Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Büroarbeitsstühlen für die Stadtverwaltung Essen

Kurze Beschreibung

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Büroarbeitsstühle benötigt. Zudem wurde im Jahr 2019 der Austausch aller Büroarbeitsstühle an Verwaltungsarbeitsplätzen gegen ergonomische Büroarbeitsstühle (Modell Axia 2.4 der Firma BMA) begonnen. Der Abschluss dieses Austauschprogramms steht im Jahr 2025 an. Der aktuelle Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroarbeitsstühlen wird voraussichtlich spätestens Anfang bis Mitte April 2025 ausgeschöpft sein. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Folgerahmenvertrags über die Lieferung von Büroarbeitsstühlen für die Stadt Essen.

Die Leistung wird in zwei Losen vergeben:

- Los 1: Lieferung von ca. 320 Büroarbeitsstühlen des Modells Axia 2.4 der Firma BMA oder gleichwertig
(inkl. Koordinationsleistungen und Altstuhlverwertung) im Rahmen des Austauschprogramms im Jahr 2025 sowie die Lieferung von Ersatzteilen in den Folgejahren

- Los 2: Lieferung von Büroarbeitsstühlen im Rahmen von Ersatz- und Neubeschaffungen

Die beauftragten Büroarbeitsstühle oder Zubehörteile sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 30 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern.
Die Vertragslaufzeit beider Lose beginnt nach Ausschöpfung des aktuell noch bestehenden Rahmenvertrags mit dem ersten Abruf (voraussichtlich Anfang bis Mitte April 2025), frühestens mit Zuschlagserteilung. Die Grundvertragslaufzeit beträgt jeweils ein Jahr ab Beauftragung, zuzüglich der dreimaligen Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre beträgt. Sofern bis zum 31. Oktober 2025 bzw. bis zum 31. Oktober der Folgejahre keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder des Auftragnehmers erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr.

Die Werthöchstgrenze, der aus dem zu schließenden Rahmenvertrag abzurufenden Büroarbeitsstühle, beträgt für die Gesamtvertragslaufzeit inkl. aller Optionen 520.139,50 EUR Brutto für Los 1 und 1.475.142,33 Brutto für Los 2.

Eine Gewährung von 10 Jahren Garantie auf alle Bestandteile der Büroarbeitsstühle zu Los 1 und 2 ist ebenso Vorraussetzung, wie eine Nachkaufgarantie von mindestens 10 Jahren ab Kaufdatum für sämtliche Ersatzteile. Innerhalb des Gewährleistungszeitraums werden sämtliche Gewähr- und Garantieleistungen kostenfrei erbracht. Es können seitens des Auftragnehmers auch keine Fracht-, Fahrt- oder Lohnkosten geltend gemacht werden. Eine Gewährleistungspflicht besteht für die vollständige Funktionssicherheit auch dann, wenn der Mangel oder Fehler bei der Entgegennahme der Lieferleistung bereits bestand, jedoch nicht erkannt wurde.

Alle Büroarbeitsstühle müssen sichtbar (z.B. unter der Sitzschale) mit dem Herstellernamen, dem Modellnamen und dem Liefertermin (mindestens Monat und Jahr) versehen sein, um Gewährleistungsansprüche zwischen dem Lieferanten und dem Bedarfsträger nachvollziehen zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Im Jahr 2025 sollen alle noch nicht mit einem ergonomischen Büroarbeitsstuhl ausgestatteten Arbeitsplätze (s. "Lieferliste Austauschprogramm 2025") mit dem Stuhlmodell Axia 2.4 der Firma BMA ausgestattet werden. Es sind in etwa 320 Stühle dieses Modells zu liefern. Der genaue Bedarf ist durch den Auftragnehmer zu ermitteln. Im Jahr 2025 und den Folgejahren sind zudem Ersatzteile (Rollen, Sitz- und Rückenpolster) für die in dem Zeitraum ab 2019 neu beschafften Stühle zu liefern.

Die Büroarbeitsstühle BMA Axia 2.4 sind in der folgenden Modellvariante zu liefern:
- Extra hoher Rücken, gepolstert (54 cm)
- Extra dickes Sitzpolster (7 cm)
- A-Mechanik mit Rückenwinkelverstellung
- Gasfeder mit Sitzhöhe 40-55 cm
- Fußkreuz (Durchmesser 67 cm) aus Aluminium in polierter Ausführung
- Bezug Gabriel Select SC 60134 (200.000 Scheuertouren)
- mit integrierter Beckenstütze
- beidseitig bedienbar mit Piktogrammen auf allen Bedienhebeln
- Sitztiefenverstellung von 38 - 48 cm
- Multifunktionsarmlehnen schwarz / Aufnahme Aluminium poliert
- Rückenlehnenhalter Aluminium poliert
- Wahlweise Rollen für harte oder weiche Böden (Durchmesser 65 mm)
- Inklusive Smart Active Funktion

Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer zu Los 1 die im folgenden Verlauf der Leistungsbeschreibung beschriebenen Koordinierungsaufgaben für den noch ausstehenden Büroarbeitsstuhlaustausch im Jahr 2025 übernimmt. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezüglich notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen.

Koordinierungsaufgaben

Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms im Jahr 2025 sind folgende Koordinierungsaufgaben zu erbringen:

- Planung der Reihenfolge und Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche
(Die Fachbereiche und Standorte sind dem in den Vergabeunterlagen enthaltenen Anhang "Lieferliste Austauschprogramm 2025" zu entnehmen. Änderungen sind unwahrscheinlich aber möglich.).
- Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Stühle
(Anzahl, Rollenart)
Der Bedarf an Büroarbeitsstühlen ist im Regelfall in einem Vororttermin festzustellen.
- konkrete Terminabsprachen zur Lieferung der Büroarbeitsstühle mit dem jeweiligen Fachbereich
- Abholung und Verwertung des ausgetauschten Mobiliars (Sofern nicht anders vereinbart müssen Abholung und Neulieferung der Büroarbeitsstühle an einem Tag erfolgen.)
- Kontrolle des Abtransports des Altmobiliars und der Neulieferung
- Erstellen von Listen zum Austausch (Mengengerüst jedes Abschnittes mit Information an den Auftraggeber)
- Enge Zusammenarbeit mit dem Amt für Zentralen Service hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten. Je Fachbereich und Lieferung hat eine Abrechnung zu erfolgen,- bereichsübergreifende Rechnungen sind nicht zulässig.
- Der Koordinationsaufwand und die Mobiliarverwertung/-abholung sind in den Preis je Büroarbeitsstuhl mit einzupreisen.

Verwertung der Altmöbel

Zur Kalkulation eventueller Verwertungserträge können folgende allgemeine Angaben über das Bestandsmobiliar gemacht werden:
In den letzten 10 Jahren wurden bei der Stadtverwaltung Essen durchschnittlich ca. 500 Büroarbeitsstühle sukzessive pro Jahr ausgewechselt. Bei einer geschätzten Gesamtaustauschmenge von ca. 6.000 Arbeitsplätzen bedeutet dies, dass das Alter der im Bestand befindlichen Büroarbeitsstühle ca. 6-12 Jahre beträgt. In Einzelfällen können auch ältere Büroarbeitsstühle vorhanden sein.
- Modelle: SEDUS - Wien 50 / Mr.Charm / Black Dot / Concept One / Early Bird / Match up
Eine Begutachtung der aktuell vorhandenen Stühle vor Angebotsabgabe ist nach Anmeldung möglich.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Die Vertragslaufzeit beider Lose beginnt nach Ausschöpfung des aktuell noch bestehenden Rahmenvertrags mit dem ersten Abruf (voraussichtlich Anfang bis Mitte April 2025), frühestens mit Zuschlagserteilung. Die Grundvertragslaufzeit beträgt jeweils ein Jahr ab Beauftragung, zuzüglich der dreimaligen Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre beträgt. Sofern bis zum 31. Oktober 2025 bzw. bis zum 31. Oktober der Folgejahre keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder des Auftragnehmers erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr.

Beschreibung der Beschaffung

Anforderungen an die Büroarbeitsstühle zu Los 2

Gestell:
- 5-strahliges Fußkreuz aus Aluminium poliert oder pulverbeschichtet in schwarz
- Büroarbeitsstühle müssen mit harten (zum Einsatz auf weichen Böden) und weichen Rollen (zum
Einsatz auf harten Fußböden) ausgestattet werden können.
- lastabhängig gebremste Doppellenkrollen nach DIN EN 12529
- Rollendurchmesser mindestens 6 cm
- Kippsicher, der Stuhl bleibt bei bestimmungsgemäßen Nutzerbewegungen sicher auf allen Rollen
stehen. Die Standsicherheit des Büroarbeitsstuhls muss in jeder Sitzhaltung gewährleistet sein.

Sitzfläche und Rückenlehne:
- ergonomisch geformter Sitz mit abgerundeter Sitzvorderkante
- Sitzfläche zwischen 42 cm und 48,5 cm tief und mindestens 45 cm breit
- inklusive Schiebesitz, Verstellbereich mindestens 5 cm
(Der Verstellbereich muss den Maßbereich von 42,5 bis 45 cm umfassen.)
- Rückenlehnenträger aus Aluminium poliert oder pulverbeschichtet in schwarz
- Rückenlehne mit rückseitiger schwarzer Außenschale oder umpolsterter Rückseite
- Rückenlehnenhöhe über der Sitzfläche mindestens 50 cm
- Rückenlehnenbreite mindestens 45 cm
- Lordoseneinstellung mittels höhenverstellbarer Rückenlehne oder alternativ verstellbare
Lordosenstütze (Verstellbereich der Rückenlehne oder der Lordosenstütze von mindestens 7 cm im
Bereich 17 cm bis 23 cm über der Sitzfläche)
- Sitz- und Rückenschale mindestens 4 cm dick mit PU-Formschaum gepolstert
- Stoffbezug in anthrazit
- Belastbarkeit des Bezugsstoffs von mindestens 100.000 Scheuertouren (Martindale) nach
DIN EN ISO 12947-2 sowie Pilling 4 nach EN ISO12945-2 oder vergleichbar
- Bezugsstoff erfüllt die Brandschutznorm DIN EN 1021 Teil 1 und 2 und ist schwer entflammbar nach
Brandschutzklasse B1 der DIN 4102
- atmungsaktiver und Öko-Tex 100 zertifizierter Bezugsstoff

Sitzhöhenverstellung und Mechanik:
- Gasfeder für stufenlose Sitzhöheneinstellung von mindestens 40 cm - 53 cm
- Sitztiefenfederung auch in der untersten Sitzposition
- sichtbare Kunststoffteile in schwarz
- Der Stuhl verfügt über eine Synchronmechanik oder Sitz und Rücken bewegen sich im Verhältnis 1:1
(gleichbleibender Rückenwinkel bei Sitzbewegung nach unten/hinten)
- Bei nach hinten geneigter Arbeitshaltung darf sich die Sitzflächenvorderkante nicht bzw. nur
unmerklich anheben.
- individuell einstellbare Rückenwinkelverstellung von mindestens 15° (stufenlos arretierbar)
- stufenlos einstellbarer Rückenlehnengegendruck von mindestens 450 - 1200 N bzw. 45 - 120 kg
- wahlweise mit einem stärkeren Federpaket (550 - 1500 N bzw. 55 bis 150 kg) lieferbar, sofern nicht
bereits durch die Grundausführung des Stuhls abgedeckt
- Belastungsgrenze: mindestens 120 kg Benutzergewicht

Armlehnen:
- 3-D oder 4-D Armlehnen mit schwarzen, auswechselbaren Softtouchauflagen
- Mindestlänge der Auflagefläche 20 cm
- Mindestbreite der Auflagefläche 6 cm
- werkzeuglos in alle Richtungen verstellbar
- Mindestarmauflagenabstand zur Sitzvorderkante: 15 cm
- Höhenverstellung von mindesten 10 cm im Bereich 20 - 29 cm möglich

Sonstige Anforderungen:
- inkl. Bedienungsanleitung mit Funktionsübersicht für den Büroarbeitsstuhls in deutscher Sprache
am Stuhl
- wahlweise mit oder ohne Nackenstütze erhältlich
- GS zertifiziert
- Der Stuhlhersteller ist zertifiziert nach DIN ISO 9001 und 14001

Die Stadt Essen führt eine Bemusterung der im Rahmen dieser Ausschreibung angebotenen Büroarbeitsstühle zu Los 2 durch. Der zu Los 2 angebotene Büroarbeitsstuhl ist von allen Bietern im Zeitraum vom 08.01.2025 bis zum 10.01.2025 zu bemustern. Die Lieferung frei Verwendungsstelle (Rathaus Essen, Zufahrt über die Ribbeckstraße, Raum 14.14) kann jeweils zwischen 8:00 Uhr und 15:00 Uhr erfolgen. Die Lieferung muss kostenlos erfolgen und ist für eine weitere Berücksichtigung des Angebotes zwingend erforderlich.

Bei der Bemusterung wird neben der Durchführung der Qualitätsprüfung auch die Erfüllung der Anforderungskriterien der Leistungsbeschreibung durch das bemusterte Produkt geprüft. Abweichungen des Produkts zur Leistungsbeschreibung führen zum zwingenden Ausschluss des Angebots. Eine Abweichung der Stofffarbe des Musterstuhls ist zulässig, sofern ein Stoffmuster von mind. 10 x 10 cm des regulären, anthrazitfarbenen Stoffes beigefügt wird.

Der gelieferte Musterstuhl ist innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist bei der Stadt Essen abzuholen. Danach geht der Musterstuhl ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Stadt Essen über.
Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird das nachfolgende Zuschlagskriterium zugrunde gelegt:

Los 2:
- Preis: 60 %
- Qualität: 40 %

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Es werden gem. § 122 Abs.1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.
Nach § 122 Abs.1,2 GWB i.V.m. § 42 ff. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) werden von den Bietern mit Abgabe des Angebot zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit folgende Unterlagen (ggfls. ausgefüllt/unterschrieben) gefordert:

- Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
- Zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig
- Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen gem. beigefügtem Vordruck oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung.
Diese beinhaltet Angaben zu folgenden Punkten:
o Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
o Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
o Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
o Eintragungen im Berufsregister
o Eintragungen im Handelsregister
o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)
- Im Rahmen der Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen werden Referenzen abgefragt.
Es sind drei Referenzen anzugeben, wobei bei Angebotsabgabe für Los 1 eine vergleichbare Referenz anzugeben ist, die die Lieferung von 150 Büroarbeitsstühlen an einen Standort innerhalb von 5 Werktagen inkl. Rücknahme und Verwertung der Altstühle umfasst.
- Sofern vom Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) eingereicht wird, kann die Auftraggeberin vor Auftragserteilung die Einreichung der geforderten Eignungsnachweise verlangen.

Hinweis:
Zertifizierungen, Bescheinigungen etc. mit Ausnahme von Eigenerklärungen können in Kopie vorgelegt werden

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YTYC4KFUJ


In der Zeit vom 23.12.2024 bis 01.01.2025 hat die Stadt Essen Betriebsferien. Bitte berücksichtigen Sie diese für evtl. Bieterfragen.

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.