Sicherheitsdienstleistungen für die Amtsgebäude des Landratsamtes Weilheim-Schongau

Kurze Beschreibung

Vertragsgegenstand ist ein Dienstleistungsvertrag über die Durchführung von Hausordnungs- und Objektschutzdiensten (Zutrittskontrolle) für die Amtsgebäude Stainhartstr. 7, 82362 Weilheim (Fahrerlaubniswesen, KFZ-Zulassungsstelle, Ausländeramt, Asyl und Integration, Amt für Öffentliche Sicherheit und Ordnung) und Münzstraße 33, 86956 Schongau (Fahrerlaubniswesen, KFZ-Zulassung, Ausländeramt, Bauamt, Wasserrecht).
Der Vertrag beginnt am 01.04.2024 und wird für die Dauer von zwei Jahren bis zum 31.03.2026 geschlossen, mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf des Vertrages eine Kündigung durch eine der Vertragsparteien erfolgt. Er endet spätestens zum 31.03.2028. Einer weiteren Kündigung bedarf es hierzu nicht. Gegenstand des Auftrages ist die Besetzung von drei Empfangsfoyers mit je einer Sicherheitskraft des Auftragnehmers für die Eingangskontrolle sowie für die Einhaltung der Hausordnung im gesamten Gebäudekomplex der Objekte A + B jeweils zu den Öffnungszeiten der Gebäude.
° Objekte: Objekt A: Landratsamt Weilheim-Schongau, Stainhartstraße 7, 82362 Weilheim
Zeit: Werktäglich (montags bis freitags)
Montag bis Mittwoch 07:00 bis 16:00 Uhr -> 2 Sicherheitskräfte
Donnerstag 07:00 bis 18:00 Uhr -> 2 Sicherheitskräfte
Freitag 07:00 bis 12:30 Uhr -> 2 Sicherheitskräfte
Zudem soll bei Bedarf die Möglichkeit bestehen, gegebenenfalls auf weitere Sicherheitskräfte zurückzugreifen.
Zusätzlich am Zahltag, je nach Bedarf, einmal im Monat immer am Anfang eines Monats 08:00 bis 12:00 Uhr = 2 Sicherheitskräfte. Der Abruf der Sicherheitskräfte für die Zahltage, am Anfang des Monats, kann auch komplett entfallen.
• Objekt B: Landratsamt Weilheim-Schongau, Münzstraße 33, 86956 Schongau
Zeit: Werktäglich (montags bis freitags)
Montag bis Mittwoch 08:00 bis 12:30 Uhr und 13:45 bis 16:00 Uhr -> 1 Sicherheitskraft
Donnerstag 08:00 bis 12:30 Uhr und 13:45 bis 18:00 Uhr -> 1 Sicherheitskraft
Freitag 08:00 bis 12:00 Uhr -> 1 Sicherheitskraft
Zudem hat die in Objekt B eingesetzte Sicherheitskraft bei problematischen Situationen in den weiteren Amtsgebäuden (Schlossplatz 1, Bauerngasse 5 u. 9, Münzstraße 48, insbesondere in den Bereichen Sozialhilfe und Amt für Jugend und Familie) der Dienststelle Schongau den jeweiligen Organisationseinheiten zur Verfügung zu stehen.Des Weiterem soll bei Bedarf für das Objekt A die Möglichkeit bestehen, gegebenenfalls auf weitere Sicherheitskräfte zurückzugreifen. (siehe oben – nach Bedarf, 1 x monatlich Zahltag für Asylleistungen).
Im Objekt A befinden sich drei Empfangsfoyers, im Erdgeschoss, im 1. Stock und im 2. Stock. Im Objekt B befindet sich ein Empfangsfoyer im Erdgeschoss. Aufgrund des zum Teil betreuungsintensiven Klientels und zur Abwicklung des Besucheraufkommens ist eine Unterstützung durch den Sicherheitsdienst wie folgt, erforderlich. Ziel des Auftrags ist eine ordnungsgemäße Abwicklung des Besucheraufkommens, der Schutz der Dienstkräfte vor Übergriffen durch Besucherinnen und Besucher während den Öffnungszeiten, sowie der Schutz vor Vandalismus, Diebstahl und sonstigen Schäden.
Allgemeines:
a) Stammmannschaft
Der Auftragnehmer muss in den Objekten A und B, für die Aufgaben qualifizierte und persönlich geeignete Stammkräfte einsetzen. Erhebliche oder dauerhafte Abweichungen von der Stammbesetzung sind nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zulässig.
Der Auftragnehmer garantiert, dass alle zum Einsatz kommenden Sicherheitskräfte vor Ersteinsatz gemäß § 16 Bewachungsverordnung über das Bewachungsregister gemeldet sind.
b) Personal- und Vertretungskonzept/Personalreserve
Um auf unvorhergesehene Personalwechsel (z. B bei Erkrankung des Stammpersonals) reagieren zu können, ist für die o. g. Objekte eine ausreichende (eingewiesene) Personalreserve als Stammkräfte mit der geforderten Qualifikation vorzuhalten. Der Hauptverwaltung (Frau Fabian / Frau Schwaiger) ist eine Übersicht des Reservepersonals zuzuleiten. Nicht eingewiesene Sicherheitskräfte dürfen nur zusätzlich und begleitend den Dienst im Objekt versehen. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass durch Krankheit, Urlaub und sonstige Ausfälle des Personals die übernommenen Aufgaben und deren Durchführung nicht beeinflusst werden und die geschuldete Sollstärke nicht unterschritten wird. Dieses gilt auch, wenn der Auftraggeber aus sachlichen Gründen (z. B. Sicherheitsbedenken, mangelnde Eignung) Einwände gegen den Einsatz einer/es Beschäftigten) erhebt. In diesem Fall wird die vor Ort tätige Einsatzleitung bzw. der benannte Verantwortliche des Sicherheitsdienstleisters unverzüglich informiert, welche im Rahmen ihrer Weisungsbefugnis dafür Sorge tragen, dass die gemeldete Sicherheitskraft den Dienst umgehend beendet. Ausschließlich bei Gefahr im Verzug ist der Auftraggeber berechtigt, selbst tätig zu werden. Der Auftragnehmer ist in diesen Fällen innerhalb derselben Schicht, im Regelfall innerhalb von drei Stunden, zur Ersatzgestellung mit ausreichend eingewiesenen und gleichwertigen Kräften verpflichtet. Alle Änderungen vor Einsatzbeginn und während des Einsatzes sind unverzüglich dem Hauptamt mitzuteilen. Für die als Personalreserve vorgesehenen Stammkräfte gilt die unter Ziffer 7 Buchstabe a) beschriebene Verpflichtung. Alle Sicherheitskräfte der Personalreserve müssen vor Ersteinsatz über eine Freigabe des zuständigen Landratsamtes verfügen, welche dem Hauptamt im Vorfeld zuzuleiten ist.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Formular "3._Leistungsbeschreibung.pdf"ab 7. Allgemeines c.) Unterauftragnehmer fortfolgend.

Beschreibung der Beschaffung

Vertragsgegenstand ist ein Dienstleistungsvertrag über die Durchführung von Hausordnungs- und Objektschutzdiensten (Zutrittskontrolle) für die Amtsgebäude Stainhartstr. 7, 82362 Weilheim (Fahrerlaubniswesen, KFZ-Zulassungsstelle, Ausländeramt, Asyl und Integration, Amt für Öffentliche Sicherheit und Ordnung) und Münzstraße 33, 86956 Schongau (Fahrerlaubniswesen, KFZ-Zulassung, Ausländeramt, Bauamt, Wasserrecht).
Der Vertrag beginnt am 01.04.2024 und wird für die Dauer von zwei Jahren bis zum 31.03.2026 geschlossen, mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf des Vertrages eine Kündigung durch eine der Vertragsparteien erfolgt. Er endet spätestens zum 31.03.2028. Einer weiteren Kündigung bedarf es hierzu nicht. Gegenstand des Auftrages ist die Besetzung von drei Empfangsfoyers mit je einer Sicherheitskraft des Auftragnehmers für die Eingangskontrolle sowie für die Einhaltung der Hausordnung im gesamten Gebäudekomplex der Objekte A + B jeweils zu den Öffnungszeiten der Gebäude.
° Objekte: Objekt A: Landratsamt Weilheim-Schongau, Stainhartstraße 7, 82362 Weilheim
Zeit: Werktäglich (montags bis freitags)
Montag bis Mittwoch 07:00 bis 16:00 Uhr -> 2 Sicherheitskräfte
Donnerstag 07:00 bis 18:00 Uhr -> 2 Sicherheitskräfte
Freitag 07:00 bis 12:30 Uhr -> 2 Sicherheitskräfte
Zudem soll bei Bedarf die Möglichkeit bestehen, gegebenenfalls auf weitere Sicherheitskräfte zurückzugreifen.
Zusätzlich am Zahltag, je nach Bedarf, einmal im Monat immer am Anfang eines Monats 08:00 bis 12:00 Uhr = 2 Sicherheitskräfte. Der Abruf der Sicherheitskräfte für die Zahltage, am Anfang des Monats, kann auch komplett entfallen.
• Objekt B: Landratsamt Weilheim-Schongau, Münzstraße 33, 86956 Schongau
Zeit: Werktäglich (montags bis freitags)
Montag bis Mittwoch 08:00 bis 12:30 Uhr und 13:45 bis 16:00 Uhr -> 1 Sicherheitskraft
Donnerstag 08:00 bis 12:30 Uhr und 13:45 bis 18:00 Uhr -> 1 Sicherheitskraft
Freitag 08:00 bis 12:00 Uhr -> 1 Sicherheitskraft
Zudem hat die in Objekt B eingesetzte Sicherheitskraft bei problematischen Situationen in den weiteren Amtsgebäuden (Schlossplatz 1, Bauerngasse 5 u. 9, Münzstraße 48, insbesondere in den Bereichen Sozialhilfe und Amt für Jugend und Familie) der Dienststelle Schongau den jeweiligen Organisationseinheiten zur Verfügung zu stehen.Des Weiterem soll bei Bedarf für das Objekt A die Möglichkeit bestehen, gegebenenfalls auf weitere Sicherheitskräfte zurückzugreifen. (siehe oben – nach Bedarf, 1 x monatlich Zahltag für Asylleistungen).
Im Objekt A befinden sich drei Empfangsfoyers, im Erdgeschoss, im 1. Stock und im 2. Stock. Im Objekt B befindet sich ein Empfangsfoyer im Erdgeschoss. Aufgrund des zum Teil betreuungsintensiven Klientels und zur Abwicklung des Besucheraufkommens ist eine Unterstützung durch den Sicherheitsdienst wie folgt, erforderlich. Ziel des Auftrags ist eine ordnungsgemäße Abwicklung des Besucheraufkommens, der Schutz der Dienstkräfte vor Übergriffen durch Besucherinnen und Besucher während den Öffnungszeiten, sowie der Schutz vor Vandalismus, Diebstahl und sonstigen Schäden.
Allgemeines:
a) Stammmannschaft
Der Auftragnehmer muss in den Objekten A und B, für die Aufgaben qualifizierte und persönlich geeignete Stammkräfte einsetzen. Erhebliche oder dauerhafte Abweichungen von der Stammbesetzung sind nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zulässig.
Der Auftragnehmer garantiert, dass alle zum Einsatz kommenden Sicherheitskräfte vor Ersteinsatz gemäß § 16 Bewachungsverordnung über das Bewachungsregister gemeldet sind.
b) Personal- und Vertretungskonzept/Personalreserve
Um auf unvorhergesehene Personalwechsel (z. B bei Erkrankung des Stammpersonals) reagieren zu können, ist für die o. g. Objekte eine ausreichende (eingewiesene) Personalreserve als Stammkräfte mit der geforderten Qualifikation vorzuhalten. Der Hauptverwaltung (Frau Fabian / Frau Schwaiger) ist eine Übersicht des Reservepersonals zuzuleiten. Nicht eingewiesene Sicherheitskräfte dürfen nur zusätzlich und begleitend den Dienst im Objekt versehen. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass durch Krankheit, Urlaub und sonstige Ausfälle des Personals die übernommenen Aufgaben und deren Durchführung nicht beeinflusst werden und die geschuldete Sollstärke nicht unterschritten wird. Dieses gilt auch, wenn der Auftraggeber aus sachlichen Gründen (z. B. Sicherheitsbedenken, mangelnde Eignung) Einwände gegen den Einsatz einer/es Beschäftigten) erhebt. In diesem Fall wird die vor Ort tätige Einsatzleitung bzw. der benannte Verantwortliche des Sicherheitsdienstleisters unverzüglich informiert, welche im Rahmen ihrer Weisungsbefugnis dafür Sorge tragen, dass die gemeldete Sicherheitskraft den Dienst umgehend beendet. Ausschließlich bei Gefahr im Verzug ist der Auftraggeber berechtigt, selbst tätig zu werden. Der Auftragnehmer ist in diesen Fällen innerhalb derselben Schicht, im Regelfall innerhalb von drei Stunden, zur Ersatzgestellung mit ausreichend eingewiesenen und gleichwertigen Kräften verpflichtet. Alle Änderungen vor Einsatzbeginn und während des Einsatzes sind unverzüglich dem Hauptamt mitzuteilen. Für die als Personalreserve vorgesehenen Stammkräfte gilt die unter Ziffer 7 Buchstabe a) beschriebene Verpflichtung. Alle Sicherheitskräfte der Personalreserve müssen vor Ersteinsatz über eine Freigabe des zuständigen Landratsamtes verfügen, welche dem Hauptamt im Vorfeld zuzuleiten ist.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Formular "3._Leistungsbeschreibung.pdf"ab 7. Allgemeines c.) Unterauftragnehmer fortfolgend.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

-Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs-oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbaer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.
- Eigenerklärung zum Bezug mit Russland
- Eigenerklärung, dass kein Berufsverbot, vorläufiges Berufsverbot, Gewerbeuntersagung vorliegt
- Erklärung Betriebshaftpflichtversicherung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthällt.
Hinweis: Das Landratsamt Weilheim-Schongau wird einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister vor Zuschlagserteilung einholen.
- Gesamtumsatz (allgemeiner Jahresumsatz) für die Jahre 2020 bis 2022
- Es ist eine Berufs-/ Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen für Personenschäden von 10.000.000 EUR , für Sachschäden von
5.000.000 Euro, für Schlüsselverlusste von 50.000 EUR, für Abhandenkommen bewachter Sachen von 250.000 EUR und für reine
Vermögensschäden von 100.000 EUR bei einem, in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den
Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens vor Vertragsschluss abzuschließen und nachzuweisen.
Die Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragszeit unterhalten und nachgewiesen werden. Es ist zu
gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der genannten Deckungssummen besteht. In
jedem Fall ist der Nachweis zu erbringen, dass die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr mindestens das Zweifache der
Deckungssumme beträgt.
Die geforderte Sicherheit kann auch durch eine Erklärung des Versicherungsunternehmens erfüllt werden, mit der dieses den Abschluss der
geforderten Haftpflichtleistungen und Deckungsnachweise im Auftragsfall zusichert.
Bei Versicherungsverträgen mit Pauschaldeckungen (also ohne Unterscheidung nach Sach- und Personenschäden) ist eine Erklärung des
Versicherungsunternehmens erforderlich, dass beide Schadenskategorien im Auftragsfall nebeneinander mit den geforderten Deckungssummen abgesichert sind.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung über mindestens 3 Referenzen, der im wesentlichen in den Geschäftsjahren 2020 bis 2022 erbrachten und im Umfang
vergleichbaren Leistung bezüglich des besonderen Leistungsgegenstand, die Gegenstand der Vergabe sind, für öffentliche und private
Auftraggeber, unter Angabe von Name des Auftraggebers mit Anschrift, Art (Leistungsumfang), Ansprechpartner mit Telefonnumer und
E-Mailadresse, Auftragswert, Leistungsbeginn und -ende
- aktuelle Beschäftigungszahl
- Konzept "Sicherheitsdienstleistungen"
- Konzept " Personaleinsatz"
- Qualifikation des eingesetzten Personals und ggf. Verschwiegenheitserklärungen
- Beabsichtigt der Bewerber / Bieter Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragnehmervergabe an Dritte zu vergeben, so ist dem Angebot das
Verzeichnis Unterauftragnehmer ausgefüllt beizufügen.
Hinweis: Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern behält sich das Landratsamt vor, vor Zuschlagserteilung die entsprechende
Verpflichtungserklärung und entsprechenden Eignungsnachweise von den Nachunternehmern nachzufordern. Diese sind dann fristbewert dem
Landratsamt zuzusenden.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben,
> in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
>in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
>dass der bevollmächjtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbimdlich vertritt,
>dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Der Bieter hat anzugeben inwieweit sein Unternehmen einen Bezug zu Russland hat. Dafür ist die "Eigenerklärung Bezug Russland" (FB127/L127/III.127) auszufüllen und als Teil des Angebotes abzugeben. Diese Erklärung ist auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher gem. den Bedingungen der Erklärung abzugeben.
Angebote können ausschließlich von registrierten Bewerbern über die Vergabeplattform (https://plattform.aumass.de) in Textform eingereicht werden.
Die Kommunikation (Fragen, Auskünfte) erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform.

Vor-Ort-Termin:
Zur optimierten Angebotserstellung haben alle Bieter die Möglichkeit einen Vor-Ort-Termin in den betreffenden Amtsgebäuden des Landratsamtes Weilheim-Schongau wahrzunehmen. Diese Termine dürfen nur in Begleitung des Auftraggebers stattfinden.
Es besteht zwar keine zwingende Voraussetzung, den Vor-Ort-Termin wahrzunehmen, jedoch ist es ratsam, da der Auftraggeber durch die Vor-Ort-Termine für die Bewachung der Amtsgebäude des Landratsamt Weilheim-Schongau die Gleichbehandlung aller Bieter sichert. Denn bei der ausgeschriebenen Leistung handelt es sich um wiederkehrende Leistungen, bei denen sich regelmäßig auch der bisherige Vertragspartner um den Auftrag bemühen wird. Im Vergleich zu den übrigen Bewerbern oder Bietern verfügt daher der bisherige Vertragspartner aufgrund seiner Erfahrungen im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung regelmäßig über kalkulationsrelevante Wissens- bzw. Informationsvorsprünge. Um diese Vorkenntnisse zu kompensieren ist der Vor-Ort-Termin ratsam.
Die Beantragung eines Vor-Ort-Termins kann ausschließlich per Email bis einschließlich 10.01.2024 beantragt werden. Terminanfragen richten Sie bitte per Email an die hauptamt@lra-wm.bayern.de. Bitte geben Sie möglichst mehrere Termine an, um Terminkollisionen zu vermeiden. An diesem Besichtigungstermin können maximal drei Personen seitens des Bieters teilnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen ist.