Einführung neue Fachsoftware digitale Bauverwaltung

Kurze Beschreibung

Einführung neue Fachsoftware digitale Bauverwaltung



- Einführung einer neuen Fachsoftware für eine digitale Bauverwaltung:
Das Landratsamt Karlsruhe will neben der elektronischen Annahme von Bauanträgen die vollständige digitale Bearbeitung eines Bauantrags und aller weiteren Dienstleistungen einer Baurechtsbehörde mit Einbindung der verschiedenen beteiligten Stellen (Bauherr, Architekt, Fachbehörden, Nachbarn, Regierungspräsidium, Gerichte) gewährleisten. Aus diesem Grund wird die Auswahl eines neuen Fachverfahrens / einer neuen Fachsoftware erforderlich. Das neue Fachverfahren muss sich dabei in die bereits vorhandene Software-Architektur des Landratsamts Karlsruhe einfügen, um z.B. eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden und Synergieeffekte zu nutzen.
- Lizenzen für 37 Nutzer
- verschiedene Schnittstellen (u.a. SAP, ArcGIS, regisafe, Service-Portal Baden-Württemberg, ViBa BW)
- Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Einführung der Software (z.B. Migration Altdaten, Anpassungsarbeiten, Installation und Anbindung der Schnittstellen)
- Schulungen
- Softwarepflege und Wartung des Fachverfahrens sowie Support

Beschreibung der Beschaffung

- Einführung einer neuen Fachsoftware für eine digitale Bauverwaltung:
Das Landratsamt Karlsruhe will neben der elektronischen Annahme von Bauanträgen die vollständige digitale Bearbeitung eines Bauantrags und aller weiteren Dienstleistungen einer Baurechtsbehörde mit Einbindung der verschiedenen beteiligten Stellen (Bauherr, Architekt, Fachbehörden, Nachbarn, Regierungspräsidium, Gerichte) gewährleisten. Aus diesem Grund wird die Auswahl eines neuen Fachverfahrens / einer neuen Fachsoftware erforderlich. Das neue Fachverfahren muss sich dabei in die bereits vorhandene Software-Architektur des Landratsamts Karlsruhe einfügen, um z.B. eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden und Synergieeffekte zu nutzen.
- Lizenzen für 37 Nutzer
- verschiedene Schnittstellen (u.a. SAP, ArcGIS, regisafe, Service-Portal Baden-Württemberg, ViBa BW)
- Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Einführung der Software (z.B. Migration Altdaten, Anpassungsarbeiten, Installation und Anbindung der Schnittstellen)
- Schulungen
- Softwarepflege und Wartung des Fachverfahrens sowie Support

Zusätzliche Informationen

1. Postfach auf der Vergabeplattform:

Der Bieter ist verpflichtet, regelmäßig auch über den Ablauf der Angebotsfrist hinaus, sein Postfach auf der Vergabeplattform auf neue Nachrichten zu prüfen, da z.B. Änderungen an den Vergabeunterlagen, Erläuterungen, Konkretisierungen,
Nachrichten durch die Vergabestelle, Aufklärungs- und Absageschreiben i.d.R. nur elektronisch auf der Vergabeplattform bereitgestellt werden.

Die Vergabeplattform versendet zusätzlich automatisiert E-Mails an die vom Bieter bei der Registrierung angegeben EMail-Adresse, sobald Nachrichten auf der Vergabeplattform eingehen; allerdings kann in seltenen Fällen die Zustellung von
E-Mails aus technischen Gründen scheitern, die keine Seite zu vertreten hat.

Die vom Auftraggeber auf der Vergabeplattform bereitgestellten Dokumente bzw. Nachrichten gelten dem Bieter als zugestellt, wenn unter Berücksichtigung seiner Verpflichtung zur regelmäßigen Prüfung seines Postfachs unter gewöhnlichen
Umständen mit einer Kenntnisnahme gerechnet werden kann.


2. Bieterfragen:

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter die Vergabestelle umgehend darauf hinzuweisen.

Der Bieter hat den Auftraggeber auf evtl. Widersprüche in den Ausschreibungsunterlagen und die evtl. Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistung unverzüglich aufmerksam zu machen.

Die Bieter haben die Möglichkeit, das Vergabeverfahren und den Leistungsgegenstand betreffende Fragen zu stellen.

Fragen, die mit dem Vergabeverfahren in Zusammenhang stehen, müssen über die Vergabeplattform (Vergabe24) an die ausschreibende Stelle gerichtet werden. Antworten und Auskünfte zu rechtzeitig gestellten Bieterfragen werden von der ausschreibenden Stelle über die Vergabeplattform bis spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt.

Fragen, die bis zum 31.01.2024 gestellt werden, werden i.d.R. als rechtzeitig angesehen. Es wird den Bewerbern empfohlen, sich bei Vergabe24 kostenlos zu registrieren, damit sie (automatisch) Informationen zu Erläuterungen, Konkretisierungen und/oder Änderungen erhalten.

Die zusätzlichen Auskünfte werden in dem oben
genannten Vergabeportal (Vergabe24) bereitgestellt.


3. Angebotsabgabe:

Angebote, die über die Vergabeplattform eingereicht (hochgeladen) werden, können bis zum Ende der Angebotsfrist berichtigt oder geändert werden, indem der Bieter ein neues Angebot über die Vergabeplattform einreicht. Zuvor muss das eingereichte Angebot im Bietercockpit/Vergabemanager zurückgezogen werden. Weitere Informationen können auf https://www.vergabe24.de nachgelesen werden.

Eine Angebotsabgabe per Fax oder Email sowie eine unverschlüsselte Angebotsabgabe über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform ist unzulässig und unwirksam. Das Angebot mit den Anlagen darf ausschließlich verschlüsselt über die zur Angebotsabgabe vorgesehene Funktion bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle übermittelt werden.

Bei der elektronischen Angebotsabgabe über die Vergabeplattform erhält jeder Bieter, nach vollständiger Übermittlung der Unterlagen, vollautomatisch über das Bietertool eine Eingangsbestätigung mit einem genauem Zeitstempel. Mit diesem Zeitstempel wird der Zeitpunkt des Eingangs eines elektronischen Angebots dokumentiert.


4. Angebotswertung
Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungsziffer (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist bei der rechnerischen Prüfung der Angebote stets der Einheitspreis maßgebend, auch wenn
dieser offenkundig falsch ist.


5. Vorzulegende Unterlagen
Bitte beachten Sie die vorzulegenden Unterlagen gemäß der Datei "Auflistung vorzulegender Unterlagen".
Insbesondere möchten wir Sie darauf hinweisen, dass auf Verlangen (verifizierende) Präsentationstermine (digital via Videokonferenz) durchzuführen sind. Voraussichtlicher Zeitraum für etwaige (verifizierende) Präsentationstermine: 12.03.2024 - 25.03.2024.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot vorzulegen:

- Erklärung der Bietergemeinschaft (wenn das Angebot von einer Bietergemeinschaft abgegeben wird); Hinweis: Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

- Eigenerklärung zur Eignung (falls keine PQ-Nummer vorhanden bzw. die PQ-Qualifizierung nicht einschlägig ist), alternativ: Einheitliche Europäischen Eigenerklärung (EEE), hier inkl. Erklärung über:
* Eintragung in einem Berufsregister,
* Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft,
* die Zuverlässigkeit als Bewerber);

- Eigenerklärung des Bieters über Eigenschaft KMU / Unternehmensdaten;

- Eigenerklärung des Bieters zwecks Auszug aus dem Wettbewerbsregister;

- Unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG);

- Eigenerklärung EU-Sanktion zur Umsetzung von Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022;

- Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB;

- Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 22 LkSG;


auf Verlangen vorzulegen:

- Bestätigung zur Eintragung in einem Berufsregister (Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle bzw. bei der Industrie- und Handelskammer oder vergleichbarer Nachweis);


Bei ausländischen Bietern müssen alle geforderten Unterlagen in deutscher Sprache abgefasst und die geforderten Inhalte gleichwertig sein. Die geforderten Auszüge, Nachweise und Zeugnisse können bei ausländischen Bietern durch eine
gleichwertige Bescheinigung der zuständigen Stellen des Herkunftslandes oder des Niederlassungsstaates des Bewerbers oder Bieters erbracht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot vorzulegen:

- Eigenerklärung zur Eignung
(falls keine PQ-Nummer vorhanden bzw. die PQ-Qualifizierung nicht einschlägig ist), alternativ: Einheitliche Europäischen Eigenerklärung (EEE), hier inkl. Erklärung über:
- ob über das Vermögen des Betriebs ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren beantragt / eröffnet oder abgelehnt wurde und ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet;
- ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung);


auf Verlangen vorzulegen:

- Rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan (falls eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen abgegeben wurde);

- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers;

- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Krankenversicherungsträgers;

- Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts;


Bei ausländischen Bietern müssen alle geforderten Unterlagen in deutscher Sprache abgefasst und die geforderten Inhalte gleichwertig sein. Die geforderten Auszüge, Nachweise und Zeugnisse können bei ausländischen Bietern durch eine
gleichwertige Bescheinigung der zuständigen Stellen des Herkunftslandes oder des Niederlassungsstaates des Bewerbers oder Bieters erbracht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot vorzulegen:

- Eigenerklärung zur Eignung
(falls keine PQ-Nummer vorhanden bzw. die PQ-Qualifizierung nicht einschlägig ist), alternativ: Einheitliche Europäischen Eigenerklärung (EEE), hier inkl. Erklärung über:
* Angabe von 3 Referenzen in den letzten drei Geschäftsjahren, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind,
* Erklärung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen);

- Erklärungen bei Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer (wenn Teile der Leistung an Unterauftragnehmer/Nachunternehmer vergeben werden sollen);


Auf Verlangen vorzulegen:

- Ansprechpartner des damaligen Auftraggebers zu den benannten Referenzen;

- Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist;

- Namen und Anschriften der Nachunternehmer sowie Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer;

- Eignungsnachweise betreffend der Nachunternehmer;

Bei ausländischen Bietern müssen alle geforderten Unterlagen in deutscher Sprache abgefasst und die geforderten Inhalte gleichwertig sein. Die geforderten Auszüge, Nachweise und Zeugnisse können bei ausländischen Bietern durch eine
gleichwertige Bescheinigung der zuständigen Stellen des Herkunftslandes oder des Niederlassungsstaates des Bewerbers oder Bieters erbracht werden.

1. Postfach auf der Vergabeplattform:

Der Bieter ist verpflichtet, regelmäßig auch über den Ablauf der Angebotsfrist hinaus, sein Postfach auf der Vergabeplattform auf neue Nachrichten zu prüfen, da z.B. Änderungen an den Vergabeunterlagen, Erläuterungen, Konkretisierungen,
Nachrichten durch die Vergabestelle, Aufklärungs- und Absageschreiben i.d.R. nur elektronisch auf der Vergabeplattform bereitgestellt werden.

Die Vergabeplattform versendet zusätzlich automatisiert E-Mails an die vom Bieter bei der Registrierung angegeben EMail-Adresse, sobald Nachrichten auf der Vergabeplattform eingehen; allerdings kann in seltenen Fällen die Zustellung von
E-Mails aus technischen Gründen scheitern, die keine Seite zu vertreten hat.

Die vom Auftraggeber auf der Vergabeplattform bereitgestellten Dokumente bzw. Nachrichten gelten dem Bieter als zugestellt, wenn unter Berücksichtigung seiner Verpflichtung zur regelmäßigen Prüfung seines Postfachs unter gewöhnlichen
Umständen mit einer Kenntnisnahme gerechnet werden kann.


2. Bieterfragen:

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter die Vergabestelle umgehend darauf hinzuweisen.

Der Bieter hat den Auftraggeber auf evtl. Widersprüche in den Ausschreibungsunterlagen und die evtl. Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistung unverzüglich aufmerksam zu machen.

Die Bieter haben die Möglichkeit, das Vergabeverfahren und den Leistungsgegenstand betreffende Fragen zu stellen.

Fragen, die mit dem Vergabeverfahren in Zusammenhang stehen, müssen über die Vergabeplattform (Vergabe24) an die ausschreibende Stelle gerichtet werden. Antworten und Auskünfte zu rechtzeitig gestellten Bieterfragen werden von der ausschreibenden Stelle über die Vergabeplattform bis spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt.

Fragen, die bis zum 31.01.2024 gestellt werden, werden i.d.R. als rechtzeitig angesehen. Es wird den Bewerbern empfohlen, sich bei Vergabe24 kostenlos zu registrieren, damit sie (automatisch) Informationen zu Erläuterungen, Konkretisierungen und/oder Änderungen erhalten.

Die zusätzlichen Auskünfte werden in dem oben
genannten Vergabeportal (Vergabe24) bereitgestellt.


3. Angebotsabgabe:

Angebote, die über die Vergabeplattform eingereicht (hochgeladen) werden, können bis zum Ende der Angebotsfrist berichtigt oder geändert werden, indem der Bieter ein neues Angebot über die Vergabeplattform einreicht. Zuvor muss das eingereichte Angebot im Bietercockpit/Vergabemanager zurückgezogen werden. Weitere Informationen können auf https://www.vergabe24.de nachgelesen werden.

Eine Angebotsabgabe per Fax oder Email sowie eine unverschlüsselte Angebotsabgabe über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform ist unzulässig und unwirksam. Das Angebot mit den Anlagen darf ausschließlich verschlüsselt über die zur Angebotsabgabe vorgesehene Funktion bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle übermittelt werden.

Bei der elektronischen Angebotsabgabe über die Vergabeplattform erhält jeder Bieter, nach vollständiger Übermittlung der Unterlagen, vollautomatisch über das Bietertool eine Eingangsbestätigung mit einem genauem Zeitstempel. Mit diesem Zeitstempel wird der Zeitpunkt des Eingangs eines elektronischen Angebots dokumentiert.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).