Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement

Kreis Steinfurt

Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Um die Verwaltungsleistungen den Bürgerinnen und Bürgern digital anbieten zu können sowie die dahinterliegenden Prozesse, soweit möglich, zu automatisieren, ist eine Lösung zum Formularmanagement notwendig. Dabei muss die Lösung einen Low-Code bzw. No-Code Ansatz verfolgen, sodass Formulare bzw. Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können. Daneben ist durch die Möglichkeit der weitergehenden Programmierung sicherzustellen, dass auch weitere (speziellere) Anforderungen erfüllt werden. Ebenso ist die Möglichkeit der Weiterverarbeitung der strukturierten Daten in das DMS (insb. d.velop documents) erforderlich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-04-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-03-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-03-19 Auftragsbekanntmachung
2024-06-14 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2024-03-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement
Referenznummer: 30-01.59.05-16-066-EU
Kurze Beschreibung:
Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Um die Verwaltungsleistungen den Bürgerinnen und Bürgern digital anbieten zu können sowie die dahinterliegenden Prozesse, soweit möglich, zu automatisieren, ist eine Lösung zum Formularmanagement notwendig. Dabei muss die Lösung einen Low-Code bzw. No-Code Ansatz verfolgen, sodass Formulare bzw. Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können. Daneben ist durch die Möglichkeit der weitergehenden Programmierung sicherzustellen, dass auch weitere (speziellere) Anforderungen erfüllt werden. Ebenso ist die Möglichkeit der Weiterverarbeitung der strukturierten Daten in das DMS (insb. d.velop documents) erforderlich.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Formularerstellungssoftwarepaket 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: 30-01.59.05-16-066-EU
Beschreibung der Beschaffung:
Das Aufrufen, Ausfüllen und Abschicken der Formulare muss den Bürgerinnen und Bürgern über die gängigen Webbrowser verschiedener Endgeräte möglich sein. Eine intuitive Bedienung und ein interaktiv-dynamischer Formularaufbau sind hierbei wesentliche Faktoren, die die Akzeptanz und die Usability steigern. Fernzugriff: Ein Fernzugriff wird durch den Auftraggeber vorgegeben. VPN ist nicht zulässig.
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Zusätzliche Informationen:
#Besonders geeignet für:selbst# Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen - Ausgefüllter EVB-IT-Vertrag - Kommunikationsmatrix - Protokollmatrix - Informationen zum Produkt (Datenblatt)
Postanschrift: Kreis Steinfurt
Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Stadt: Steinfurt
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Steinfurt 🏙️
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
Es ist aktuell nicht absehbar, ob und in wie weit der Know-How-Transfer in der Schulung ausreichend ist, um alle speziellen Anforderungen an die Formularentwicklung anschließend selbstständig bewältigen zu können. Es ist vielmehr zu erwarten, dass es in einem solchen Entwicklungsprozess nochmal zu Fragen kommt, die im Wege des Abrufs aus diesem Dienstleistungskontingent dann gelöst werden. Wann und in welcher Form ist aktuell jedoch unklar, da sich die speziellen Anforderungen erst aus Projekten mit den verschiedensten Fachämtern ergeben.
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Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Angebotspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): B-Kriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Produktpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-04-23 11:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-04-23 11:31:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-04-23 11:31:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692
Zusätzliche Informationen: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-04-15 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nach Maßgabe der VgV nachgefordert werden.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und EU-Sanktionen: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU; Eigenerklärung EU-Sanktionen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Mitarbeiterzahl: Dem Produkt sind mind. 10 Mitarbeitende zugeordnet.
Referenzen: Mind. 2 Referenzen von vergleichbaren Kunden (mind. 1.000 Mitarbeitenden), die die Lösung seit mindestens einem Jahr im Einsatz haben
Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Teilzahlungen/Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen können nach Absprache mit dem Auftraggeber vor Abnahme abgerechnet werden. Eine vollständige Abrechnung der vereinbarten und beauftragen Leistungen erfolgt erst einen Monat nach Betriebsbereitschaft. Diese Zeitspanne zwischen Betriebsbereitschaft und finaler Zahlung ist erforderlich, um die beauftragte Software zunächst zu testen und sich der vollständigen Erfüllung der beauftragten Leistung zu vergewissern.
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Besondere Vertragsbedingungen TVgG
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Steinfurt
Nationale Registrierungsnummer: 055660084084-31002-70
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Postort: Steinfurt
Region: Steinfurt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle des Kreises Steinfurt
E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de 📧
Telefon: +492551691290 📞
Fax: +49 25516991290 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LMRM/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LMRM 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LMRM 🌏
Name: elektronisch über den Vergabemarktplatz
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 30

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LMRM
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postleitzahl: 48143
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Westfalen
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +492514111691 📞
Fax: +492514112165 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-03-19+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 057-167108 (2024-03-19)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 162 240 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 162 240 💰
Beschreibung
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 30-01.59.05-16-066-EU
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-05-27 📅
Titel: Beschaffung einer Low-Code-Plattform zum Formularmanagement
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Niedrigstes Angebot: 162 240 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 162 240 EUR 💰
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: xima media GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE195031875
Postanschrift: Sudhausweg 9
Postleitzahl: 01099
Postort: Dresden
Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vertrieb@xima.de 📧
Telefon: +493518105018 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 167108-2024

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2L4HG
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Unwirksamkeit des Vertrages ist innerhalb von 30 Tagen ab Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bei der Vergabekammer Westfalen zu stellen.
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-06-14+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 116-356837 (2024-06-14)
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