Hausmeister Dienstleistungsvertrag / Campus 14513 Teltow b. Berlin

Kurze Beschreibung

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH (Auftraggeber) ist eine öffentlich finanzierte gemeinnützige Forschungseinrichtung und Mitglied der Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft deutscher Forschungszentren e. V.

Hereon beabsichtigt, die Betriebsführung, Hausmeisterdienstleistungen sowie die Wartung und Instandsetzung der technischen und baulichen Anlagen für die Gebäude, Gemeinschaftsanlagen und Freiflächen am Standort Teltow im Bereich der Liegenschaften des Flurstückes 327 (Kantstraße 55, 14513 Teltow) zu vergeben.

Die Leistungen werden während der vertraglich vereinbarten Dienstzeiten vom Auftragnehmer kontinuierlich erbracht.
Außerhalb dieser Dienstzeiten richtet der Auftragnehmer einen Bereitschaftsdienst ein.

Zielsetzung ist die Gewährleistung einer gleichbleibend hohen Verfügbarkeit und eines gleichbleibend hohen Leistungsniveaus sowie die kontinuierliche Optimierung des Gebäudebetriebs.

Der Umfang der geschuldeten Dienstleistungen bestimmt sich aus den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses sowie den weiteren Dokumenten-Anlagen.

Der Betrieb umfasst dabei den objektbezogenen Regelbetrieb.

Beschreibung der Beschaffung

Dienstleistungsvertrag
2 Jahre zzgl 2 Optionen a`12 Monate

Vertragsbeginn 01.06.2024
bzw. zum nächsten auf den Zuschlag folgenden 15. oder 1. eines Monats

über

1. Betriebsführung der technischen Anlagen, u.a.
Bedienung techn. Anlagen und -komponenten
Überwachung und Inspektion
Überprüfung Füllstände und Nachfüllen von
Betriebs-und Verbrauchsmitteln
Optimierung der techn. Anlagen im lfd. Betrieb
Dokumentation

2. Wartung- und Instandsetzungsarbeiten,

3. Hausmeisterdienstleistungen, u.a.
Kontrollgänge
Erfassen von Verbrauchswerten
Transporte und sonst. Serviceleistungen

4. Sonstige Reparaturarbeiten / Sonderleistungen,

5. Bereitschaftsdienst / Rufbereitschaft
außerhalb der Dienstzeiten:
24 Stunden Service-Hotline
technischer Kundendienst
Rückruf im Störungsfall binnen 30 Min
Kundendienstmonteur vor Ort binnen 2 h
Störungsbehebung (gefahrlos setzen)
binnen 4 h

am Campus Teltow

gemäss
1.0 Dienstleistungsvertrag Teltow sowie den
Anlagen 1 - 15 zu Allgemeinen Vorbemerkungen, Leistungsverzeichnis, Lageplänen, Grundrissen und Übersichten Leistungsumfang und Anlagen, Anforderungen an elektrotechnisches Personal, Merkblättern und weiteren Dokumenten sowie den dem Vertragszweck dienenden gesetzlichen Vorschriften, behördlichen Bestimmungen und Auflagen in ihrer jeweils gültigen Fassung.

Zur Sicherstellung der Kontinuität der Anlagenüberwachung sind die Dienstleistungen ausschließlich von Personal durchführen zu lassen, das von Seiten des Auftraggebers (folgend "AG") einmalig zu Beginn der Zusammenarbeit fachlich in die technischen Anlagen eingewiesen wurde.
Der Auftragnehmer (folgend "AN") benennt und stellt bereit das dazu erforderliche und fachlich geeignete Personal in einer den spezifizierten Anforderungen angemessenen Anzahl.

Es ist davon auszugehen, dass die Erbringung der Dienstleistungen die Leistung von 8 Stunden Hausmeistertätigkeiten und 8 Stunden TGA (Technische Gebäude Ausrüstung)-Tätigkeiten täglich erforderlich macht.
Diese sind auf mindestens 2 Personen zu verteilen.

Der AN stellt sicher, dass in der Zeit von montags bis freitags zwischen 06:00 Uhr und 16:00 Uhr stets mindestens eine Person auf dem Betriebsgelände des AG eingesetzt ist.

Das Personal wird durch einen Objektleiter des ANs für die Betriebsführung eingesetzt.
Aus Sicherheitsgründen haben die Fachkräfte die deutsche Sprache in Wort und Schrift zu beherrschen.
Der AN ist verpflichtet, für einen Teil der Tätigkeiten nur voll ausgebildete Fachkräfte gemäß VDI 3810 einzusetzen, welche die notwendige Sach- und Fachkunde und persönliche Eignung (Erfahrung und Zuverlässigkeit) besitzen.
Der AN setzt für die Leistungserbringung vor Ort nach Bedarf für alle elektrotechnischen Tätigkeiten wie beispielsweise Installations- und Instandsetzungsarbeiten, Betreten der elektrischen Betriebsräume und Trafostationen, usw. ausschließlich Elektrofachkräfte gemäß VDE 0105-100 bzw. VDE 01000-10 ein.

Die Qualifikationsnachweise für das eingesetzte Personal sind bei Auftragsvergabe unaufgefordert und später bei Bedarf nach Aufforderung durch den AG diesem vorzulegen.
Der AN hat die Erreichbarkeit seines eingesetzten Personals während der gesamten Dienstzeit durch geeignete Maßnahmen (z.B. Einsatz von Mobiltelefonen) auf dem Gelände sicherzustellen.

Die Vergabe an Unterauftragnehmer bedarf der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.

Der AN stellt die zur Leistungserbringung notwendige Infrastruktur wie Geräte und Sachmittel (z.B. Werkzeuge, Pkw, Diensthandys) sowie angemessene persönliche Schutzausrüstung selbst.

Der AG stellt unentgeltlich einen Büro- und Werkstattarbeitsplatz sowie Räumlichkeiten zur Unterbringung von für die Leistungserbringung notwendigen Materialien, Geräten und Maschinen mit der notwendigen Versorgung für Strom, Heizung und Wasser zur Verfügung.

Die Vergütung erfolgt gegen monatliche Rechnungen (X-Rechnungen) über 1/12 der vereinbarten Jahrespauschale.

Alle Sonderleistungen und sonstige Reaparaturarbeiten Nr. 4 (s.o.) bedürfen einer separaten Einzelbeauftragung durch den AG und werden separat vergütet.

Zuschlagskriterien:
30% Preis
60% Qualität
(Unterkriterien: Konzepte für Organisationskonzept, Qualitätssicherung, Implementierung, Bereitschaftsdienst)


Möglichkeit zur Vor-Ort-Besichtigung
KW 18/2024 30.04.2024
KW 19/2024 06.05., ggf. 09.05.2024

Bei Interesse kommen Sie bitte bis zum 26.04.2024 über die Kommunikationsfunktion des Marktplatzes Brandenburg auf uns zu, wir setzen uns zur Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung.

Fragen zu der Ausschreibung sind vor Ort nicht möglich, bitte stellen Sie diese ebenfalls und ausschließlich über die Kommunikationsfunktion.

Zusätzliche Informationen

Zuschlagskriterien:

Angebotspreis, interpolar 40 % (400 Punkte von 1000 Punkten)
Qualität 60 % (600 Punkte von 1000 Punkten)

Unterkriterien Qualität - Konzeptbewertung nach "Schulnoten"-
Organisation 10 %
Qualitätssicherung 25 %
Implementierung 5 %
Konzept für den Bereitschaftsdienst 20 %

Bewertung der Unterkriterien
Auf Basis der eingereichten Unterlagen erfolgt eine Bewertung gemäß folgender Skala:


Sehr gut / 100%
übertrifft die Anforderungen
Die Inhalte und Darstellungen werden als sehr gut bewertet, wenn
- die Frage vollständig beantwortet und auf alle abgefragten Aspekte eingegangen wird
- die Beantwortung inhaltlich schlüssig ist
- auftragsbezogene Zusatzinformationen angegeben werden

gut / 90%
erfüllt die Anforderungen im vollen Maße Die Inhalte und Darstellungen werden als gut bewertet, wenn
- die Frage vollständig beantwortet und auf alle abgefragten Aspekte eingegangen wird
- die Beantwortung inhaltlich schlüssig dargestellt ist

befriedigend / 75%
erfüllt die Anforderungen im Allgemeinen Die Inhalte und Darstellungen werden als befriedigend bewertet, wenn
- die Frage vollständig beantwortet und auf alle abgefragten Aspekte eingegangen wird
- die Beantwortung im Wesentlichen inhaltlich schlüssig dargestellt wird

ausreichend / 60%
erfüllt die Anforderungen mit Einschränkungen Die Inhalte und Darstellungen werden als ausreichend bewertet, wenn
- die Frage mit geringen Einschränkungen beantwortet wird
- die Beantwortung im Wesentlichen inhaltlich schlüssig dargestellt wird

mangelhaft / 50%
Erfüllt die Anforderungen nicht Die Inhalte und Darstellungen werden als mangelhaft bewertet, wenn
- die Frage mangelhaft beantwortet wird
- die Beantwortung inhaltlich nicht schlüssig dargestellt wird

ungenügend / 0
es wurden keine Angaben gemacht Die Inhalte und Darstellungen werden als ungenügend bewertet, wenn
- keine Angaben gemacht werden

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Eigenerklärung zum Bestehen einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme je Versicherungsfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Ein aktueller Nachweis erfolgt dazu mit dem Angebot.

Alternativ ist eine Eigenerklärung notwendig, dass im Auftragsfall eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen wird und ein Nachweis dazu spätestens bis Vertragsabschluss erfolgt.

Anforderung Deckungssummen in Höhe von mindestens je Versicherungsfall
Personenschäden 6.000.000 EUR
Sachschäden 6.000.000 EUR
Vermögensschäden 120.000 EUR
Bearbeitungsschäden 240.000 EUR
Umweltschäden 3.600.000 EUR


Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des sich bewerbenden/ anbietenden Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des anbietenden Unternehmens für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe der dabei berücksichtigten Leistungsart.

(Dokument 40061829 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Hereon für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer vor.

Das Hereon behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Eigenerklärung über vorhandene und im Zuschlagsfall zur Verfügung stehende Personalqualifikation:

Ausgebildete Fachkräfte gem. VDI 3810, VDE 0105-100 und VDE 01000-10.

Die Qualifikationsnachweise für das im Zuschlagsfall eingesetzte Personal sind spätestens zum Vertragsabschluss unaufgefordert und während der Vertragslaufzeit nach Aufforderung durch den AG diesem vorzulegen.

Nachweis zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung

(Dokument 40061829 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Eigenerklärung über das Bestehen einer Eintragung im Handelsregister mit Angabe des registerführenden Amtsgerichts und der Handelsregisternummer oder einer vergleichbaren Eintragung (EU)

bzw. dass keine Verpflichtung zu einer Eintragung in ein Handelsregister besteht

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB)

(Dokument 40061829 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Eigenerklärung über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/ Referenzprojekten:
es sind 3 Referenzen anzugeben über vergleichbare Leistungen innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahre, jeweils unter Angabe des Auftraggebers, des Auftragsgegenstandes, der Leistungszeit, der Rechnungssumme in Euro sowie eines Ansprechpartners.

Die Mitteilung der Daten erfolgt mit Einverständnis der Erklärenden, dass die mitgeteilten, personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden dürfen.

Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich

(Dokument 40061829 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zuschlagskriterien:

Angebotspreis 40 % (400 Punkte von 1000 Punkten)
Qualität 60 % (600 Punkte von 1000 Punkten)

Unterkriterien Qualität - Konzeptbewertung nach "Schulnoten"-
Organisation 10 %
Qualitätssicherung 25 %
Implementierung 5 %
Konzept für den Bereitschaftsdienst 20 %

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXU1YYDY1XD86P87


Möglichkeit zur Vor-Ort-Besichtigung
KW 18/2024 30.04.2024
KW 19/2024 06.05., ggf. 09.05.2024

Bei Interesse kommen Sie bitte bis zum 26.04.2024 über die Kommunikationsfunktion des Marktplatzes Brandenburg auf uns zu, wir setzen uns zur Terminvereinbarung mit Ihnen in Verbindung.

Fragen zu der Ausschreibung sind vor Ort nicht möglich, bitte stellen Sie diese ebenfalls und ausschließlich über die Kommunikationsfunktion.


**************

1) Die Vergabeunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Unterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens Hereon erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bieter müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bieterinformationen;
2) Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis gemäß der genannten Frist über die Vergabeplattform gestellt werden. Das Hereon behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten;
3) Die Angebote sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Frist sind die Angebote verschlüsselt, so dass das Hereon keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
4) Das Hereon behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Vergabeunterlagen stimmen die Bieter dem zu;
5) Durch die Abgabe eines Angebotes verpflichten sich der Bieter, alle übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren. Hereon seinerseits wird Unterlagen der Bieter nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden;
6) Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Unterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbieter das Verfahren in Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung vom Hereon zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer;
7) Ist das Hochladen von Dokumenten über das Bietertool nicht möglich, liegt dies meist an der unternehmenseigenen Firewall. Wir empfehlen, rechtzeitig probeweise Dokumente hochzuladen; diese können problemlos wieder zurückgezogen werden. Bei Problemen stimmen Sie sich bitte über die Rechteadministration mit Ihrer IT-Abteilung ab. Erfahrungsgemäß ist das Hochladen von einem Rechner außerhalb des Firmennetzwerks problemlos möglich.
8) Das Angebot können nur in deutscher Sprache abgegeben werden. Für die Vertragsdokumente ist die deutsche Sprache maßgeblich. Es gilt deutsches Recht. Verhandlungssprache ist Deutsch.


Mit der Abgabe eines Angebotes erklärt der Bieter:

a) dass Ihm bekannt ist, dass abweichende oder weitere eigene Vertragsbedingungen nicht zum Bestandteil des Vertrages werden und den Ausschluss des Angebotes von der Wertung zur Folge haben kann,
b) dass von Ihm bei der Auftragsausführung die für Hereon geltenden rechtlichen Verpflichtungen einhalten werden,
c) dass der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachkommen ist,
d) dass der Bieter die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einhält und seinen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgelts gewährt, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach § 7, § 7a oder § 11 des Arbeitnehmerentsendegesetzes oder einer nach § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes erlassenen Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden,
e) dass der Bieter bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende Umwelt-, Sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat bzw. wird,
f) dass kein Interessenskonflikt bei der Beteiligung an diesem Vergabeverfahren bestehen wird, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte.
g) dass die ILO-Kernarbeitsnormen bei der Ausführung des Auftrags eingehalten wird.

Desweitern erklärt der Bieter mit Abgabe seines Angebotes auf gesondertes Anfordern des Helmholtz-Zentrum hereon GmbH zu den Punkten a) bis g) die entsprechenden Nachweise zu erbringen.

Der Bieter versichert weiterhin, dass diese Erklärung auch für den Einsatz von Unterauftragnehmern gilt. Der Bieter ist sich bewusst, dass eine nicht fristgerechte oder unvollständige Abgabe der geforderten Erklärungen und Nachweise zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Wertung führt und das eine grob fahrlässige oder falsche Erklärung zur Eintragung in das Register zum Schutz fairen Wettbewerbs führen kann.


Nachverhandlungsverbot
Helmholtz-Zentrum Hereon GmbH wird das Nachverhandlungsverbot beachten. Dies bedeutet, dass Nachverhandlungen grundsätzlich nicht stattfinden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.