Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Im Zuge der gestiegenen Fallzahlen in diversen Bereichen der Kreisverwaltung ist auch die Anzahl der zu dokumentierenden Fälle gestiegen. Die Aufzeichnung der Sprache und die anschließende Umsetzung in Text nimmt in den letzten Jahren deutlich mehr Zeit der bereits vollausgelasteten Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein. Da ein Abflachen der Fallzahlen in den nächsten Jahren nicht zu erwarten ist und eine umfangreiche Erneuerung des alten Systems, mittels Anschaffung neuer Hand-Diktiergeräte, unwirtschaftlich ist, soll im Rahmen der Digitalisierung das gesamte System grundlegend verändert werden. Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-08-22.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-07-22.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2024-07-22) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Spracherkennungssoftware
Referenznummer: 30-01.59.05-16-081-EU
Kurze Beschreibung:
“Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein...”
Kurze Beschreibung
Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Im Zuge der gestiegenen Fallzahlen in diversen Bereichen der Kreisverwaltung ist auch die Anzahl der zu dokumentierenden Fälle gestiegen. Die Aufzeichnung der Sprache und die anschließende Umsetzung in Text nimmt in den letzten Jahren deutlich mehr Zeit der bereits vollausgelasteten Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein. Da ein Abflachen der Fallzahlen in den nächsten Jahren nicht zu erwarten ist und eine umfangreiche Erneuerung des alten Systems, mittels Anschaffung neuer Hand-Diktiergeräte, unwirtschaftlich ist, soll im Rahmen der Digitalisierung das gesamte System grundlegend verändert werden. Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Spracherkennungssoftwarepaket📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese...”
Beschreibung der Beschaffung
Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders geeignet für:selbst#
Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Eignungsanforderung: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders geeignet für:selbst#
Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Eignungsanforderung: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich zugeordnet. (Support, Systemtechnik, Entwicklung; ohne Vertrieb); (ankreuzen von ja/nein in der Leistungsbeschreibung) - Leistungsbeschreibung - Preisblatt - Auftragsverarbeitungsvertrag - Anlage Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) - Ausgefüllter EVB-IT-Vertrag - Kommunikationsmatrix - Protokollmatrix - Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200 Mitarbeitende) umfasst, wo die angebotene Spracherkennungs-Software in den letzten zwei Jahren eingesetzt worden ist. - Informationen zum Produkt (Datenblatt)
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Ort der Leistung: Steinfurt🏙️ Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Es kann die genaue Menge der benötigten Lizenzen bisher noch nicht abgeschätzt werden. Daher wird in der LB darauf hingewiesen, dass bis zu 50 % der...”
Beschreibung der Optionen
Es kann die genaue Menge der benötigten Lizenzen bisher noch nicht abgeschätzt werden. Daher wird in der LB darauf hingewiesen, dass bis zu 50 % der angebotenen Mengen mehr beauftragt werden können, wenn es benötigt wird.
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-08-22 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-08-22 10:31:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 70
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und EU-Sanktionen: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU; Eigenerklärung EU-Sanktionen” Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Mitarbeiterzahl: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich zugeordnet (Support, Systemtechnik, Entwicklung; ohne Vertrieb)”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Referenzen: Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Referenzen: Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200 Mitarbeitende) umfasst, wo die angebotene Spracherkennungs-Software in den letzten zwei Jahren eingesetzt worden ist.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Teilzahlungen/Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen können nach Absprache mit dem Auftraggeber vor Abnahme abgerechnet werden. Eine...”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln
Teilzahlungen/Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen können nach Absprache mit dem Auftraggeber vor Abnahme abgerechnet werden. Eine vollständige Abrechnung der vereinbarten und beauftragen Leistungen erfolgt erst einen Monat nach Betriebsbereitschaft. Diese Zeitspanne zwischen Betriebsbereitschaft und finaler Zahlung ist erforderlich, um die beauftragte Software zunächst zu testen und sich der vollständigen Erfüllung der beauftragten Leistung zu vergewissern.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Besondere Vertragsbedingungen TVgG”
“Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LBDV” Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postleitzahl: 48143
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de📧
Telefon: +492514111691📞
Fax: +492514112165 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2024/S 143-443502 (2024-07-22)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-11-05) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 151624.52 EUR (framework approximate) 💰
Beschreibung
Dauer: 48 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Verfahren Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 30-01.59.05-16-081-EU
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-11-05 📅
Titel: Spracherkennungssoftware
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 151624.52 EUR 💰
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Grundig Business Systems GmbH & Co. KG
Nationale Registrierungsnummer: HRA 4732
Postanschrift: Weiherstraße 10
Postleitzahl: 95448
Postort: Bayreuth
Region: Bayreuth, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: doreen.kapitza@grundig-gbs.com📧
Telefon: +49 9114758123📞
“Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LEF9” Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ein Antrag auf Unwirksamkeit des Vertrages ist innerhalb von 30 Tagen ab Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bei der Vergabekammer Westfalen zu stellen.”
Quelle: OJS 2024/S 216-676246 (2024-11-05)