Hotelleistungen für Seminare in Mittel- und Süddeutschland

Kurze Beschreibung

Rahmenvereinbarung über Hotelleistungen für Seminare in Mittel- und Süddeutschland, trägerübergreifend und für die DRV Bund

Los 1 Mitteldeutschland: Regionen Göttingen, Kassel, Erfurt und Fulda
Los 2 Süddeutschland: Regionen Stuttgart, München, Fran

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 Mitteldeutschland: Regionen Göttingen, Kassel, Erfurt und Fulda

Durchführung von Weiterbildungsveranstaltungen der Deutschen Rentenversicherung Bund in verschiedenen Formaten wie Seminare, Workshops und Tagungen mit unterschiedlichen Teilnehmendenzahlen. Geschätzte ca. 280 Veranstaltungen mit rund 3,5 Tagen und 15 Personen im Durchschnitt in der Vertragslaufzeit.

Zusätzliche Informationen

Eine sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder kostenlosem Shuttle-Service innerhalb von 40 Minuten vom jeweiligen Fern - bzw. Regionalbahnhof ist essenziell.

Hausbesichtigung:
Nach erfolgter Wertung werden die wirtschaftlichsten Angebote durch eine Besichtigung der angebotenen Häuser geprüft.
Diese Prüfung bezieht sich sowohl auf die Erfüllung der in der Ausschreibung genannten Anforderungen, als auch auf die Einhaltung von voraussetzbaren Standards in Bezug auf Hygiene, Service und Unterbringungsbedingungen (z.B. Lärmbelästigungen, Küchengerüche o.ä.).
Die Einhaltung solcher allgemein anerkannten Grundstandards ist Voraussetzung für
eine Zuschlagserteilung.

HINWEIS:
Bei Bewerbungen auf mehrere Lose müssen alle
geforderten Unterlagen pro Los abgegeben werden. D.h. auch
u.U. identische Unterlagen müssen in jedes Los hochgeladen
werden, auf das ein Angebot abgegeben wird.

Zuschläge werden auf die Angebote der Ränge 1 und 2 erteilt.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 Süddeutschland: Regionen München, Stuttgart, Heidelberg, Karlsruhe,
Frankfurt am Main und Darmstadt

Durchführung von Weiterbildungsveranstaltungen der Deutschen Rentenversicherung Bund in verschiedenen Formaten wie Seminare, Workshops und Tagungen mit unterschiedlichen Teilnehmendenzahlen. Geschätzte ca. 280 Veranstaltungen mit rund 3,5 Tagen und 15 Personen im Durchschnitt in der Vertragslaufzeit.

Zentrale Elemente des Verfahrens

Es werden zwei Lose ausgeschrieben und für jedes Los Verträge mit mehreren Vertragspartnern (Auftragnehmern) geschlossen:

Los 1: Hotels Mitteldeutschland - bezuschlagt werden die Angebote von 2 Bietern.
Los 2: Hotels Süddeutschland - bezuschlagt werden die Angebote von 2 Bietern.

Zusätzliche Informationen

Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat mit dem Angebot folgende Unterlagen einzureichen:

-Eigenerklärung des Bieters, im Falle einer
Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Gemeinschaft
- Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k der
Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Eigenerklärung Russland)
- Sollte es sich bei dem Bieter nicht um ein Hotel, sondern um eine Vermittlungsagentur handeln, muss zusätzlich zur unterschriebenen Eigenerklärung des Bieters auch eine vom angebotenen Hotel unterschriebene Eigenerklärung abgegeben werden.

HINWEIS: Bei Bewerbungen auf mehrere Lose müssen alle
geforderten Unterlagen pro Los abgegeben werden. D.h. auch
u.U. identische Unterlagen müssen in jedes Los hochgeladen
werden, auf das ein Angebot abgegeben wird.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehenden Angaben, Erklärungen und Nachweise sind von den Bietern bzw. jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Ausländische Bieter/Bietergemeinschaften dürfen jeweils vergleichbare Nachweise vorlegen; mit dem Angebot ist ein Gleichwertigkeitsnachweis vorzulegen.

1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - im Falle einer Bietergemeinschaft ist für jedes Mitglied der Gemeinschaft vorzulegen.

2. Eigenerklärung Russland - im Falle einer
Bietergemeinschaft ist für jedes Mitglied der Gemeinschaft vorzulegen.

Auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind nachzureichen:

1. Handelsregisterauszug des Bieters (nicht älter als 12 Monate)

2.Gewerbezentralregisterauszug GZR 4 für den Bieter (nicht älter als 12 Monate)

3. Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes (bei nachgewiesener Nichtausstellung durch das Finanzamt ist auch eine Erklärung des Steuerberaters zulässig) (nicht älter als 12 Monate)

4. Nachweis der ordnungsgemäßen Zahlung der Sozialbeiträge (nicht älter als 12 Monate)

5. Bescheinigung der Berufsgenossenschaft über die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge (nicht älter als 12 Monate)

Zusätzliche Informationen

1.) Hinweise zur Abgabe von Angeboten

Angebote müssen über das Bietercockpit der Deutschen
Rentenversicherung
Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/
einkaufskoordination/NetServer) ausgefüllt und eingereicht werden.

Diese können
- elektronisch mit fortgeschrittener Signatur
- elektronisch mit qualifizierter Signatur
- elektronisch ohne Signatur (Textform)
abgegeben werden.

Nur elektronisch, mit dem AI Bieterwerkzeug (Bietercockpit) auf
der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund,
eingereichte Angebote werden gewertet.
Das heißt, das Leistungsverzeichnis ist elektronisch
auszufüllen.
Eine für das Leistungsverzeichnis eingereichte PDF-Datei ist
hierunter nicht zu verstehen und wird nicht gewertet.

Für die Angebotsabgabe stehen Ihnen zwei Varianten zur
Verfügung:

1. Angebotsabgabe ohne Signatur:
Die Abgabe eines elektronischen Angebotes ohne Signatur wird
bezeichnet als Angebotsabgabe "elektronisch in Textform".
Hierfür ist nach der Erstellung und Abgabe des Angebotes der
Bearbeitungsschritt "Einfache elektronische Signatur" zu
aktivieren. Für Angebote in Textform ist keine Signatur
erforderlich.
2. Angebotsabgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter
Signatur:
Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie
eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten
diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von
Anbietern. Bitte informieren Sie sich dazu im Internet.
Achten Sie bitte darauf, dass die Signatur für die "e- Vergabe"
zugelassen ist. Die Bereitstellung einer Signatur durch den von
Ihnen gewählten Anbieter sollte mit einer Lieferzeit von
mindestens 2 Wochen kalkuliert werden.
Für Testzwecke haben wir eine "Testausschreibung Betriebswirtschaftlicher Service mit Losen (DRV Bund)" auf unserer Vergabeplattform bereitgestellt. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten elektronischen Angebotsabgabe.

Bei technischen Problemen mit der Vergabesoftware wenden
Sie sich bitte an unseren Servicebereich.
Unsere Hotline-Nummer: 030 - 865 84776

Telefonische Erreichbarkeit: Mo-Do von 08:00-15:00 Uhr und
Fr. von 08:00-14:00 Uhr
E-Mail: zeus-verbindungsstelle@drv-bund.de

2.) Bieterfragen

Bieterfragen sind ausschließlich schriftlich an die Vergabestelle
über die Vergabeplattform bis zum 18.12.2024/12:00 Uhr einzureichen.
Die Beantwortung erfolgt spätestens bis zum 23.12.2024.

Später eingehende Bieterfragen können ggf. nicht bzw. nicht vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden. Die Angebotsfrist wird in diesem Fall nicht verlängert (vgl. § 20 Abs. 3 VgV).

3.) Auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind folgende Unterlagen und Nachweise einzureichen:

3.1 Bei Vermittlungsagenturen muss der Bieter eine vom Hotel unterschriebene und mit einem Stempel versehene Bestätigung darüber einreichen, dass der Bieter berechtigt ist, die Leistung anzubieten und das Hotel in der Lage ist, die angebotene Leistung zu erbringen.
Diese Bestätigung ist Voraussetzung für eine Zuschlagserteilung an den Bieter.

3.2 Weitere Unterlagen und Nachweise können auf Anforderung
der Auftraggeberin nachgefordert werden:

- Handelsregisterauszug des Bieters (nicht älter als 12 Monate)
- Gewerbezentralregisterauszug GZR 4 für den Bieter (nicht
älter als 12 Monate)
- Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen
Finanzamtes (bei nachgewiesener Nichtausstellung durch das
Finanzamt ist auch eine Erklärung des Steuerberaters zulässig)
(nicht älter als 12 Monate)
- Nachweis der ordnungsgemäßen Zahlung der Sozialbeiträge
(nicht älter als 12 Monate)
- Bescheinigung der Berufsgenossenschaft über die
ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge (nicht älter als 12
Monate)

Die Einreichung einer ULV-Bescheinigung einer zur Ausstellung
berechtigten Einrichtung (nicht älter als 12 Monate) kann
alternativ zur Einreichung einiger der genannten Nachweise
erfolgen. Dabei ist vom Bieter nachzuweisen, welche
Eignungsnachweise durch die Bescheinigung ersetzt werden.
Angaben zur Aktualität bzw. Gültigkeitsdauer der Nachweise
beziehen sich auf den Zeitpunkt des Schlusstermins für die
Abgabe der Angebote.

Der Höchstwert des Vertrages liegt bei 11.020.590,00 EUR
brutto, gem. Urteil EuGH v. 17.06.21 (Rs. C-23/20). Es handelt
sich hier nicht um das geschätzte Auftragsvolumen.