Digitalisierung der Zoll- und Außenwirtschaftsprozesse (DZP)

Kurze Beschreibung

Implementierung einer (ATLAS-zertifizierten) Softwarelösung zur systemgestützten Abwicklung der Zoll- und Außenwirtschaftsprozesse

Das zuvor durchgeführte Offene Verfahren "Digitalisierung der Zoll- und Außenwirtschaftsprozesse (DZP)" (Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 262564-2024, ABl. S - Nummer der Ausgabe: 86/2024 vom 2.05.2024) wurde gem. § 63 Abs. 1 Nr. 1 VgV aufgehoben (Bekanntm. Nr. 393394-2024, ABl. S - Nummer der Ausgabe: 127/2024 vom 2.07.2024) und steht nun mit diesem Vergabeverfahren erneut im Wettbewerb!

Beschreibung der Beschaffung

s. Kap. 1.6.2 (Volumina) der VU:
Auf Grundlage der Erfahrungen des AG umfasst das Auftragsvolumen folgende Leistungen:
1. Die Leistungen im Rahmen der Feinkonzeption und Implementierung in der agilen Projektorganisation, bei welchen ein Projektleiter und mind. zwei (2) weitere IT-Mitarbeiter des AN zum Einsatz kommen.

2. Die Leistungen, welche in Zusammenhang mit der Betriebsphase stehen. Diese umfassen Softwarelizenz(en), Nutzungsgebühren, die zusätzliche Bereitstellung von einem optionalem Sanktionslistenpaket sowie einen Helpdesk (vgl. Service Level Agreement) zum reibungslosen Betrieb.

3. Umfangreiche Schulungen sind ebenfalls Bestandteil des Leistungsumfangs. Es müssen sowohl Key-User als auch Bedarfsträger entsprechend dem zukünftigen Rollenkonzept geschult werden. Aufgrund der Vielzahl an Bedarfsträgern sind u.a. Schulungsvideos vorgesehen. Darüber hinaus sind regelmäßige Schulung im Fall des Wechsels von Key-Usern und Bedarfsträgern vorgesehen.

4. Darüber hinaus sind als zusätzlich abrufbare Leistungen die Programmierung der dynamischen, webbasierten Erfassungsformulare für Importe ohne SAP-Bestellbezug, Export und Versand, die Durchführung von spezifischen Anpassungen/Weiterentwicklungen (Change Request) sowie Serviceleistungen enthalten. Ergänzend ist die potenzielle Auslaufphase und Übergabe enthalten.
Die detaillierte Aufschlüsselung der oben genannten Leistungspositionen ist den nachfolgenden Tabellen 1-4 zu entnehmen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die dargestellten Mengengerüste als Annahme und damit fiktives, nur zu Kalkulationszwecken dienende Mengenangaben zu verstehen sind. Diese sollen dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise sowie als Grundlage für eine einheitliche Wertung dienen. Zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und vom Dienstleister erbrachte Leistungen.

1.) Mengengerüst für die Feinkonzeption und Implementierung in der agilen Projektorganisation (Tabelle 1: Prognostiziertes Mengengerüst Phase Feinkonzeption und Implementierung (12 Monate ab Leistungsbeginn):
(1.1) Projektleiter (inkl. Vertreter) für Phase Feinkonzeption und Implementierung (Einmalaufwand): (PT = Personentag)
Schätzmenge: 142 PT
Höchstmenge: 152 PT
(1.2) IT-Mitarbeiter (mind. 2 MA in arbeitsintensive Phasen inkl. Vertreter) für Phase Feinkonzeption und Implementierung (Einmalaufwand)
Schätzmenge: 205 PT
Höchstmenge: 225 PT
(1.3) Modul Import und Export: Anbindung eines zusätzlichen SAP-Mandanten / -Systems (Einmalaufwand), Menge je zusätzlicher Mandant: 2
(1.4) Modul Sanktionslistenprüfung: Anbindung zwei zusätzlicher SAP-Mandanten / -Systeme und eines SAP-fremden HR-Systems (Einmalaufwand), Menge je zusätzlicher Mandant: 3

2.) Mengengerüst für die Betriebsphase:
(2.1) Softwarelizenzen / Nutzungsgebühr für Modul: Import-Abwicklung (Menge, Anzahl Vorgänge p.a.)
Schätzmenge: 10.000
Höchstmenge: 12.000
(2.2) Softwarelizenzen / Nutzungsgebühr für Modul: Export-Abwicklung
Schätzmenge: 2.500
Höchstmenge: 4.000
(2.3) Softwarelizenzen / Nutzungsgebühr (Unternehmens-lizenz ohne Nutzereinschränkung) für Modul: Sanktionslistenprüfung (inkl. obligatorischer Prüflisten vgl. Anforderungskatalog, PA_17) (Mengen/Einheit: Festpreis p.a./pauschal)
(2.4) Zusätzliche Bereitstellung von optionalem Sanktionslistenpaket (vgl. Anforderungskatalog, PA_18) (Mengen/Einheit: Festpreis mandantenunabhängig p.a./pauschal)
(2.5) Helpdesk (Mengen/Einheit: Festpreis p.a./pauschal)

3.) Mengengerüst für Schulungen:
(3.1) Schulungskosten für Key-User zur operativen Zollabwicklung für die Module Import, Export und Sanktionslistenprüfung (Einmalaufwand)
Schätzmenge: 10 PT
Höchstmenge: 15 PT
(3.2) Schulungskosten für Bedarfsträger mit Fokus auf Schulungsvideos für Erfassungsformulare für den Roll-out in der Gesamt-MPG (Einmalaufwand)
Schätzmenge: 2 PT
Höchstmenge: 3 PT
(3.3) Schulungskosten für den Wechsel von Key-Usern und Bedarfsträger
Schätzmenge: 10 PT
Höchstmenge: 15 PT

4.) Zusätzlich abrufbare Leistungen
(4.1) Programmierung dynamisches, webbasiertes Erfassungsformular für Importe ohne SAP-Bestellbezug (Anlage 13) (Einmalaufwand), Festpreis/pauschal
(4.2) Programmierung dynamisches, webbasiertes Erfassungsformular für Export und Versand (Anlage 14) (Einmalaufwand), Festpreis/pauschal
(4.3) Service Manager (Qualifikationsniveau: IT-Mitarbeiter)
Schätzmenge: 12 PT
Höchstmenge: 15 PT
(4.4) Spezifische Anpassungen/Weiterentwicklung (Change Request)
Schätzmenge: 12 PT
Höchstmenge: 15 PT
(4.5) Auslaufphase und Übergabe (Einmalaufwand), Festpreis/pauschal

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der AG behält sich vor, innerhalb der ersten 3 Jahre dieses Vertrages neue Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der ausgeschriebenen bestehen, gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb an den AN dieses Hauptauftrages zu vergeben. Für diese Leistungen gelten die vertraglichen Bedingungen dieses Vergabeverfahrens.

Beschreibung der Optionen

Ein Ende der Vertragslaufzeit wird nicht vereinbart. Die Mindestvertragsdauer beträgt drei (3) Jahre, gerechnet ab dem Leistungsbeginn (nachfolgend "Mindestvertragsdauer"). Die Basisvertragsdauer beträgt sechs (6) Jahre (Basis für Budgetkalkulation, vgl. Anlage 6, Preisblatt). Die Vertragspartner können den Vertrag erstmals zum Ende der Mindestvertragsdauer, mithin erstmals zum 16.10.2027 und danach zum Ablauf eines jeden Vertragsjahres ordentlich kündigen (beiderseitiges, jährliches Kündigungsrecht). Wird der Vertrag nicht gekündigt, verlängert er sich automatisch um ein weiteres Vertragsjahr. Die Kündigungsfrist beträgt sechs (6) Monate zum jeweiligen Vertragsjahresende. Die Kündigung des Vertrages hat in Schriftform (§ 126 BGB) zu erfolgen. Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.

Zusätzliche Informationen

s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

Die in diesem Kapitel geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Unterauftragunternehmer) einzureichen.

Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
- Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse)
- Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
- sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens. Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.

Kap. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel 3.3.3 geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Kap. 3.3.3.1 Versicherungsschutz (EK-04-A)
Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben (Projekt) eine adäquate Deckung des Betriebshaftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird.
Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei erwartet:
- für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)
sowie
- für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (einfach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)

Der Auftraggeber akzeptiert hierfür entweder eine spezifische Projektdeckung (bei Projekt-versicherung/Excedentendeckung genügt eine 1-fache Maximierung für alle Schäden), alternativ eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen.
Hierzu hat der Bieter die entsprechende Eigenerklärung unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Versicherungsschutz" abzugeben.  

Hinweise:
Es wird auf die korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jede beteiligte Person an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots. Im Falle eines "bloßen" Unterauftragnehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.

Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
- den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
- die spezifische Aufstellung des Jahresumsatzes aus Nutzungsgebühren der "Software für Zollvorgänge (Import, Export)" sowie der "Software für Sanktionslistenprüfung" (EK-06.1-A)
- die spezifische Aufstellung des Jahresumsatzes aus Implementierungen sowie Wartung und Support (EK-06.2-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre [2021- 2023] abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Mindestanforderung:
Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen gelten folgende Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden:

- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) mindestens: 3,3 Mio. EUR
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Kap. 3.3.4.1 ATLAS-Zertifizierung (EK-07-A)
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 6 die "ATLAS-Zertifizierung" nachzuweisen!
- ATLAS-Einfuhr (EK-07.1-A)
- ATLAS-Ausfuhr (EK-07.2-A)

Kap. 3.3.4.2 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-08-A, EK-09-A)
Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2021-2023) mit dem Angebot vorlegen.
Die Angaben müssen sich auf die folgenden Beschäftigtenkategorien beziehen:
a) Gesamt-Mitarbeiter (inkl. Führungskräfte) (EK-08-A)
b) IT-Mitarbeiter (EK-09-A)
Mindestanforderung:
Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre müssen mindestens die folgenden Anzahlen an Mitarbeitern je Kategorie beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
- mindestens [50] Gesamt-Mitarbeiter (inkl. Führungskräfte) (EK-08-A)
- mindestens [20] IT-Mitarbeiter (EK-09-A)
Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 7 "Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl" vorzunehmen.

Kap. 3.3.4.3 Unternehmensreferenzen (EK-10-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass der Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügt. Der Bieter ist spezialisiert auf Software-Dienstleistungen Leistungen als SaaS-Leistung zur Optimierung und Digitalisierung von Zoll- und Außenwirtschaftsprozessen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen des Bieters nachzuweisen.
Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen aus den letzten drei Jahren in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
- Leistungsempfänger inkl. Referenzansprechpartnern und Telefonnummern (ggf. anonymisiert),
- Angaben zum Auftragszeitraum,
- aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat,
- Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang in Beratertagen),
- Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren,
- Angabe, über die Anzahl der Vorgänge, die im Referenzprojekt abgebildet wurde.
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in dem gegenständlichen Auftrag folgende Referenzen einzureichen (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
- Drei (3) Referenzen für den Leistungsbereich "Implementierung von Zoll- und Außenwirtschaftssoftware" idealerweise in Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und/oder der öffentlichen Verwaltung. Alternativ eignen sich auch Referenzen der Industrie.
Im Falle von BG werden die Referenznachweise der Mitgliedunternehmen zusammen betrachtet ("addiert").
Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Bei den Referenzen darf es sich auch um laufende Projekte handeln, welche bis zum 20.09.2024 noch nicht abgeschlossen, allerdings begonnen sind.
Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 Abschnitt 8 sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. einer (1) DIN-A4-Seite inkl. Abbildungen zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen.
Im Falle einer Bietergemeinschaft werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die Mindestanforderung erfüllen.

Kap. 3.3.4.4 Zertifizierung nach ISO 27001 (EK-11-A)
Der Bieter erfüllt die Anforderungen an die Norm ISO 27001 zum Management und der Minimierung von Informationssicherheitsrisiken. Dies ist unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 9 nachzuweisen.
Ein C5-Testat gemäß Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (Basiskriterien) des Bundesamts für Sicherheit und Informationstechnik ist nicht erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Angebotsfrist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.