Beschaffung einer Datenerfassungs- / Datenanalysesoftware

Bayer. Polizeiverwaltungsamt

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-07-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-06-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Insiders Technologies GmbH

Wer?

• Bayer. Polizeiverwaltungsamt

Wie?

• Dokumentenerstellungssoftwarepaket › Softwarepaket für die optische Zeichenerkennung (OCR)

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Niederbayern › Straubing, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-06-11	Auftragsbekanntmachung
2025-05-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2025-12-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-06-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Datenerfassungs- / Datenanalysesoftware
Referenznummer: 13-8014/04/24
Kurze Beschreibung: Beschaffung einer Datenerfassungs- / Datenanalysesoftware
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für die optische Zeichenerkennung (OCR) 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 021 250 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 0001
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 021 250 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung: Beschaffung einer Datenerfassungs- / Datenanalyse-Software
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Straubing, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 60 Monate
Vergabekriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde:

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-07-18 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-07-18 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 155
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2024-07-18 09:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: mehr Informationen in den Vergabeunterlagen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: Nachweis der Berufsausübung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Eigenerklärung zum Umsatz, Eigenerklärung über eine Betriebshaftpflichtversicherung

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenzen, Eignungsrelevante Unternehmen, Unterauftragnehmer, Angabe der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens,

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 21 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens

Insolvenz

Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren

Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung

Bildung krimineller Vereinigungen

Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen

Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Betrug oder Subventionsbetrug

Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung

Zahlungsunfähigkeit

Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Rein nationale Ausschlussgründe

Interessenkonflikt

Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung

Schwere Verfehlung

Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags

Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen

Einstellung der beruflichen Tätigkeit

Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben

Bildung terroristischer Vereinigungen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bayer. Polizeiverwaltungsamt
Nationale Registrierungsnummer: 3185
Postanschrift: Hirschberger Ring 38
Postleitzahl: 94315
Postort: Straubing
Region: Straubing, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: pva.ze@polizei.bayern.de 📧
Telefon: +49 9421549-162 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/6ab2cc4c-b1f5-4cf8-a6a7-15e87c5a1fa3 🌏
Teilnahme-URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/6ab2cc4c-b1f5-4cf8-a6a7-15e87c5a1fa3 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 2bfb79b4-1cd3-4a56-b4ba-ec582e392269
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: Straubing, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 892176-2411 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-11+00:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 113-345944 (2024-06-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-05-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Datenerfassungs- /Analysesoftware
Kurze Beschreibung: Beschaffung einer Datenerfassungs- /Analysesoftware
Beschreibung
Interne Kennung: 13-8014/04/24
Titel: Beschaffung einer Datenerfassungs-/ Analysesoftware
Beschreibung der Beschaffung:

Beschaffung einer Datenerfassungs-/ Analysesoftware mit Dienstleistungskontingent zur Implementierung besagter Software. Erhöhung des Dienstleistungeskontingents in Stunden von zuvor max. 1.500 Stunden auf 3.132 Stunden.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Postleitzahl: 94315
Stadt: Straubing

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: § 15 Abs. 1 Satz 1 VgV
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Auftragsvergabe
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: Vertrag Insiders
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-10-28 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 234 600 EUR 💰
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Kennung des Angebots: Insiders
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Insiders Technologies GmbH
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Insiders Technologies GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE223304264
Postleitzahl: 67657
Postort: Kaiserslautern
Region: Kaiserslautern, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@insiders-technologies.de 📧

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bayerisches Polizeiverwaltungsamt
Nationale Registrierungsnummer: 09-0305003-75
Kontaktperson: Zentraleinkauf - Vergabestelle
Telefon: +49 94215490 📞
Fax: +49 9421549119 📠
URL: www.polizei.bayern.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: unbekannt
Postleitzahl: 80534
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Kontaktperson: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Telefon: +49 89 2176-2411 📞
Fax: +49 89 2176-2847 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bayerisches Polizeiverwaltungsamt
Nationale Registrierungsnummer: 09-0305003-75
Postleitzahl: 94315
Postort: Straubing
Region: Straubing, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraleinkauf - Vergabestelle
E-Mail: pva.ze@polizei.bayern.de 📧
Telefon: +49 94215490 📞
Fax: +49 9421549119 📠
URL: www.polizei.bayern.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer Südbayern zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat (§ 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB), ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist (§ 160 Abs. 3 Satz 2 GWB). Hat der Auftraggeber die Informations- und Wartepflicht gem. § 134 Abs. 2 GWB missachtet oder hat er einen Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 Nr. 1 bzw. Nr. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist (§ 135 Abs. 2 Satz 1 GWB). Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Stellung eines Nachprüfungsantrages 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 Satz 2 GWB).

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-20+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Im Projektverlauf ist absehbar, dass das im Ursprungsvertrag vorgesehene Stundenkontingent nicht ausreicht, um die Implementierung der Datenanalyse-/Datenerfassungssoftware im Rahmen der Einführung der elektronischen Akte im vorgesehenen Funktionsumfang abzuschließen. Der Bedarf eines zusätzlichen Stundenkontingents zur Implementierung wurde erst im Rahmen des Vertragsvollzugs festgestellt; die Dienstleistungen sind auch erforderlich, um die Implementierung der Software weiter voran zu treiben und den für die Einführung der eAkte erforderlichen Funktionsumfang herzustellen. Allein der Auftragnehmer ist als Hersteller aus technischen Gründen in der Lage, seine individuellen Produkte soweit anzupassen und weiter zu entwickeln, um den für den erforderlichen Funktionsumfang für die Einführung der eAkte beim Bayer. Polizeiverwaltungsamt herzustellen. Die Software-Produkte wurden in einer herstellereigenen Programmiersprache entwickelt und können nur in dieser Programmiersprache auf die Bedürfnisse des Bayer. Polizeiverwaltungsamtes angeglichen werden. Zudem wurden bereits Dienstleistungen zur Anpassung der Software-Produkte durch den Auftragnehmer erbracht, auf welchen die künftig benötigten Dienstleistungen aufbauen. Die Einarbeitung eines ggf. alternativen Auftragnehmers würden einen immensen Kosten- und auch Zeitaufwand bedeuten, was beim Bayer. Polizeiverwaltungsamt mit erheblichen Schwierigkeiten hinsichtlich der Einhaltung der gesetzlichen Pflicht zur Einführung der eAkte führen würde und zudem zu beträchtlichen Zusatzkosten für die Einarbeitungsleistungen. Die Voraussetzungen über eine Änderung des Auftrages gem. § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 GWB sind somit erfüllt.

Hauptgrund für die Änderung: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Neuer Wert
Text:

Erhöhung des Stundenkontigentes für die Implementierung der erworbenen Software zur Umsetzung der elektronischen Akte

Quelle: OJS 2025/S 097-327397 (2025-05-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-12-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 3. und 4. Änderung des EVB-IT-Systemvertrages zur Beschaffung einer Datenerfassungs-/Datenanalse Software
Kurze Beschreibung: Beschaffung einer Datenerfassungs- /Datenanalyse-Software
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 24 472 EUR 💰
Beschreibung
Titel: 3. und 4. Änderung des EVB-lTSystemvertrages zur Beschaffung einer Datenerfassungs- /Datenanalyse-Software
Beschreibung der Beschaffung: s.o.

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2, Abs. 5 GWB i.V.m. § 39 Abs. 5 VgV

Auftragsvergabe
Vertragsnummer: Vertrag-01
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-11-28 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 24 472 EUR 💰
Kennung des Angebots: Insiders Technologies GmbH
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Telefon: +49 631 920811700 📞

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bayerisches Polizeiverwaltungsamt (Freistaat Bayer, vertreten durch das Bayer. Staatsministerium des Inneren, für Sport und Integration, dieses vertreten durch das Bayer. Polizeiverwaltungsamt)
Kontaktperson: Sachgebiet 13 - Zentraleinkauf
Telefon: +49 9421 178 📞
Fax: +49 9421 159 📠

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: nicht bekannt
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 89 21762847 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.98 Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer Südbayern zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat (§ 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB), ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist (§ 160 Abs. 3 Satz 2 GWB). Hat der Auftraggeber die Informations- und Wartepflicht gem. § 134 Abs. 2 GWB missachtet oder hat er einen Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 Nr. 1 bzw. Nr. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist (§ 135 Abs. 2 Satz 1 GWB). Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Stellung eines Nachprüfungsantrages 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 Satz 2 GWB).

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-03+01:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Zusätzlich zu den vorhandenen Softwarekomponenten wurde im o.g. Verfahren ein Zusatzmodul für smartFIX beschafft, um die Erkennungsraten auf Dokumenten auszuwerten und so zu versuchen, die Erkennungsdaten zu verbessern. Der Bedarf für das Statistics-Modul wurde erst im Rahmen der Umsetzung des Projektes „eAkte“ festgestellt, da die Software der Fa. Insiders nicht die gewünschten Erkennungsraten bei Dokumenten erzielte. Zusätzlich zu den vorhandenen Softwarekomponenten wurde im o.g. Verfahren ein Zusatzmodul für smartFIX beschafft, um im Rahmen der Fehleranalyse Dokumente anhand verschiedener Parameter aufzufinden und so betriebliche Abläufe zu verbessern und zu beschleunigen. Der Bedarf für das „Web Document Finder“ - Modul wurde erst im Rahmen der Umsetzung des Projektes „eAkte“ festgestellt, da die Software der Fa. Insiders nicht die gewünschten Möglichkeiten zur Dokumentensuche im Rahmen der Fehleranalyse beinhaltete. Beides war dem PVA vorher nicht bekannt und wurde erst im Rahmen der Vertragserfüllung offenbar.

Hauptgrund für die Änderung: Änderungen aufgrund von Umständen, die bei aller Umsicht vom Beschaffer nicht vorhergesehen werden konnten, erforderlich.
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: RES-0000
Neuer Wert
Text:

3. und 4. Änderung des EVB-IT-Systemvertrages zur Beschaffung einer Datenerfassungs-/Datenanalse Software

Quelle: OJS 2025/S 233-800874 (2025-12-01)

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