Betreuung der Medientechnik in den Berliner Liegenschaften des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ist eine Oberste Bundesbehörde der Bundesrepublik Deutschland. Der Hauptsitz bzw. erster Dienstsitz befindet sich in Berlin. Im BMFSFJ erfordern die Öffentlichkeits- und Pressearbeit sowie auch die politische Facharbeit (z. B. Durchführung von Fachveranstaltungen und -konferenzen) in hohem Maße medientechnische Unterstützung. Im Hinblick auf die Entwicklung im Social Media Bereich wird die medientechnische Unterstützung für das BMFSFJ noch weiter an Bedeutung gewinnen. Die Dienstgebäude des BMFSFJ sind daher mit entsprechender Medien- und Präsentationstechnik (u. a. Licht, Audio, Video, Infosystem) ausgestattet.

In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt, ist ebenfalls eine reibungslose Nutzung der bestehenden Videokonferenzsyteme unverzichtbar.

Zu erbringen sind daher

- die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche medientechnische Betreuung von Veranstaltungen in den unten genannten Liegenschaften durch drei Techniker/Technikerinnen für Ton, Video und Licht (und weiteren Präsentationstechniken z. B. in Form von Power-Point) sowie von Presseterminen/-konferenzen,

- die umfassende, selbstständige und eigenverantwortliche Betreuung der Video-Konferenz-Technik in den Veranstaltungsräumen,

- Konzeptionell-beratende Unterstützung bei zukünftigen Aus- und Umbauvorhaben der Konferenzbereiche,

Die notwendige vorherige und kontinuierliche Abstimmung mit der Auftraggeberin bleibt davon unberührt. Die Bestandsliste ist nicht abschließend und kann durch zukünftige Anschaffungen noch entsprechend erweitert werden

Zusätzliche Informationen

a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet
c. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
d. Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
e. Fragen sind bis zum 04.12.2024 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
f. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
g. Angebote können nur auf der e-Vergabeplattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für das Angebot möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
h. Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
i. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
j. Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Kriterium

Der Zuschlag wird gemäß § 127 Abs. 1 GWB auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirt-schaftlichste Angebot erteilt.
Der niedrigste Angebotspreis ist nicht entscheidend.
Für die Angebotswertung im Hinblick auf die Erteilung des Zuschlags erfolgt die Wertung anhand der in der Anlage „Bewertungsraster Wirtschaftlichkeit“ aufgeführten Zuschlagskriterien und ihrer jeweiligen Gewichtung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise
sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein
Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten
eines Unterauftragnehmers/einer Unterauftragnehmerin beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution/der sich bewerbenden Person
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/ Die Bieterin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhaltet, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise
sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein
Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten
eines Unterauftragnehmers/einer Unterauftragnehmerin beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

a) Der Bieter/Die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
d) Erklärung der Bereitschaft zur Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz
e) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
f) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
g) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
h) Erklärung der Bereitschaft, sich einer Sicherheitsüberprüfung (mind. SÜG Stufe 2) zu unterziehen
i) Erklärung der Bereitschaft, polizeiliche Führungszeugnisse für die einzusetzenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bei Zuschlagserteilung einzureichen
j) Nachweis über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im medientechnischen Bereich besitzen (Personal Medienservice)
k) Nachweis von Kenntnissen über die in der Inventarliste aufgeführter Technik (Personal Medienservice)
l) Nachweis über Kenntnisse externe Technik an vorhandene Haustechnik anzuschließen (Personal Medienservice)
m) Nachweis der regelmäßigen Teilnahme an Fortbildungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung im Bereich branchentypischer Veranstaltungstechnik (Personal Medienservice)
n) Nachweis von Kenntnissen im Umgang mit MS Office, Video- und Tonmitschnitten, branchentypischer Software (Personal Medienservice)
o) Nachweis von Kenntnissen im Umgang mit Streaming und Internet-VK-Applikationen
p) Nachweis über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im medientechnischen Bereich (Personal Objektleitung)
q) Nachweis von Erfahrungen in der Personalführung (Personal Objektleitung)
r) Nachweis von Kenntnissen über Richtlinien, Gesetze, Normen im Rahmen der Dienstleistung (z. B. Arbeitssicherheitsvorschriften, DSGVO, Sicherheitsüberprüfung, Veranstaltungssicherheit, Betriebsverordnungen des Landes Berlin) des Personal Objektleitung
s) Nachweis über fundierte Hard- und Software-Kenntnisse (Personal Objektleitung)
t) Nachweis von Kenntnissen über die in der Inventarliste aufgeführter Technik (Personal Objektleitung)
u) Nachweis der regelmäßigen Teilnahme an Fortbildungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung im Bereich branchentypischer Veranstaltungstechnik (Personal Objektleitung)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o. g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.