckt werden können.

Anzubieten ist durch den Auftragnehmer damit ein Sortiment von Abteilungsdruckern im Spektrum der vorstehend genannten Geräteklassen, mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen (vgl. hierzu Kapitel 5.2 und Anlage 8) sowie entsprechendem Zubehör. Es müssen also Abteilungsdrucker im Spektrum des Angebotssortiments, welches durch die genannten Geräteklassen charakterisiert ist, im Online-Shop des Auftragnehmers auswählbar und - soweit möglich - konfigurierbar sein.

Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme eingesetzt. Die entsprechende Kompatibilität, der im Sortiment des Online-Shops des RV-Partners angebotenen Abteilungsdrucker muss im Online-Shop deutlich gekennzeichnet werden.

Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale in der obigen Tabelle dienen ausschließlich der Verdeutlichung der Geräteklassen für Abteilungsdrucker, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Geräteklassen bilden typische Konfigurationen nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im Online-Shop des jeweiligen Auftragnehmers die Möglichkeit haben, die benötigten Abteilungsdrucker und das dazu passende Zubehör innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung technisch möglich ist. Die entsprechende Ausstattung der im Sortiment des Online-Shops für die MPG angebotenen Geräte muss im Online-Shop beschrieben werden.

Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung müssen vom Auftragnehmer direkt in das eProcurement-System der MPG überführt werden und daraus unmittelbar von den jeweiligen Nutzern abgerufen werden können.

Es wird zudem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sog. "Refurbished Geräte" (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Geräte) nicht vom Leistungsgegenstand umfasst sind und somit das Angebot solcher Geräte nicht zugelassen ist. Im Online-Shop sind ausschließlich zum Bestellzeitpunkt fabrikneue Geräte auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten.

Im Online-Shop muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör von Abteilungsdruckern mit- oder nachzubestellen.

Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom jeweiligen Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten (vgl. insbesondere zur Technologiegleitklausel Kapitel 5.10).

Zusätzliche Informationen

Da in den Feldern zuvor mur monitäre Größen eingetragen werden können und keine Stückzahlen, erfolgt hier die Angabe der Schätz- und Höchstmengen (der zu mietetenden Geräte) :

Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten vier Jahren und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Entwicklungen in den kommenden Jahren hat der Auftraggeber das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit gemäß nachfolgender Auflistung ermittelt:

Geräteklasse 1: 120 Stk. (Schätzmenge), 140 Stk. (Höchstmenge)
Geräteklasse 2: 40 Stk. (Schätzmenge), 50 Stk. (Höchstmenge)
Geräteklasse 3: 270 Stk. (Schätzmenge), 320 Stk. (Höchstmenge)
Geräteklasse 4: 550 Stk. (Schätzmenge), 650 Stk. (Höchstmenge)

Abrufberechtigt aus dieser Rahmenvereinbarung sind die Generalverwaltung München, Institute und Einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft (siehe auch http://www.mpg.de) sowie die rechtlich selbständigen Organisationseinheiten in Hamburg, Heidelberg, Düsseldorf.

Beschreibung der Optionen

Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Nach Vertragsbeginn soll eine Vorlaufzeit von sechs Wochen folgen, in der die Anbindung an das eProcurement-System der MPG durchgeführt wird. Der beabsichtigte Leistungsbeginn und damit auch der Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft des Online-Shops ist der 01.04.2024.
Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der ca. 6-wöchigen Vorlaufzeit zwecks Herstellung der Betriebsbereitschaft des Online-Shops.
Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der Vorlaufzeit. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 3 Jahre (36 Monate) weiter (Optionslaufzeit).
Will der Auftraggeber von der Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer in Schriftform gemäß 126 BGB kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils drei (3) Monate zum nächstmöglichen Kündigungstermin.
Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Die nach 21 Abs. 6 VgV zulässige Regellaufzeit der Rahmenvereinbarung wird hier überschritten. Die maximale Vertragslaufzeit von insgesamt 60 Monaten ist jedoch dadurch bedingt, dass bei einem Auftragnehmerwechsel sowie bei der Einarbeitung in die Prozesse ein sehr großer Aufwand entstehen wird. Dies wiederum hat seinen Ursprung in der Komplexität des Vergabegegenstandes - Full-Service Miete von Abteilungsdruckern und Zubehör sowie die Erstellung und den Betrieb eines Online-Shops und einer Online-Plattform inklusive der Anbindung an das eProcurementsystem der MPG. Die Laufzeit des Vertrages muss deshalb im Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen.
Bei dieser Vergabe werden u.a. ein Onlineshop für das Beschaffungswesen der Max-Planck-Gesellschaft und eine Onlineplattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen. U.a. Benutzer- und Administratorenhandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme, sowie Downloads verlangt. Der Onlineshop muss via SAP Business Connector angebunden werden.
Der zu konfigurierende Onlineshop und die Onlineplattform müssen eine Lauffähigkeit unter verschiedenen Browsern und unter verschiedenen Betriebssystemen aufweisen. Auch müssen der Onlineshop und die Onlineplattform des Auftragnehmers die jeweils aktuellste Version der Browser unterstützen und abwärtskompatibel sein.
Um dies in der vorgegebenen Zeit zu bewältigen, benötigt der Auftragnehmer gute Erfahrungen in der Programmierung und ein gewisses Know-how in der Einrichtung und dem Betrieb von Onlineshops. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass auch für die Shopanbindung ausreichend Personal und Ressourcen zur Verfügung stehen.

Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
1. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A):
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. Paragraphen 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen.
2. Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung:
a. Unternehmensdarstellung (EK-02-A):
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
- Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
- Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36,
falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente), Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt vorzunehmen.
b. Berufs- und Handelsregistereintragung (EK-03-A):
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
1. Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A):
Der Auftraggeber fordert, dass eine adäquate Deckung des Betriebshaftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist bzw. wird, wobei mindestens folgende Deckungssum-men gefordert werden:
- für Personen- und Sachschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert)
sowie
- für Vermögensschäden mindestens 500.000,00 EUR.
Der Auftraggeber akzeptiert hierfür entweder eine spezifische Projektdeckung (bei Projektversicherung/Excedentendeckung genügt eine 1-fache Maximierung), alternativ eine für die Vertragslaufzeit bestehende BHV mit mindestens der o.g. Deckungssummen (und in diesem Falle 2-facher Maximierung je Versicherungsjahr).
Der Bieter hat hierzu die entsprechende Eigenerklärung unter Verwendung der Anlage 5 abzugeben.

Hinweis:
Vor Zuschlagserteilung wird der Bieter, dem der Zuschlag erteilt werden soll, aufgefordert, den Nachweis über die o. g. Haftpflichtversicherung zu erbringen. Die Aufforderung erhält der Bieter zusammen mit der Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung (Mitteilung nach 134 Abs. 1 GWB). Der Nachweis zur Haftpflichtversicherung ist durch Vorlage der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung bzw. Bescheinigung eines Versicherungsmaklers zu erbringen und muss bis zum Ablauf der Warte- und Stillhaltefrist (134 Abs. 2 GWB) der Vergabestelle vorliegen, da ansonsten der Zuschlag nicht erteilt werden darf.
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und vor Zuschlagserteilung nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
Im Falle eines bloßen Subunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.

2. Umsatzdarstellung (EK-05-A bis EK-06-A):
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
- den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
- den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich "Full-Service"-Miete von Abteilungsdruckern (EK-06-A)
jeweils in Euro netto und bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020 - 2022) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
1. Qualitätssicherung (EK-07-A):
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in seinem Unternehmen bestehen (EK-07-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).
2. Umweltmanagement (EK-08-A):
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt zu erklären, welche Maßnahmen zum Umweltmanagement in seinem Unternehmen bestehen (EK-08-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig).
3. Unternehmensreferenzen (EK-09-A bis EK-10-A):
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
- Leistungsempfänger inklusive Kontaktdaten;
- Angaben zum Auftragszeitraum;
- aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter selbst erbracht hat,
- Auftragsvolumen des selbst erbrachten Anteils (Auftragswert und zeitlicher Umfang).
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird):
- Eine Referenz für den Leistungsbereich "Onlinevermietung von Abteilungsdruckern" (EK-09-A),
- Eine Referenzen für den Leistungsbereich "Umsetzung einer Anbindung an ein eProcurement-System" (EK-10-A),

Eine Referenz kann für mehrere Leistungsbereiche genannt werden, wenn in dem jeweiligen Referenzprojekt die entsprechenden Leistungen zum Nachweis der Erfahrungen für verschiedene Leistungsbereiche erbracht wurden. Es ist daher in jeder Referenz darauf hinzuweisen, welche Leistungsbereiche diese abdeckt.
Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung an die Wertbarkeit der Referenz, bei deren Nichterfüllung der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen wird).
Der Bieter hat jede Referenz auf jeweils ca. zwei DIN A4-Seiten unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt darzustellen.