Instandhaltung, Betriebsführung, Wartung der haustechnischen Anlagen / Standort D-21502 Geesthacht

Kurze Beschreibung

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH (Auftraggeber) ist eine öffentlich finanzierte gemeinnützige Forschungseinrichtung und Mitglied der Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft deutscher Forschungszentren e. V.
Hereon beabsichtigt, die Instandhaltung der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik, die Betriebsführung der Lüftungs-, Klima-, Kälte-, Druckluft- und Heizungstechnik sowie den ganzjährigen Bereitschaftsdienst für die Heizungstechnik für die Gebäude außerhalb des Reaktorbereichs zu vergeben.

Beschreibung der Beschaffung

Rahmenvertrag
über 2 Jahre zzgl. 1 Option über 24 Monate
Vertragsbeginn 01.10.2024
über die folgenden Leistungen für die in Anlage 03 der Ausschreibungsunterlagen bezeichneten Objekte am Standort 21502 Geesthacht:

- Betriebsführung der benannten technischen Anlagen
- Wartung
- Sonstige Stundenlohnarbeiten, Instandsetzungen
- Lieferung Betriebsmittel sowie Ersatz- und Verschleißteile
- Bereitschaftsdienst

Der Auftragnehmer (AN) übernimmt alle Aufgaben in den genannten Gewerken mit dem Ziel, die Verfügbarkeit und die Betriebssicherheit der technischen Anlagen und der Infrastruktur zu gewährleisten. Der AN hat in vollem Umfang das Betreiben und das Instandhalten der Anlagen der genannten Gewerke bis zum letzten Endgerät in eigener Verantwortung zu tätigen und übernimmt sämtliche Betreiberpflichten für die im Anlagenverzeichnis (Anlage 03) aufgeführten Anlagen und Objekte.

Dabei ist insbesondere der einwandfreie und unterbrechungsfreie Betrieb zu gewährleisten. Der AN gewährleistet den nahezu unterbrechungsfreien Betrieb (> 99,8%) der "betriebsrelevanten Anlagen" (z.B. Serverräume, Heizzentrale mit Unterstationen, sämtliche Labore, Kühl- und Tiefkühlräume) bzw. sorgt für entsprechend ausreichende Ersatzmaßnahmen bei längeren Ausfällen. Dies setzt neben der fachlichen Qualifikation, auch eine notwendige personelle und materielle Entstörungskette voraus.
Der AN stellt einen verantwortlichen Mitarbeiter als Objektleiter für die eingeschlossenen Gewerke zur Verfügung. Dieser wird bedarfsorientiert durch drei weitere Mitarbeiter des AN, mit den aufgeführten Qualifikationen, unterstützt.

Geschuldet ist insoweit keine bloße Dienstleistung, sondern ein Erfolg. Es gilt Werkvertragsrecht, insbesondere die §§ 631 ff. BGB

Der AN hat grundsätzlich eigene Geräte und Werkzeuge zu verwenden.

Zugriff/Auftragsbearbeitung und Dokumentation des am Standort vorhandenen CAFM-Systems CONJECT sowie der GLT (Gebäudeleittechnik)

Der AG stellt Räume mit den erforderlichen Versorgungsanschlüssen (Strom, Heizung, Wasser) kostenneutral zur Verfügung:
- Büroräumlichkeit
- Umkleide bzw. Sozialraum
- Werkstätten

Entsorgung der im Rahmen der Leistungserbringung anfallenden Abfälle erfolgt durch den AN.

Der AN stellt alle zur Leistungserbringung erforderlichen Arbeitskräfte. Der AN verpflichtet sich, ausschließlich voll ausgebildete Fachkräfte gemäß VDI 3810 einzusetzen, welche die notwen-dige Sach- und Fachkunde besitzen.

Er verpflichtet sich eine für den Ausführungsort und die Leistungserbringung zuständige Aufsichtskraft (Objektleiter) zu stellen. Der Objektleiter ist mindestens für die Zeit zwischen 07.00 und 16.15 Uhr als Ansprechpartner und Aufsichtskraft einzuplanen.

Der AN verpflichtet sich zu einem Qualitätsmanagement, das den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses (Anlage 02) entspricht.

Der AN ist berechtigt, die Leistungserbringung im Rahmen der Vorgaben nach eigenem Ermessen in-nerhalb des üblichen Leistungszeitraums gemäß dem Leistungsverzeichnis einzuteilen. Die Einhaltung etwaiger Ausführungsfristen und Wartungsintervalle aus dem Leistungsverzeichnis ist hierbei sicherzustellen. Sofern es sich um Wartungsarbeiten handelt, ist deren Durchführung mit dem zuständigen Mitarbeiter des AG rechtzeitig vor Beginn der Leistungen abzustimmen. Die übliche Dienstzeit kann bei Bedarf in gegenseitiger Abstimmung angepasst werden.

Der AN ist verpflichtet während der gesamten Vertragslaufzeit, insbesondere auch im Hinblick auf ausgeübte Verlängerungsoption, eine Betriebshaftpflichtversicherung mit nachfolgender Mindestdeckungssumme zu unterhalten:
Personenschäden 10.000.000,00 EUR
Sachschäden 10.000.000,00 EUR
Vermögensschäden 1.000.000,00 EUR
Bearbeitungsschäden 1.000.000,00 EUR
Schlüsselverlustschäden 1.000.000,00 EUR
Umweltschäden 5.000.000,00 EUR

Vergütung:
Grundleistungen - monatlich ein Zwölftel der in Anlage 08.4 (Angebot des AN) ausgewiesenen Pauschale.
Stundenlohnarbeiten: nach Aufwand, monatlich

Leistungen und Anforderungen gemäß den Dokumenten der Ausschreibungsunterlagen:
01-Anlage-01.1-Vorbemerkungen_RV-Hereon.pdf
02-Anlage-01.2-Iso-Lageplan_Hereon.pdf
03-Anlage-01.3-Lageplan-mit-Bezeichnung.pdf
04-Vertrag-Instandhaltung-Fin.pdf
05-Anlage-02-Leistungsverzeichnis_Instandhaltung-Fin.pdf
06-Anlage-03_Anlagenbestand-Hereon.pdf
07-Anlage-04-Anlage Arbeitskarten Kälte.pdf
08-Anlage-05-Anlage Arbeitskarten Lüftung.pdf
09-Anlage-06-Leistungspositionen 679 Raumlufttechn Anlagen.pdf

Zuschlagskriterien:
Angebotspreis (Gesamtpreis 4 Jahre) 75%
Qualität (Unterkriterien: Organsiationskonzept und Qualitätssicherung) 25%

Zusätzliche Informationen

Zuschlagskriterien:

Angebotspreis, interpolar 75 % (750 Punkte von 1000 Punkten)
Qualität 25 % (250 Punkte von 1000 Punkten)

Unterkriterien Qualität - Konzeptbewertung
Organisationskonzept 20%
Qualitätssicherung 5%

Bewertung der Unterkriterien
Auf Basis der eingereichten Unterlagen erfolgt eine Bewertung gemäß folgender Skala:

Sehr gut / 100%
übertrifft die Anforderungen
Die Inhalte und Darstellungen werden als sehr gut bewertet, wenn
- die Frage vollständig beantwortet und auf alle abgefragten Aspekte eingegangen wird
- die Beantwortung inhaltlich schlüssig ist
- auftragsbezogene Zusatzinformationen angegeben werden

gut / 90%
erfüllt die Anforderungen im vollen Maße Die Inhalte und Darstellungen werden als gut bewertet, wenn
- die Frage vollständig beantwortet und auf alle abgefragten Aspekte eingegangen wird
- die Beantwortung inhaltlich schlüssig dargestellt ist

befriedigend / 75%
erfüllt die Anforderungen im Allgemeinen Die Inhalte und Darstellungen werden als befriedigend bewertet, wenn
- die Frage vollständig beantwortet und auf alle abgefragten Aspekte eingegangen wird
- die Beantwortung im Wesentlichen inhaltlich schlüssig dargestellt wird

ausreichend / 60%
erfüllt die Anforderungen mit Einschränkungen Die Inhalte und Darstellungen werden als ausreichend bewertet, wenn
- die Frage mit geringen Einschränkungen beantwortet wird
- die Beantwortung im Wesentlichen inhaltlich schlüssig dargestellt wird

mangelhaft / 50%
Erfüllt die Anforderungen nicht Die Inhalte und Darstellungen werden als mangelhaft bewertet, wenn
- die Frage mangelhaft beantwortet wird
- die Beantwortung inhaltlich nicht schlüssig dargestellt wird

ungenügend / 0
es wurden keine Angaben gemacht Die Inhalte und Darstellungen werden als ungenügend bewertet, wenn
- keine Angaben gemacht werden

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Eigenerklärung zum Bestehen einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme je Versicherungsfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Ein aktueller Nachweis erfolgt dazu mit dem Angebot.

Alternativ ist eine Eigenerklärung notwendig, dass im Auftragsfall eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen wird und ein Nachweis dazu spätestens bis Vertragsabschluss erfolgt.

Anforderung Deckungssummen in Höhe von mindestens je
Mindestdeckungssumme zu unterhalten:
Personenschäden 10.000.000,00 EUR
Sachschäden 10.000.000,00 EUR
Vermögensschäden 1.000.000,00 EUR
Bearbeitungsschäden 1.000.000,00 EUR
Schlüsselverlustschäen 1.000.000,00 EUR
Umweltschäden 5.000.000,00 EUR

Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des sich bewerbenden/ anbietenden Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des anbietenden Unternehmens für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe der dabei berücksichtigten Leistungsart.

(Dokument 40063188 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Hereon für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer vor.

Das Hereon behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Für die Aufgabenstellung ausreichende Personalkapazitäten mit nachstehendem Qualifikationsprofil, im Auftragsfall verfügbar im genannten Zeitraum zum Einsatz bei Hereon:

als Objektleiter:
- Meister der Haus- und Versorgungstechnik oder vergleichbar oder Ingenieur-Studium der Haus- und Versorgungstechnik oder vergleichbar (Ausbildung gemäß VDI 3810)
- Mehrjährige Berufserfahrung der eingesetzten Person zur Objektleitung mit vergleichbarer Aufgabenstellung
- Sachkundenachweis gem. §5 Absatz 2 Chemikalien-Ozonschichtverordnung sowie Kategorie A der VDI 6022 "Hygiene-Anforderungen an Raumlufttechnischen Anlagen und Geräten"
-Uneingeschränkte Kenntnis der deutschen Sprache in Wort und Schrift

als ausführendes Personal:
-Fachausbildung in den Gewerken Lüftungs-, Klima-, Kältetechnik oder vergleichbar (Ausbildung gemäß VDI 3810)
-Sachkundenachweis gem. §5 Absatz 2 Chemikalien-Ozonschichtverordnung sowie Kategorie A der VDI 6022 "Hygiene-Anforderungen an Raumlufttechnischen Anlagen und Geräten"
-Fließende Kenntnis der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Nachweise auf Anforderung

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Eigenerklärung über das Bestehen einer Eintragung im Handelsregister mit Angabe des registerführenden Amtsgerichts und der Handelsregisternummer oder einer vergleichbaren Eintragung (EU)

bzw. dass keine Verpflichtung zu einer Eintragung in ein Handelsregister besteht

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB)

(Dokument 40063188 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Eigenerklärung über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/ Referenzprojekten:
es sind 3 Referenzen anzugeben über vergleichbare Leistungen innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahre, jeweils unter Angabe des Auftraggebers, des Auftragsgegenstandes, der Leistungszeit, der Rechnungssumme in Euro sowie eines Ansprechpartners.

Die Mitteilung der Daten erfolgt mit Einverständnis der Erklärenden, dass die mitgeteilten, personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden dürfen.

Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich

(Dokument 40063188 VVB 124_LD - Eigenerklaerung zur Eignung Liefer-_Dienstleistungen 07-2019.pdf)

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXU1YYDY1QNDFU9X


1) Die Vergabeunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Unterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens Hereon erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bieter müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bieterinformationen;
2) Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis gemäß der genannten Frist über die Vergabeplattform gestellt werden. Das Hereon behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten;
3) Die Angebote sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Frist sind die Angebote verschlüsselt, so dass das Hereon keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
4) Das Hereon behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Vergabeunterlagen stimmen die Bieter dem zu;
5) Durch die Abgabe eines Angebotes verpflichten sich der Bieter, alle übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren. Hereon seinerseits wird Unterlagen der Bieter nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden;
6) Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Unterlagen enthalten ist. Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bewerber-/ Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung verändern oder ein Einzelbieter das Verfahren in Bietergemeinschaft fortsetzen wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung vom Hereon zulässig. Die Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat. Dies gilt entsprechend für Nachunternehmer;
7) Ist das Hochladen von Dokumenten über das Bietertool nicht möglich, liegt dies meist an der unternehmenseigenen Firewall. Wir empfehlen, rechtzeitig probeweise Dokumente hochzuladen; diese können problemlos wieder zurückgezogen werden. Bei Problemen stimmen Sie sich bitte über die Rechteadministration mit Ihrer IT-Abteilung ab. Erfahrungsgemäß ist das Hochladen von einem Rechner außerhalb des Firmennetzwerks problemlos möglich.
8) Das Angebot können nur in deutscher Sprache abgegeben werden. Für die Vertragsdokumente ist die deutsche Sprache maßgeblich. Es gilt deutsches Recht. Verhandlungssprache ist Deutsch.


Mit der Abgabe eines Angebotes erklärt der Bieter:

a) dass Ihm bekannt ist, dass abweichende oder weitere eigene Vertragsbedingungen nicht zum Bestandteil des Vertrages werden und den Ausschluss des Angebotes von der Wertung zur Folge haben kann,
b) dass von Ihm bei der Auftragsausführung die für Hereon geltenden rechtlichen Verpflichtungen einhalten werden,
c) dass der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachkommen ist,
d) dass der Bieter die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einhält und seinen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgelts gewährt, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach § 7, § 7a oder § 11 des Arbeitnehmerentsendegesetzes oder einer nach § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes erlassenen Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden,
e) dass der Bieter bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende Umwelt-, Sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat bzw. wird,
f) dass kein Interessenskonflikt bei der Beteiligung an diesem Vergabeverfahren bestehen wird, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte.
g) dass die ILO-Kernarbeitsnormen bei der Ausführung des Auftrags eingehalten wird.

Desweitern erklärt der Bieter mit Abgabe seines Angebotes auf gesondertes Anfordern des Helmholtz-Zentrum hereon GmbH zu den Punkten a) bis g) die Entsprechenden Nachweise zu erbringen.

Der Bieter versichert weiterhin, dass diese Erklärung auch für den Einsatz von Unterauftragnehmern gilt. Der Bieter ist sich bewusst, dass eine nicht fristgerechte oder unvollständige Abgabe der geforderten Erklärungen und Nachweise zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Wertung führt und das eine grob fahrlässige oder falsche Erklärung zur Eintragung in das Register zum Schutz fairen Wettbewerbs führen kann.

Nachverhandlungsverbot

Helmholtz-Zentrum Hereon GmbH wird das Nachverhandlungsverbot beachten. Dies bedeutet, dass Nachverhandlungen grundsätzlich nicht stattfinden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.