Beratung, Umsetzung und Systembetreuung für Ceyoniq nscale, Tungsten Automation (ehemals Kofax) und XFT

InvestitionsBank des Landes Brandenburg

Die ILB nutzt die Anwendung Ceyoniq nscale im Förder- und Kreditgeschäft zur Führung elektronischer Akten, d. h. als zentrales Ablage- und Recherchesystem (eAkte) sowie zur elektronischen Ablage gescannter Originalbelege und Legitimationspapiere. Weiterhin wird nscale auch im Umfeld der internen Verwaltung eingesetzt (Verwaltungsakten). Dieser von der eAkte getrennte Bereich umfasst u. a. die Ablage von Dokumenten zu internen Projekten, Verträgen und Freigaben. Sowohl im Förder- und Kreditgeschäft als auch in der internen Verwaltung erfolgt eine hausweite Nutzung des Systems. Als Scan-Software ist Tungsten Automation, hier Kofax Capture und Kofax KTM im Einsatz. Zur Abbildung des digitalen Rechnungseinganges wird die Software XFT Invoice Manager genutzt, die eng in die oben genannte nscale- und Tungsten Automation Infrastruktur integriert ist. Zur Betreuung der Systeme setzt die ILB einen Systemadministrator (Vollzeit) ein. In prozessualen Fragestellungen steht das interne Organisationsmanagement zur Verfügung. Als Unterstützung, Ergänzung und Vertretung der v. g. ILB-internen Ressourcen soll der Auftragnehmer für einen Zeitraum von 48 Monaten helfen, den Anwendungs- und Systembetrieb für die in diesem Dokument beschriebenen Anwendungen nscale, Tungsten Automation und XFT mit qualifizierten und anwendungserfahrenen MitarbeiterInnen abzusichern. Dies gilt für alle Nutzungsarten von nscale (eAkte im Fördergeschäft, Verwaltungsakte in der internen Verwaltung), Tungsten Automation und XFT.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-07-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-06-17.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-06-17 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-06-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beratung, Umsetzung und Systembetreuung für Ceyoniq nscale, Tungsten Automation (ehemals Kofax) und XFT
Referenznummer: ILB-2023-151
Kurze Beschreibung:
Die ILB nutzt die Anwendung Ceyoniq nscale im Förder- und Kreditgeschäft zur Führung elektronischer Akten, d. h. als zentrales Ablage- und Recherchesystem (eAkte) sowie zur elektronischen Ablage gescannter Originalbelege und Legitimationspapiere. Weiterhin wird nscale auch im Umfeld der internen Verwaltung eingesetzt (Verwaltungsakten). Dieser von der eAkte getrennte Bereich umfasst u. a. die Ablage von Dokumenten zu internen Projekten, Verträgen und Freigaben. Sowohl im Förder- und Kreditgeschäft als auch in der internen Verwaltung erfolgt eine hausweite Nutzung des Systems. Als Scan-Software ist Tungsten Automation, hier Kofax Capture und Kofax KTM im Einsatz. Zur Abbildung des digitalen Rechnungseinganges wird die Software XFT Invoice Manager genutzt, die eng in die oben genannte nscale- und Tungsten Automation Infrastruktur integriert ist. Zur Betreuung der Systeme setzt die ILB einen Systemadministrator (Vollzeit) ein. In prozessualen Fragestellungen steht das interne Organisationsmanagement zur Verfügung. Als Unterstützung, Ergänzung und Vertretung der v. g. ILB-internen Ressourcen soll der Auftragnehmer für einen Zeitraum von 48 Monaten helfen, den Anwendungs- und Systembetrieb für die in diesem Dokument beschriebenen Anwendungen nscale, Tungsten Automation und XFT mit qualifizierten und anwendungserfahrenen MitarbeiterInnen abzusichern. Dies gilt für alle Nutzungsarten von nscale (eAkte im Fördergeschäft, Verwaltungsakte in der internen Verwaltung), Tungsten Automation und XFT.
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Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: ILB-2023-151
Beschreibung der Beschaffung:
Ergänzend zum Inhalt der "kurzen Beschreibung": Insbesondere die Unterstützung und Beratung in Projekten, sowie projektnahen Situationen wird seitens der ILB benötigt. Die Kernkompetenz des Auftragnehmers sollte es sein, die Anforderungen der ILB so zu durchdringen, dass hinsichtlich der technischen Ausgestaltung (auch mit Blick auf Architekturentscheidungen) passende Lösungen erarbeitet und anschließend umgesetzt werden. Das bedeutet, dass der Auftragnehmer für die Systeme Ceyoniq nscale, Tungsten Automation (Kofax Capture und KTM) sowie XFT (insb. Invoice Manager) auch in der Lage sein muss, notwendige technische Anpassungsmaßnahmen selbstständig durchzuführen. Die Anforderungskonzeption liegt hierbei vorrangig in Verantwortung der ILB sowie auch die nachgelagerte Koordination hinsichtlich Testing und Kommunikation zur Produktivsetzung. Aber auch in diesen Themen kann aufgrund von Ressourcenengpässen zeitweise Unterstützung notwendig werden.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Postanschrift: Investitionsbank des Landes Brandenburg
Babelsberger Straße 21
Postleitzahl: 14473
Stadt: Potsdam
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des vorgesehenen Betreuungsteams
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60.0
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:
Im hier durchgeführten offenen Verfahren wird nach Maßgabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien gemäß der Vergabeunterlagen der wirtschaftlichste Rahmenvertragspartner ermittelt.
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-07-18 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-07-18 10:30:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 43
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-07-18 10:30:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-07-12 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: siehe hierzu Punkt 6 der Bewerbungsbedingungen
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Kurzdarstellung des Bieters: Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angaben zur Unternehmensorganisation, zum Leistungsspektrum und den Schwerpunkten der Geschäftstätigkeit (Bieterdarstellung)
Auszug Handelsregister: Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bieters (nicht älter als 6 Monate ab dem Datum der Bekanntmachung)
Eigenerklärung Ausschlussgründe: Eigenerklärung, dass beim Bieter keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen (Formblatt)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Umsätze: Eigenerklärung über die vom Bieter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielten Umsätzen im Tätigkeitsbereich des zu vergebenen Auftrags
Mindestanforderung auftragsbezogener Jahresumsatz: Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des zu vergebenen Auftrags im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr in Höhe von 1 Mio. EUR
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Mindestanforderung Betreibshaftpflichtversicherung: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 Mio. EUR pro Schadensfall und Jahr
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Mindestanforderung Referenzen: Benennung von drei Referenzen des Bieters aus den letzten fünf Jahren ab dem Datum der Bekanntmachung, über die Betreuung vergleichbarer Infrastrukturen, die mindestens jeweils zwei der verwendeten Softwareprodukte (nscale, Tungsten Automation (ehemals Kofax Capture), XFT) beinhalten, inklusive Ansprechpartner. Übergreifend muss für jedes Produkt mindestens eine Referenz vorhanden sein. Benennung drei weiterer Referenzen aus den letzten fünf Jahren ab dem Datum der Bekanntmachung, zur Unterstützung in der Konzeption und/oder von Architektur-Entscheidungen, die jeweils mindestens eines der verwendeten Softwareprodukte (nscale, Tungsten Automation (ehemals Kofax Capture), XFT) beinhalten, inklusive Ansprechpartner. Sollte eine Referenz beide zuvor genannten Mindestanforderungen (Punkt "Geforderte Referenzen") erfüllen, genügt die Angabe von entsprechend weniger Referenzen. Als Beispiel: Eine Referenz erfüllt beide Mindestanforderungen, so müssen pro Mindestanforderung nur noch jeweils zwei weitere Referenzen und somit insgesamt nur fünf statt sechs angegeben werden usw. Dementsprechend ergeben sich mindestens 3 Referenzen, sofern diese jeweils beide Mindestanforderungen erfüllen.
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: siehe Vergabeunterlagen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Investitionsbank des Landes Brandenburg
Nationale Registrierungsnummer: 12-121092720735759-76
Postanschrift: Babelsberger Straße 21
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
E-Mail: einkauf@ilb.de 📧
Telefon: +49 0331660-2239 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YD167RF/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YD167RF 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YD167RF 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 43
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP9YD167RF
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Nationale Registrierungsnummer: 12-121092720735759-76
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@mwae.brandenburg.de 📧
Telefon: +49 3318661-719 📞
Fax: +49 3318661-652 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-17+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 117-359384 (2024-06-17)
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