SW KONSENS_DMS

Oberfinanzdirektion Karlsruhe - LZfD

Mit dem KONSENS-Projekt "eAkte für Gerichte inklusive Dokumentenworkflow" (kurz: eAkte für Gerichte) soll eine verfahrensübergreifende querschnittliche Funktionalität für das Personal in den Finanzämtern zur Aktenführung, -aufbereitung, -einsicht und zum -austausch geschaffen werden. In der eAkte für Gerichte sollen Dokumente unabhängig vom jeweiligen Fachverfahren digital zusammengestellt, für die Beschäftigten in einer gut lesbaren Dokumentenstruktur (Baumstruktur) sichtbar gemacht und bearbeitet (z.B. Paginieren, Schwärzen) werden können. Umfangreiche Suchfunktionen sind ebenfalls angedacht. Dies ermöglicht eine vollumfängliche und komfortable Bearbeitung von Akteninhalten - unabhängig vom Format - bspw. vor der Abgabe an die Justiz oder zur Bereitstellung für eine digitale Akteneinsicht. Darüber hinaus ist im Rahmen des Projektes die Anbindung eines Workflow-Systems an die KONSENS-Welt geplant, welcher das digitale Zuleiten zur zuständigen Person ermöglicht, die notwendigen Arbeitsabläufe abbildet und die jeweiligen Bearbeitungsschritte revisionssicher dokumentiert. Papierverfügungen werden dadurch obsolet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-01-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-12-18.

Wer?

• Oberfinanzdirektion Karlsruhe - LZfD

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Karlsruhe › Karlsruhe, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-12-18	Auftragsbekanntmachung
2023-12-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-12-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Sw konsens_dms
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Beschreibung der Beschaffung:

- Dienstleistungen bis zur initialen Produktivsetzung (bis 01.01.2026) o Bereitstellung Standardsoftware DMS inklusive Customizing: - Anpassung des DMS an die bestehende und geplante Systemlandschaft und der fachlichen Anforderungen - Durchführung der Tests an die geplante Systemlandschaft beim AG (Inhouse-Umgebung, welche anzubindende Verfahren bereitstellt) - Ggf. zusätzliche Features, die den vollumfänglichen Betrieb sicherstellen - entsprechend der Iterationen im Zuge der agilen Entwicklung nach SCRUM o Nach Change-Request zusätzliche Leistungen / Features zur Weiterentwicklung der angepassten Software o Erstellung der Betriebsdokumentation o Erstellung IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept o Unterstützung bei Tests o Mitteilung bekannter CVE"s einschließlich Einschätzung zur Kritikalität und Auswirkung o Unterstützung bzw. Mitarbeit beim Pen-Test, falls notwendig o Durchführung von Schulungen für Administratorinnen und Administratoren sowie für Supportpersonal. Die Schulungsdetails werden vor Beginn der Schulungen zwischen Auftraggebern / Bezugsberechtigen und dem AN abgestimmt. o Der AG beabsichtigt, Schulungsunterlagen für die Endanwenderinnen und Endanwender selbst zu erstellen. Hierzu müssen Vorlagen und Unterstützungsleistungen durch den späteren AN bereitgestellt werden o Unterstützung zur initialen Installation und Übernahme zeitnahes Troubleshooting o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts sowohl für Baden-Württemberg als auch für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 13.03.2025) o Unterstützung zur initialen Installation und Übernahme zeitnahes Troubleshooting für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 01.07.2025) o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 01.07.2025) - Dienstleistungen ab Produktivsetzung (geplant 01.01.2026) o Support der einzelnen Bundesländer über Rahmenvereinbarung o Wartung und Pflege inklusive schließen von relevanten Sicherheitslücken o Für die eingesetzte Basis-Software muss eine regelmäßige Prüfung auf Schwachstellen vorgesehen werden o Mitteilung bekannter CVE"s einschließlich Einschätzung zur Kritikalität und Auswirkung sowie deren Behebung o Zu jeder bereitgestellten Version muss eine SBOM entsprechend der Richtlinien des BSI (TR-03183-2) mitgeliefert werden o Lieferung von Updates bei gravierenden Sicherheitsrisiken und wenn Teile des DMS oder der verwendeten Bibliotheken oder Umgebungssysteme aus dem Support laufen (z.B. Betriebssystem, Datenbank, Runtimes) o Sicherstellung der Funktionalität des Customizings durch Tests und ggf. Anpassung des Customizings bei Updates des DMS-Produkts oder bei Updates von Umgebungssystemen o Weiterentwicklung: Ggf. zukünftige Anpassungen anhand neuer Anforderungen (Change-Request) o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts o Unterstützung bei Installation und zeitnahes Troubleshooting

Beschreibung der Beschaffung

- Dienstleistungen bis zur initialen Produktivsetzung (bis 01.01.2026)
o Bereitstellung Standardsoftware DMS inklusive Customizing:
- Anpassung des DMS an die bestehende und geplante Systemlandschaft und der fachlichen Anforderungen
- Durchführung der Tests an die geplante Systemlandschaft beim AG (Inhouse-Umgebung, welche anzubindende Verfahren bereitstellt)
- Ggf. zusätzliche Features, die den vollumfänglichen Betrieb sicherstellen - entsprechend der Iterationen im Zuge der agilen Entwicklung nach SCRUM
o Nach Change-Request zusätzliche Leistungen / Features zur Weiterentwicklung der angepassten Software
o Erstellung der Betriebsdokumentation
o Erstellung IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept
o Unterstützung bei Tests
o Mitteilung bekannter CVE"s einschließlich Einschätzung zur Kritikalität und Auswirkung
o Unterstützung bzw. Mitarbeit beim Pen-Test, falls notwendig
o Durchführung von Schulungen für Administratorinnen und Administratoren sowie für Supportpersonal. Die Schulungsdetails werden vor Beginn der Schulungen zwischen Auftraggebern / Bezugsberechtigen und dem AN abgestimmt.
o Der AG beabsichtigt, Schulungsunterlagen für die Endanwenderinnen und Endanwender selbst zu erstellen. Hierzu müssen Vorlagen und Unterstützungsleistungen durch den späteren AN bereitgestellt werden
o Unterstützung zur initialen Installation und Übernahme zeitnahes Troubleshooting
o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts sowohl für Baden-Württemberg als auch für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 13.03.2025)
o Unterstützung zur initialen Installation und Übernahme zeitnahes Troubleshooting für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 01.07.2025)
o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 01.07.2025)
- Dienstleistungen ab Produktivsetzung (geplant 01.01.2026)
o Support der einzelnen Bundesländer über Rahmenvereinbarung
o Wartung und Pflege inklusive schließen von relevanten Sicherheitslücken
o Für die eingesetzte Basis-Software muss eine regelmäßige Prüfung auf Schwachstellen vorgesehen werden
o Mitteilung bekannter CVE"s einschließlich Einschätzung zur Kritikalität und Auswirkung sowie deren Behebung
o Zu jeder bereitgestellten Version muss eine SBOM entsprechend der Richtlinien des BSI (TR-03183-2) mitgeliefert werden
o Lieferung von Updates bei gravierenden Sicherheitsrisiken und wenn Teile des DMS oder der verwendeten Bibliotheken oder Umgebungssysteme aus dem Support laufen (z.B. Betriebssystem, Datenbank, Runtimes)
o Sicherstellung der Funktionalität des Customizings durch Tests und ggf. Anpassung des Customizings bei Updates des DMS-Produkts oder bei Updates von Umgebungssystemen
o Weiterentwicklung: Ggf. zukünftige Anpassungen anhand neuer Anforderungen (Change-Request)
o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts
o Unterstützung bei Installation und zeitnahes Troubleshooting

Zusätzliche Informationen:

#Besonders geeignet für:startup# Bezugsberechtigt aus der Rahmenvereinbarung sind: - Das Land Baden-Württemberg, dieses vertreten durch das Ministerium für Finan-zen. - Der Freistaat Bayern, dieser vertreten durch das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat. - Das Land Berlin, dieses vertreten durch die Senatsverwaltung für Finanzen. - Das Land Brandenburg, dieses vertreten durch das Ministerium für Finanzen und für Europas. - Die Freie Hansestadt Bremen, diese vertreten durch den Senator für Finanzen. - Die Freie und Hansestadt Hamburg, diese vertreten durch die Finanzbehörde Hamburg. - Das Land Hessen, dieses vertreten durch das Hessische Ministerium der Finanzen. - Das Land Mecklenburg-Vorpommern, dieses vertreten durch das Finanzministeri-um Mecklenburg-Vorpommern. - Das Land Niedersachsen, dieses vertreten durch das Niedersächsische Finanzmi-nisterium. - Das Land Nordrhein-Westfalen, dieses vertreten durch das Ministerium der Finan-zen Nordrhein-Westfalen. - Das Land Rheinland-Pfalz, dieses vertreten durch das Finanzministerium Rhein-land-Pfalz. - Das Land Saarland, dieses vertreten durch das Ministerium der Finanzen und für Wissenschaft. - Der Freistaat Sachsen, dieser vertreten durch das Staatsministerium für Finanzen. - Das Land Sachsen-Anhalt, dieses vertreten durch das Ministerium für Finanzen. - Das Land Schleswig-Holstein, dieses vertreten durch das Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein. - Der Freistaat Thüringen, dieser vertreten durch das Thüringer Finanzministerium.

Postleitzahl: 76133
Stadt: Karlsruhe
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Maximale Verlängerungen: 0
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 5
Maximale Anzahl: 5
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-22 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 113
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Die Vergabestelle behält sich unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und des § 56 Abs. 2 und 3 VgV vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung von Unterlagen.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Nachweis der Eignung laut C1_Bewertungsmatrix_Eignung_2023-048 > Angaben zu der Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Supportmitarbeitenden im Geschäftsbereich DMS (in Deutschland und weltweit) . >Angaben zur Anzahl der im Unternehmen beschäftigten deutschsprachigen Supportmitarbeitenden im Geschäftsbereich DMS (in Deutschland und weltweit) > Angaben zur Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Entwicklerinnen und Entwickler im Geschäftsbereich DMS liegen vor (in Deutschland und weltweit). > Angaben zur Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Entwicklerinnen und Entwicklern des Basisprodukts im Geschäftsbereich DMS (in Deutschland und weltweit) liegen vor > Angabe, wie lange der Bewerber im Bereich DMS-Sektor tätig ist. > Angaben, wie lange der Bewerber selbst DMS entwickelt bzw. Anbgaben, wie lange die Herstellerin bzw. der Hersteller des Produkts bereits selbst DMS entwickelt (Reseller-Fall) > Bewerber hat praktische Erfahrungen mit der agilen Projektmethodik Scrum. > Bewerber hat dargelegt, welche Erfahrungen er im agilen Projektvorgehen in der freien Wirtschaft aufweist. > Bewerber hat dargelegt, welche Erfahrungen er im agilen Projektvorgehen in der öffentlichen Verwaltung aufweist. > Bewerber hat die Anzahl der zertifizierten Scrum-Masterinnen bzw. Scrum-Master im DMS-Bereich benannt.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Sonstiges: > Bewerber erläutert den Umgang mit Sicherheitslücken oder anderen Mängel bei der bereitgestellten Software und stellt dar, wie sein Vorgehen bei einem Sicherheitsvorfall gegenüber seinen Kundinnen und Kunden ist. Die Angaben enthalten mindestens folgende Informationen: ° Wie erfolgt die Information (z.B. per Mail) ° In welchem zeitlichen Rahmen erfolgt die Information (z.B. 1 Stunde, 1 Tag) > Der Bewerber verfolgt die unternehmerische Strategie, eine On-Premise Bereitstellung langfristig anzubieten (ohne verpflichtende Cloud Anbindung). > Der Bewerber sichert zu, den in der Leistungsbeschreibung dargelegten Zeitplan einhalten zu können und entsprechend notwendige Ressourcen für das Projekt bereitzustellen. > Der Bewerber sichert zu, den in der Leistungsbeschreibung dargelegten Zeitplan einzuhalten und legt dar, wie dieser umgesetzt werden soll. Entsprechend notwendige Personalressourcen können für das Projekt bereitgestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: Nachweis der Eignung laut C1_Bewertungsmatrix_Eignung_2023-048 > Darstellung der Tätigkeit im Bereich DMS > Handelsregisterauszug nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes oder der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. > Darstellung der DACH-Organisation der Firma

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Nachweis der Eignung laut C1_Bewertungsmatrix_Eignung_2023-048 > Vorlage einer Bankauskunft oder Nachweis einer Berufs- / Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung > Bonitätsindex des Bewerbers (künftiger Vertragspartner) einer Wirtschaftsauskunftei (z.B.: Creditreform, Bürgel) > Angabe zur Umsatzentwicklung des Bewerbers (künftiger Vertragspartner) in den letzten 3 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung (EU-weit) (sofern diese weniger als 3 Jahre zurückliegt) > Angabe zum Anteil Umsatz in der Sparte DMS in den letzten 3 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung (EU-weit) (sofern diese weniger als 3 Jahre zurückliegt) am Gesamtumsatz > Angabe zum Anteil Umsatz in der Sparte DMS-Support in den letzten 3 Jahren bzw. ab dem Jahr der Firmengründung (EU-weit) (sofern diese weniger als 3 Jahre zurückliegt) am Gesamtumsatz > Der Bewerber hat Erfahrung im Bereich der Container-Technologie (Kubernetes/OpenShift) im Zusammenhang mit DMS > Nachweis der Anzahl von Kundenprojekten mit Container-Technologie (nicht-Public-Cloud). >Nachweis der Anzahl von Kundenprojekten mit Kubernetes oder einer anderen Kubernetes-Distribution (z.B. OpenShift) (nicht-Public-Cloud).

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

mit dem Angebot mittels beigefügten Vordrucks einzureichende Unterlagen: C3a Eigenerklärung RUS-Sanktionen C4 Verpflichtungserklärung Mindestentgelt

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Oberfinanzdirektion Karlsruhe - LZfD
Nationale Registrierungsnummer: 08-A6478-19
Postanschrift: Moltkestraße 80
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle LZfD
E-Mail: birgit.koehler@ofdka.bwl.de 📧
Telefon: +49 72172152851 📞
Fax: +49 72172152155 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYY6Y1L1EXC28/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYY6Y1L1EXC28 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYY6Y1L1EXC28 🌏
Die Höchstzahl der Bewerber, die zur zweiten Stufe des Verfahrens eingeladen werden, ist festgelegt. ✅
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen ✅
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 113
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXUEYY6Y1L1EXC28 Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich zu diesem Verfahren über das eingesetzte E-Vergabetool statt.

Körper überprüfen
Name: Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721926-8730 📞
Fax: +49 721926-3985 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabestelle LZfD
Nationale Registrierungsnummer: 08-A6478-19
Postanschrift: Moltkestraße 50
Postleitzahl: 76133
E-Mail: birgit.koehler@ofdka.bwl.de 📧
Telefon: +49 72172152851 📞
Fax: +49 72172152155 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-18+01:00 📅
Quelle: OJS 2023/S 245-772552 (2023-12-18)

Auftragsbekanntmachung (2023-12-29)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-22 11:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 109

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Gültigkeitsdauer des Angebots: 109

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-29+01:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:

Teilnahmefrist neu 22.01.2024 11:00, bisher 22.01.2024 12.00 Uhr Angebotsfrist 12.03.2024 11:00 Uhr, bisher 19.04.2024 12.00 Uhr Angebtosöffnung 12.03.2024, bisher 19.04.2024 Bindefrist 10.05.2024, bisher 14.05.2024

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2023-12-29 📅
Andere zusätzliche Informationen
Änderung der Fristen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e6d30104-b061-42c4-a811-1d3e26c7e950-01
Quelle: OJS 2024/S 001-001810 (2023-12-29)

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