Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen

SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH

Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-03-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-01-31.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-01-31 Auftragsbekanntmachung
2023-05-23 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-01-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 2023-VgV-SEG-SAP
Kurze Beschreibung:
Umstellung der vorhandenen IT-Systeme der Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH (SEG) auf SAP-S/4HANA; Unterstützungs- und Beratungsleistungen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH
Postanschrift: Konrad-Adenauer-Ring 11
Postleitzahl: 65187
Postort: Wiesbaden
Kontakt
Internetadresse: http://www.wibau-wiesbaden.de 🌏
E-Mail: vergabe@wibau-wiesbaden.de 📧
Telefon: +49 6112623930 📞
Fax: +49 61126239319 📠
URL der Dokumente: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18602ef0642-4c2bc0bf3b222bea 🌏
URL der Teilnahme: http://www.had.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-31 📅
Einreichungsfrist: 2023-03-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-03 📅
Datum des Beginns: 2023-06-05 📅
Datum des Endes: 2025-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 025-068597
ABl. S-Ausgabe: 25
Zusätzliche Informationen
Die SEG Wiesbaden hat ihre Schwestergesellschaft, die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen. Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt. Teilnahmeanträge sowie die späteren Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen. Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben, werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt. Teilnahmeanträge sowie die späteren Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Informationen zum weiteren Verfahren: Nach abgeschlossenem Teilnahmewettbewerb werden die gem. II.2.9 ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Anbieter haben ihren Aufwand zur Angebotserstellung grundsätzlich so zu bemessen, dass keine Entschädigungspflicht des Auftraggebers begründet wird. Insbesondere erwartet der Auftraggeber über die geforderten Angebotsunterlagen hinaus keine sonstigen Unterlagen. Nach Angebotsabgabe wird die Vergabestelle die eingegangenen Angebote prüfen. Die Vergabestelle behält sich gem. § 17 Abs. 11 VgV die Möglichkeit vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote ohne weitere Verhandlung zu erteilen. Sollte es zu Aufklärungs-/ Verhandlungsgesprächen kommen, so sollen diese im Laufe des Aprils 2023 stattfinden. Gem. § 17 Abs. 12 VgV ist die Vergabestelle berechtigt bei den Verhandlungen in Stufen zu verfahren und so ggf. die Anzahl der Teilnehmer zu reduzieren. In dem hier ausgeschriebenen Projekt gibt es vorbefasste Unternehmen, die sich möglicherweise an diesem Vergabeverfahren beteiligen werden. Der Auftraggeber ergreift gem. § 7 VgV angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch eine möglicherweise stattfindende Teilnahme dieser Unternehmen nicht verzerrt wird. Zu diesen Maßnahmen gehören: Unterrichtung der anderen am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen in Bezug auf die einschlägigen Informationen, hier in Form der Bereitstellung der Machbarkeitsstudie, die im Zusammenhang mit der Leistungsbeschreibung zu sehen ist. Verwendung der Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Ausgangslage:
Mit der aktualisierten Ankündigung der SAP SE, dass die Mainstream-Wartung des SAP ERP nun zum Ende des Jahres 2027 eingestellt wird, stellt sich den SAP-Kunden nicht die Frage ob, sondern wann der optimale Zeitpunkt für die Umstellung auf SAP S/4HANA ist und wie diese erfolgen soll.
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Aus diesen wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen beabsichtigt die SEG eine Einführung von SAP S/4HANA ab 01.01.2024. Mit der Einführung der SAP HANA Plattform sind grundlegende Veränderungen aller SAP-Softwarekomponenten verbunden. Mit der HANA Datenbank ist nun verpflichtend ein neues Datenbankprodukt einzusetzen. Mit der FIORI-Oberflächentechnologie wird eine webbasierte und geräteunabhängige Benutzerschnittstelle angeboten. Ziel ist es, hier vor allem vereinfachte Prozessabläufe zu ermöglichen und Lösungsansätze für Problemstellungen zu harmonisieren ("principle of one"). Umfassende Veränderungen finden somit sowohl auf technischer Ebene, vor allem aber auch auf fachlich/prozessualer Ebene statt. Der Transformationsprozess auf SAP S/4HANA ist daher ein anspruchsvolles und mehrstufiges Vorhaben, welches technische, fachliche, prozessuale und organisatorische Aspekte beinhaltet. Aus diesem Grund begannen bei der SEG die Planungen für die Umstellung auf das Folgeprodukt S/4HANA. Dies mündete 2022 in einer Vorstudie, deren Ergebnis seit Mai 2022 vorliegt.
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Gegenstand der zu beauftragenden Leistung:
Gegenstand der Ausschreibung sind des Weiteren Unterstützungsleistungen im Zuge der Umstellung der vorhandenen IT Systeme (Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM) der SEG und WiBau auf SAP S/4HANA. Die Unterstützung beinhaltet dabei auch die eventuell notwendigen programmtechnischen Anpassungen. Kernanforderung ist die Erbringung der Beratungsleistungen für die Umstellung der IT-Systeme der SEG auf S/4HANA in zwei Schritten zum 01.01.2024 und 01.01.2025 durch den Auftragnehmer. Die jeweiligen Schritte orientieren sich an der Machbarkeitsstudie vom Mai 2022.
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Darüber hinaus sollen die Prozessverantwortlichen auf Auftraggeberseite gemeinschaftlich in die Lage versetzt werden, die Umstellung innerhalb des vorgesehen Zeitrahmens umzusetzen. Dabei ist die Anpassung sowohl aus technischer Sicht als auch an gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen.
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In einer Vertragslaufzeit von zunächst rd. 2 Jahren ist in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister (AN) geplant, in einem selektiven Greenfield-Ansatz und unter Verwendung von z.B. Focused Build als Projektsteuerungstool auf S/4HANA zu wechseln. Änderungen sehen wir unter anderem in folgenden Bereichen
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• Einführung von (digitalen) Workflows
• Ablösung der Systeme Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM
• neues Berichtswesen
• Stammdatenänderung
• Standardisierung sämtlicher Prozesse
• Einführung von Fiori-Apps
Nach Produktivstart soll die SEG in der Lage sein, das System selbstständig zu nutzen. Der AN kümmert sich um die Pflege und die konkrete Umsetzung im System als auch um das Vermitteln von relevantem Grundlagen- und Hintergrundwissen.
Detaillierte und ausführliche Angaben sind der beigefügten Leistungsbeschreibung samtzugehörigen Anlagen (Anlage 02a) zu entnehmen.
Zeitplan der Leistungserbringung:
Beginn Leistungserbringung: ca. 06-2023
Designphase: ca. 06-2023 bis ca. 08-2023
Realisierungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023
Bereitstellungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023
Betriebsphase: ca. ab 01.01.2024
Nachsorgephase: ca. ab 01-2024 bis 03-2024
Ende Leistungserbringung: 06-2025 (Mindestanforderungen)
Bearbeitung erarbeiteter Optionen: ca. ab 07-2025
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Ausschreibung enthält Optionen, die ggf. nach dem 30.06.2025 bearbeitet werden sollen (siehe II.2.11).
Beschreibung der Optionen:
Die Ausschreibung enthält Optionen. Es erfolgt ein Abruf, vorbehaltlich der Beschlüsse zur weiteren Umsetzung des Projektes sowie der Entscheidung der AG im weiteren Projektverlauf. Außerdem ist während der Analyse- u. Konzeptionsphase damit zu rechnen, dass einzelne bisher nicht bekannte Optionen erarbeitet werden können. Die daran anschließenden Konzepte werden gemeinsam analysiert und die weitere Vorgehensweise auf Basis der Ausschreibung und der gelegten Angebote abgestimmt. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen Optionen und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Honorarerhöhung) herleiten.
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Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
SEG Stadtentwicklungsgesellschaft Wiesbaden mbH
Konrad-Adenauer-Ring 11
65187 Wiesbaden

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Eignung mit der Bewerbung die nachfolgend unter III.1.1), III.1.2) und III.1.3) geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen vorzulegen. Die Vorlage von Kopien ist zulässig. Der Auftraggeber weist ferner darauf hin, dass unvollständige Teilnahmeanträge vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden können. Es wird empfohlen, den Teilnahmeantrag zu verwenden.
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Der Teilnahmeantrag inkl. Bewertungsmatrix stehen, unter dem in I.3) genannten Link, zum kostenfreien Download zu Verfügung.
Die Bildung einer Bewerbergemeinschaft ist möglich. Bei Bewerbergemeinschaften sind die geforderten Nachweise — soweit einschlägig — grundsätzlich für alle Mitglieder vorzulegen.
Bei den Nachweisen nach III.1.2) und III.1.3) weist jedes Mitglied die Eignung für den Leistungsbestandteil nach, den es übernehmen soll.
Bewerbergemeinschaften haben dem Antrag auf Teilnahme darüber hinaus eine Erklärung beizulegen, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und diese im Falle der Auftragserteilung erklären, einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder im Auftragsfall bestätigt.
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Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften nach Einreichung des Teilnahmeantrags ist unzulässig.
Vorzulegende Eignungsnachweise/-angaben des Bewerbers:
a. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung:
Unter einer "aussagekräftigen Unternehmensdarstellung" wird eine Darstellung Ihres Büros verstanden - z.B. Gründung, Geschichte, Mitarbeiter, Leistungsspektrum, Aufgabenfelder, Arbeitsweise, Büroreferenzen etc. - die es der Vergabestelle ermöglicht, sich zusammen mit den anderen geforderten Unterlagen, einen Gesamteindruck Ihres Unternehmens zu machen.
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b. aktueller Nachweis: Handelsregister, soweit es sich um eine juristische Person handelt, nicht älter als 01.01.2022 oder ein Nachweis der Eintragung in ein Berufsregister/einer Kammerzugehörigkeit.
c. Eigenerklärung des Bewerbers, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und § 124 GWB vorliegen sowie die Verpflichtung zur Tariftreue und Mindestentgelt gem. HVTG.
Geforderte Eignungsnachweise gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
a) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seinen Umsatz für Leistungen, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, in den letzten 3 Geschäftsjahren (§ 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV).
b) Im Falle einer Beauftragung ist vom Bieter eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von je 1.500.000 EUR für Personenschäden sowie 1.000.000 EUR für Sach und Vermögensschäden (§ 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV) nachzuweisen.
Geforderte Eignungsnachweise gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
a. Bescheinigungen über die berufliche Befähigung der Führungskräfte des Bewerbers, insbesondere der für das Projekt verantwortlichen Bearbeiter (§ 46 Abs. 3 Nr. 6 VgV) einschließlich dem Nachweis der Qualifikation und einschlägigen Erfahrungen der verantwortlichen Mitarbeiter in Bezug auf vergleichbare Projekte.
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b. Referenzen:
Wir bitten Sie, uns Referenzprojekte von innerhalb der letzten 7 Jahre (2017-2023) an Sie beauftragten und erbrachten vergleichbaren Leistungen zu nennen, die gewertet werden sollen. Laufende Referenzprojekte werden nur gewertet, wenn sie mindestens bereits ein halbes Jahr Laufzeit aufweisen:
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"Beratungsleistungen von Unternehmen der Immobilienwirtschaft bei Umstellungsprojekten vorhandener IT-Systeme auf SAP S/4HANA".
Die Bewertung der Vergleichbarkeit erfolgt anhand der im Rahmen der mit der Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellten Projektbeschreibung für die hier ausgeschriebene Leistung. Es ist je Referenz eine detaillierte Beschreibung von max. 4 DIN-A4 oder 2 DIN-A3 Seiten sowie eine Beschreibung der Projektbeteiligten nachzuweisen. Es gehen maximal 4 Referenzen in die Wertung ein (siehe Bewertungsmatrix).
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c. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der vom Bewerber oder Bieter in den letzten 3 Jahren Beschäftigten und die Anzahl seiner beschäftigten Führungskräfte in den letzten 3 Jahren (§ 46 Abs.3 Nr. 8 VgV).
d. Eigenerklärung, welche Teile des Auftrages der Bewerber oder Bieter unter Umständen als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV).
Geforderte Eignungsnachweise gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig.
Mindeststandards:
zu III.1.3b:
- es ist mindestens eine Referenz nachzuweisen.
- bei laufenden Projekten: Mindestlaufzeit seit einem halben Jahr

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Die Auswahl der Bieter erfolgt bei Vollständigkeit der nach III.1.1) bis III.1.3) vorzulegenden Nachweise durch Bewertung der vorgelegten Unterlagen gem. III.1.1 bis III.1.3 insbesondere der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzprojekte mit der zu erbringenden Leistung sowie der in der Bewertungsmatrix genannten Kriterien:
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Referenzen:
Wir bitten Sie, uns Referenzprojekte von innerhalb der letzten 7 Jahre (2017-2023) an Sie beauftragten und erbrachten vergleichbaren Leistungen zu nennen, die gewertet werden sollen. Laufende Referenzprojekte werden nur gewertet, wenn sie mindestens bereits ein halbes Jahr Laufzeit aufweisen:
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"Beratungsleistungen von Unternehmen der Immobilienwirtschaft bei Umstellungsprojekten vorhandener IT-Systeme auf SAP S/4HANA".
Die Bewertung der Vergleichbarkeit erfolgt anhand der im Rahmen der mit der Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellten Projektbeschreibung für die hier ausgeschriebene Leistung. Es ist je Referenz eine detaillierte Beschreibung von max. 4 DIN-A4 oder 2 DIN-A3 Seiten sowie eine Beschreibung der Projektbeteiligten nachzuweisen.
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- 1 Projekt = 10 Punkte
- 2 Projekte = 20 Punkte
- 3 Projekte = 30 Punkte
- >= 4 Projekte = 40 Punkte
Zusatzpunkte pro Referenzprojekt:
Auftragsvolumen Referenzprojekt:
- weniger als 100 T€ (netto) = 0 Punkte
- 100-200 T€ (netto) = 10 Punkte
- 200-400 T€ (netto) = 20 Punkte
- mehr als 400 T€ (netto) = 30 Punkte
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-03-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 Monate
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzeption / Herangehensweise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40,00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bürostruktur
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20,00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Akzeptanz des Vertrages
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10,00
Kostenkriterium (Name): Honorar
Kostenkriterium (Gewichtung): 30,00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: WiBau GmbH
Internetadresse: www.wibau-wiesbaden.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.wibau-wiesbaden.de 🌏
Dokumente URL: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18602ef0642-4c2bc0bf3b222bea 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: WiBau Gesellschaft mbH
Land: Wiesbaden, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL der Teilnahme: www.had.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Die SEG Wiesbaden hat ihre Schwestergesellschaft, die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen. Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail an vergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.
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Teilnahmeanträge sowie die späteren Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen. Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben, werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt. Teilnahmeanträge sowie die späteren Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.
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Informationen zum weiteren Verfahren:
Nach abgeschlossenem Teilnahmewettbewerb werden die gem. II.2.9 ausgewählten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Anbieter haben ihren Aufwand zur Angebotserstellung grundsätzlich so zu bemessen, dass keine Entschädigungspflicht des Auftraggebers begründet wird. Insbesondere erwartet der Auftraggeber über die geforderten Angebotsunterlagen hinaus keine sonstigen Unterlagen. Nach Angebotsabgabe wird die Vergabestelle die eingegangenen Angebote prüfen. Die Vergabestelle behält sich gem. § 17 Abs. 11 VgV die Möglichkeit vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote ohne weitere Verhandlung zu erteilen.
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Sollte es zu Aufklärungs-/ Verhandlungsgesprächen kommen, so sollen diese im Laufe des Aprils 2023 stattfinden.
Gem. § 17 Abs. 12 VgV ist die Vergabestelle berechtigt bei den Verhandlungen in Stufen zu verfahren und so ggf. die Anzahl der Teilnehmer zu reduzieren.
In dem hier ausgeschriebenen Projekt gibt es vorbefasste Unternehmen, die sich möglicherweise an diesem Vergabeverfahren beteiligen werden. Der Auftraggeber ergreift gem. § 7 VgV angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch eine möglicherweise stattfindende Teilnahme dieser Unternehmen nicht verzerrt wird. Zu diesen Maßnahmen gehören: Unterrichtung der anderen am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen in Bezug auf die einschlägigen Informationen, hier in Form der Bereitstellung der Machbarkeitsstudie, die im Zusammenhang mit der Leistungsbeschreibung zu sehen ist.
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Verwendung der Vergabeunterlagen:
Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des
Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64295
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151/12-6603 📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Fax: +49 6151/12-5816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
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Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 025-068597 (2023-01-31)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-05-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2 960 880 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 101-311469
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 025-068597
ABl. S-Ausgabe: 101

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Ausgangslage: Mit der aktualisierten Ankündigung der SAP SE, dass die Mainstream-Wartung des SAP ERP nun zum Ende des Jahres 2027 eingestellt wird, stellt sich den SAP-Kunden nicht die Frage ob, sondern wann der optimale Zeitpunkt für die Umstellung auf SAP S/4HANA ist und wie diese erfolgen soll. Aus diesen wirtschaftlichen und organisatorischen Gründen beabsichtigt die SEG eine Einführung von SAP S/4HANA ab 01.01.2024. Mit der Einführung der SAP HANA Plattform sind grundlegende Veränderungen aller SAP-Softwarekomponenten verbunden. Mit der HANA Datenbank ist nun verpflichtend ein neues Datenbankprodukt einzusetzen. Mit der FIORI-Oberflächentechnologie wird eine webbasierte und geräteunabhängige Benutzerschnittstelle angeboten. Ziel ist es, hier vor allem vereinfachte Prozessabläufe zu ermöglichen und Lösungsansätze für Problemstellungen zu harmonisieren ("principle of one"). Umfassende Veränderungen finden somit sowohl auf technischer Ebene, vor allem aber auch auf fachlich/prozessualer Ebene statt. Der Transformationsprozess auf SAP S/4HANA ist daher ein anspruchsvolles und mehrstufiges Vorhaben, welches technische, fachliche, prozessuale und organisatorische Aspekte beinhaltet. Aus diesem Grund begannen bei der SEG die Planungen für die Umstellung auf das Folgeprodukt S/4HANA. Dies mündete 2022 in einer Vorstudie, deren Ergebnis seit Mai 2022 vorliegt. Gegenstand der zu beauftragenden Leistung: Gegenstand der Ausschreibung sind des Weiteren Unterstützungsleistungen im Zuge der Umstellung der vorhandenen IT Systeme (Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM) der SEG und WiBau auf SAP S/4HANA. Die Unterstützung beinhaltet dabei auch die eventuell notwendigen programmtechnischen Anpassungen. Kernanforderung ist die Erbringung der Beratungsleistungen für die Umstellung der IT-Systeme der SEG auf S/4HANA in zwei Schritten zum 01.01.2024 und 01.01.2025 durch den Auftragnehmer. Die jeweiligen Schritte orientieren sich an der Machbarkeitsstudie vom Mai 2022. Darüber hinaus sollen die Prozessverantwortlichen auf Auftraggeberseite gemeinschaftlich in die Lage versetzt werden, die Umstellung innerhalb des vorgesehen Zeitrahmens umzusetzen. Dabei ist die Anpassung sowohl aus technischer Sicht als auch an gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen. In einer Vertragslaufzeit von zunächst rd. 2 Jahren ist in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister (AN) geplant, in einem selektiven Greenfield-Ansatz und unter Verwendung von z.B. Focused Build als Projektsteuerungstool auf S/4HANA zu wechseln. Änderungen sehen wir unter anderem in folgenden Bereichen • Einführung von (digitalen) Workflows • Ablösung der Systeme Prowoh, CostCo und ggfs. CAFM • neues Berichtswesen • Stammdatenänderung • Standardisierung sämtlicher Prozesse • Einführung von Fiori-Apps Nach Produktivstart soll die SEG in der Lage sein, das System selbstständig zu nutzen. Der AN kümmert sich um die Pflege und die konkrete Umsetzung im System als auch um das Vermitteln von relevantem Grundlagen- und Hintergrundwissen. Detaillierte und ausführliche Angaben sind der beigefügten Leistungsbeschreibung samtzugehörigen Anlagen (Anlage 02a) zu entnehmen. Zeitplan der Leistungserbringung: Beginn Leistungserbringung: ca. 06-2023 Designphase: ca. 06-2023 bis ca. 08-2023 Realisierungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023 Bereitstellungsphase: ca. 09-2023 bis ca. 12-2023 Betriebsphase: ca. ab 01.01.2024 Nachsorgephase: ca. ab 01-2024 bis 03-2024 Ende Leistungserbringung: 06-2025 (Mindestanforderungen) Bearbeitung erarbeiteter Optionen: ca. ab 07-2025
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Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-05-16 📅
Name: Aareon Deutschland GmbH
Postanschrift: Isaac-Fulda-Allee 6
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55124
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 61313010 📞
E-Mail: ausschreibungen@aareon.com 📧
Land: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 2 960 880 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postleitzahl: 64283
Quelle: OJS 2023/S 101-311469 (2023-05-23)
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