Unterstützungsleistungen im Bereich Microsoft Exchange Server Infrastruktur

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von Unterstützungsleistungen im Bereich Microsoft Exchange Server Infrastruktur, insbesondere Projekt- und Beratungsleistungen. Dazu erbringt der/die Auftragnehmer/in insbesondere Leistungen der Projektvorbereitung und -planung, der Projektdurchführung und -begleitung sowie der laufende Wartung und Pflege im Rahmen des Projektsupports. Maßgeblich hierfür ist die Kompetenz der eingesetzten Beschäftigten. Die Leistungserbringung erfolgt auf Basis einer Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 18 Monaten. Mit dem Zuschlag wird ein Erstabruf beauftragt. Ein Anspruch auf Abruf von Leistungen über den Erstabruf hinaus besteht nicht.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Beschaffung sind die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen, insbesondere folgende Projekt- und Beratungsleistungen:
 Projektvorbereitung und -planung:
o Unterstützung der Auftraggeberin bei der Erstellung und Fortschreibung der allgemeinen Projektplanung für die Umsetzung der MS Exchange Modernisierung in Abhängigkeit von den anderen Vorhaben der Auftraggeberin
o Unterstützung beim LifeCycle-Management der zugewiesenen IT-Services und IT Produkte
o Erstellung eines Ablaufplans mit Maßnahmen und Arbeitspaketen
o Erstellung von Grobkonzepten als Grundlage für Feinplanungen und mögliche Beschaffungsmaßnahmen
o Fachliche und inhaltliche Unterstützung von Beschaffungsmaßnahmen bezogen auf die MS Exchange Infrastruktur
o Begleitung und Unterstützung des Anforderungsmanagements für die Modernisierung der MS Exchange Infrastruktur sowie der zugrundeliegenden Prozesslandschaft
o Abstimmung der Planungen und Maßnahmen mit den anderen Projekten zur IT Modernisierung der Auftraggeberin
 Projektdurchführung und -begleitung:
o Erstellung von Feinkonzeptionen auf der Basis der Grobkonzepte und Anforderungen
o Festlegung von Zeit- und Arbeitsplänen und Abstimmung mit der Auftraggeberin
o Abstimmung der laufenden Projektarbeit mit der Auftraggeberin sowie Fortschreibung der Arbeitspakete und Maßnahmen
o Erstellung von Konfigurationsvorgaben in Abstimmung mit der Auftraggeberin
o Berichterstattung an die Auftraggeberin in Bezug auf die laufenden Maßnahmen und Umsetzung sowie Erstellung und Fortschreibung eines Risikokatalogs
o Pflege der Betriebskonzepte und Erstellung von Roadmaps für die Update-/Release-Planung
o Dokumentation der umgesetzten Maßnahmen und Konfigurationen und Fortschreibung der Architekturplanung und -dokumentation
 Laufende Wartung und Pflege im Rahmen des Projektsupports:
o Planung und Vorbereitung der Maßnahmen zur Inbetriebnahme für die neue MS Exchange Infrastruktur und ihrer Komponenten
o De-/Installieren zugewiesener IT-Services sowie IT-Produkte im Servicebereich und einrichten von Schnittstellen zwischen mehreren IT-Produkten
o Erstellung und Fortschreibung eines Wartungs- und Pflegeplans für die neue Infrastruktur
o Planung und Abstimmung von Qualifikationsmaßnahmen für die Beschäftigten der Auftraggeberin in Bezug auf den Betrieb der neuen Infrastruktur
o Planung und Durchführung von Coaching der Beschäftigten der Auftraggeberin in der neuen Umgebung
o Durchführung von Troubleshooting und Fehlerbehebungsmaßnahmen im laufenden Betrieb im Rahmen eines Early-Life-Support
o Wiederherstellungen oder Entstörungen (im Sinne einer Umgehungslösung) von Systemausfällen nach widersprüchlichen Fehlermeldungen durch umfangreiche Analysen auf Basis von unterschiedlichen Systemauswertungen
o Einrichtung und Durchführung von Betriebs- und Performance-Monitoring sowie Auswertung und Berichterstattung an die Auftraggeberin
o Ermittlung unbekannter Ursachen für Fehler in den umgesetzten Gewerken sowie Identifizierung, Planung und Durchführung von behebenden Maßnahmen im laufenden Betrieb und Projekt
o Abstimmung mit anderen Projektbereichen der Modernisierungsprojekte der Auftraggeberin in Bezug auf unterstützende Maßnahmen sowie Unterstützung dieser Bereiche bei möglichen Maßnahmen zum Troubleshooting
Von dem/der Auftragnehmer/in wird dazu eine ganzheitliche Unterstützungsleistung erwartet, die insbesondere die qualitätsgerechte und effiziente Leistungserbringung sowie die fachliche Einweisung der Auftraggeberin sicherstellt.
Auf Abrufe über den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Erstabruf hinaus besteht kein Anspruch des/der Auftragnehmer/in. Die Auftraggeberin ist jedoch jederzeit zum Abruf der beschriebenen Leistungen berechtigt. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung sind von dem/der Bieter/in bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3) dieser Bekanntmachung:
1. Angabe des Namens bzw. der Firma/Bezeichnung des/der Bieter/in. Der/die Bieter/in hat eine für das Verfahren zuständige Ansprechperson mit Kontaktdaten anzugeben.
2. Angabe, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt. Sofern keine Eintragung im Handelsregister vorliegt, Auszug (Kopie) aus dem Berufsregister, soweit der/die Bieter/in bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft dort eingetragen ist, oder vergleichbarer Nachweis der Existenz des Unternehmens, jeweils nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote. Der eingereichte Nachweis gibt den aktuellen Eintragungsstand wieder. Liegt eine Eintragung im Handelsregister vor, wird die Auftraggeberin einen aktuellen Auszug abrufen.
3. Sofern Sie als Bietergemeinschaft teilnehmen, ist eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterschriebene Erklärung einzureichen, in der alle Mitglieder der Bietergemeinschaft namentlich benannt werden und erklären, dass das in der Erklärung bezeichnete geschäftsführende Mitglied die Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, dies schließt Erklärungen im Vergabeverfahren ein, dass das in der Erklärung bezeichnete geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung Zahlungen entgegenzunehmen und sich die Mitglieder im Auftragsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenschließen und als Gesamtschuldner haften und die gesamtschuldnerische Haftung auch nach Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder dem Ausscheiden eines oder mehrerer Mitglieder bestehen bleibt und § 160 HGB keine Anwendung findet.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bieter/in bzw. jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3 dieser Bekanntmachung:
Eigenerklärung zum Jahresumsatz des/der Bieters/in in EUR (netto) jeweils für die letzten drei Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Vergleichbare Leistungen in diesem Sinne sind solche wie unter den Ziffern II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben. Die Angaben zum Jahresumsatz müssen sich dabei auf das in dieser Vergabe bietende Unternehmen, nicht auf den gesamten Konzern beziehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bieter/in bzw. der Bietergemeinschaft folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise beizubringen. Bitte beachten Sie zusätzlich die Ziffern III. 2) und Ziffer VI. 3) dieser Bekanntmachung:
1. Einreichung einer selbst zu erstellenden Unterlage mit kurzer und aussagekräftiger Darstellung zu den vorhandenen Erfahrungen des/der Bietenden bzw. der Bietergemeinschaft im Bereich Microsoft Exchange Server Infrastruktur. Die Darstellung dient dem Nachweis der beruflichen Leistungsfähigkeit und Kapazitäten. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass die Darstellung kompakt auf einer DIN A4 Seite erfolgen kann.
2. Liste mit Referenzen über die in den letzten drei Jahren ausgeführten vergleichbaren (Teil-)Leistungen, aus denen die Auftraggeberin ersehen kann, dass der/die Bietende bzw. die Bietergemeinschaft über ausreichend vergleichbare Erfahrungen mit den hier zur Vergabe anstehenden Teilleistungen verfügt. Vergleichbare Leistungen in diesem Sinne sind solche wie in den Ziffern II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben. Aus der Referenzliste müssen sich je Referenz folgende Angaben ergeben:
• Leistungsempfänger mind. Angabe Branche und Größe;
• Art und Umfang der erbrachten Leistungen: Beschreibung, aus der die Vergleichbarkeit der Referenz mit den hier ausgeschriebenen Leistungen anschaulich wird, insbesondere solche wie in den Ziffern II.1.4) und II.2.4) dieser Bekanntmachung beschrieben, die die jeweils unter Ziffer II.2.4) dieser Bekanntmachung genannten Themenbereiche abdecken;
• Zeitraum der Leistungserbringung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. 1. Eigenerklärung,
- dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen. Anderenfalls sind nähere Angaben zu machen.
- über die Einhaltung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit der Unternehmer der Pflicht zur Beitragszahlung unterfällt. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist der Nachweis zu führen.
- dass keine Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB beim Bietenden, Mitglied der Bietergemeinschaft sowie Dritten vorliegen. Wenn doch, sind nähere Angaben zu machen.
- dass keine Ausschlussgründe gemäß § 21 AentG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 98c AufenthG vorliegen
- dass das Unternehmen nicht gem. § 404 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3 SGB III, §§ 15, 15 a, 16 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 1 b, Nr. 2 AÜG mit Freiheits- oder Geldstrafe und/oder Geldbuße von wenigstens EUR 2.500 belegt worden ist.
2. Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses.
3. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Russlandbezügen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO EU 2022/576.

1. Zu Ziffer IV.1.1) dieser Bekanntmachung: Das Vergabeverfahren wird als Offenes Verfahren nach der VgV durchgeführt.
2. Bitte beachten Sie bei der Erstellung und Einreichung Ihres Angebots, dass wir die von Ihnen darin angegebenen personenbezogenen Daten für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens verarbeiten werden, um unserer rechtlichen Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens vor Auftragserteilung nachzukommen. Ihr Angebot und damit die Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine notwendige vorvertragliche Maßnahme.
3. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zum Gegenstand des Auftrags sind ausschließlich per E-Mail über die Kommunikationsfunktion von subreport-ELViS an die Auftraggeberin zu richten. Sie sind in deutscher Sprache zu formulieren. Bitte beachten Sie, dass wir Antworten und Auskünfte ebenfalls auf der Plattform bei subreport-ELViS hochladen. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt nur, wenn Sie sich dort für dieses Verfahren registriert haben.
4. Die Vergabeunterlagen können unter dem in Ziffer I.3) dieser Bekanntmachung angegebenen Link herunterladen. Dort sind auch Vorlagen für Erklärungen zu Abschnitt III. dieser Bekanntmachung enthalten. Die Unterlage Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält weitere Hinweise zum Verfahren und dessen Ablauf.
5. Der/die Bietende, im Fall einer Bietergemeinschaft, jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft, erklären oder legen dar, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 5k Abs. 1 lit. a) bis c) VO EU 2022/576 nicht vorliegen.
6. Die Auftraggeberin wird über den/die Bieter/in bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft und Dritten, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, eine Abfrage im Wettbewerbsregister gemäß § 6 Abs. 1 WRegG durchführen und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO anfordern und diesen ihrer Entscheidung über die Geeignetheit des/der Bieter/in bzw. Bietergemeinschaft zu Grunde legen.
7. Sofern Sie sich auf andere Unternehmen zur Erbringung eines Teils der Leistung berufen (Unterauftragnehmer), haben Sie dies mit dem Angebot mitzuteilen. Vor Zuschlagserteilung sind für diese das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nachzuweisen und entsprechende Verpflichtungserklärungen beizubringen.
8. Ein/e Bieter/in kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritte/Unterauftragnehmende/Konzernunternehmen; nachfolgend „Dritte(n)“) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm/ihr und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Bei Eignungsleihe hat der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft
- den Umfang der Eignungsleihe sowie die Dritten mit seinem/ihrem Angebot zu benennen;
- die gemäß Ziffer III.1.2) und/oder Ziffer III.1.3) dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise für jeden Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft auf die wirtschaftliche und finanzielle und/oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Dritten bezieht;
- Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Dritten auch die Angaben gemäß Ziffer III.2. 2) Nr. 1 dieser Bekanntmachung vorlegen.
- Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Dritten eine Erklärung vorzulegen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, dass der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft im Auftragsfall auf die erforderlichen Mittel dieses Dritten in dem benannten Umfang vollumfänglich zugreifen kann (z. B. Verpflichtungserklärung).
- Sofern Sie sich für die berufliche Erfahrung (Referenzen) auf die Kapazitäten Dritter beziehen, beachten Sie bitte, dass diese Dritten im Umfang der Eignungsleihe für die Ausführung der Leistungen einzusetzen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
1. Informations- und Wartepflichten (§ 134 GWB)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
2. Unwirksamkeitsfolgen (§ 135 GWB)
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
- gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
3. Einleitung, Antragsfrist (§ 160 GWB)
Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.