Externe Lohnabrechnung nationaler und internationaler Mitarbeiter:innen nach TVöD (Bund)

Kurze Beschreibung

1. Die Organisation

Das Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH wurde 2002 in engem Zusammenwirken von Bundesregierung und Bundestag gegründet, um die deutschen zivilen Kapazitäten für internationale Friedenseinsätze zu stärken. Alleiniger Gesellschafter ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Auswärtige Amt.

1.1 Aufgabe des ZIF:

Die Aufgabe des ZIF ist es, einen deutschen Beitrag zur Stärkung internationaler Kapazitäten zur Krisenprävention, Konfliktlösung und Friedenskonsolidierung zu leisten. Das ZIF setzt diesen Auftrag mit zahlreichen Leistungen der Bereiche Verwaltung mit den Teams Finanzen, Personal & Recht (P&R) und Informationstechnologie (IT) sowie der Bereiche Human Resources (HR), Training, International Capacity Development (ICD), Öffentlichkeitsarbeit (ÖA), Sicherheit, Analyse und Politikberatung im In- und Ausland um.

Das ZIF ist seit Juli 2017 mit der Verabschiedung des überarbeiteten Sekundierungsgesetzes (SekG), sekundierende Einrichtung und somit Arbeitgeber für zivile Expert:innen in internationalen Einsätzen. Mit der Betreuung, Qualifizierung und Vermittlung von zivilen Expert:innen in internationale Einsätze ist das ZIF verantwortlich für ein Instrument deutscher Außenpolitik – im Auftrag des Auswärtigen Amts.

1.2 Ausgangslage:

Zur Umsetzung dieses Mandates arbeiten am Standort des ZIF in Berlin derzeit rund 90 Mitarbeiter:innen, welche regulär nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zum Teil außertariflich angelehnt an die Bundesbesoldungstabelle B Bund bezahlt werden.
Nach politischer Maßgabe sekundiert das ZIF zudem weltweit Personal in Einsätze der internationalen Organisationen OSZE, EU, NATO, der Organisation Amerikanischer Staaten (OAS), in UN Friedenseinsätze sowie in humanitäre Einsätze wie bspw. zu UN-OCHA, UNICEF, WHO, WFP und zu ausländischen Regierungen. Die Anzahl der sekundierten Personen umfasst derzeit etwa 180 Personen, die auf Grundlage von Arbeitsverträgen nach dem Sekundierungsgesetz vom 27. Juni 2017 (BGBl. I S. 2070) beschäftigt sind. Diese zeitlich befristet und ausschließlich im Ausland tätigen Mitarbeiter:innen (im Folgenden „Sekundiert:innen“) werden ebenfalls nach dem TVöD Bund sowie zum Teil außertariflich angelehnt an die Bundesbesoldungstabelle B Bund vergütet und erhalten darüber hinaus verschiedene Auslandsdienstbezüge wie bspw. Auslandszuschlag (AZ), Kaufkraftausgleich (KKA) und Mietzuschuss (MZ) nach den §§ 53 ff. Bundesbesoldungsgesetz (BBesG).
Aufgrund des Mandats des ZIF und den politischen Entwicklungen könnte es in den nächsten Jahren zu einem moderaten Wachstum der Belegschaft von vielleicht 30 Personen kommen.

2. Auftragsgegenstand: Externe Lohnabrechnung

Das ZIF beabsichtigt für den Zeitraum vom 01. Juli 2024 bis (einschließlich) 30. Juni 2026, mit einer zweimaligen Verlängerungsoption (max. bis zum 30. Juni 2028) einen Vertrag über die externe Lohnabrechnung aller in Deutschland sowie international tätigen Mitarbeiter:innen zu schließen. Eine Planung, die ein früheres Startdatum, insbesondere für Vorarbeiten wie die Überführung der für die Abrechnung relevanten Daten, vorsieht, wird ausdrücklich begrüßt.

Durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters soll die korrekte und pünktliche monatliche Gehaltsabrechnung sowie das dazugehörige Meldewesen und die rechtzeitige Zustellung der Gehaltsabrechnungen an die Beschäftigten garantiert werden. Dabei ist zu beachten, dass die Gehaltszahlung des ZIF jeweils zum letzten Werktag eines Monats nach § 24 Abs. 1 TVöD Bund erfolgt. Die betriebliche Altersversorgung erfolgt über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).

Beschreibung der Beschaffung

Beschreibung des Auftrags- oder Beschaffungsvorhabens:

Die vom Auftraggeber gänzlich ausgelagerte Entgeltberechnung, Entgeltauszahlung, Feststellung und Umsetzung der abrechnungsrelevanten Merkmale aufgrund der persönlichen und arbeitsrechtlichen Sachverhalte, Ermittlung des Bruttoentgelts für die national und international tätigen Mitarbeiter:innen des ZIF.

Die Beschreibung des Beschaffungsvorhabens, die wesentlichen Inhalte, die "Ergänzende Services" sowie der Punkt "Service Desk/Beratung/technische Rahmenbedingungen" befinden sich in der Datei "Leistungsbeschreibung.pdf", die sich in den Vergabeunterlagen befindet.

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:selbst#

Zeitrahmen für die Umsetzung des Auftrags und Vertragslaufzeit

Die externe Lohnabrechnung soll ab dem 01.07.2024 zur Verfügung stehen.

Das ZIF beabsichtigt den Vertrag für den Zeitraum Juli 2024 bis (einschließlich) Juni 2026 mit der Option einer zweimaligen jeweils einjährigen (12-monatigen) Verlängerung (max. bis Juni 2028) zu schließen. Die Entscheidung des Auftraggebers zur Ausübung dieser Option erfolgt automatisch, sofern keine Mitteilung über den Beendigungswillen zu einem Zeitpunkt vor dem 30.06.2024 erfolgt.

Der Auftragnehmenden muss die beauftragte Leistung in dem festgelegten Zeitraum durchführen. Erforderliche Vorarbeiten sind schnellstmöglich, bestenfalls bis anderthalb Monate vor Inbetriebnahme der Dienstleistung (ca. 15.05.2024) abzuschließen. Eine Probeabrechnung für den Monat 05/2024 wird dem Auftraggeber bis 31.05.2024 bereitgestellt.

Der Auftragnehmende hat das ZIF kontinuierlich über den Fortschritt der vorbereitenden Arbeiten zu unterrichten. Insbesondere über drohende Verzögerungen, bspw. wegen besonderer Schwierigkeiten, informiert der Auftragnehmende den Auftraggeber unverzüglich.

Der Auftragnehmende trifft durch das Vorhalten ausreichender und fachkundiger personeller Kapazitäten dafür Vorsorge, dass er die Leistungsfristen auch bei Auftragsspitzen einhalten und die Leistungen auf qualitativ höchstem Niveau erbringen kann.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Qualifikation: Die Bietenden haben die notwendigen Erfahrungen in Form von entsprechenden vergleichbaren, belegbaren Kenntnissen und (mind. drei Jahre) einschlägige Erfahrungen in der Gehaltsbuchhaltung für Mandant:innen ähnlicher Größe und ähnlichen zu erfassenden Personalfällen – insbesondere in der Abrechnung von nach TVöD (Bund) vergüteten national beschäftigten Personen sowie nach TVöD (Bund) und auch nach BBesG vergütetem international tätigem Personal. Die Leistungserbringung erfolgt zudem ausschließlich durch qualifiziertes Personal mit entsprechenden fachlichen Kenntnissen und persönlichen Erfahrungen in der entsprechenden Gehaltsbuchhaltung bei der Abrechnung von Tarifbeschäftigten des öffentlichen Dienstes, studentischen Hilfskräften sowie Praktikant:innen und international tätigem Personal, welches Auslandsdienstbezüge erhält. Das sachbearbeitende Personal steht dem Auftraggeber während der genannten Servicezeiten für qualifizierte Auskunft zur Verfügung.
Die Bietenden sind zudem auskunftsfähig bzw. haben sehr gute Kenntnisse zu einschlägigen Vorschriften innerhalb des Steuer- und Sozialversicherungsrechts (die Gehaltsabrechnung betreffend). Der Nachweis erfolgt über eine entsprechende Referenzliste sowie das Leistungsverzeichnis.

Qualifikationsnachweise:
* Referenzliste
* Angabe der Anzahl der in den Jahren 2021, 2022 und 2023 erbrachten vergleichbaren Abrechnungsleistungen
* Musterdokumente: insbes. Gehaltsbogen für Arbeitnehmer:innen, Bruttogehaltsliste
* Zertifizierungen nach ISO27001 und ISO27018
* AVV nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO inkl. TOMS, IT-Sicherheitsrichtlinie
* Nennung der Serverstandorte und der Standorte, wo Daten verarbeitet werden

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zuverlässigkeit, Kapazitäten und Leistungsfähigkeit: Zuverlässigkeit:
Die Bietenden haben bisher nicht gegen ökologische, arbeits- und sozialrechtliche sowie wettbewerbliche Bestimmungen, insbesondere nicht gegen das Mindestlohngesetz, das Gleichbehandlungsgesetz oder das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen verstoßen und legen als Nachweis die entsprechenden Erklärungen bei.

Kapazitäten:
Die Bietenden sind im Hinblick auf ihre Kapazitäten dazu im Stande, den Auftrag zu erfüllen. Dazu zählt insbesondere auch die Bereitstellung aller Gehaltsdaten durch die/den Bietende:n bis zum 3. Werktag vor dem letzten Werktag eines jeden Kalendermonats (Weiterleitung/Upload der Begleitzettel und Auslösung der Zahlungen durch den Auftraggeber). Reaktionen auf Anfragen seitens des Auftraggebers erfolgen spätestens am darauffolgenden Werktag. Vor allem ist die Sicherstellung einer angemessenen Vertretungssituation durch ausreichende Personalkapazitäten nachzuweisen. Als Nachweis legen die Bietenden ein entsprechendes Leistungsverzeichnis vor.

Leistungsfähigkeit:
Die Bietenden erfüllen alle Anforderungen der Leistungsbeschreibung. Als Nachweis legen die Bietenden das Leistungsverzeichnis vor.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Preisauflistung: Möglichst tabellarische und zwingend nachvollziehbare Auflistung der Kosten, die die einzelnen im beiliegenden Leistungsverzeichnis angegebenen Positionen ausweist sowie unter anderem:
* Kosten für die Implementierung der geforderten Schnittstellen des Auftraggebers (Punkt 2.3 des beiliegenden Leistungsverzeichnisses)
* Monatliche Kosten pro Abrechnungsfall
* Kosten für die Implementierung/ Inbetriebnahme der Abrechnung
* Kosten für Besprechungstage remote
* Kosten für Besprechungstage in Person (inkl. geschätzte benötigte Personenanzahl und Reisekosten)
* etwaige Nebenkosten

Hier sind ggf. auch die Kosten für Leistungen von Nachunternehmer:innen anzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Testzugang:  Testzugang
Gegebenenfalls/Wenn möglich, stellen Sie dem ZIF einen Testzugang zu Ihrem Abrechnungssystem in der Rolle der Personalsachbearbeitung des ZIF zur Verfügung, die es dem ZIF ermöglicht eine Vorstellung der zukünftigen Arbeit mit Ihnen zu gewinnen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Leistungsverzeichnis: Die Bieter:innen werden gebeten, möglichst in Tabellenform ein vollständiges Leistungsverzeichnis zu erstellen, in dem der erwähnte Leistungsumfang sowie alle Leistungen und alle etwaig erforderlichen Nebenleistungen enthalten sind, die im Rahmen dieser Ausschreibung (insbesondere im beiliegenden Leistungsverzeichnis aufgeführt) geschuldet werden – auch dann, wenn Sie nicht explizit erwähnt sind. Aus der Auflistung muss ersichtlich sein, welche Leistungen die Bietenden selbst erfüllen können und welche Leistungen ggf. mithilfe von Nachunternehmer:innen abgedeckt werden können.