FiLBY 2 Backend

Universität Regensburg

Im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus setzen die Lehrstühle Didaktik der deutschen Sprache und Literatur sowie der Lehrstuhl Educational Data Science der Universität Regensburg eine digitale Anwendung um, mit deren Hilfe die Lesekompetenz bayerischer Schülerinnen und Schüler der Sekundarstufe I gefördert werden soll. Diese Anwendung soll in die gerade im Aufbau befindliche eddipuls-Plattform integriert werden und erstmals im März 2026 bei einer Pilotierung zum Einsatz kommen. Um dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen, sind wir auf der Suche nach einem kompetenten Unternehmen, das uns in der Backendentwicklung beraten und unterstützen kann. Die Lesekompetenz soll anhand einer Geschichte erhoben werden, in der Schülerinnen und Schüler verschiedene Wege beschreiten und dabei (Lese-)Aufgaben lösen müssen. Für erfolgreiche Bearbeitung von Aufgaben sollen Punkte gesammelt und für weitere Aktionen eingelöst werden, um Aspekte von Gamification zu implementieren. Die Lehrkraft soll auf einem Dashboard die Übersicht erhalten, welches Kind sich gerade an welcher Stelle der Geschichte befindet und welche Aufgaben korrekt oder falsch bearbeitet wurden, um ggf. unterstützen zu können. Die Aufgaben bestehen überwiegend aus Multiple Choice Aufgaben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-11-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• XDEV Software GmbH

Wer?

• Universität Regensburg

Wie?

• Entwicklung von kundenspezifischer Software › Entwicklung von Transaktionsverarbeitungssoftware und kundenspezifischer Software

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Mittelfranken › Ansbach, Kreisfreie Stadt
• Oberpfalz › Regensburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-11-15	Auftragsbekanntmachung
2026-06-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-11-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: FiLBY 2 Backend
Referenznummer: 2024PSD000003
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 734106e9-1f53-4537-9504-3be15bc7d176
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Transaktionsverarbeitungssoftware und kundenspezifischer Software 📦
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Ort der Leistung: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Postleitzahl: 93053
Stadt: Regensburg
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-17 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 45 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-12-06 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/c79f0556-ad13-4314-95f6-239e190c22e7/suitabilitycriteria

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/c79f0556-ad13-4314-95f6-239e190c22e7/suitabilitycriteria

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Regensburg
Nationale Registrierungsnummer: a9a6daa1-61ff-4dc4-bc1d-02203a390502
Postanschrift: Universitätsstraße 31
Postleitzahl: 93053
Postort: Regensburg
Region: Regensburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: ausschreibung@ur.de 📧
Telefon: +49 9419430 📞
Fax: +49 9419432331 📠
URL: https://www.auftraege.bayern.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/c79f0556-ad13-4314-95f6-239e190c22e7 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/c79f0556-ad13-4314-95f6-239e190c22e7 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Nationale Registrierungsnummer: c0f12e87-76f1-4468-90ef-036d199560d7
Postanschrift: Promenade 27
Postleitzahl: 91522
Postort: Ansbach
Region: Ansbach, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
URL: https://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/service/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 224-700529 (2024-11-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-06-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 276 000 EUR 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2025-02-01 📅
Datum des Endes: 2026-07-31 📅

Auftragsvergabe
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: CON-0001 - XDEV Software GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-12-18 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 414 000 EUR 💰
Kennung des Angebots: 2024133529
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: XDEV Software GmbH
Nationale Registrierungsnummer: de6c8f04-896b-42c8-9ba2-ef94b0869aed
Postanschrift: Postgasse 1
Postleitzahl: 92637
Postort: Weiden
Region: Neustadt a. d. Waldnaab 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: a.grasmueck@xdev-software.de 📧
Telefon: +4996148024580 📞

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern
Nationale Registrierungsnummer: c0f12e87-76f1-4468-90ef-036d199560d7
Postanschrift: Promenade 27
Postleitzahl: 91522
Postort: Ansbach
Region: Ansbach, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
URL: https://www.regierung.mittelfranken.bayern.de/service/vergabekammer/index.html 🌏
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-06-24+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Bei der Implementierung von FiLBY-SEK kam es zu zeitlichen Verzögerungen, die nicht der Entwicklung von FiLBY-SEK anzulasten sind. Dadurch ergab sich eine Verschiebung der Pilotierung um sechs Monate. Vom Auftraggeber wurden im Zuge dessen weitere Anforderungen an die Förderanwendung gestellt, deren Umsetzung nicht im vorhandenen Leistungsumfang und Budget lag. Für die Umsetzung wurden vom Auftraggeber zusätzliche Mittel bereitgestellt, um diese Entwicklungen durchzuführen. Die Universität Regensburg übernimmt diese Zusatzaufgaben, benötigt dazu jedoch weitere Ressourcen externer Dienstleister. Eine zusätzliche Dienstleistung müsste den bisherigen Arbeitsstand, die Logik der Anwendung und die spezifischen technischen Entwicklungen kennenlernen und verstehen. Allein diese Übergabe würde nicht nur etliche Zeitstunden auf Seiten des aktuellen Dienstleisters für eine Übergabe (z. B. Code-Guidelines, Richtlinien und Vorgaben, Einstellungen in IDE) binden, die nicht zum Programmieren verwendet werden können. Es würde ebenso auf Seiten des weiteren Anbieters zeitliche Ressourcen für Einarbeitung und Übergabe binden, um fachlich auf demselben Niveau wie die bisherigen Dienstleister agieren zu können. Beides wäre aus ökonomischen Gründen nicht sinnvoll und würde aufgrund der zeitlichen Verzögerungen den Projekterfolg erheblich gefährden. Aus den genannten Gründen wäre es weder aus technischer noch aus finanzieller Sicht sinnvoll, eine zusätzliche Softwarefirma an der Entwicklung der Plattform zu beteiligen, sondern die zusätzlichen Aufgaben zu denselben Konditionen an XDEV Software GmbH zu vergeben. Eine Auftragserweiterung ist nach § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB möglich. Buchstabe a) ist bereits verwirklicht, wenn der Auftraggeber sachliche Gründe wirtschaftlicher oder technischer Art anführen kann, die es objektiv sinnvoll sein lassen, sich nicht auf einen neuen Auftragnehmer einlassen zu müssen. (...) Ein Wechsel des Auftragnehmers kann beispielsweise nicht erfolgen, wenn der Auftraggeber Material, Bau- oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen technischen Merkmalen erwerben, mit einer Unklarheit bei der Mängelhaftung zu rechnen, zugleich für neues Personal oder eine neue Logistik sorgen müsste oder Schutzrechte Dritter zu beachten hat." (Willenbruch/Wiedekind/Hübner, Vergaberecht). Dies liegt, wie oben dargelegt, vor. Die zusätzlichen Leistungen sind auch notwendig geworden, da sonst "das betreffende Beschaffungsvorhaben nicht ordnungsgemäß abgeschlossen" werden kann. Dies kann auch Verbesserungen umfassen. Ohne diese Funktionen ist das Tool ja für bestimmte Schulen nicht richtig nutzbar. Die Leistungen sind also nicht nur wünschenswert, sondern zu Betrieb absolut notwendig.

Andere zusätzliche Informationen

Bei der Implementierung von FiLBY-SEK kam es zu zeitlichen Verzögerungen, die nicht der Entwicklung von FiLBY-SEK anzulasten sind. Dadurch ergab sich eine Verschiebung der Pilotierung um sechs Monate. Vom Auftraggeber wurden im Zuge dessen weitere Anforderungen an die Förderanwendung gestellt, deren Umsetzung nicht im vorhandenen Leistungsumfang und Budget lag. Für die Umsetzung wurden vom Auftraggeber zusätzliche Mittel bereitgestellt, um diese Entwicklungen durchzuführen. Die Universität Regensburg übernimmt diese Zusatzaufgaben, benötigt dazu jedoch weitere Ressourcen externer Dienstleister.

Eine zusätzliche Dienstleistung müsste den bisherigen Arbeitsstand, die Logik der Anwendung und die spezifischen technischen Entwicklungen kennenlernen und verstehen. Allein diese Übergabe würde nicht nur etliche Zeitstunden auf Seiten des aktuellen Dienstleisters für eine Übergabe (z. B. Code-Guidelines, Richtlinien und Vorgaben, Einstellungen in IDE) binden, die nicht zum Programmieren verwendet werden können. Es würde ebenso auf Seiten des weiteren Anbieters zeitliche Ressourcen für Einarbeitung und Übergabe binden, um fachlich auf demselben Niveau wie die bisherigen Dienstleister agieren zu können. Beides wäre aus ökonomischen Gründen nicht sinnvoll und würde aufgrund der zeitlichen Verzögerungen den Projekterfolg erheblich gefährden.

Aus den genannten Gründen wäre es weder aus technischer noch aus finanzieller Sicht sinnvoll, eine zusätzliche Softwarefirma an der Entwicklung der Plattform zu beteiligen, sondern die zusätzlichen Aufgaben zu denselben Konditionen an XDEV Software GmbH zu vergeben. Eine Auftragserweiterung ist nach § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB möglich. Buchstabe a) ist bereits verwirklicht, wenn der Auftraggeber sachliche Gründe wirtschaftlicher oder technischer Art anführen kann, die es objektiv sinnvoll sein lassen, sich nicht auf einen neuen Auftragnehmer einlassen zu müssen. (...) Ein Wechsel des Auftragnehmers kann beispielsweise nicht erfolgen, wenn der Auftraggeber Material, Bau- oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen technischen Merkmalen erwerben, mit einer Unklarheit bei der Mängelhaftung zu rechnen, zugleich für neues Personal oder eine neue Logistik sorgen müsste oder Schutzrechte Dritter zu beachten hat." (Willenbruch/Wiedekind/Hübner, Vergaberecht). Dies liegt, wie oben dargelegt, vor.

Die zusätzlichen Leistungen sind auch notwendig geworden, da sonst "das betreffende Beschaffungsvorhaben nicht ordnungsgemäß abgeschlossen" werden kann. Dies kann auch Verbesserungen umfassen. Ohne diese Funktionen ist das Tool ja für bestimmte Schulen nicht richtig nutzbar. Die Leistungen sind also nicht nur wünschenswert, sondern zu Betrieb absolut notwendig.

Hauptgrund für die Änderung: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Neuer Wert
Text:

Auftragswertänderung, Erhöhung des Auftragswerts um 138.000 € netto aufgrund zusätzlicher Dienstleistungen

Quelle: OJS 2026/S 120-432818 (2026-06-24)

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