Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung

Magistrat der Stadt Hanau - Zentrale Verwaltung-, Am Markt 14-18, 63450 Hanau

Die Stadt Hanau beabsichtigt, die physische Eingangspost künftig zentral in der Poststelle zu digitalisieren und den städtischen Organisationseinheiten anschließend digital zur Verfügung zu stellen. Vergeben wird daher der Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung sowie ein Vertrag für Wartung und Lizenzen. Das System beinhaltet die Brieföffnung, Dokumentenentnahme, Bilderfassung und Ablage in einer Arbeitsstation. Die Lieferung beinhaltet Transport, Einweisung und Installation des Systems. Liefer- und Installationsanforderungen: •Die Lieferung und Installation des Systems muss innerhalb von 16 Wochen nach Zuschlagserteilung erfolgen. •Der Anbieter muss Schulungen für das Bedienpersonal zur Verfügung stellen. Wartung und Service: •Der Anbieter muss eine regelmäßige, präventive Wartung (mindestens 6x im Jahr Scanner, 12x im Jahr Brieföffner) sowie umfassenden technischen Support sicherstellen, um einen reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten. •Der Service (inkl. Anfahrt, Arbeitsstunden, Reparaturen, Ersatz- und Verschleißteile sowie Wartung) beinhaltet einen fest zugewiesenen Servicetechniker sowie eine Reaktionszeit innerhalb acht Arbeitsstunden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-11-13.

Wer?

• Magistrat der Stadt Hanau - Zentrale Verwaltung-, Am Markt 14-18, 63450 Hanau

Wie?

• Apparate und Geräte zum Prüfen und Testen › Scanner

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Darmstadt › Main-Kinzig-Kreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-11-13	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-11-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanner 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 162-24
Beschreibung der Beschaffung:

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Main-Kinzig-Kreis 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualtätskriterien (50%) Qualitätskriterium setzt sich zusammen aus Bedienfreundlichkeit und Arbeitsergonomie (25%) und Anwenderfreundlichkeit der Scansoftware (25%) Bewertet wird die Bedienerfreundlichkeit der Scanstation im Bezug auf die Öffnung, Entnahme und Verarbeitung der zu scannenden Dokumente sowie die Bedienerfreundlichkeit der verwendeten Scansoftware. Die Wertung erfolgt nach folgendem Punktesystem. Der jeweilige Faktor wird dann mit der maximal zu erreichenden Teilpunktzahl multipliziert. Die Wertung erfolgt nach folgendem Punktesystem. Der jeweilige Faktor wird dann mit der maximal zu erreichenden Teilpunktzahl multipliziert. Wertungspunkte: 9 - 10 Punkte = hervorragende bis sehr gute Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,9-1,0; 7 - 8 Punkte = überdurchschnittliche bis gute Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 07-08; 5 - 6 Punkte = befriedigende Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,5-0,6; 3 - 4 Punkte = ausreichende, sehr eingeschränkte Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,3-0,4; 1 - 2 Punkte = mangelhafte Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,1-0,2
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-17 11:00:00.000 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-12-17 11:00:00.000 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-12-17 11:00:00.000 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Nachforderung innerhalb von 6 Kalendertagen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Bieter hat mit seinem Angebot folgende Unterlagen und Nachweise vorzulegen:: Der Bieter hat folgende Unterlagen mit seinem Angebot vorzulegen: - Angebotsschreiben, - Angebot (LV), - Erklärung Bieter-Arbeitsgemeinschaft, falls zutreffend - Erklärung Verzeichnis der Leistung / Kapazitäten anderer Unternehmen falls zutreffend, - Eigenerklärung Tariftreue, - Eigenerklärung Russlandsanktionen, - Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen (falls nicht präqualifiziert), - Nachweis Berufshaftpflichtversicherung - Nachweis inwieweit eine regelmäßige, präventive Wartung (mindestens 6x im Jahr Scanner, 12x im Jahr Brieföffner) sowie umfassenden technischen Support gewährleistet ist, - Nachweis, dass der Service (inkl. Anfahrt, Arbeitsstunden, Reparaturen, Ersatz- und Verschleißteile sowie Wartung) einen fest zugewiesenen Servicetechniker ermöglicht sowie eine Reaktionszeit innerhalb acht Arbeitsstunden gewährleistet wird Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind: - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen falls zutreffend - Sozialkassenbescheinigung von dem Bieter, der für den Zuschlag in Betracht kommt

Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe belegt worden ist. Nachforderungsfrist: Die Frist zur Nachforderung beträgt 6 Kalendertage

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Magistrat der Stadt Hanau - Zentrale Verwaltung-, Am Markt 14-18, 63450 Hanau
Nationale Registrierungsnummer: DE113525347
Postanschrift: Am Markt 14
Postleitzahl: 63450
Postort: Hanau
Region: Main-Kinzig-Kreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@bhg-hanau.de 📧
Telefon: +49 6181 18000713 📞
URL: http://www.bhg-hanau.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E62493656 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E62493656 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Kommunikation: Der Auftraggeber nutzt die Vergabeplattform. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über diese elektronische Vergabeplattform. Dies betrifft insbesondere auch Bieterfragen. Fragen zu diesem Verfahren und in dem Verfahren übermittelten Unterlagen sind – möglichst bis zum 09.12.2024 – auf der Vergabeplattform einzustellen. Die vorgenannte Frist ist keine Ausschlussfrist. Auch nach diesem Datum wird der Auftraggeber Fragen so bald wie möglich beantworten. Grundsätzlich werden alle Fragen allen Bewerbern/Bietern in anonymisierter Form zusammen mit den Antworten im Wege fortlaufend nummerierter Bewerber-/Bieterinformationen zur Verfügung gestellt. Aufgrund der Veröffentlichung werden die Bewerber/Bieter gebeten, die Fragen so zu formulieren, dass sie keinerlei Rückschlüsse auf die Identität des Fragestellers zulassen. Die Antworten des Auftraggebers sind bei der Erstellung der Angebote zu beachten und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Die Bewerber/Bieter sind dafür verantwortlich, die Beantwortung der Fragen regelmäßig und selbstständig zu verfolgen. Der Auftraggeber behält sich die Vervollständigung und Konkretisierung der an die Bewerber/Bieter übersandten Unterlagen in jedem Stadium des Verfahrens vor, insbesondere aufgrund von Bewerber-/Bieterseite erfolgter Anregungen und Fragen

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen
Nationale Registrierungsnummer: DE812056745
Postanschrift: Luisenplatz 2
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Hessen
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: +49615126603 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. In diesem Zusammenhang sei auf die §§ 160 Abs. 3 GWB, 134 hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt ist: § 160 Abs. 3 GWB: Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 134 Abs. 1, Abs. 2 GWB: (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen.
In diesem Zusammenhang sei auf die §§ 160 Abs. 3 GWB, 134 hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt ist: § 160 Abs. 3 GWB: Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 134 Abs. 1, Abs. 2 GWB: (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren.
Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 223-697911 (2024-11-13)

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