Einführung und Pflege CAFM-Software

Kurze Beschreibung

Die Gasteig München GmbH beabsichtigt für den Betrieb ihrer Liegenschaften eine CAFM Software zu beschaffen. In diesem Rahmen sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Implementierung der jeweiligen Lösung vor Ort in München erforderlich.

Beschreibung der Beschaffung

Die Gasteig München GmbH ist als Tochter der Landeshauptstadt München für die Vermietung aller Gebäudeteile des Kulturzentrums `Gasteig` an verschiedenen Standorten in München verantwortlich und übernimmt als Hauptmieterin vor allem das Management aller Gebäude und Veranstaltungen.

Zur Unterstützung des Facility Managements soll ein CAFM-System beschafft werden.
Das Gesamtsystem wird folgende Prozesse unterstützten:
- Datenmanagement/ Stammdatenverwaltung
- Flächen- und Belegungsmanagement
- Inventarmanagement
- Instandhaltungsmanagement
- Stör- und Auftragsmanagement
- Vertragsmanagement
- Mietmanagement
- Reinigungsmanagement
- Sicherheit und Arbeitsschutz

Die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft umfasst die Implementierung der CAFM Software. Hierzu sind die Konzeption, das Customizing, das Testing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Implementierung der jeweiligen Lösung vor Ort in München geschuldet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Im Rahmen der Eignung hat die Vergabestelle insbesondere auch zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen (§§ 123, 124 GWB).

Hierzu dient das Formular "L124". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, können diese im Einzelfall aufgeklärt und die Vorlage von weiteren Nachweisen (z.B. eines polizeilichen Führungszeugnisses) verlangt werden.

Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist für jedes Mitglied eine Eigenerklärung vorzulegen. Im Fall einer Eignungsleihe muss die Eigenerklärung des eignungsleihenden Dritten bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot eingereicht werden.

Für sonstige Dritte (Unterauftragnehmer ohne Eignungsleihe) muss die Eigenerklärung spätestens vor der Zuschlagserteilung vom Zuschlagskandidaten vorgelegt werden. Sollte die Eigenerklärung für sonstige Dritte nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot eingereicht werden, wird die Vergabestelle die Erklärung vor Zuschlagserteilung entsprechend gesondert anfordern.

Bitte tragen Sie in das Formular "Unternehmensdaten" die für Ihr Unternehmen zutreffenden Angaben ein und fügen Sie es Ihrem Teilnahmeantrag/Angebot bei. Die Angabe zur Unternehmensgröße dient statistischen Zwecken. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften ist das Formular "Unternehmensdaten" für jedes Mitglied einzureichen.

Erklären Sie, ob Sie sich als Bietergemeinschaft bewerben oder beabsichtigen, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben. Legen Sie für diese Fälle die entsprechenden Formblätter L234, L235, L236 ausgefüllt vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Jahresumsatz im einschlägigen Geschäftsbereich für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben. Der Jahresumsatz im einschlägigen Geschäftsbereich muss mindestens 440.000,00 EUR netto pro abgeschlossenem Geschäftsjahr betragen. Umsätze werden als zugehörig zum einschlägigen Geschäftsbereich anerkannt, wenn diese Umsätze im Zusammenhang mit Implementierung und Pflege von Software für das Facility-Management erzielt wurden.
Der Mindestumsatz (Jahresumsatz im einschlägigen Geschäftsbereich) ergibt sich aus der Summe des jeweiligen Umsatzes Ihres Unternehmens und sofern zutreffend, Mitgliedern der Bietergemeinschaft und/oder eignungsleihenden Unternehmen. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und eignungsleihenden Unternehmen werden die Umsätze aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.

Sollten Sie Kapazitäten von Dritten (anderen Unternehmen oder freien Mitarbeitern) zur Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen wollen, füllen Sie bitte diesbezüglich zusätzlich das Formular L235 aus und fügen Sie es Ihrem Angebot bei. Konzernangehörige Unternehmen gelten dabei ebenfalls als Drittunternehmen.

Bieter können auch im Hinblick auf die für den zu vergebenden Auftrag erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Drittunternehmen in Anspruch nehmen (sog. Eignungsleihe). Im Fall, dass Sie Eignungsleihe in Anspruch nehmen, ist zusätzlich das Formular L236 auszufüllen.

Wenn Sie als Bietergemeinschaft am Verfahren teilnehmen wollen, füllen Sie bitte diesbezüglich das Formular L234 aus und fügen Sie es Ihrem Angebot bei.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Referenzen

Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit in Bezug auf den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand von Referenzen dar.

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei bis maximal 5 geeigneten Referenzen mit Bezug zur gegenständlichen Leistung ein (siehe Dokument "Lastenheft CAFM"), wobei mindestens eine der Referenzen einem Projekt mit einem Auftraggeber nach §98 GWB zuzuordnen sein muss.

Zu allen Referenzen sind mindestens die folgenden Angaben zu machen:

- Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
- Umfang in Personentagen und realisiertem Auftragswert,
- Zeitraum der Leistungserbringung,
- Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:

- Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
- Die Referenzprojekte müssen dem Bereich "IT-Dienstleistungen und IT-Softwarelösungen für das Facility-Management" zweifelsfrei zuordenbar sein.

Referenzen werden als zum Vergabegegenstand vergleichbar akzeptiert, wenn:
- Auftraggeber Nutzer der Immobilie und der Software ist
- Leistungsumfang die Instandhaltung, das Störmanagement, Flächenmanagement beinhaltet
- Bei Referenzen zum Hosting muss es sich um CAFM-Hosting handeln.


Die eingereichten Referenzen müssen mindestens die folgenden durch den Bieter, ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder ein eignungsleihendes Unternehmen realisierten Umfang haben:

- Implementierungsaufwand 50-150 Personentage

Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Im Falle eines nicht erfolgreichen Projektes soll grob beschrieben werden, weshalb es sich bei dem eingereichten Referenzprojekt um kein Erfolgreiches handelt. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.

Es sind maximal fünf (5) Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers nach sich zieht, wird empfohlen, weitere als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

Für die Referenzen ist die Vorlage "Unternehmensabfrage" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).

Die Gasteig München GmbH behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe der Vergabestelle mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Die Vergabestelle entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie die Vergabestelle unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist in Form einer Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

2) Mitarbeiterzahlen

Bitte geben Sie die durchschnittliche Gesamtmitarbeiteranzahl pro Jahr in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren an. Es wird eine Mindest-Mitarbeiteenden-Anzahl von 5 Mitarbeitenden pro Jahr im Jahresdurchschnitt gefordert.

Geben Sie bitte weiterhin die Mitarbeiterzahlen im einschlägigen Geschäftsbereich der IT-Dienstleistungen und IT-Werkleistungen für FM im Bereich der Softwareentwicklung aufgegliedert nach den folgenden Tätigkeitsbereichen an, der in Klammern stehende Wert beschreibt jeweils die erwartete Mindestmitarbeiterzahl im jeweiligen Tätigkeitsbereich:

- CAFM Beratung/Implementierung
- CAFM-Entwicklung
- CAFM Hosting

Füllen Sie dazu bitte die Anlage "Unternehmensabfrage" aus. Sie haben für sich - und für alle Mitglieder einer Bewerber-/Bietergemeinschaften sowie für alle Unterauftragnehmer (sofern zutreffend) abzugeben. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und Unternehmen mit Eignungsleihe werden die Mitarbeiterzahlen aller Unternehmen addiert. Die Mindestanforderungen beziehen sich auf die addierten Zahlen.

3) Nachhaltigkeit / Qualitätsmanagement

- Bestätigen Sie mittels eines geeigneten Nachweises, dass Ihr Unternehmen die ESG-Richtlinien einhält.
- Reichen Sie ein Nachhaltigkeitskonzept entsprechend Tüv Süd Data Center Star oder Leed oder BREEAM oder ISO 5001 oder BITmI oder BMWi oder vergleichbar ein.

Zusätzliche Informationen

Die Gasteig München GmbH wird die Ausschreibungen mittels der Applikation der Deutschen eVergabe, betrieben durch den Dienstleister Healy Hudson, durchführen. Sofern zur Durchführung der Ausschreibung die Erhebung personenbezogener Daten erforderlich sein sollte, werden diese personenbezogenen Daten durch den Dienstleister Healy Hudson als für die Datenverarbeitung eigenverantwortliche Stellen erhoben, verarbeitet und an Gasteig München GmbH zur weiteren Durchführung der Ausschreibung übermittelt. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Healy Hudson gelten daher die Datenschutzbestimmungen von Healy Hudson. Die Gasteig München GmbH wird im Rahmen der Ausschreibung erhobene personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung der Ausschreibung verarbeiten. Eine Übermittlung betreffender personenbezogener Daten durch Gasteig München GmbH an Dritte erfolgt in diesem Zusammenhang nur, sofern dies zur Durchführung der Ausschreibung erforderlich ist. Im Rahmen der Ausschreibung erhobene personenbezogene Daten werden durch Gasteig München GmbH gelöscht, sobald deren Kenntnis für die Durchführung der Ausschreibung nicht mehr erforderlich ist. Betroffene i. S. d. § 1 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz können ihre Rechte gemäß § 6 Bundesdatenschutzgesetz gegenüber der Healy Hudson als auch gegenüber Gasteig München GmbH, Rosenheimer Straße 5, 81667 München getrennt geltend machen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.