Ausschreibung von Softwarelieferung zur digitalen Spracherkennung

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe eines Vertrages über die Lieferung und Unterstützung bei der Implementierung einer cloudbasierten Software zur digitalen Spracherkennung. Ziel ist die Erreichung einer effizienten medizinischen Dokumentation mittels einer Spracherkennung und damit die Möglichkeit, direkt in die elekt-ronische Fall- und Patientenakte diktieren zu können.
Im Einzelnen sollen dabei nach den Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis mit Preisblatt
• Lizenzen von Spracherkennungssoftware für Ärzte und Pflegepersonal als Cloud-Lösung,
• die Unterstützung bei der Implementierung des in den Klinikbetrieb sowie der Herstellung der Betriebsbereitschaft der Software sowie
• die Erbringung von Anwenderschulungen im Rahmen der Durchführung der Funktionstests sowie während der Implementierung

für die automatisierte und sprachbasierte Dokumentation zur Erstellung von Arztbriefen und Befunden an den erforderlichen Arbeitsplätzen beschafft werden.
Insgesamt sollen 350 Spracherkennungslizenzen für Ärzte und 85 Spracherkennungslizenzen für Pflegepersonal geliefert werden. Die Kliniken behalten sich dabei vor, die Lieferung von 200 weiteren Lizenzen für die Berufsgruppe Ärzte, 85 weiteren Lizenzen für die Berufsgruppe Pflegepersonal und 80 weiteren Lizenzen für eine tiefe Integration zu Medico Touch nach Bedarf zu beauftragen (einseitige Optionsrechte des Auftraggebers).

Einerseits soll die Software Spracherkennung in Form von direkten Spracheingaben / Diktaten ermöglichen. Andererseits soll auch eine Sprachsteuerung integriert sein. Sie soll in die elektronische Patientenakte integrierbar sein und den Nutzern ermöglichen, freigesprochene Spracheingaben als Dokumentationseinträge darin abzulegen. Zudem sollte die Software auf Basis von zuvor korrigiertem Text lernen, sich dadurch kontinuierlich verbessern und sich an Diktierstil und Sprachcharakter des Nutzers anpassen können.
Die Anbindung und Integration an das bestehende KIS-System der Kliniken ist erforderlich, damit eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Patienten zu gewährleisten.
Wegen der Inanspruchnahme von Zuwendungen nach der KHZG-Förderrichtlinie muss bei Erbringung sämtlicher Leistungen zwingend und nachweislich gewährleistet werden, dass die MUSS-Kriterien gemäß Ziffer 4.3.3 der KHZG-Förderrichtlinie zum Fördertatbestand des § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 KHSFV erfüllt werden können. Alle dort aufgeführten Anforderungen mit der Priorität „MUSS“ sind Ausschlusskriterien, deren Nichteinhaltung zum Ausschluss des Angebots führen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen:
(1) Angabe von Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners nebst Kontaktdaten;
(2) Bietergemeinschaften sind zugelassen und haben sich bereits als solche zu bewerben. Mit dem Angebot muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung gemäß § 53 Abs. 9 VgV vorgelegt werden:
(a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;
(b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
(c) in der erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt;
(d) in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften;
(e) in der konkrete Leistungsumfang jedes Mitglieds angegeben oder eine leistungsübergreifende Verantwortlichkeit ausdrücklich bestätigt wird. Wird diese Bietergemeinschaftserklärung nicht mit dem Angebot
eingereicht, wird die Bietergemeinschaft zwingend ausgeschlossen. Mehrfachbeteiligungen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss. Mehrfachbeteiligungen stellen auch Angebote unterschiedlicher Niederlassungen eines Bieters sowie mehrerer Mitglieder ständiger Arbeitsgemeinschaften dar;
(3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen;
(4) Erklärung im Zusammenhang mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014;
(5) Der Bieter (bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft) erklärt zudem, dass
(a) er die gewerbe- bzw. berufsrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt oder durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt;
(b) er Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat;
(c) er unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls der Auftraggeber Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf insbesondere zur Eignung äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht;
(d) er nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder er in einem solchen eingetragen ist, und zwar unter der Nummer [Nr.] beim Register (Bezeichnung, Ort); und
(e) er den Auftraggeber unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben;
(6) Einverständniserklärung zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten für das Vergabeverfahren;
(7) Falls sich der Biete (bzw. die Bietergemeinschaft) für das Projekt auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft, Angabe von Leistungsbereich, Name und Adresse des Dritten, Art und Weise der Einbindung des Dritten (z. B. Unterauftragnehmer) und Bestätigung, dass auf Verlangen des Auftraggebers unverzüglich die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des
Formblatts Verpflichtungserklärung des Dritten dazu vorgelegt werden, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen, und für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung
wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung; sofern eine Berufung auf die Eignung des vorgesehenen Unternehmens beabsichtigt ist, sind die
Verpflichtungserklärung sowie die Nachweise der Eignung unmittelbar mit dem Angebot einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen:
(1) Nachweis (Kopie der Versicherungspolice bzw. Bestätigung durch Versicherungsunternehmen) - nicht älter als 12 Monate - über eine gültige Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Personenschäden und sonstige Schäden von einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer. Die Mindestdeckungssummen je Schadensfall müssen jeweils EUR 1.500.000,00 für Personen- und Sachschäden bei einer 2-fachen Maximierung pro Versicherungsjahr betragen. Die Versicherung muss im Falle der Liquidation des Versicherungsnehmers eine Nachhaftungsfrist von mindestens zwei Jahren aufweisen (Mindestanforderungen)
(2) Erklärung zum Gesamtumsatz in EUR (netto), die in den Jahren 2021, 2022 und 2023 und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2021). Der Bieter verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers unverzüglich Bilanzen oder Bilanzauszüge des Bieters für die beiden letzten Geschäftsjahre vorzulegen, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen:
(1) Angabe von mindestens drei Referenzprojekten, die mit den zu vergebenden Leistungen nach der Aufgabenstellung, also Art, Größe, Umfang und Komplexität des Auftrags vergleichbar sind. Anzugeben ist
• die Projektbezeichnung,
• der Auftraggeber nebst Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Anschrift, Name, Telefon, Telefax und E-Mail),
• der Projektleiter beim Auftragnehmer (Name, Vorname),
• die Beschreibung des Projekts, insbesondere zu Umfang und Art der erbrachten Leistungen,
• das Gesamtvolumen des Projekts in EUR (netto) sowie
• der Liefertermin.
Die vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft benannten jeweiligen Referenzen müssen aktuell sein, d. h. die Leistungen im Zeitraum vom 01. Februar 2021 bis einschließlich 29. Februar 2024 oder aktueller erbracht worden sein. Maßgeblich hierfür ist, dass zwischen dem Referenzauftraggeber und dem Unternehmen in diesem Zeitraum ein wirksamer Vertrag bestanden hat und auch tatsächlich Leistungen erbracht wurden. Referenzen, die nicht im vorgegebenen Zeitraum erbracht wurden, werden aus Gründen der Gleichbehandlung nicht gewertet.
Folgende inhaltlichen Anforderungen müssen durch die jeweilige Referenz erfüllt wer-den (Mindestanforderungen):
• Lieferung / Bereitstellung von Spracherkennungssoftware für Krankenhäuser und/oder medizinisch-/klinische Forschungseinrichtungen im deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz)
• mit einer Mindestanzahl an Lizenzen in Höhe von 300 Stück.
(2) Angabe, dass der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft über ein Lieferkettenmanagement und -überwachungssystem verfügt, mit dem der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft die rechtzeitige Lieferung der Leistungen sicherstellt. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft muss hierbei schlüssig darlegen, durch welche Maßnahmen eine rechtzeitige Lieferung der nach dem Vertrag in Teil C der Vergabeunterlagen („Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)“) geschuldeten Leistungen sichergestellt wird.
(3) Angabe, dass der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft über eine Zertifizierung (DIN ISO 27001 oder vergleichbar) zum Zwecke der qualitätsvollen Sicherstellung der Informationssicherheit verfügt.
(4) Erklärung über die beabsichtige Vergabe von Unteraufträgen und gegebenenfalls Vorlage einer Erklärung des als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmens, mit der der Unterauftragnehmer versichert, dass im Falle der Beauftragung die erforderlichen Mittel und Kapazitäten zur Auftragsdurchführung vorhanden sind (Verpflichtungserklärung).

Zusätzliche Informationen

Die Kliniken behalten sich dabei vor, die Lieferung von 200 weiteren Lizenzen für die Berufsgruppe Ärzte, 85 weiteren Lizenzen für die Berufsgruppe Pflegepersonal und 80 weiteren Lizenzen für eine tiefe Integration zu Medico Touch nach Bedarf zu beauftragen (einseitige Optionsrechte des Auftraggebers).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.