SW KONSENS_DMS

Oberfinanzdirektion Karlsruhe - LZfD

Mit dem KONSENS-Projekt "eAkte für Gerichte inklusive Dokumentenworkflow" (kurz: eAkte für Gerichte) soll eine verfahrensübergreifende querschnittliche Funktionalität für das Personal in den Finanzämtern zur Aktenführung, -aufbereitung, -einsicht und zum -austausch geschaffen werden. In der eAkte für Gerichte sollen Dokumente unabhängig vom jeweiligen Fachverfahren digital zusammengestellt, für die Beschäftigten in einer gut lesbaren Dokumentenstruktur (Baumstruktur) sichtbar gemacht und bearbeitet (z.B. Paginieren, Schwärzen) werden können. Umfangreiche Suchfunktionen sind ebenfalls angedacht. Dies ermöglicht eine vollumfängliche und komfortable Bearbeitung von Akteninhalten - unabhängig vom Format - bspw. vor der Abgabe an die Justiz oder zur Bereitstellung für eine digitale Akteneinsicht. Darüber hinaus ist im Rahmen des Projektes die Anbindung eines Workflow-Systems an die KONSENS-Welt geplant, welcher das digitale Zuleiten zur zuständigen Person ermöglicht, die notwendigen Arbeitsabläufe abbildet und die jeweiligen Bearbeitungsschritte revisionssicher dokumentiert. Papierverfügungen werden dadurch obsolet.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-01-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-12-18.

Wer?

• Oberfinanzdirektion Karlsruhe - LZfD

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Karlsruhe › Karlsruhe, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-12-18	Auftragsbekanntmachung
2023-12-29	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-12-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Sw konsens_dms
Kurze Beschreibung:
“Mit dem KONSENS-Projekt "eAkte für Gerichte inklusive Dokumentenworkflow" (kurz: eAkte für Gerichte) soll eine verfahrensübergreifende querschnittliche...”
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“- Dienstleistungen bis zur initialen Produktivsetzung (bis 01.01.2026) o Bereitstellung Standardsoftware DMS inklusive Customizing: - Anpassung des DMS an...”

Beschreibung der Beschaffung

- Dienstleistungen bis zur initialen Produktivsetzung (bis 01.01.2026)
o Bereitstellung Standardsoftware DMS inklusive Customizing:
- Anpassung des DMS an die bestehende und geplante Systemlandschaft und der fachlichen Anforderungen
- Durchführung der Tests an die geplante Systemlandschaft beim AG (Inhouse-Umgebung, welche anzubindende Verfahren bereitstellt)
- Ggf. zusätzliche Features, die den vollumfänglichen Betrieb sicherstellen - entsprechend der Iterationen im Zuge der agilen Entwicklung nach SCRUM
o Nach Change-Request zusätzliche Leistungen / Features zur Weiterentwicklung der angepassten Software
o Erstellung der Betriebsdokumentation
o Erstellung IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept
o Unterstützung bei Tests
o Mitteilung bekannter CVE"s einschließlich Einschätzung zur Kritikalität und Auswirkung
o Unterstützung bzw. Mitarbeit beim Pen-Test, falls notwendig
o Durchführung von Schulungen für Administratorinnen und Administratoren sowie für Supportpersonal. Die Schulungsdetails werden vor Beginn der Schulungen zwischen Auftraggebern / Bezugsberechtigen und dem AN abgestimmt.
o Der AG beabsichtigt, Schulungsunterlagen für die Endanwenderinnen und Endanwender selbst zu erstellen. Hierzu müssen Vorlagen und Unterstützungsleistungen durch den späteren AN bereitgestellt werden
o Unterstützung zur initialen Installation und Übernahme zeitnahes Troubleshooting
o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts sowohl für Baden-Württemberg als auch für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 13.03.2025)
o Unterstützung zur initialen Installation und Übernahme zeitnahes Troubleshooting für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 01.07.2025)
o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts für andere Bundesländer (insbesondere ab dem 01.07.2025)
- Dienstleistungen ab Produktivsetzung (geplant 01.01.2026)
o Support der einzelnen Bundesländer über Rahmenvereinbarung
o Wartung und Pflege inklusive schließen von relevanten Sicherheitslücken
o Für die eingesetzte Basis-Software muss eine regelmäßige Prüfung auf Schwachstellen vorgesehen werden
o Mitteilung bekannter CVE"s einschließlich Einschätzung zur Kritikalität und Auswirkung sowie deren Behebung
o Zu jeder bereitgestellten Version muss eine SBOM entsprechend der Richtlinien des BSI (TR-03183-2) mitgeliefert werden
o Lieferung von Updates bei gravierenden Sicherheitsrisiken und wenn Teile des DMS oder der verwendeten Bibliotheken oder Umgebungssysteme aus dem Support laufen (z.B. Betriebssystem, Datenbank, Runtimes)
o Sicherstellung der Funktionalität des Customizings durch Tests und ggf. Anpassung des Customizings bei Updates des DMS-Produkts oder bei Updates von Umgebungssystemen
o Weiterentwicklung: Ggf. zukünftige Anpassungen anhand neuer Anforderungen (Change-Request)
o Service und Support inklusive Dienstleistungen zur Betriebs- und Administrationsunterstützung während der Pilotierung und des Rollouts
o Unterstützung bei Installation und zeitnahes Troubleshooting

Zusätzliche Informationen:
“#Besonders geeignet für:startup# Bezugsberechtigt aus der Rahmenvereinbarung sind: - Das Land Baden-Württemberg, dieses vertreten durch das Ministerium...”
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Postleitzahl: 76133
Stadt: Karlsruhe
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Maximale Verlängerungen: 0
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 5
Maximale Anzahl: 5
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-22 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 113
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:
“Die Vergabestelle behält sich unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und des § 56 Abs. 2 und 3 VgV vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen...”
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Nachweis der Eignung laut C1_Bewertungsmatrix_Eignung_2023-048 > Angaben zu der Anzahl der im...”
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Sonstiges: > Bewerber erläutert den Umgang mit Sicherheitslücken oder anderen Mängel bei der bereitgestellten Software und stellt dar, wie sein Vorgehen bei...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eignung zur Berufsausübung: Nachweis der Eignung laut C1_Bewertungsmatrix_Eignung_2023-048 > Darstellung der Tätigkeit im Bereich DMS >...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Nachweis der Eignung laut C1_Bewertungsmatrix_Eignung_2023-048 > Vorlage einer Bankauskunft oder Nachweis...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“mit dem Angebot mittels beigefügten Vordrucks einzureichende Unterlagen: C3a Eigenerklärung RUS-Sanktionen C4 Verpflichtungserklärung Mindestentgelt”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: bankr-nat
bankruptcy
corruption
cred-arran
crime-org
distorsion
envir-law
finan-laund
fraud
human-traffic
insolvency
labour-law
liq-admin
misrepresent
partic-confl
prep-confl
prof-misconduct
sanction
socsec-law
socsec-pay
susp-act
tax-pay
terr-offence
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Oberfinanzdirektion Karlsruhe - LZfD
Nationale Registrierungsnummer: 08-A6478-19
Postanschrift: Moltkestraße 80
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle LZfD
E-Mail: birgit.koehler@ofdka.bwl.de 📧
Telefon: +49 72172152851 📞
Fax: +49 72172152155 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYY6Y1L1EXC28/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYY6Y1L1EXC28 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://ausschreibungen.landbw.de/Satellite/notice/CXUEYY6Y1L1EXC28 🌏
Die Höchstzahl der Bewerber, die zur zweiten Stufe des Verfahrens eingeladen werden, ist festgelegt. ✅
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen ✅
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 113 (DAYS)
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Bekanntmachungs-ID: CXUEYY6Y1L1EXC28 Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich zu diesem Verfahren über das eingesetzte E-Vergabetool statt.”
Körper überprüfen
Name: Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721926-8730 📞
Fax: +49 721926-3985 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabestelle LZfD
Nationale Registrierungsnummer: 08-A6478-19
Postanschrift: Moltkestraße 50
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: birgit.koehler@ofdka.bwl.de 📧
Telefon: +49 72172152851 📞
Fax: +49 72172152155 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-18+01:00 📅
Quelle: OJS 2023/S 245-772552 (2023-12-18)

Auftragsbekanntmachung (2023-12-29)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-22 11:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 109

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Gültigkeitsdauer des Angebots: 109 (DAYS)

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-29+01:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:
“Teilnahmefrist neu 22.01.2024 11:00, bisher 22.01.2024 12.00 Uhr Angebotsfrist 12.03.2024 11:00 Uhr, bisher 19.04.2024 12.00 Uhr Angebtosöffnung 12.03.2024,...”
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2023-12-29 📅
Andere zusätzliche Informationen

“Änderung der Fristen”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e6d30104-b061-42c4-a811-1d3e26c7e950-01
Quelle: OJS 2024/S 001-001810 (2023-12-29)

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