Beschaffung einer Spracherkennungssoftware

Kreis Steinfurt

Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Im Zuge der gestiegenen Fallzahlen in diversen Bereichen der Kreisverwaltung ist auch die Anzahl der zu dokumentierenden Fälle gestiegen. Die Aufzeichnung der Sprache und die anschließende Umsetzung in Text nimmt in den letzten Jahren deutlich mehr Zeit der bereits vollausgelasteten Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein. Da ein Abflachen der Fallzahlen in den nächsten Jahren nicht zu erwarten ist und eine umfangreiche Erneuerung des alten Systems, mittels Anschaffung neuer Hand-Diktiergeräte, unwirtschaftlich ist, soll im Rahmen der Digitalisierung das gesamte System grundlegend verändert werden. Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-08-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-07-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-07-22 Auftragsbekanntmachung
2024-11-05 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2024-07-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung einer Spracherkennungssoftware
Referenznummer: 30-01.59.05-16-081-EU
Kurze Beschreibung:
Die Kreisverwaltung Steinfurt ist als Kommunalverwaltung für rund 444.000 Einwohnerinnen und Einwohner aus 24 kreisangehörigen Städten und Gemeinden ein modernes Dienstleistungsunternehmen, welches zukunftsweisende Projekte bürgernah umsetzt. Der Verwaltungshauptsitz ist das Kreishaus in Steinfurt-Burgsteinfurt, Nebenstellen gibt es in verschiedenen kreisangehörigen Kommunen. Die Kreisverwaltung hat zurzeit ca. 1.600 Mitarbeitende. Zudem werden weitere ca. 400 Arbeitsplätze für Töchter der Kreisverwaltung sowie für einige Kommunen bereitgestellt. Im Zuge der gestiegenen Fallzahlen in diversen Bereichen der Kreisverwaltung ist auch die Anzahl der zu dokumentierenden Fälle gestiegen. Die Aufzeichnung der Sprache und die anschließende Umsetzung in Text nimmt in den letzten Jahren deutlich mehr Zeit der bereits vollausgelasteten Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein. Da ein Abflachen der Fallzahlen in den nächsten Jahren nicht zu erwarten ist und eine umfangreiche Erneuerung des alten Systems, mittels Anschaffung neuer Hand-Diktiergeräte, unwirtschaftlich ist, soll im Rahmen der Digitalisierung das gesamte System grundlegend verändert werden. Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Spracherkennungssoftwarepaket 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: 30-01.59.05-16-081-EU
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Anstelle der bestehenden Software und den dazugehörigen Endgeräten soll es eine neue, moderne Lösung für die Umsetzung von Sprache zu Text geben. Diese Spracherkennung soll das Gesprochene direkt in Text umsetzen, ohne das die Mitarbeitenden der Sekretariate diese Datei ebenfalls bearbeiten müssen. Dies soll zum einen Zeitressourcen der Sekretariats-Mitarbeitenden freigeben und die gesamte Hardwareausstattung nachhaltig verschlanken.
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Zusätzliche Informationen:
#Besonders geeignet für:selbst# Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Eignungsanforderung: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich zugeordnet. (Support, Systemtechnik, Entwicklung; ohne Vertrieb); (ankreuzen von ja/nein in der Leistungsbeschreibung) - Leistungsbeschreibung - Preisblatt - Auftragsverarbeitungsvertrag - Anlage Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM) - Ausgefüllter EVB-IT-Vertrag - Kommunikationsmatrix - Protokollmatrix - Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200 Mitarbeitende) umfasst, wo die angebotene Spracherkennungs-Software in den letzten zwei Jahren eingesetzt worden ist. - Informationen zum Produkt (Datenblatt)
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Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Spracherkennungssoftwarepaket 📦
Postanschrift: Kreis Steinfurt
Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Stadt: Steinfurt
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Steinfurt 🏙️
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
Es kann die genaue Menge der benötigten Lizenzen bisher noch nicht abgeschätzt werden. Daher wird in der LB darauf hingewiesen, dass bis zu 50 % der angebotenen Mengen mehr beauftragt werden können, wenn es benötigt wird.
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Angebotspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): B-Kriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Produktpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-08-22 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-08-22 10:31:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 70
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-08-22 10:31:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B 692
Zusätzliche Informationen: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-08-15 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nach Maßgabe der VgV nachgefordert werden.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und EU-Sanktionen: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU; Eigenerklärung EU-Sanktionen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Mitarbeiterzahl: Dem Produkt sind mind. 3 Vollzeitstellen vollumfänglich zugeordnet (Support, Systemtechnik, Entwicklung; ohne Vertrieb)
Referenzen: Der Bieter muss zum Nachweis seiner Eignung eine Referenzliste beifügen, welche mindestens fünf Kunden (mind. spracherkennungsnutzende 200 Mitarbeitende) umfasst, wo die angebotene Spracherkennungs-Software in den letzten zwei Jahren eingesetzt worden ist.
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Bedingungen für die Teilnahme
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Teilzahlungen/Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen können nach Absprache mit dem Auftraggeber vor Abnahme abgerechnet werden. Eine vollständige Abrechnung der vereinbarten und beauftragen Leistungen erfolgt erst einen Monat nach Betriebsbereitschaft. Diese Zeitspanne zwischen Betriebsbereitschaft und finaler Zahlung ist erforderlich, um die beauftragte Software zunächst zu testen und sich der vollständigen Erfüllung der beauftragten Leistung zu vergewissern.
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Besondere Vertragsbedingungen TVgG
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Steinfurt
Nationale Registrierungsnummer: 055660084084-31002-70
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Postleitzahl: 48565
Postort: Steinfurt
Region: Steinfurt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle des Kreises Steinfurt
E-Mail: vergabestelle@kreis-steinfurt.de 📧
Telefon: +492551691290 📞
Fax: +49 25516991290 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LBDV/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LBDV 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYY2LBDV 🌏
Name: elektronisch über den Vergabemarktplatz
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 70

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LBDV
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postleitzahl: 48143
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Westfalen
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Telefon: +492514111691 📞
Fax: +492514112165 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-22+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 143-443502 (2024-07-22)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 151624.52 EUR (framework approximate) 💰
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 151624.52 EUR 💰
Beschreibung
Dauer: 48 Monate

Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 30-01.59.05-16-081-EU
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-11-05 📅
Titel: Spracherkennungssoftware
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 151624.52 EUR 💰
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 151624.52 EUR 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 151624.52 EUR 💰
Kennung des Angebots: 30-01.59.05-16-081-EU
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Grundig Business Systems GmbH & Co. KG
Nationale Registrierungsnummer: HRA 4732
Postanschrift: Weiherstraße 10
Postleitzahl: 95448
Postort: Bayreuth
Region: Bayreuth, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: doreen.kapitza@grundig-gbs.com 📧
Telefon: +49 9114758123 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 443502-2024

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2LEF9
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Unwirksamkeit des Vertrages ist innerhalb von 30 Tagen ab Veröffentlichung dieser Bekanntmachung bei der Vergabekammer Westfalen zu stellen.
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 216-676246 (2024-11-05)
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