Vergabe von Sicherheitsleistungen für das Landesarchiv Baden-Württemberg, Abteilung Generallandesarchiv Karlsruhe, Nördliche Hildapromenade 3, 76133 Karlsruhe

Titel

Vergabe von Sicherheitsleistungen für das Landesarchiv Baden-Württemberg, Abteilung Generallandesarchiv Karlsruhe, Nördliche Hildapromenade 3, 76133 Karlsruhe
2023000338

Kurze Beschreibung

Gegenstand der anstehenden Ausschreibung sind die Bewachung des Gebäudes des Generallandesarchivs und die Abwicklung der daraus resultierenden Sicherheitsaufgaben.
Die traditionsreiche Abteilung Generallandesarchiv Karlsruhe ist heute zuständig für das Schriftgut der Landesbehörden und Gerichte im Regierungsbezirk Karlsruhe und die dort angesiedelten regionalen Bundesbehörden.
Den historischen Kern dieser in einem 1905 fertig gestellten Zweckbau untergebrachten Abteilung aber bildet die Überlieferung der Markgrafen von Baden, die Archive der Bischöfe von Speyer und Konstanz, Teile der bischöflichen Archive aus Straßburg und Basel, Archive der Ritterorden und vor allem viele Archive aufgehobener Klöster wie Salem, Reichenau, St. Blasien, St. Peter, Schwarzach oder Frauenalb. Aus diesen Klöstern stammen die meisten der rund 130 000 Urkunden. Mit der Mediatisierung gelangten die Kantonsarchive der Reichsritterschaft und Teile der reichsstädtischen Archive hierher, ebenso Teile des kurpfälzischen Archivs und vorderösterreichische Archivalienüberlieferung.
Von großer Bedeutung ist weiterhin die archivalische Überlieferung der obersten Verwaltungsebene des Großherzogtums Baden aus dem 19. und 20. Jahrhundert. Dazu zählen die Akten des badischen Landtags und der Ministerien, die Überlieferung der großherzoglichen Hofbehörden, aber auch des badischen Armeekorps im preußischen Heer sowie die Überlieferung der badischen Mittel- und Unterbehörden aus dem nordbadischen Raum als unerschöpflicher Fundus für die Regional- und Ortsforschung. Das Großherzogliche Familienarchiv befindet sich im Gebäude, ferner sind zahlreiche Adels-und Privatarchive hinterlegt, aber auch Nachlässe bedeutender Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens. In den reichhaltigen Sammlungen finden sich Karten und Pläne ebenso wie Plakate, Bildnisse und Fotografien.
Der Vertrag hat eine Laufzeit bis 31.12.2024. Er verlängert sich um jeweils 6 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf des Verlängerungszeitraums in Textform gekündigt wird. Der Vertrag endet ohne dass es einer Kündigung bedarf zum 30.06.2027. Leistungsbeginn ist der 01.07.2023.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der anstehenden Ausschreibung sind die Bewachung des Gebäudes des Generallandesarchivs und die Abwicklung der daraus resultierenden Sicherheitsaufgaben.
Die traditionsreiche Abteilung Generallandesarchiv Karlsruhe ist heute zuständig für das Schriftgut der Landesbehörden und Gerichte im Regierungsbezirk Karlsruhe und die dort angesiedelten regionalen Bundesbehörden.
Den historischen Kern dieser in einem 1905 fertig gestellten Zweckbau untergebrachten Abteilung aber bildet die Überlieferung der Markgrafen von Baden, die Archive der Bischöfe von Speyer und Konstanz, Teile der bischöflichen Archive aus Straßburg und Basel, Archive der Ritterorden und vor allem viele Archive aufgehobener Klöster wie Salem, Reichenau, St. Blasien, St. Peter, Schwarzach oder Frauenalb. Aus diesen Klöstern stammen die meisten der rund 130 000 Urkunden. Mit der Mediatisierung gelangten die Kantonsarchive der Reichsritterschaft und Teile der reichsstädtischen Archive hierher, ebenso Teile des kurpfälzischen Archivs und vorderösterreichische Archivalienüberlieferung.
Von großer Bedeutung ist weiterhin die archivalische Überlieferung der obersten Verwaltungsebene des Großherzogtums Baden aus dem 19. und 20. Jahrhundert. Dazu zählen die Akten des badischen Landtags und der Ministerien, die Überlieferung der großherzoglichen Hofbehörden, aber auch des badischen Armeekorps im preußischen Heer sowie die Überlieferung der badischen Mittel- und Unterbehörden aus dem nordbadischen Raum als unerschöpflicher Fundus für die Regional- und Ortsforschung. Das Großherzogliche Familienarchiv befindet sich im Gebäude, ferner sind zahlreiche Adels-und Privatarchive hinterlegt, aber auch Nachlässe bedeutender Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens. In den reichhaltigen Sammlungen finden sich Karten und Pläne ebenso wie Plakate, Bildnisse und Fotografien.
Der Vertrag hat eine Laufzeit bis 31.12.2024. Er verlängert sich um jeweils 6 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf des Verlängerungszeitraums in Textform gekündigt wird. Der Vertrag endet ohne dass es einer Kündigung bedarf zum 30.06.2027. Leistungsbeginn ist der 01.07.2023.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag hat eine Laufzeit bis 31.12.2024. Er verlängert sich um jeweils 6 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf des Verlängerungszeitraums in Textform gekündigt wird. Der Vertrag endet ohne dass es einer Kündigung bedarf zum 30.06.2027. Leistungsbeginn ist der 01.07.2023.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Aufforderung Teilnahme Wettbewerb:
3.1. Wertungsmethode Teilnahmewettbewerb / Bewerberpräsentation
Die Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, wird auf maximal 3 beschränkt. Die Ermittlung der 3 geeigneten Bewerber erfolgt nach folgenden Ausschluss- und Wertungskriterien:
3.2. Ausschlusskriterien
Alle Bewerber haben die geforderten Ausschlusskriterien vollständig zu erfüllen:
3.2.1. Ausschlusskriterium Nr. 1: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates (in nicht beglaubigter Kopie) oder durch Nachweis auf andere Weise. Vorgenannte Unterlagen dürfen im Zeitpunkt des Ablaufes der Teilnahmefrist nicht älter als 6 Monate sein.
Eigenerklärung zu § 123 (1) bis (3) GWB
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass keine der in § 123 Absatz 1 bis 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Ausschlussgründe vorliegen.
Eigenerklärung zu § 123 (4), § 124 (1)2 GWB
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass keine der in § 123 Absatz 4 und § 124 Absatz 1 Nummer 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Ausschlussgründe vorliegen.
Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
Ich/wir bestätige(n), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 des Gesetzes zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns (MiloG) nicht vorliegen.
3.2.2. Ausschlusskriterium Nr. 2: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nr. 1: Ich/wir bestätige(n), im Auftragsfall einen Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung oder eine Erklärung einer Versicherungsgesellschaft mit folgenden Mindestdeckungssummen:
• Personen- und Sachschäden je Versicherungsfall mind. € 3 Mio.
• Vermögensschäden je Versicherungsfall mind. € 500.000,00.
• Abhandenkommen bewachter Sachen je Versicherungsfall mind. € 1 Mio.
• Abhandenkommen überlassener Schlüssel je Versicherungsfall mind. € 250.000,00
vorzulegen.
Nr. 2: Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass ich/wir den Gesamtumsatz der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) auf einer separaten Anlage zum Angebot hochladen werde(n). Weiter bestätigen(n) ich/wir, dass ich/wir davon Kenntnis genommen habe(n), dass eine fehlende Angabe zum Gesamtumsatz der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) zum Ausschluss des Angebots führt.
3.3. Wertungskriterien - Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
3.3.1. Bewerberpräsentation
Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine Bewerberpräsentation einzureichen. Die Bewerberpräsentation (Powerpoint-Präsentation) muss mit dem Teilnahmeantrag als Anlage zur Bewerbung auf das E-Vergabeportal hochgeladen werden.
Die Bewerber haben in der Bewerberpräsentation mindestens drei Referenzprojekte (mind. 3 Referenzen = Ausschlusskriterium) bezogen auf den Auftragsgegenstand (Übernahme von Bewachungsdienstleistungen von öffentlichen Gebäuden - Ausschlusskriterium) innerhalb der letzten 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Bewerbungsfrist) darzustellen.
Die Bewerber haben dabei bei allen 3 Referenzprojekten auf
- die Beschreibung der Personalrekrutierung
- die Qualifikatiion des eingesetzten Personals
- die Personal bzw. Einsatzplanung (Anzahl Personal, Personalausfall)
- den Einsatz eines elektronischen Wächtersystems zur Dokumentation des Wachganges
einzugehen.
Dem Bewerber steht es frei in der Präsentation mehr als 3 Referenzen zu nennen. In diesem Fall hat der Bewerber die 3 für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Referenzen zu benennen, welche dann in die Wertung einfließen.
Jede dieser 3 vom Bewerber benannten Referenzen fließt in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.
3.3.2. Bewertung Bewerberpräsentation
Die Bewertung erfolgt nach folgenden Wertungskriterien:
• Gewichtung 30 % (absolute Gewichtung 10 %) Beschreibung Personalrekrutierung - Maximalpunktzahl 10 Punkte
• Gewichtung 30 % (absolute Gewichtung 10 %) Beschreibung Qualifikation des eingesetzten Personals - Maximalpunktzahl 10 Punkte
• Gewichtung 20 % (absolute Gewichtung 6,67 %) Beschreibung der Personal bzw. Einsatzplanung (Anzahl Personal, Personalausfall) - Maximalpunktzahl 10 Punkte
• Gewichtung 20 % (absolute Gewichtung 6,67 %) Beschreibung des Einsatzes eines elektronischen Wächtersystems zur Dokumentation des Wachganges - Maximalpunktzahl 10 Punkte
Die vorzulegenden Konzepte werden wie folgt bewertet:
0 bis 3 Punkte = Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad: Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt wenig nachvollziehbare Darstellung
4 bis 7 Punkte = Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen der Auftraggeberin heranreicht
8 bis 10 Punkte = Insgesamt überdurchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen der Auftraggeberin voll oder in einem besonderen Maße entspricht
Die drei Bewerber, die sämtliche Mindestanforderungen erfüllen und den höchsten EP-Wert erreichen, werden zur Abgabe des Angebots aufgefordert.
Bei gleichem EP-Wert wird der Bewerber ausgewählt, welcher gemäß nachfolgender Gewichtungsreihenfolge jeweils die höhere Punktzahl erreicht hat:
• Gewichtung 30 % (absolute Gewichtung 10 %) Beschreibung Personalrekrutierung - Maximalpunktzahl 10 Punkte
• Gewichtung 30 % (absolute Gewichtung 10 %) Beschreibung Qualifikation des eingesetzten Personals - Maximalpunktzahl 10 Punkte
• Gewichtung 20 % (absolute Gewichtung 6,67 %) Beschreibung der Personal bzw. Einsatzplanung (Anzahl Personal, Personalausfall) - Maximalpunktzahl 10 Punkte
• Gewichtung 20 % (absolute Gewichtung 6,67 %) Beschreibung des Einsatzes eines elektronischen Wächtersystems zur Dokumentation des Wachganges - Maximalpunktzahl 10 Punkte
Bei nochmaliger gleicher Punktzahl entscheidet das Los..

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Gemäß den Regelungen im Dokument Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb:
Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates (in nicht beglaubigter Kopie) oder durch Nachweis auf andere Weise. Vorgenannte Unterlagen dürfen im Zeitpunkt des Ablaufes der Teilnahmefrist nicht älter als 6 Monate sein.
Eigenerklärung zu § 123 (1) bis (3) GWB
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass keine der in § 123 Absatz 1 bis 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Ausschlussgründe vorliegen.
Eigenerklärung zu § 123 (4), § 124 (1)2 GWB
Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass keine der in § 123 Absatz 4 und § 124 Absatz 1 Nummer 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen genannten Ausschlussgründe vorliegen.
Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
Ich/wir bestätige(n), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 des Gesetzes zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns (MiloG) nicht vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gemäß den Regelungen im Dokument Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb:
Nr. 1: Ich/wir bestätige(n), im Auftragsfall einen Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung oder eine Erklärung einer Versicherungsgesellschaft mit folgenden Mindestdeckungssummen:
• Personen- und Sachschäden je Versicherungsfall mind. € 3 Mio.
• Vermögensschäden je Versicherungsfall mind. € 500.000,00.
• Abhandenkommen bewachter Sachen je Versicherungsfall mind. € 1 Mio.
• Abhandenkommen überlassener Schlüssel je Versicherungsfall mind. € 250.000,00
vorzulegen.
Nr. 2: Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass ich/wir den Gesamtumsatz der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) auf einer separaten Anlage zum Angebot hochladen werde(n). Weiter bestätigen(n) ich/wir, dass ich/wir davon Kenntnis genommen habe(n), dass eine fehlende Angabe zum Gesamtumsatz der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) zum Ausschluss des Angebots führt.

Nr. 1: Ich/wir bestätige(n), im Auftragsfall einen Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung oder eine Erklärung einer Versicherungsgesellschaft mit folgenden Mindestdeckungssummen:
• Personen- und Sachschäden je Versicherungsfall mind. € 3 Mio.
• Vermögensschäden je Versicherungsfall mind. € 500.000,00.
• Abhandenkommen bewachter Sachen je Versicherungsfall mind. € 1 Mio.
• Abhandenkommen überlassener Schlüssel je Versicherungsfall mind. € 250.000,00
vorzulegen.
Nr. 2: Hiermit bestätige(n) ich/wir, dass ich/wir den Gesamtumsatz der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) auf einer separaten Anlage zum Angebot hochladen werde(n). Weiter bestätigen(n) ich/wir, dass ich/wir davon Kenntnis genommen habe(n), dass eine fehlende Angabe zum Gesamtumsatz der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) zum Ausschluss des Angebots führt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gemäß den Regelungen im Dokument Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb; siehe auch Ziff. II.2.9) Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden:
Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine Bewerberpräsentation einzureichen. Die Bewerberpräsentation (Powerpoint-Präsentation) muss mit dem Teilnahmeantrag als Anlage zur Bewerbung auf das E-Vergabeportal hochgeladen werden.
Die Bewerber haben in der Bewerberpräsentation mindestens drei Referenzprojekte (mind. 3 Referenzen = Ausschlusskriterium) bezogen auf den Auftragsgegenstand (Übernahme von Bewachungsdienstleistungen von öffentlichen Gebäuden - Ausschlusskriterium) innerhalb der letzten 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Bewerbungsfrist) darzustellen.
Die Bewerber haben dabei bei allen 3 Referenzprojekten auf
- die Beschreibung der Personalrekrutierung
- die Qualifikatiion des eingesetzten Personals
- die Personal bzw. Einsatzplanung (Anzahl Personal, Personalausfall)
- den Einsatz eines elektronischen Wächtersystems zur Dokumentation des Wachganges
einzugehen.
Dem Bewerber steht es frei in der Präsentation mehr als 3 Referenzen zu nennen. In diesem Fall hat der Bewerber die 3 für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Referenzen zu benennen, welche dann in die Wertung einfließen.
Jede dieser 3 vom Bewerber benannten Referenzen fließt in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine Bewerberpräsentation einzureichen. Die Bewerberpräsentation (Powerpoint-Präsentation) muss mit dem Teilnahmeantrag als Anlage zur Bewerbung auf das E-Vergabeportal hochgeladen werden.
Die Bewerber haben in der Bewerberpräsentation mindestens drei Referenzprojekte (mind. 3 Referenzen = Ausschlusskriterium) bezogen auf den Auftragsgegenstand (Übernahme von Bewachungsdienstleistungen von öffentlichen Gebäuden - Ausschlusskriterium) innerhalb der letzten 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Bewerbungsfrist) darzustellen.
Die Bewerber haben dabei bei allen 3 Referenzprojekten auf
- die Beschreibung der Personalrekrutierung
- die Qualifikatiion des eingesetzten Personals
- die Personal bzw. Einsatzplanung (Anzahl Personal, Personalausfall)
- den Einsatz eines elektronischen Wächtersystems zur Dokumentation des Wachganges
einzugehen.
Dem Bewerber steht es frei in der Präsentation mehr als 3 Referenzen zu nennen. In diesem Fall hat der Bewerber die 3 für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Referenzen zu benennen, welche dann in die Wertung einfließen.
Jede dieser 3 vom Bewerber benannten Referenzen fließt in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Einschaltung von Nachunternehmern ist für den Fall der Auftragserteilung nicht zulässig.
Gem. § 128 (2) GWB i.V.m. § 47 (5) VgV sind zur Gewährleistung der Sicherheit sämtliche Leistungen vom Hauptauftragnehmer selbst - d.h. eigenhändig mit eigenen Mitarbeitern und nicht durch Nach- oder Unterauftragnehmer - zu erbringen

Die Ausschreibung wird ausschließlich elektronisch abgewickelt. Zur Teilnahme an dieser Ausschreibung registrieren Sie sich bitte kostenlos auf dem Ausschreibungsportal:
http://www.deutsche-evergabe.de
Die Unterlagen sind dort hinterlegt unter der Projektnummer 2023000338.
Bitte füllen Sie die Unterlagen mit Hilfe des Programm − Assistenten aus und wenden sich bei Rückfragen zur Bedienung der Software an
https://www.deutsche-evergabe.de
Angebote dürfen ausschließlich elektronisch abgegeben werden. Bieter, die über keine elektronische Signatur verfügen, haben die Möglichkeit der elektronischen Abgabe in Textform gem. § 126b BGB (s.a. Ziff. 1.1 der Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb).
Die genaue Anleitung zur Angebotsabgabe ist auf der Vergabeplattform ersichtlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag das erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.