BO 2025

Kurze Beschreibung

Mit diesem Vergabeverfahren wird ein Auftragnehmer gesucht, der

- einen über alle IKT-Services flächendeckenden First Level Support für die Service-Konsumenten bereitstellt.
- einen Vorort-Service (Second Level) beim Auftraggeber in München bereitstellt.
- die technischen IT-Systeme betreut und betreibt (virtualisierter Arbeitsplatz, physische Endgeräte inkl. Peripheriegeräte, Clientsoftware, Server und Serverapplikationen).
- verantwortlich für zahlreiche übergreifende Servicebeiträge ist (wie z. B. Server-Hosting, Anwendungsbetriebsservices, Softwarebereitstellungsservice für Clients).
- zur Weiterentwicklung Projektleistungen zur Umsetzung neuer Anforderungen

erbringt.

Ziel der Ausschreibung ist es einen homogenen und zentral organisierten IT Service/Support für die Servicekonsumenten bereitzustellen und IT-Systeme und Prozesse während der Vertragslaufzeit an neue Anforderungen anzupassen und erweitern zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Kapitel 1.6.2 Volumina:
Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers beträgt das geschätzte Auftragsvolumen für Projektleistungen (Preisblatt P13 bis P18) (sowohl Dienstleistungen auf Tagespauschalpreisbasis als auch auf werkvertraglicher Basis in Summe ):

Für die Basisvertragslaufzeit in Personentagen (PT):
Mindestmenge: 200
Schätzmenge: 1.900
Höchstmenge: 2.280

Für die Verlängerungslaufzeit in PT:
Mindestmenge: 200
Schätzmenge: 1.900
Höchstmenge: 2.280

Demzufolge für die Gesamtlaufzeit von 6 Jahren in PT:
Mindestmenge: 400
Schätzmenge: 3.800
Höchstmenge: 4.560

Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der oben angegebenen Mindestmenge explizit NICHT um eine Mindestabnahmemenge handelt. Der Auftraggeber ist ausdrücklich NICHT zur Abnahme einer konkreten Menge verpflichtet!

Betriebsleistungen werden pauschaliert je Stückzahlen vergütet (vgl. Abschnitt 4.3.2 und Anlage 6 Preisblatt). Die Mengengerüste sind der detaillierten Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 und den Leistungsscheinen (Anlage 13) zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Der AG behält sich vor, innerhalb der ersten 3 Jahre dieses Vertrages neue Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der ausgeschriebenen bestehen, gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb an den AN dieses Hauptauftrages zu vergeben. Für diese Leistungen gelten die vertraglichen Bedingungen dieses Vergabeverfahrens.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 6 Jahre (72 Monate), d.h. bis maximal 30.06.2030, gerechnet ab Beginn der Überleitungsphase/Transition (01.07.2024). Diese beinhaltet eine sechsmonatige vorgelagerte Überleitungsphase zu Vertragsbeginn sowie eine sechsmonatige Überleitungsphase (Ramp Down) zum Vertragsende, in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer (im Folgenden auch: "Alt-Auftragnehmer") u. a. auch eingearbeitet wird.

Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 2,5 Jahre (30 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des allein verantwortlichen Leistungsbeginns. Der Termin für den allein verantwortlichen Leistungsbeginn mit allen im Kapitel 5 beschriebenen Leistungsinhalten durch den neuen Auftragnehmer ist der 01.01.2025.

Nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit (30.06.2027), steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils sechs (6) Monate zum jeweiligen 30.06. des Kalenderjahres.

Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.

Zusätzliche Informationen

s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen, fehlende unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
- Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
- Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
- sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.

3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kap. 3.3.3.1 Haftpflichtversicherung (EK-04-A )
Gefordert wird das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
- für Personen- und Sachschäden mindestens zehn (10) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)
sowie
- für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)

Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Haftpflichtversicherung" erklären, dass er über eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt.

Hinweise:
Vor Zuschlagserteilung wird der Bieter, dem der Zuschlag erteilt werden soll, aufgefordert, den Nachweis über die o. g. Haftpflichtversicherung zu erbringen. Die Aufforderung erhält der Bieter zusammen mit der "Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung" (Mitteilung nach § 134 Abs. 1 GWB). Der Nachweis zur Haftpflichtversicherung ist durch Vorlage der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung bzw. Bescheinigung eines Versicherungsmaklers zu erbringen und muss bis zum Ablauf der Informations- und Wartefrist (§ 134 Abs. 2 GWB) der Vergabestelle vorliegen, da ansonsten der Zuschlag nicht erteilt werden darf!

Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.

Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglieder der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und vor Zuschlagserteilung nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.

Im Falle eines "bloßen" Subunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.

Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
- den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
- den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich IT-Service, -Helpdesk und -Betriebsleistungen (EK-06-A) (vergleichbare Leistungen zu den Abschnitten 5.2.4 bis 5.2.8)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021 - 2023) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr (2023) noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.

Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kap. 3.3.4.1 Qualitätssicherung (EK-07-A)
Die Bieter haben unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in ihrem Unternehmen bestehen (EK-07-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).

Kap. 3.3.4.2 Informationssicherheitsmanagement (EK-08-A)
Der Bieter muss über ein Informationssicherheits-Management-System (ISMS) verfügen. Dies ist ein Qualitätssicherungssystem für das Management von Informationssicherheit. (Weiteres s. Kap. 3.3.4.2) Der Bieter kann dies z. B. durch eine gültige Zertifizierung gem. ISO/IEC 27001 oder vergleichbare Standards wie bspw. BSI Grundschutz oder SOC 2II nachweisen oder sein ISMS beschreiben und explizit auf die in diesem Kapitel 3.3.4.2 genannten Aspekte eingehen. Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 7 vorzunehmen).

Kap. 3.3.4.3 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-09-A)
Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2021 - 2023) mit dem Angebot vorlegen. Die Angaben müssen sich auf die folgenden Beschäftigtenkategorien beziehen:
- Gesamt-Mitarbeiter (inklusive der u. g. Rollen)
- Projektleiter
- IT-Consultants
- IT-Experten
Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 8 "Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl" vorzunehmen.

Kap. 3.3.4.4 Unternehmensreferenzen (EK-10-A bis EK-12-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. (Weiteres s. Kap. 3.3.4.4!)
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):

a) 3 Referenzen für folgende Leistungsbereiche, wobei jede Referenz alle Bereiche abdecken sollte (EK-10-A)
i. "Betrieb und Betreuung von mindestens 500 physikalischen Endgeräten inkl. Peripherie und Client Software",
ii. "Betrieb und Betreuung von mindestens 100 Servern und 15 Serverapplikationen"
iii. "Betrieb eines First und Second Level Supports, jeweils mit Lösungskompetenz und mindestens 1000 Tickets im Monat"
b) 3 Referenzen für den Leistungsbereich "Betrieb und Betreuung einer virtuellen Arbeitsplatzumgebung (Server, virtuelle Clients und Software/Desktops) mit mindestens in Summe 1000 Shared und Dedicated Desktops" (EK-11-A),
c) 3 Referenzen für den Leistungsbereich "Projektleistungen zur Weiterentwicklung der Arbeitsplatzumgebung insb. der virtuellen Arbeitsplatzumgebung" mit mindestens 100 Personentagen Eigenleistung (EK-12-A).

Es ist dabei möglich, eine Referenz zum Nachweis verschiedener erbachter Leistungen gemäß der vorge-nannten Punkte a) bis c) zu benennen (Weiteres s. im Kap. 3.3.4.4!)

Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein oder noch weiterhin laufen; bei noch laufenden Referenzen müssen diese bei den Betriebsreferenzen (Ziffer a und b) seit mindestens 1 Jahr laufen, bei den Projektreferenzen (Ziffer c) müssen diese bereits im genannten Umfang von 100 Personentagen erbracht worden sein; der Projektstart darf vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden). Weiteres s. im Kap. 3.3.4.4!

Kap. 3.3.4.5 Unternehmenszertifizierung Microsoft (EK-13-A)
Das Unternehmen muss gelisteter Partner bei Microsoft in mindestens einem zu den Leistungen passenden Themengebiet sein und somit mindestens über eine entsprechende aktuelle Unternehmenszertifizierung verfügen, beispielsweise

- Microsoft Solutions Partner Business Applications
- Microsoft Solutions Partner Digital & App Innovation
- Microsoft Solutions Partner Infrastructure (Azure)
- Microsoft Solutions Partner Modern Work
- Microsoft Solutions Partner Security
- Microsoft Solutions Partner Microsoft Cloud

oder eine gleichwertige Unternehmenszertifizierungen von Microsoft
Der Nachweis ist durch Zertifizierungsurkunde zu erbringen. Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 10 "Unternehmenszertifizierung Microsoft" vorzunehmen.

Kap. 3.3.4.6 Unternehmenszertifizierung Citrix (EK-14-A)
Das Unternehmen muss mindestens eine der folgende, aktuelle Unternehmenszertifizierung als "Citrix Partner" für nachgewiesene Kompetenz und Fachkenntnisse nachweisen:

- Solution Advisor
- Service Provider
- System Integrator

Der Nachweis ist durch Zertifizierungsurkunde zu erbringen.
Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 11 "Vertragspartner Citrix" vorzunehmen.

Zusätzliche Informationen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU):

Achtung, bitte Kap. 1.5.1 "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" beachten!
Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 11) übersandt. Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig! Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote, die diese Selbstverpflichtungserklärung nicht abgegeben haben und denen dadurch die vertrauliche Anlage 13 (Leistungsscheine) nicht vorlag, vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden!

Achtung, bitte Kap. 2.2.3 "Selbstausführungsgebot" beachten!
Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die kritischen Leistungen/Aufgaben, die die nachstehenden Rollen innehaben (vgl. Anlage 7 Fachliche Qualifikation):
- Projektleiter / Teilprojektleiter (inkl. Stellvertreter)
- Projektleiter zur Transition und Transformation (inkl. Stellvertreter)
- Service Manager (inkl. Stellvertreter)
- Release- / Testmanager Betrieb (inkl. Stellvertreter)
Diese Rollen müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden. Eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz ist für diese Rollen nicht zugelassen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist (Angebotsfrist) gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.