Ferienpraktikum NRW

Kurze Beschreibung

Im Schuljahr 2025 (und ggf. in den Schuljahren 2026 und 2027) sollen in den Sommerferien in ganz Nordrhein-Westfalen freiwillige Praktikumswochen für Schülerinnen und Schüler angeboten werden, die vom Auftragnehmer geplant, koordiniert, betreut und unter Bereitstellung einer digitalen Plattform organisiert werden. Der Auftragsgegenstand wird unterteilt in:

- Bereitstellung und Betrieb einer digitalen Plattform
- Vorbereitung und Durchführung der Praktikumswochen, inhaltliche Betreuung
- Planung, Kommunikation, Feedback.

Es soll eine digitale Plattform bereitgestellt und betrieben werden. Diese soll interes-sierte Jugendliche und Unternehmen - orientiert an den Parametern Berufsfeld, Wohnort bzw. Betriebsstätte und Zeitkontingent - für erste Schnuppertage oder Kurzpraktika in den Sommerferien miteinander in Kontakt bringen. Anzustreben ist, dass mindestens 10.000 Praktikumstage vermittelt werden. Jugendliche und Unternehmen sollen die Plattform kostenfrei nutzen können. Bisher übliche und teilweise aufwendige Bewerbungs- und Abstimmungsprozesse, die für die Vereinbarung von Praktikumsstellen erforderlich sind, sollen durch ein kundenfreundliches, digitales Matching ersetzt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer hat im Einzelnen folgende Leistungen zu erbringen:

2.1. Arbeits- und Zeitplan
Es ist eine Übersichtsplanung der zu erledigenden Aufgaben und Arbeiten vorzulegen, die in einen Zeitplan eingebettet ist. Hierbei sind insbesondere die Einbindung der o.g. Beteiligten und die fristgerechte Bereitstellung der Plattform inklusive der 53 Unterseiten einzuplanen.

2.2. Bereitstellung und Betrieb einer digitalen Plattform
Für die Praktikumswoche NRW sind sowohl eine zentrale Plattform mit einer zentralen Startseite bereitzustellen als auch damit verbundene, 53 kommunale Unterseiten der zentralen Plattform. In jedem teilnehmenden Landkreis bzw. in jeder teilnehmenden kreisfreien Stadt wird der Name der Plattform an den Namen der Kommune bzw. des Kreises angepasst (Praktikumswoche xy-Stadt/xy-Kreis) und muss einzeln angesteuert werden können. Alle Seiten müssen auf eine jugendliche Zielgruppe hin gestaltet werden, sprachlich einfach zu verstehen (z.B. Nutzung von Bildern und Piktogrammen) und intuitiv zu bedienen sein. Außerdem müssen sie in einer für mobile Endgeräte nutzbaren Form bereitgestellt werden.Die Bereitstellung der Plattform mit den 53 Unterseiten muss spätestens zum 01.05.2025 erfolgen. Vorher muss eine Testung durchgeführt worden sein.

2.2.1. Funktionen der Plattform
2.2.1.1. Matching:
Die Plattform soll - orientiert an den Parametern Berufsfeld, Wohnort, bzw. Betriebsstätte und Zeitkontingent - einen automatisierten Erstkontakt zwischen interessierten Jugendlichen mit den praktikumsgebenden Unternehmen ermöglichen. (Im Regelfall sollten keine persönlichen Rückfragen erforderlich sein). Dazu muss eine Möglichkeit zur Anlage von ansprechenden Kurzprofilen der Unternehmen mit deren Ansprechpersonen sowie auch der Praktikumsbewerberinnen und -bewerber angeboten werden.

Weiteres zum Matching siehe Leistungsbeschreibung (LB)

2.2.1.2. Vermittlung
Die Vermittlung von Unternehmen und Praktikumsbewerberinnen und -bewerbern erfolgt automatisch nach den eingegebenen Parametern. Unternehmen erhalten bei Übereinstimmung der angegebenen Parameter eine Anfrage der Praktikumsbewerberinnen und -bewerber und können unter Einsicht des Profils entscheiden, ob sie die Bewerberin/ den Bewerber annehmen. Nach einer erfolgreichen Vermittlung erhalten sowohl Praktikantin/Praktikant, als auch das Unternehmen über die Plattform die jeweils individuellen Kontaktdaten.

2.2.1.3. Zentrale NRW-Plattform als Wegweiser zu den kommunalen Seiten
Die zentrale Startseite der digitalen Plattform soll als zentrale Informationsquelle für NRW dienen und allgemein gehaltene, leicht verständliche, einführende Informationen über Inhalt und Ablauf der "Ferien-Praktikumswoche NRW" bieten. Von hier aus müssen alle Unterseiten der Kreise bzw. der kreisfreien Städte angeklickt werden können. Auf allen 53 Unterseiten wird dann interessierten Jugendlichen und Unternehmen der Zugang zur Anmeldemaske entsprechend der o.g. Parameter ermöglicht.

2.2.1.4. Weitere Funktionen der Plattform

siehe LB

2.2.2. Hosting und technischer Betrieb der Website
Hosting und Wartung der Plattform über die gesamte Vertragslaufzeit übernimmt der Auftragnehmer. Voraussetzung für das Webhosting sind Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union sowie die Einhaltung der Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Die Verwendung von Logos der Beteiligten sowie des Ministeriums für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE) als auftraggebendes Ministerium muss auf allen Plattform-Ebenen ermöglicht werden.

weiteres siehe LB

2.3. Vorbereitung und Durchführung der Praktikumswochen
2.3.1. Projektsteuerungskreis
Aus fest zu benennenden Vertreterinnen und Vertretern des Auftragnehmers und des Auftraggebers wird auf Landesebene ein "Projektsteuerungskreis" gebildet.

Weiteres siehe LB

2.3.2. Marketing bei Unternehmen und Jugendlichen
Der Auftragnehmer bereitet die Praktikumswochen vor, indem er alle Beteiligten durch Schulungen in die Lage versetzt bei ihren Mitgliedsunternehmen bzw. bei den Jugendlichen Werbung für die Beteiligung an den Ferien-Praktikumswochen zu machen.

weiteres siehe LB

2.3.3. Schulung und Support
Allen Beteiligten sind im Vorfeld der Aufnahme der Matching-Angebote über die Plattform mindestens 4-6 Webinare/Videokonferenzen anzubieten, in denen der Auftragnehmer die Funktionsweise der Plattform erläutert und Fragen beantwortet. Mindestens vier weitere Webinare richten sich an die Schulen und hier besonders an die "StuBos" (Koordinatoren/ Koordinatorinnen für Berufliche Orientierung an einer Schule).

weiteres siehe LB

2.4. Kommunikation und Marketing
Für die Beteiligten und Schulen sollen allgemeine Informationsmaterialien über die Praktikumswoche in NRW erstellt werden, die der Einbindung und Information der Beteiligten dienen und diese befähigten, für das Projekt zu werben.

Weiteres siehe LB

2.5. Controlling und Auswertung
Für die Beteiligten müssen mindestens einmal im Monat Reports über die Anmelde- und Teilnahmezahlen zur Verfügung gestellt werden.

Zum 30.9.2025 ist vom Auftragnehmer eine erste Bilanz hinsichtlich der Teilnahmezahlen vorzulegen. Eine ausführliche Evaluation mit Informationen über die regionale Verteilung der Teilnehmenden, die Anteile der verschiedenen Berufsfelder, das Feedback und Verbesserungsvorschläge sowie möglichst auch über Anschlusspraktika oder einen Ausbildungsstart muss zum 30.11.2025 (Ende der Leistungserbringung) erstellt werden.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Zwei optionale Verlängerungen des Vertrages durch den Auftraggeber um jeweils ein Jahr sind möglich. Der Auftraggeber zeigt dem Auftragnehmer jeweils zum Ende der Leistungserbringung (jeweils 30.11.) an, ob von der Option Gebrauch gemacht wird.

In den optionalen Jahren einer Vertragsverlängerung sind die in der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 2.1 bis 2.5 aufgeführten Aufgaben jeweils mit Aktualisierungen und Fortschreibungen der Konzeption zu erbringen. Die 53 Unterseiten sind fortzuführen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- Kopie einer Bankerklärung oder Kopie einer Bescheinigung einer Wirtschaftsauskunftei oder Steuerbehörde, die die Bonität des Bieters nachweist (maximal ein Jahr alt) (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Einzureichende Unterlagen:
- Anforderungen zur qualitativen Bewertung der Angebote (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat zur qualitativen Bewertung der Angebote folgendes mit dem Angebot einzureichen:

- Grobkonzept
Vorzulegen ist ein Grobkonzept zur Leistungserbringung, welches auf folgende Einzel-heiten eingehen muss:
- Arbeits- und Zeitplanung, die auch eine Testphase, sowie die Fertigstellung der Matching-Plattform mit den 53 Unterseiten enthält.
- Darstellung, wie die Zielgruppenansprache adressatengerecht erfolgen wird.
- Darstellung, wie die kommunale Orientierung und die Zusammenarbeit mit den Beteiligten umgesetzt werden wird.
- Darstellung, wie das neue Praktikumsangebot vor allem in Anbetracht der Größe NRWs und der Schüler- und Unternehmenszahlen umgesetzt werden kann.
- Vorschläge, wie das Matching-Angebot in den optionalen Jahren weiterentwickelt werden könnte (z.B. weitere Werbeformate wie z.B. Radiospots, innovative Videoformate, Podcasts etc.).

- Personaleinsatzkonzept
Vorzulegen ist ein Personaleinsatzkonzept, aus dem die Qualifikationen und die Erfahrungen des bei der Durchführung des Auftrags eingesetzten Personals sowie die Organisation des Projektteams hervorgehen.

Zu benennen sind
- die für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Projektteam) mit ihren jeweiligen Erfahrungen und Qualifikationen
- eine verantwortliche Projektleitung
- eine Stellvertretung der Projektleitung
- die Aufgaben, die das angebotene Personal (Projektleitung und Projektteam) jeweils wahrnehmen soll.

Von der Projektleitung und ihrer Stellvertretung werden insbesondere erwartet:
- mehrjährige praktische Erfahrungen in der Leitung von Projekten in den fachlichen Themenbereichen Fachkräftesicherung, Berufliche Orientierung und/oder Übergang Schule/Beruf.

Erwartet wird, dass auch das Projektteam insgesamt über folgende Erfahrungen und Kenntnisse verfügt:
- Erfahrungen in den fachlichen Themenbereichen "Berufliche Orientierung" und "Fachkräftesicherung"
- Erfahrungen in den Bereichen Social Media, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing
- Kenntnisse über Programmierung und Entwicklung von Plattformen und entsprechender Software

- Anforderungen zur Bewertung des Angebotspreises (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Anzugeben sind:
- Die Gesamtkosten für die Erbringung der in Ziffern 2.1. - 2.5. der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen in Euro (mit und ohne Mehrwertsteuer) für den festen Leistungszeitraum in 2025.

- Die jeweiligen Gesamtkosten für die Erbringung der unter Ziffern 2.1.- 2.5. der Leistungsbeschreibung genannten notwendigen Leistungen für den Fall der optionalen Vertragsverlängerung für den Leistungszeitraum in 2026 und den Leistungszeitraum in 2027.

- Die Stundensätze und Tagessätze (auf Basis acht Stunden = ein Tag) für das für den Auftrag eingesetzte Personal (unterteilt nach Qualifikationsstufen) sowohl für den festen Leistungszeitraum in 2025 wie auch für den optionalen Leistungszeitraum in 2026 und 2027

In den Gesamtkosten müssen sämtliche Neben- und Reisekosten enthalten sein.


- Ausgefülltes Angebotsschreiben (Formular 324 EU) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Formlose Eigenerklärung zur Akzeptanz des Vertragsentwurfs und Formlose Eigenerklärung zur Akzeptanz des Vertragsentwurfs nach DSGVO (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Sollten die Vertragsentwürfe ausnahmsweise, aus berechtigten Gründen, nicht akzeptiert werden (können), können Änderungsvorschläge formuliert werden. Für diese muss eine rechtliche und/oder sachliche Notwendigkeit bestehen, die von der Bieterin/ dem Bieter darzulegen und zu begründen ist. Ein Anspruch auf Umsetzung etwaiger Änderungsvorschläge ist hiermit nicht verbunden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- Mindestens zwei Referenzen über Öffentlichkeitsarbeit und/oder /Marketingaktivitäten im Bereich berufliche Orientierung oder Praktikum. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Mindestens zwei Referenzen, die praktische Beratungserfahrungen in den Bereichen "Berufliche Orientierung" und "Fachkräftesicherung" belegen. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen mit dem Angebot mittels Eigenerklärung:
- Mindestanforderung zur Leistungserbringung: Nachweis über das Vorhandensein einer Matching-Plattform, die über die unter Nr. 2.2.1.3. und 2.2.1.4 der LB beschriebenen Funktionalitäten verfügt und technisch in der Lage ist, den erwarteten Umfang an Zugriffen und Matchings zu realisieren. Sofern diese Matching-Plattform noch erstellt werden muss, muss eine nachvollziehbare Darstellung vorgelegt werden, wie dies so zeitnah erfolgt, dass auch die Unterseiten bis zum 01.05.2025 vollständig programmiert werden können.
- Ausgefüllte Eigenerklärung Ausschlussgründe
-Ausgefüllte Eigenerklärung zu Sanktionspaket 5 der EU
- Beim Angebot als Bietergemeinschaft: ausgefülltes Formular 531 EU
- Bei Unteraufträgen: ausgefülltes Formular 533a EU und ausgefülltes Formular 533b EU
- Bei Eignungsleihe: ausgefülltes Formular 534a EU
- Ausgefüllte Eigenerklärung Serverstandorte
- Ausgefüllte Eigenerklärung Einhaltung BSI Standards

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.