Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsoftware (BMS)

Essener Systemhaus

Das Essener Systemhaus (ESH) als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und ITK-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen beabsichtigt die Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsystem (kurz: "BMS") in Form einer Standard-Software Software-as-a-Service-Lösung für die Stadtbibliothek Essen zum 2. Quartal 2024 mit Produktivsetzung zum 01.12.2024 im Rahmen eines offenen Verfahrens zu vergeben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-26.

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

• Bibliothekensoftwarepaket › Bibliothekenverwaltungssystem

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-01-26	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung einer neuen Bibliotheksmanagementsoftware (BMS)
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Bibliothekensoftwarepaket 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Beschreibung der Beschaffung:

Hauptziele sind: - die zwingend bis 01.12.2024 abzuschließende Erneuerung des abzulösenden Altsystems, - die dafür nötige erfolgreiche Migration der Altdaten, - der Weiterbetrieb der bereits im Einsatz befindlichen Peripheriegeräte nach Anpassung der Schnittstellen auf das neue System, - Integrierung und Weiterbetrieb bisheriger digitaler Medienangebote - die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen gemäß §146a Abgabenordnung (= Technische Sicherheitseinrichtung) ab dem 01.12.2024 Nebenziele sind: - die Digitalisierung von bisher analog durchgeführten Prozessen, - die zukunftsfähige Ausrichtung der Stadtbibliothek Essen auf die Kundenorientierung, z.B. durch - servicegestützte Veranstaltungs- und Führungsarbeit (Medien- und Informationskompetenzvermittlung) und - die Bereitstellung mobil unterstützter bzw. gestützter Kundenservices.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bibliothekenverwaltungssystem 📦
Postleitzahl: 45145
Stadt: Essen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Maximale Verlängerungen: 2
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-27 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-02-27 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2024-02-27 12:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Dokumente werden gemäß den Bestimmungen der VgV nachgefordert.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Die bietende Partei muss den Nachweis über eine Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von mind. 1 Million EUR erbringen, welche zur Abdeckung etwaiger Haftungs-Schäden aus dem Vertragsverhältnis zwischen der bietenden Partei und der Auftraggeberin z.B. für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit dient. Der Zusatzbaustein "Produkthaftpflicht" sollte vorhanden sein. Ergänzungen hierzu s. Ziffer 17.3 des beigefügten Entwurfes zum EVB-IT-Systemvertrages.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: Gefordert ist die unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular Ausschlussgründe zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen. Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Das angebotene Bibliotheksmanagementsystem (=BMS im Rahmen dieser Ausschreibung) muss speziell auf Bibliotheken ausgerichtet sein, als Nachweis ist eine Referenzliste über mindestens drei öffentliche kommunale Bibliotheken mit Ansprechpartner*innen und Einwohnerzahl beizulegen, bei denen das Produkt im Einsatz ist. Eine dieser Referenzen muss allerdings eine kommunale öffentliche Bibliothek im deutschsprachigen EU-Raum (DACH+Luxemburg) mit mindestens 100.000 Einwohnern sein. Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular Referenzen zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die anbietende Partei muss mind. 10 Mitarbeitende haben, eines der Hauptgeschäftsfelder muss das angebotene Bibliotheksmanagementsystem sein.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Essener Systemhaus
Nationale Registrierungsnummer: DE119651740
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
Telefon: 000 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGY1AMYQ5H4/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGY1AMYQ5H4 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGY1AMYQ5H4 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 59
Maximale Verlängerungen: 2

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGY1AMYQ5H4 Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 19.02.2024, 12:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen. Der Anbieter schließt einen Vertrag zur Auftragsdatenvereinbarung mit dem betroffenen Bereich ab. Ein entsprechendes Muster ist den Ausschreibungsunterlagen beigefügt (s. Formular 2023-44 Vereinbarung Auftragsverarbeitung). Es wird daher erwartet, dass dem Fachbereich als auch dem Essener Systemhaus ein Auditrecht in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit bei der bietenden Partei eingeräumt wird, welches auch vor Abschluss des EVB-IT Vertrags wirksam ist. Die Softwarelösung muss ISO 27001 zertifiziert sein. Das Hosting muss innerhalb der EU bei Dienstleistern mit C5 Testat oder ISO 27001 Zertifikat stattfinden. Sollten mehrere Rechenzentren in Frage kommen, so können die Alternativen angeboten werden. Es darf keinen Datenabfluss personenbezogener Daten an nicht EU-Länder/Drittländer oder an Dritte aufgrund der besonders schützenswerten Daten (z.B. von minderjährigen Nutzenden "Kinderkonten") geben. Das angebotene Bibliotheksmanagementsystem entspricht in jeglicher Hinsicht der EU-DSGVO in aktuellster Fassung und wird auf deren Einhaltung hin stets aktuell gehalten. Die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze (u.a. europäische Datenschutz-Grundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz und Landesdatenschutzgesetz) muss durch die bietende Partei gewährleistet sein. Es müssen daher entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) getroffen werden. Diese sind der bietenden Partei in geeigneter Weise zu belegen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: t:02211473055
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221-1473055 📞
Fax: +49 221-1472889 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 020-058328 (2024-01-26)

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