E-Mail-Archivierung

Kurze Beschreibung

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus (UKD, Auftraggeber) beabsichtigt die Beschaffung einer Lösung zur E-Mail-Archivierung zur flächendeckenden Einführung sowohl im gesamten UKD als auch für dessen 100%ige Tochterfirmen sowie die Medizinische Fakultät der TU Dresden (betrifft nur Mitarbeitende der Medizinischen Fakultät mit UKD-Postfächern). Das UKD führt dieses Vergabeverfahren allein durch. Für die Auftrags- / Vertragsabwicklung wird zentral und ausschließlich das UKD zuständig sein. Die Medizinische Fakultät und alle 100%igen Tochterfirmen des UKD (UKD Service GmbH, Medizinisches Versorgungszentrum am Universitätsklinikum Carl Gustav Carus GmbH, Carus Consilium Sachsen GmbH und Carl Gustav Carus Management GmbH) stellen insofern lediglich bezugsberechtigte Institutionen dar; das heißt, dass auch die Postfächer dieser Stellen im E-Mail-Archiv archiviert werden. Im Hinblick auf die Medizinische Fakultät betrifft dies nur Mitarbeitende der Medizinischen Fakultät mit UKD-Postfächern (@ukdd.de; @uniklinikum-dresden.de) , keine @tu-dresden.de-Postfächer. Die Beschaffung wird bzw. das Angebot muss insbesondere die Software inkl. Lizenzen / Nutzungsrechte, Einführungs-, Integrations- und Migrationsleistungen sowie den Systemservice enthalten. Die benötigte Hardware wird durch den Auftraggeber bereitgestellt.

Beschreibung der Beschaffung

Das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus (UKD, Auftraggeber) beabsichtigt die Beschaffung einer Lösung zur E-Mail-Archivierung zur flächendeckenden Einführung sowohl im gesamten UKD als auch für dessen 100%ige Tochterfirmen sowie die Medizinische Fakultät der TU Dresden (betrifft nur Mitarbeitende der Medizinischen Fakultät mit UKD-Postfächern). Das UKD führt dieses Vergabeverfahren allein durch. Für die Auftrags- / Vertragsabwicklung wird zentral und ausschließlich das UKD zuständig sein. Die Medizinische Fakultät und alle 100%igen Tochterfirmen des UKD (UKD Service GmbH, Medizinisches Versorgungszentrum am Universitätsklinikum Carl Gustav Carus GmbH, Carus Consilium Sachsen GmbH und Carl Gustav Carus Management GmbH) stellen insofern lediglich bezugsberechtigte Institutionen dar; das heißt, dass auch die Postfächer dieser Stellen im E-Mail-Archiv archiviert werden. Im Hinblick auf die Medizinische Fakultät betrifft dies nur Mitarbeitende der Medizinischen Fakultät mit UKD-Postfächern (@ukdd.de; @uniklinikum-dresden.de) , keine @tu-dresden.de-Postfächer. Die Beschaffung wird bzw. das Angebot muss insbesondere die Software inkl. Lizenzen / Nutzungsrechte, Einführungs-, Integrations- und Migrationsleistungen sowie den Systemservice enthalten. Die benötigte Hardware wird durch den Auftraggeber bereitgestellt. Die Leistung hat nach Maßgabe des EVB-IT-Systemvertrag VGS # 11/2024 inklusive Anlagen zu erfolgen.

Zusätzliche Informationen

Anmerkung zu Punkt "Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems": Die Regelungen zur Vertragslaufzeit sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschleunigtes Verfahren

Eine Verkürzung der gemäß § 15 Abs. 2 für den Eingang der Angebote im Offenen Verfahren bestehenden Mindestfrist von 35 Tagen auf 31 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, ist gemäß § 15 Abs. 4 VgV zulässig, da die elektronische Übermittlung der Angebote durch den Auftraggeber zugelassen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister: Nachweis, dass der Bieter nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem er niedergelassen ist, im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist (für Deutschland zulässige / einschlägige Nachweise nach Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU: Auszüge aus dem Handelsregister, der Handwerksrolle, dem Vereinsregister, dem Partnerschaftsregister oder dem Mitgliederverzeichnis der jeweiligen Berufskammer der Länder). Hierzu ist dem Angebot ein entsprechender, aktueller Registerauszug (bspw. aus Handelsregister) oder Auszug aus dem Mitgliederverzeichnis der jeweiligen Berufskammer der Länder (nicht älter als 6 Monate) beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Formblatt F1-A: Angaben zum Bieter (insb. Angaben zur Firmenbezeichnung, zur Rechtsform, zu verbundenen Unternehmen, zur Firmenanschrift, der nationalen Identifikationsnummer, der Nationalität des / der wirtschaftlichen Eigentümer(s), zur Anzahl der während der letzten drei Jahre durchschnittlich beschäftigten Mitarbeitenden und Führungskräfte, zu den Umsätzen der letzten drei Geschäftsjahren (in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags), Angabe der Unternehmensklasse / Unternehmensgröße) gemäß Formblatt F1-A

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erklärung, dass derzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung in marktüblichem Rahmen (Absicherung der auftragsspezifischen Risiken) besteht inkl. Angabe des Versicherungsunternehmens und Angabe des Versicherungsdeckungsumfangs sowie der -summen je Versicherungsfall und Zusicherung, dass die Haftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird, gemäß Formblatt F5

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

gültiger Nachweis (Zertifizierung) über eine aktuell gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig): Es ist nachzuweisen, dass ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach DIN EN ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) eingeführt, in Verwendung und von einer unabhängigen und akkreditierten Stelle zertifiziert ist. Der Nachweis der DIN EN ISO/IEC 27001-Konformität ist durch Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung einer unabhängigen und akkreditierten Stelle zu erbringen.Der Auftraggeber erkennt hierbei darüber hinaus auch gleichwertige Bescheinigungen von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten an.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen zu den in den letzten drei Kalenderjahren erbrachten Leistungen, die mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Referenzliste gemäß Formblatt F4-A): Angaben über die Ausführung von Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren (2021 - 2023 oder aktueller), die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (insb. Angabe von Auftraggeber, Anschrift, Telefonnummer und Ansprechpartner*in des Auftraggebers, Durchführungszeitraum, Angabe der ausgeführten Leistungen, Angabe der beim Auftraggeber einbezogenen Postfächer, Angaben zu erbrachten Migrationsleistungen, Angabe zur KRITIS-Zuordung der Referenz-Auftraggeber, Angabe des Auftragsvolumens (nicht zwingend)) gemäß beiliegendem Formblatt F4-A / Referenzliste gemäß Formblatt F4-A. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbes auch einschlägige Referenzen über eine entsprechende Leistungserbringung berücksichtigt werden, die mehr als drei Jahre, jedoch höchstens fünf Jahre (2019 - 2023 oder aktueller) zurückliegt. Der Auftraggeber legt insbesondere Wert auf den Nachweis umfassender Erfahrungen bei der Ausführung der zu beschaffenden bzw. zu erbringenden Leistungen. Dabei wird es für erforderlich gehalten, dass ein geeigneter Bieter bzw. der Auftragnehmer bereits über ausreichende Erfahrungen in der durch den Auftrag vorgegebenen finanziellen und technischen Größenordnung bzw. bei der Beschaffung und Einführung von E-Mail-Archivierungslösungen verfügt. Dies ist nachzuweisen anhand von Referenzprojekten / Referenzaufträge, deren Inhalt vergleichbar mit den zu beschaffenden Leistungen ist. Referenzanforderung I. Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzprojekte / Referenzaufträge hinsichtlich der Beschaffung, Implementierung und weiteren Betreuung (Service / Wartung) einer E-Mail-Archivierungslösung anzugeben. Dabei sieht der Auftraggeber entsprechende Referenzprojekte/ Referenzaufträge als vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung an, soweit Inhalt der angegebenen Referenzprojekte / Referenzaufträge die Beschaffung eines vergleichbaren Leistungsgegenstandes bzw. die Erbringung vergleichbarer Leistungen gewesen ist. Ein vergleichbarer Leistungsgegenstand liegt vor, wenn mindestens die folgenden bzw. sämtliche folgende Leistungen Inhalt des Referenzprojektes / Referenzauftrags gewesen sind: dauerhafte Überlassung von Softwarekomponenten / Lizenzen für eine E-Mail-Archivierungslösung, Erbringung von Leistungen zur Implementierung der E-Mailarchivierungslösung / Systemerstellung, Erbringung von Systemserviceleistungen bzw. Abschluss eines Wartungs-/Supportvertrages für die E-Mailarchivierungslösung. Des Weiteren müssen diese Referenzprojekte / Referenzaufträge zudem einen vergleichbaren Leistungsumfang aufweisen. D.h., dass bei dem jeweiligen Auftraggeber mindestens 5.000 Postfächer in die E-Mail-Archivierungslösung eingebunden (worden) sein müssen. Referenzanforderung II. Zudem muss mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Referenzprojekt / Referenzauftrag hinsichtlich der Beschaffung und Implementierung einer Software-Lösung auf Hardware / in der Infrastruktur des Auftraggebers nachgewiesen / angegeben werden, bei denen der Auftraggeber ein Unternehmen / eine Organisation oder Einrichtung gewesen ist, das / die dem Bereich der Kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zuzuordnen ist. Bei dem Auftraggeber muss es sich dementsprechende um eine Kritische Infrastruktur i.S.d. § 2 Absatz 10 BSIG und der BSI-Kritisverordnung handeln. Zudem müssen bei dem Auftraggeber mindestens 1.000 Personen beschäftigt (gewesen) sein. Referenzanforderung III. Außerdem muss mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Migrationsprojekt als Referenzprojekt nachgewiesen / angegeben werden, bei dem in eine neu implementierte Archivierungslösung (z.B. E-Mail-Archivierungslösung, Dokumentenmanagementsystem, ECM-Plattform) mindestens 50 Mio. Elemente (z.B. E-Mails, Dokumente, Dateien, SAP-Vorgänge) erfolgreich migriert wurden. Es ist zu beachten, dass als Referenzprojekt / als Referenzauftrag nur Aufträge / Beschaffungen angegeben werden können, in denen die auftragsgegenständlichen Leistungen bereits erbracht worden sind; noch nicht abgeschlossene Beschaffungsprojekte können dementsprechend nicht als Referenzprojekt / als Referenzauftrag berücksichtigt werden.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YBWHK7D


1. Der Auftraggeber kann oder muss den Bieter ausschließen, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 123 oder des § 124 GWB vorliegt bzw. gegeben ist oder andere, spezialgesetzliche Ausschlussgründe vorliegen / gegeben sind. Diesbezüglich hat der Bieter mit seinem Angebot eine Erklärung im Formblatt Angebot/gemäß dem Formblatt Angebot einzureichen. Zudem hat der Bieter zu erklären, dass er bei der Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer seinen Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) den gesetzlichen Regelungen entsprechend den jeweilig gültigen Mindestlohn pro Stunde zahlt, gemäß dem beiliegenden Formblatt F7. Um die Übersendung eines Auszuges aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate) wird gebeten. Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist demgemäß dem Angebot nicht zwingend beizulegen. Es wird außerdem zur Umsetzung von Art. 5 k) Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 geprüft, inwieweit Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der genannten Vorschrift aufweisen, unmittelbar als Bieter auftreten oder mittelbar, mit mehr als 10 % gemessen am Auftragswert, als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung der Eignungsnachweise an dem Vergabeverfahren / dem zu vergebenden Auftrag beteiligt sind / sein werden. Dazu hat der Bieter entsprechend des Formblattes "Eigenerklärung zur Beteiligung russischer Unternehmen am Vergabeverfahren / Auftrag" eine Erklärung abzugeben. Sofern die gegenständliche Erklärung - auch nach einer diesbezüglich ggf. erfolgenden Nachforderung - durch einen Bieter nicht abgegeben wird oder durch einen Bieter erklärt wird, dass ein Russland-Bezug im Sinne der genannten Vorschrift besteht, kann der öffentliche Auftrag nicht an diesen Bieter vergeben werden. 2. Die Einreichung/Abgabe der Angebote hat mithilfe elektronischer Mittel über die E-Vergabeplattform "Deutsches Vergabeportal" zu erfolgen (Art der akzeptierten elektronischen Angebote: Elektronisch in Textform, Elektronisch mit fortgeschrittener elektronischer Signatur, Elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur). In diesem Zusammenhang ist das den Vergabeunterlagen beiliegende Dokument "Information nach § 11 Abs. 3 VgV zum Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren" zu beachten. Es wird weiterhin darauf hingewiesen, dass ein elektronisch übermitteltes Angebot alle geforderten Dokumente, Anlagen, Formblätter, Nachweise, Prospekte etc. enthalten muss (siehe u.a. Punkt 3.1.1. der Angebots- und Bewerbungsbedingungen). 3. Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in ihrem Angebot (im Formblatt F2) sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind zudem hinsichtlich der in diesem Fall einzureichenden Eignungsnachweise und sonstigen Erklärungen die Festlegungen unter Punkt B.5 und B.6 der Vergabeunterlage "Hinweise zum Vergabeverfahren und Leistungsbeschreibung" zu beachten. 4. Eine Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer ist nicht ausgeschlossen. Der Bieter hat jedoch mit der Abgabe des Angebotes Art und Umfang der Leistungen bzw. die Teile des Auftrags anzugeben, die er an Unterauftragnehmer zu übertragen beabsichtigt und - sofern für den Bieter im Rahmen der Angebotsabgabe zumutbar, d.h. nicht zwingend - die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen (Formblatt F3-A). Darüber hinaus hat der Bieter erst nach einer vor der Zuschlagserteilung ggf. erfolgenden, diesbezüglichen Aufforderung des Auftraggebers, unter Einhaltung der mitgeteilten Frist zum einen die Unterauftragnehmer verbindlich zu benennen und zum anderen nachzuweisen, dass Ihm die erforderlichen Mittel der benannten Unterauftragnehmer tatsächlich zur Verfügung stehen (beispielsweise durch Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers gegenüber dem Bieter); Vgl. § 36 Abs. 1 S. 2 VgV. Des Weiteren hat der Bieter auf Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen, dass keine Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers / der Unterauftragnehmer vorliegen; dazu hat der Bieter für den / die Unterauftragnehmer das Formblatt F6 nachzureichen, mit dem die Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB und weiteren spezialgesetzliche Ausschlussgründen erbracht wird. Sofern der Bieter für einzelne, spezifische Leistungen (Leistung / Leistungsteil "Übernahme von Altdaten / Migrationsleistungen") Unterauftragnehmer beauftragt, hat er auf Aufforderung des Auftraggebers zudem für diese weitere Eignungsnachweise einzureichen; diesbezügliche Festlegungen sind der Vergabeunterlage "Hinweise zum Vergabeverfahren und Leistungsbeschreibung", Punkt B.5 "Nachweise zur Eignungsprüfung" zu entnehmen. Es besteht hierbei folgende Anforderung: Sofern der Bieter für die Erbringung der Leistung / des Leistungsteils "Übernahme von Altdaten / Migrationsleistungen" einen Unterauftragnehmer beauftragt, ist zum Nachweis von dessen Eignung mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Migrationsprojekt als Referenzprojekt nachzuweisen / anzugeben, bei dem in eine neu implementierte Archivierungslösung (z.B. E-Mail-Archivierungslösung, Dokumentenmanagementsystem, ECM-Plattform) mindestens 50 Mio. Elemente (z.B. E-Mails, Dokumente, Dateien, SAP-Vorgänge) erfolgreich migriert wurden. Weitere Hinweise und Anforderungen für den Fall, dass der Bieter für den Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nimmt (Eignungsleihe, § 47 VgV), sind unter Punkt 3.9 der "Angebots- und Bewerbungsbedingungen" aufgeführt. 5. Weitere Hinweise zum Nachweis der Eignung: Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch amtliche Bescheinigungen gleichwertiger Art möglich. Nachweise in anderer als in deutscher Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben. 5. Bindefrist des Angebots: Das Angebot muss gültig bleiben bis 16.08.2024.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Zur Überprüfung des Vergabeverfahrens kann ein Nachprüfungsantrag bei der benannten Überprüfungsstelle (1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen) gestellt werden, solange ein wirksamer Zuschlag noch nicht erteilt worden ist. Der Antrag ist unzulässig, soweit (1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, (Das Vorstehende gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.) Bezüglich aller verspätet oder überhaupt nicht gerügten Verstöße ist der Bieter präkludiert.