Beschleunigung DMS-Einführung

Landratsamt Mittelsachsen

„Externe Unterstützungsleistung für eine Beschleunigung der hausweiten DMS-Einführung des Landratsamtes Mittelsachsen“

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-19.

Wer?

• Landratsamt Mittelsachsen

Wie?

• Dienstleistungen der Verwaltung › Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-01-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-01-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschleunigung DMS-Einführung
Referenznummer: ZD 2024_02
Kurze Beschreibung:

„Externe Unterstützungsleistung für eine Beschleunigung der hausweiten DMS-Einführung des Landratsamtes Mittelsachsen“

Produkte/Dienstleistungen: Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: ZD 2024/02
Titel: „Externe Unterstützungsleistung für eine Beschleunigung der hausweiten DMS-Einführung des Landratsamtes Mittelsachsen“
Beschreibung der Beschaffung:

Es soll eine zielgerichtete Untersuchung und Aufnahme von Arbeitsabläufen, unter Berücksichtigung der im Einsatz befindlichen Fachverfahren , sowie eine Unterstützung bei der Finalisierung organisatorischer Vorarbeiten mit den Funktionseinheiten durchgeführt werden. 1. Auftakt und Planung 2. Ist-Erhebung und Analyse 2.1 Dokumentenlauf / Arbeitsablauf 2.2 Fachverfahren 3. Unterstützung bei der Finalisierung organisatorischer Vorarbeiten 3.1 Aufnahme von Dokumentenarten und deren Clusterung 3.2 Definition einer einheitlichen Aktenführung 3.3 Finalisierung der Teilaktenpläne 4. Zusammenführung der Ergebnisse Die genauen Ausführungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Der Großteil (mind. 75% bis 80% vom Gesamtvolumen) der Ergebnisse hat von allen Funktionseinheiten bis Ende 2024 vorzuliegen. Erforderliche Restarbeiten haben bis spätestens Ende Februar 2025 vorzuliegen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Verwaltungsstandorte Landratsamt sowie remote
Postleitzahl: 09599
Stadt: Freiberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Mittelsachsen 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2024-04-08 📅
Datum des Endes: 2025-02-28 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-19 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-02-19 10:15:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 45 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2024-02-19 10:15:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-02-08 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Der öffentliche Auftraggeber kann Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstigen Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (§ 56 Abs. 2 VgV). § 56 Abs. 3 VgV: "Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen." § 56 Abs. 4 VgV: "Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen."

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eigenerklärung des Bieters gemäß § 48 Abs. 4 und 5 VgV über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB (Anlage A); Eigenklärung des inländischen Bieters zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder des ausländischen Bieters zur Eintragung in ein vergleichbares Register (Anlage C); Erklärung zur Bietergemeinschaft (Anlage D); Erklärung des Bieters bzw. des Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft zum Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen (Anlage E); Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 - Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Anlage J); Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen sind auf Verlangen der Vergabestelle die Eigenerklärung Anlage F (Verpflichtungserklärung) sowie die Anlagen A und C auch für die Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Eigenerklärung des Bieters zu Gesamtumsätzen und Umsätzen für gleichartige Leistungen der letzten 3 Jahre (Anlage B). Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen ist auf Verlangen der Vergabestelle diese Eigenerklärung auch für Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Eigenerklärung des Bieters zu Referenzen zu gleichartigen Leistungen in den letzten höchstens drei Jahren sowie die Angabe der Zahl der Beschäftigten (Anlage B). Mindestanforderung: Es sind vollständige Informationen zu mindestens einem mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Projekt aus den letzten drei Jahren einzureichen. Vom genannten Zeitraum umfasst sind Projekte, die nach dem 31.12.2020 beendet wurden oder zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe beendet sind. Die Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn der Bieter über Erfahrungen bei ähnlich gelagerten Einführungsunterstützungen verfügt, insbesondere im Bereich der elektronischen Aktenführung / Schriftgutverwaltung (d. h. zu Systematiken der elektronischen Aktenführung, wie Unterscheidung Fall-/Sachakten, Akten-plan in der öffentlichen Verwaltung, Aktenaufbau, Ablagestrukturen, etc.). Bei vorgesehenem Einsatz von Nach- bzw. Subunternehmen ist auf Verlangen der Vergabestelle diese Eigenerklärung auch für Nach- bzw. Subunternehmen vorzulegen.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung des Bieters nach Mindestlohngesetz, nach ArbeitnehmerEntsendegesetz sowie Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (Anlage G). Erklärung des Bieters zu Kommunikation (Anlage I). Bei vorgesehenem Einsatz von Nach bzw. Subunternehmen ist auf Verlangen der Vergabestelle die Eigenerklärung (Anlage G) auch für die Nach bzw. Subunternehmen vorzulegen. Dem Angebot beizufügende Unterlagen: - Deckblatt Bestätigung Vertragsmuster - Konzept zum geplanten Vorgehen und der Grobablauf - eigene vorhandene Projektwerkzeuge, die zum Einsatz kommen

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Zahlungen erfolgen gemäß § 17 VOL/B sowie gemäß EVB-IT Dienstvertrag.
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe: rein nationale Ausschlussgründe nach GWB, VgV

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landratsamt Mittelsachsen
Nationale Registrierungsnummer: 14522-LK01-64
Abteilung: Interner Service, Zentrale Dienste
Postanschrift: Frauensteiner Straße 43
Postleitzahl: 09599
Postort: Freiberg
Region: Mittelsachsen 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@landkreis-mittelsachsen.de 📧
Telefon: 000 📞
Fax: +49 37317993363 📠
URL: https://www.landkreis-mittelsachsen.de 🌏
Federführendes Mitglied ✅
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/3/tenderId/130040 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Fragen und/oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind nach Erhalt dieser unverzüglich und bis spätestens 08.02.2024 ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform zulässig. Verwenden Sie hierzu die entsprechend angegebenen Kontaktdaten in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen. Die Bekanntmachung auf der TED-Website: http://ted.europa.eu ist die einzig amtliche Bekanntmachung.

Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig
Nationale Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Braustraße 2
Postleitzahl: 04107
Postort: Leipzig
Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsen.de 📧
Telefon: +49 3419773800 📞
Fax: +49 3419771049 📠
URL: https://www.lds.sachsen.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung eines Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-19+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 015-042522 (2024-01-19)

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