CJS2_100 Copernicus Communication Services

European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

ECMWF as the European Commission’s entrusted Entity for operating Copernicus Climate Change Service and Copernicus Atmosphere Monitoring Service, invites tenders to work with the ECMWF Copernicus Services’ Communications team to execute the CAMS and C3S Communication Strategy. ITT is divided into two lots and tenderers can bid for one or both of: Lot 1 Content production and distribution (reference CJS2_123), and Lot 2 Events management and brand experience (reference CJS2_140). The successful Tenderer(s) shall provide communication services to contribute to effective implementation of C3S ‘and CAMS’ Communication Strategy through a mix of owned (e.g. service websites, newsletters and social media), and paid-for channels (e.g. advertisements, events).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-06-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-05-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Adria Congrex srl
• Blossom Srl

Wer?

• European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

Wie?

• Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit › Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste

Wo?

• Berkshire, Buckinghamshire and Oxfordshire › Berkshire
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-05-16	Auftragsbekanntmachung
2024-06-10	Auftragsbekanntmachung
2025-01-28	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-05-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: CJS2_100 Copernicus Communication Services
Referenznummer: CJS2_100
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 700 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: CJS2_100 Lot-1 (Reference: CJS2_123)
Titel: Lot-1 Content production and distribution
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Lot 1- Content production and distribution: Build and maintain a corporate content-based communication framework to plan, reach out to and connect with our different audiences through appropriate and impactful messages, content, formats, visuals and owned, earned and paid channels. Maximum total budget for the ITT including both lots is Eur 3,700,000.

Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Service shall be performed on Contractor's premises, located either in a European Union Member State or in a Copernicus Participating State.

Dauer: 39 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2024-10-01 📅
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Legal and Financial
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Track Record
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Quality of Resources Deployed
Approach and Solutions
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Management and Implementation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 25
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: CJS2_100 Lot-2 (Reference: CJS2_140)
Titel: Lot-2 Events management and brand experience
Beschreibung der Beschaffung:

Lot 2- Events management and brand experience: Create and strengthen B2B and B2G relationships through the organisation of events to support the communication objectives and potential lead generation for the User Engagement team - through networking, brand awareness building, and taking advantage of or following up with opportunities to meet potential users in person. Maximum total budget for the ITT including both lots is Eur 3,700,000.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-06-18 15:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-06-18 15:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): ECMWF's eProcurement Portal
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 9 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2024-06-18 15:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: ECMWF's eProcurement Portal
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-06-03 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Technical and professional ability
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Economic and financial standing
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Eligibility: Please refer to Volume I of the ITT documents.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Please refer to Volume V of the ITT documents.
Ausschlussgrund: Konkurs
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the exclusion grounds.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: n/a
Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Adresse des Käuferprofils: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Haupttätigkeit
Umwelt
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag umfasst die gemeinsame Beschaffung ✅
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Name: Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the communication and tender submission procedure. Tenderers must register their organsiation on the ECMWF's eProcurement Portal to be able to access the ITT documents and to be able to submit a response to the ITT. Registration is free and the process is managed by the portal provider.
EU-Mittel — Programm: Europäisches Erdbeobachtungsprogramm (Copernicus) (2014/2020)
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Procedure to be applied: The procurement will be conducted in accordance with ECMWF's procedures as set out in Invitation to Tender documents, which are available on ECMWF's eProcurement Portal (https://procurement.ecmwf.int/) and no other procedures will apply. In submitting this notice ECMWF does not waive the privileges and immunities granted to it by virtue of its status as an intergovernmental organisation or submit itself to any jurisdiction. Tenders must be submitted using ECMWF's eProcurement Portal. Hard copy (paper) submissions will not be accepted. Due to the need to include performance and compliance obligations in the contract, ECMWF will contract only with a single legal person or entity which is competent to undertake and commit to these obligations. ECMWF recognises that some bids will involve a number of organisations which may wish to work together to deliver the contract requirements. In such cases, these organisations must identify a lead contractor who will sign the contract with ECMWF and who will be responsible for putting in place legal arrangements to ensure that it can guarantee that all other organisations will also meet the contract obligations. ECMWF will not enter into multiple contracts with individual members of consortia or groups of service providers. Eligibility: Refer to Section 3.2 of Volume I of the ITT documents.

Körper überprüfen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: not applicable
Postanschrift: Shinfield Park
Postleitzahl: RG2 9AX
Postort: Reading
Region: Berkshire 🏙️
Land: Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Fax: +44 118 986 9450 📠
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Please refer to ECMWF's Procurement Debriefing and Review Procedure published at the ECMWF Suppliers webpage (https://www.ecmwf.int/en/about/suppliers).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2024/S 096-291295 (2024-05-16)

Auftragsbekanntmachung (2024-06-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 700 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-06-28 15:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-06-28 15:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2024-06-28 15:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-06-13 23:59:59 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

The deadline for receipt of tenders and the Opening date are changed to 28/06/2024. The deadline for requesting additional information is changed to 13/06/2024.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-06-04 📅
Andere zusätzliche Informationen
Extension to submission deadline
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 291295-2024
Quelle: OJS 2024/S 112-343293 (2024-06-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-01-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECMWF as the European Commission’s entrusted Entity for operating Copernicus Climate Change Service and Copernicus Atmosphere Monitoring Service, entered into 2 contracts (one for lot 1 and one for lot 2) to execute the CAMS and C3S Communication Strategy. (Lot 1 Content production and distribution (reference CJS2_123), and Lot 2 Events management and brand experience (reference CJS2_140).)

Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 700 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 3 700 000 EUR 💰
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Europäisches Erdbeobachtungsprogramm (Copernicus) (2014/2020)
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 500 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:

Lot 1- Build and maintain a corporate content based communication framework to plan, reach out to and connect with our different audiences through appropriate and impactful messages, content, formats, visuals and owned, earned and paid channels.

Produkte/Dienstleistungen: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste 📦
Dauer
Datum des Beginns: 2024-11-01 📅
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:

Lot 2- Raise awareness and understanding of the ECMWF Copernicus Services and their value to decision-making - and in doing so contribute to the uptake of the services’ information, products and data - within target audience segments. Planning and management of hybrid, virtual and in-person events to showcase the Copernicus Services operated by ECMWF, including full engagement or immersive formats, production of unique content to share or personalised event experiences (apps).

Dauer
Datum des Beginns: 2024-11-18 📅

Auftragsvergabe

1️⃣
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: ECMWF/COPERNICUS/2024/CJS2_123_Blossom
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-11-27 📅
Titel: Copernicus Communication Services Corporate communication, design and content production services
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 10
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 500 000 EUR 💰
Kennung des Angebots: CJS2_123 Tender CJS2_100 lot 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Blossom Srl
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Blossom Srl
Nationale Registrierungsnummer: MB-1878010
Postanschrift: Via Milano 8
Postleitzahl: 20831
Postort: Seregno
Region: Monza e della Brianza 🏙️
Land: Italien 🇮🇹
URL: https://blossom.it/ 🌏

2️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 2 200 000 EUR 💰
Kennung des Angebots: CJS2_140 Tender CJS2_100 lot 2
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Wert ohne MwSt., der voraussichtlich an Dritte weitervergeben wird: 90 500 EUR 💰
Prozentsatz (%): 4.11
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Adria Congrex srl
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Adria Congrex Srl
Nationale Registrierungsnummer: RN-240542
Postanschrift: Via Sassonia 30
Postleitzahl: 47922
Postort: Rimini
Region: Rimini 🏙️
URL: https://www.adriacongrex.it/en/ 🌏

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 343293-2024
Quelle: OJS 2025/S 021-066450 (2025-01-28)

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