Beschreibung der Beschaffung
I. Vorbemerkungen Im Rahmen des Digitalpaktes 2019 – 2024 ist die Verbandsgemeinde Weilerbach in seiner Eigenschaft als Schulträger damit befasst, eine geeignete IT-Basisinfrastruktur aufzubauen, mit Hilfe derer die im Zuständigkeitsbereich der Verbandsgemeinde liegenden Schulen ihre Aufgaben im Bereich der Digitalisierung wahrnehmen können. Bei den zu betreuenden Schulen handelt es sich um 4 Grundschulen (Mackenbach, Reichenbach-Steegen, Rodenbach und Weilerbach) sowie die Westpfalzschschule Weilerbach (Regionalschule plus).
Die oder der Auftragnehmende (AN) übernimmt die Supportleistungen, um den Betrieb und die Wartung der IT-Basisinfrastruktur der Schulen zu gewährleisten und die erforderliche Betreuung der Anwender der mobilen Endgeräte sicher zu stellen.
Er dokumentiert die Supportanfragen mit Hilfe eines Ticketsystems, in dem die Anfragen und Störmeldungen digital erfasst werden und stellt dem Schulträger ein System zur Verfügung, das es ihm ermöglicht, einen Überblick über die Supportanfragen und Störmeldungen zu erhalten.
Durch die Wartung der einzelnen Systemkomponenten (Firewall, Switche, WLAN-Accesspoints und NAS-Speicher) mit Monitoring ist die Systemverfügbarkeit der Basisinfrastruktur aufrecht zu erhalten, die Sicherheit der Systeme gegen Cyberangriffe und die Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen.
II. Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistung Die Service- und Supportaufgaben umfassen die Bereitstellung einen Servicedesk mit telefonischer Rufbereitschaft, einer zusätzlichen Meldemöglichkeit per Email und Webfrontend, mit Hilfe dessen Anfragen von Lehrkräften und Störmeldungen empfangen, erfasst, bestätigt, klassifiziert und bearbeitet werden können. Die Komponenten dieser Basisinfrastruktur sind bereits festgelegt und z.T. schon eingebaut. Es ist geplant, die IT-Basisinfrastruktur bis zum Ende des Jahres 2023 fertig zu stellen und in Betrieb zu nehmen. Die Ersteinrichtung und Konfiguration erfolgt durch die Firma, welche die Komponenten geliefert hat. Der Support soll aktuell für die fertiggestellte Infrastruktur der Grundschule Mackenbach übernommen werden und danach Zug um Zug für die weiteren Schulen jeweils nach Fertigstellung und Übergabe der Basisinfrastruktur.
Die Supportmitarbeiter müssen zu den definierten Servicezeiten erreichbar sein, um die anfallenden Probleme und Störungen innerhalb einer kurzen Reaktionszeit angehen und lösen zu können. Die Erfassung der Meldungen hat nach bestimmten Kriterien zu erfolgen, die es erlauben, die Meldungen und Störfälle nach verschiedenen Aspekten auszuwerten, z.B. Zuordnung in einer bestimmten Schule, Zuordnung zu bestimmten Komponenten oder Endgeräten bzw. Feststellung der verbrauchten Kontingente zu einem bestimmten Zeitpunkt, um dem Schulträger eine Übersicht über die erbrachten Supportleistungen zu ermöglichen.
Die Meldenden sollen im Anschluss an die Meldung eine schriftliche Nachricht über den Eingang der Supportanfrage bzw. Störmeldung in Form einer Email erhalten, die automatisiert aus dem Ticketsystem erzeugt wird. Den zuständigen Mitarbeitern des Schulträgers ist ebenfalls die Möglichkeit einzuräumen, Einblick in das Ticketsystem zu nehmen und gegebenenfalls auch Supportfälle zu eskalieren. Ebenso sollte für die Mitarbeiter des Schulträgers die Möglichkeit bestehen, aus dem Ticketsystem Auswertungen vorzunehmen, um sich unabhängig vom Auftragnehmer ein Bild über die Anfragen und Störfälle verschaffen zu können.
Im Zuge des Sofortausstattungsprogramms innerhalb des Digitalpaktes wurden mobile Schüler- und Lehrer-Endgeräte angeschafft, die zu betreuen sind. Hierbei ist die Betriebsbereitschaft und Funktionsfähigkeit dieser mobilen Endgeräte zu gewährleisten, die Geräte über das Mobile Device Management zu verwalten und die Anbindung an das schulische WLAN / Internet herzustellen sowie auch bei Problemen mit pädagogischen Anwendungsprogrammen wie z.B. Smart-Notebook-Software zu unterstützen.
Die Betreuung und Administration der mobilen Endgeräte im Mobile Device Management und Endusersupport ist zu Vertragsbeginn auch schon für die Schulen zu leisten, deren Basisinfrastruktur noch nicht fertiggestellt ist. Voraussetzung dafür ist, dass diese Endgeräte anderweitig ans Internet angebunden sind.
Zusätzlich zu den erwähnten mobilen Endgeräten sind bei Bedarf in Abstimmung mit den Schulleitungen z.B. dem Schulträger auch WLAN-Zugänge für die Hausmeister und Verwaltungsmitarbeiter des Schulträgers oder auch Gäste mit zeitlicher Befristung einzurichten. Auch für schulische Veranstaltungen oder Veranstaltungen der Verbandsgemeinde wie Elternabende, Schulfeste oder Kommunalwahlen kann es erforderlich werden, WLAN-Zugänge zur Verfügung zu stellen. Gegebenenfalls sind auch Geräte der schulischen Gebäudeleittechnik einzubinden.
Den Nutzern ist je Schule auf den NAS-Systemen ein Benutzerkonto in einer AD-ähnlichen Struktur zur Verfügung zu stellen, mit dem sie personalisiert Dateien ablegen können. In dieser Dateiablagestruktur müssen entsprechende Zugriffsberechtigungen angelegt werden, um datenschutzrechtliche Vorgaben zu erfüllen. Zusätzlich zu den persönlichen Dateiablageverzeichnissen sind Verzeichnisse zu pflegen bzw. neu anzulegen, auf welche bestimmte Gruppen (z.B. nur Lehrer) Zugriff haben. Diese Userkonten sind ständig zu pflegen und an die aktuellen Bedürfnisse bei personellem Wechsel bzw. Schuljahreswechsel anzupassen.
Die an den Schulen zur Zeit betriebenen Modularen Netzwerke für Schulen (MNSplus) werden vom Fachbereich IT der Verbandsgemeinde Weilerbach betreut und brauchen vom Auftragnehmer nicht supportet zu werden. Sie sollen mittelfristig außer Betrieb gehen und in das angeschaffte Mobile Device Managementsystem aufgenommen werden.
Der Vor-Ort-Service wird bei Bedarf vom Personal des Schulträgers übernommen. Der Auftragnehmer kann bei Bedarf die Mitarbeiter des Fachbereichs IT kontaktieren, um zwingend vor Ort durchzuführende Arbeiten wie z.B. manueller Neustart von Geräten oder Aufspüren vermuteter Hardwaredefekte ausführen zu lassen.
Für die Systemkomponenten der Basisinfrastruktur ist ein automatisiertes Monitoringsystem aufzubauen, das den Zweck hat, drohende Ausfälle einzelner Komponenten rechtzeitig erkennen zu können, um entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen, damit die Betriebsbereitschaft gewährleistet bleibt.