Beschaffung Personalmanagementsystem

Leibniz-Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie e. V. HKI

Einführung, IT-Betrieb und Support eines cloud-basierten Personalmanagementsystems

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-11-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Personio GmbH & Co. KG

Wer?

• Leibniz-Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie e. V. HKI

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Thüringen › Jena, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-11-20	Auftragsbekanntmachung
2025-02-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-11-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung Personalmanagementsystem
Referenznummer: 24-1000-01
Kurze Beschreibung:

Einführung, IT-Betrieb und Support eines cloud-basierten Personalmanagementsystems

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 305 526 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 24-1000-01
Beschreibung der Beschaffung:

Anforderungen: Einführung eines cloud-basierten Personalinformationssystems als Software-as-a-Service (SaaS) für 450 Mitarbeiter. IT-Betrieb des cloud-basierten Personalinformationssystems als Software-as-a-Service (SaaS) inkl. Bereitstellung der notwendigen Subskriptionen, inkl. Upgrades und Updates. Unterstützung des Produktivbetriebs und Support (Konfiguration, Erweiterung und Support im Fehlerfall). Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich geleistetem Aufwand. Siehe Dokument "01_Anforderungskatalog".

Zusätzliche Informationen:

Den Vergabeunterlagen ist ein ausführliches und detailliertes Firmenangebot zwingend beizulegen, dass den Vorgaben der Leistungsbeschreibung entspricht! Eine Angebotsabgabe per E-Mail oder über eine Nachricht an die Vergabestelle im Bereich "Kommunikation" der Vergabeplattform ist nicht zulässig! Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot unbedingt das den Vergabeunterlagen beigefügte Angebotsschreiben ein, da Ihr Angebot sonst ausgeschlossen werden muss. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung der Bewerber / Bieter Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so haben diese unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Information über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Die Erhebung der personenbezogenen Daten dient ausschließlich dem Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte.

Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 23
Postleitzahl: 07745
Stadt: Jena
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 4 Jahre
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Laufzeit 4 Jahre + Option 2x Verlängerung um jeweils 1 Jahr
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anforderungskatalog, Implementierung und Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-23 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-12-23 13:10:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Leibniz Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie Hans-Knöll-Institut e.V. Adolf-Reichwein-Str. 23 07745 Jena Deutschland
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): keine
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 72 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-12-23 13:10:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:

Leibniz Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie Hans-Knöll-Institut e.V. Adolf-Reichwein-Str. 23 07745 Jena Deutschland

Zusätzliche Informationen: keine
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-12-16 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Daten des Wirtschaftlich Berechtigten sowie im Falle der Beauftragung eines Unterauftragsnehmers dessen Daten müssen spätestens nach der Zuschlagserteilung vom Auftraggeber übermittelt werden. Benennung von mindestens 3 Referenzen

Vergabekriterien
Art der festen Zahl: Fester Wert (insgesamt)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

L 124 Eigenerklärung zur Eignung: Bei den mit + (Plus) gekennzeichneten Feldern hat die Vergabestelle festzulegt, ob und ggf. inwieweit der darin beschriebene Eignungsnachweis verlangt wird. Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärungen und Bescheinigungen gemäß dem Formblatt 124 "Eigenerklärung zur Eignung" auch für diese anderen Unternehmen auf Verlangen vorzulegen. Im Formblatt 124 "Eigenerklärung zur Eignung" werden folgende Angaben verlangt: - Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen in EUR, - Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, - Angaben zur Eintragung ins Berufsregister, - Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation, - Angaben zur Zuverlässigkeit, - Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung. Das Formblatt 124 "Eigenerklärung zur Eignung" steht uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung. Bieter, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, haben gleichwertige Bescheinigungen von anerkannten Stellen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zum ThürVgG für sonstige Auftraggeber: Mit der Abgabe des Angebotes muss eine Eigenerklärung zur Einhaltung der Bestimmungen des ThürVgG vorgelegt werden. Es können nur Angebote gewertet werden, denen eine solche Eigenerklärung, unterschrieben und datiert, beigefügt ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Eigenerklärung Informationen zum Bieter: Im Zuge der Einführung neuer Anforderungen für EU-weit vergebene Aufträge (sog. eForms) sind öffentiche Auftraggeber verpflichtet, in Vergabebekanntmachungen bestimmte Angaben zu den Auftragnehmern zu veröffentlichen. Vor diesem Hintergrund sind für jeden Bieter und bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Angaben zu machen und mit dem Angebot einzureichen.

Technische und berufliche Fähigkeiten
L 124 Eigenerklärung zur Eignung: (siehe Eignung zur Berufsausübung)
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Ggf. geforderte Anzahlungen sind zu begründen. Sie können nur gegen Gestellung einer selbstschuldnerischen unbefristeten Bankbürgschaft gewährt werden. Gewährter Skonto ist in der Preiskalkulation bereits zu berücksichtigen; Zahlung erfolgt in 21 Tagen. Der Angebotspreis ist ein Festpreis d. h. es sind alle Nebenkosten, insbesondere Gebühren, Reisekosten und Spesen enthalten. Im Übrigen gelten ausschließlich die Einkaufsbedingungen des HKI. Sämtlich, damit verbundene Auswirkungen auf die Preisbildung sind in der Kalkulation zu berücksichtigen.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Leibniz-Institut für Naturstoff-Forschung und Infektionsbiologie e. V. HKI
Nationale Registrierungsnummer: 16701142-0001-48
Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 23
Postleitzahl: 07745
Postort: Jena
Region: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Einkauf
E-Mail: einkauf@leibniz-hki.de 📧
Telefon: +49 36415321012 📞
URL: https://www.dtvp.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.dtvp.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YR95RD9/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YR95RD9 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YR95RD9 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 72 Tage
Maximale Verlängerungen: 2
Elektronischer Katalog: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YR95RD9
Körper überprüfen
Wie: Name und Adressen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-20+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 227-709925 (2024-11-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-02-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 305 526 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 175 656 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 615792.44 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 260 004 💰
Beschreibung
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Laufzeit 4 Jahre + Option 2x Verlängerung um jeweils 1 Jahr = 42.174 EUR pro Jahr zusätzlich als Option

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 2500432
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-01-29 📅
Titel: Personalmanagementsystem
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: 615792.44 💰
Niedrigstes Angebot: 260 004 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 175 656 EUR 💰
Kennung des Angebots: Q-30231
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Personio GmbH & Co. KG
Nationale Registrierungsnummer: DE351718597
Postanschrift: Rundfunkplatz 4
Postleitzahl: 80335
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: max-philipp.schmidt@personio.de 📧
Telefon: +498912501004 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 709925-2024

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YR95BP5
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-02-07+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 028-088345 (2025-02-07)

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