Software digitale Gremienarbeit (01/SE/2023)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist
• Bereitstellung einer Verwaltungsplattform für die Gremienarbeit der Selbstverwaltung (beinhaltend: elektronische Akte, elektronische Vorgangsbearbeitung, Kosten- u. Entschädigungsabrechnung, Internetportal als Informationsplattform u. für das Sitzungsmanagement der Gremienmitglieder) als SaaS-Lösung inkl. Datensicherung u. Systemservice – Softwarepflege u. Support-Hotline
• Implementierung u. Konfiguration der Verwaltungsplattform für die Gremienarb.,
• Technische Anbindung in Form einer Schnittstelle zum Finanzprogramm des Auftraggebers im Hinblick auf die Auszahlung v. Aufwandsentschädigungen (Sitzungsgelder und Reisekosten)
• Hosting inkl. Speicherplatz,
• Projektmanagement,
• Beratung u. Unterstützung der Administratoren u. Anwender des Auftraggebers im Rahmen des Einführungsprojekts,
• Bereitstellung einer Testumgebung für die Backend-User im Rahmen des Einführungsprojekts
• Übernahme v. Daten u. andere Migrationsleistungen
• Schulung

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftraggeberin ist eine selbstverwaltete Körperschaft des öffentlichen Rechts. Die Selbstverwaltung wird ehrenamtlich durch Versicherten- und Arbeitgebervertreter im Verwaltungsrat ausgeübt.
Die Auftraggeberin beabsichtigt, die Organisation, Durchführung und Abrechnung weitgehend zu digitalisieren, um damit eine effiziente elektronische Bearbeitung von Vorgängen sicher zu stellen und die Sitzungsorganisation für alle Teilnehmenden zu erleichtern.

Der Verwaltungsrat der Auftraggeberin hat zudem drei Fachausschüsse gebildet, um die vielfältigen Themenstellungen möglichst effektiv und effizient bearbeiten. Darüber hinaus sind Mitglieder der Selbstverwaltung in Landesbeiräten und Widerspruchsausschüssen tätig. Ab 2024 werden rund 600 aktive Selbstverwalter ehrenamtlich an circa 300 Ausschusssitzungen der Auftraggeberin teilnehmen. Die Organisation ihrer Gremiensitzungen erfolgt über den Stab Selbstverwaltung bzw. den Stab Recht und Compliance (Organisation der Widerspruchsausschusssitzungen).
Die aktuelle Zahl der Backend-User (Volluser) beträgt 10 und die aktuelle Anzahl der Frontend-User (aktive Selbstverwalter) beträgt 600.
Innerhalb der Vertragslaufzeit kann es zu Veränderungen der Userzahlen sowie der Anzahl der Sitzungen kommen. Die Anzahl der Lizenzen muss daher skalierbar sein.
Die Angabe zur Anzahl der Lizenzen im Preisblatt (80) beruht auf einer sachgemäßen Schätzung. Eine Abrufverpflichtung der Auftraggeberin aus der Rahmenvereinbarung besteht nicht. So ist es möglich, dass es im Zuge der Vertragsumsetzung der Umfang der Beauftragungen deutlich geringer ausfallen, d. h., von den Angaben (geschätzte Anzahl) im Preisblatt abweichen kann. Bei Angaben zur Anzahl, die als Kalkulationsgrundlage im Preisblatt (80) gekennzeichnet sind, handelt es sich ausdrücklich nicht um eine garantierte Abnahmemenge. Verbindliche Umsatzvolumen werden nicht garantiert.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat die Option zur Vertragsverlängerung bis 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber den Vertrag zweimalig um weitere 12 Monate, somit längstens bis zum 31.12.2029.
Bereits nach Zuschlagserteilung ist mit der Vorbereitung der Leistungserbringung zu beginnen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

>> Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses
Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der ,Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) des Bieter aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien):
Es sind mindestens drei Referenzen von selbstverwalteten Körperschaften öffentlichen Rechts (Sozialversicherung oder kommunal) anzugeben, bei denen der Bieter die Dienstleistung „Bereitstellung der angebotenen Software digitale Gremienarbeit“ in der Anwendung für mehrere Ausschüsse (Gremien und Untergremien) erbracht hat. Dabei müssen zwei der benannten Referenzen auch das Modul der Entschädigungsabrechnung beinhalten.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gültigkeit der ISO-Zertifizierungen nach ISO 27001 (International Organization for Standardization) Informationssicherheit und Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001
- siehe Eigenerklärung Zertifizierung Hosting (43)

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
>> Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG bzw. Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Der Bieter hat mit dem Angebot den Fragenkatalog (81) ausgefüllt vorzulegen (siehe Ziffer 3 der BWB).
>> Der Bieter hat mit dem Angebot eine Arbeitsprobe zur Planung der Gremienarbeit zu erstellen und als Live-Demo-Version der angebotenen Software auf Basis der zur Verfügung gestellten Daten bereitzustellen. eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Testversion der angebotenen Plattform zur Teststellung zur Verfügung zu stellen und (siehe Ziffer 4.1 der BWB).
>> Dem Angebot ist ein Testzugang (eigens generierte Zugangsdaten) beizufügen, um Einblick in die Usability der angebotenen Verwaltungssoftware für die Gremienarbeit zu erhalten. Die Bereitstellung des Testzugangs soll insbesondere Einblicke in die technische Umsetzung und Nutzerführung (Backend-User und Frontend-User) geben (siehe Ziffer 4.2 der BWB).

>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise vorzulegen:

> Datenschutz Auftragsverarbeitung gemäß Ziffer 5 BWB (20)
- „Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung“ (60A),
- ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (61A)),
- Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (62A),
- Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (63A),
- Formblatt „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (64A),
- Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (65A) und
- ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.

> Datenschutz Fernwartung gemäß Ziffer 6 BWB (20)
- „Datenschutzvereinbarung Fernwartungsarbeiten“ (60B),
- ein Sicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebots darzustellen. („Sicherheitskonzept„ (61B)),
- Formblatt "Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse" (62B),
- Formblatt "Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartner" (63B) und
- ein vom Bieter erstelltes Löschkonzept, in welchem der Prozess der Datenlöschung dargestellt wird.

>> Im Übrigen sind vom Bieter folgende weitere Eigenerklärungen vorzulegen:

- Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (41), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
> Personenschäden 3.000.000 Euro
> Sachschäden 3.000.000 Euro
> Vermögensschaden und Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 1.000.000 Euro

- Eigenerklärung zu vorgesehenen Projektleitung und stellvertretenden Projektleitung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (42) sowie
- Eigenerklärung EU Zertifizierung Hosting (43).

Hinweis (siehe Ziffer 13 der BWB (20)):
Die Auftraggeberin behält sich einen Präsentationstermin mit den Bietern zu den drei nach der Wertung besten
Angeboten auf Basis des abgegebenen Angebots vor. Der Präsentationstermin wird voraussichtlich digital per
Videokonferenz durchgeführt. Für den Präsentationstermin erfolgt keine Erstattung von Aufwandsersatz.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das
Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber
der Auftraggeberin zu rügen.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu
Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen
mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang
dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.