Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung

Klinikum Osnabrück GmbH

Die Durchführung der Analyse hat folgendes Ziel: - Identifizierung und Zurückholen unberechtigter Ausgaben; - Identifizierung unberechtigt bezahlter MwSt. und/oder zu wenig abgezogener MwSt.; - Identifizierung unberechtigter Zahlungsverpflichtungen bzw. entgangener Forderungen; u.a. über Saldenabstimmungen mit Lieferanten und Analyse von Interimskonten; Das Projekt wird durch einen Abschlussbericht geschlossen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-08-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-07-08.

Wer?

• Klinikum Osnabrück GmbH

Wie?

• Betriebsprüfung › Buchhaltungsprüfung

Wo?

• Weser-Ems › Osnabrück, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-07-08	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-07-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung
Referenznummer: ZVS-34-FW-060204
Kurze Beschreibung:
“Die Durchführung der Analyse hat folgendes Ziel: - Identifizierung und Zurückholen unberechtigter Ausgaben; - Identifizierung unberechtigt bezahlter MwSt....”
Produkte/Dienstleistungen: Buchhaltungsprüfung 📦
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: ZVS-34-FW-060204
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“1) Der Dienstleister stellt eine Analyse des Firmenprofils, der Abläufe und entsprechende Vorgehensweisen an. Hierzu können verschiedene...”

Beschreibung der Beschaffung

1) Der Dienstleister stellt eine Analyse des Firmenprofils, der Abläufe und entsprechende Vorgehensweisen an. Hierzu können verschiedene Datenerhebungsmaßnahmen eingesetzt werden. Der Schwerpunkt dieser Phase liegt besonders auf der Erkennung von risikoreichen Bereichen, der genauen Festlegung des Prüfungszeitraums und der endgültigen Bestimmung der zu nutzenden Informationsquellen. Es wird Handlungs- und Maßnahmenplan durch den Auftragnehmer erstellt und gemeinsam mit dem Auftragnehmer erörtert. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eine Ermächtigungsvollmacht aus, durch die der Auftragnehmer gegenüber den Lieferanten handlungsfähig ist. Diese beinhaltet eine präzise Beschreibung der Maßnahme/Gegenstandes (beispielsweise der irrtümlich gezahlte Betrag). Die Leitung der Finanzbuchhaltung legt in dieser Phase fest, welche Lieferanten kontaktiert werden bzw. welche Geschäftspartner von der Prüfung ausgeschlossen werden. 2) Es erfolgt eine Beschaffung der grundlegenden Daten aus dem vorhandenen Finanzmanagementsystem SAP ERP 6.0, EHP8 und SAP Netweaver 7.5. Diese Daten werden von der Finanzbuchhaltung des Auftraggebers zur Verfügung gestellt. Der Datendownload erfolgt in Zusammenarbeit eines IT-Mitarbeiters des Auftragnehmers und eines internen IT- Mitarbeiters bzw. Applikationsverantwortlichen. 3) Der Auftragnehmer über prüft die Buchungssätze auf Auffälligkeiten. Folgende Auffälligkeiten sollen hier dargestellt werden: - Doppelte oder unberechtigt gebuchte/bezahlte Eingangsrechnungen - Buchungssätze mit falscher oder fehlender Mehrwertsteuer - Rechnungen mit nichteingehaltenen Vertragsbedingungen Die Ergebnisse aus der Datenanalyse werden klassifiziert und das Risikopotenzial priorisiert. Im Austausch mit der Leitung der Finanzbuchhaltung wird erörtert, welche Buchungssätze Potenzial für eine genauere Betrachtung mit Handlungsbedarf aufweisen. Zur Identifizierung dieser Lieferanten werden mindestens folgende Kriterien herangezogen: - Einkaufsvolumen - Anzahl der Eingangsrechnungen - Letzter Transaktionszeitpunkt - Anzahl Rechnungskorrekturen Der Auftragnehmer übernimmt die Kontaktaufnahme zum Lieferanten, um offene Posten abzugleichen. Der Auftragnehmer fasst die Auswertungsergebnisse in einem Report inkl. Risikoanalyse zusammen. Die differenten Posten werden pro Lieferant aufgelistet und im Einzelfall geprüft. Es erfolgt eine detaillierte Übersicht inkl. aller doppelten oder unberechtigten Zahlungen mit den dazugehörigen Quellendokumenten. In Abstimmung mit der Leitung der Finanzbuchhaltung werden weitere Schritte je beanstandetem Lieferanten besprochen. 4) Rückforderung Im Anschluss kontaktiert der Auftragnehmer den Lieferanten und setzt die Vorgehensweise der finalen Entscheidung um. Der Auftragnehmer übernimmt jegliche Korrespondenz mit dem Lieferanten. Dies dient der Entlastung der einzelnen Mitarbeiter des Auftraggebers. Gegebenenfalls hält der Auftragnehmer bei Bedarf Rücksprache mit der Leitung der Finanzbuchhaltung. Der Auftragnehmer nimmt Kontakt zu den Lieferanten auf, um die ermittelten Zahlungsdifferenzen einzufordern. Dabei sucht der Auftragnehmer schriftlichen und telefonischen Kontakt. Im Streitfall prüft der Auftragnehmer die entsprechenden Quellendokumente und hält bei Bedarf Rücksprache mit dem zuständigen Mitarbeiter der Fachabteilung. Zur Überwachung der vereinbarten Rückzahlungen muss der Auftragnehmer regelmäßig Kontoauszüge mit entsprechendem Zahlungsverkehr zur Verfügung stellen. Anhand regelmäßiger Statusberichte wird der Auftraggeber detailliert über den Fortschritt der Rückforderungen informiert. 5) Abschluss In einem Abschlussbericht wird das Gesamtprojekt grundlegend zusammengefasst und auf folgende Erkenntnisse fokussiert: - Tatsächlich erzielte Ergebnisse - Ursachen der Falschbuchungen - Status der Rückforderungen - Lösungen wie gefundene Fehlbuchungen in Zukunft vermieden werden können

Zusätzliche Informationen:
“#Besonders geeignet für:selbst# Die Angebotseröffnung erfolgt elektronisch. Bieterfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform www.dtvp.de und so...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Buchhaltungsprüfung 📦
Postanschrift: Klinikum Osnabrück GmbH
Am Finkenhügel 1
Postleitzahl: 49076
Stadt: Osnabrück
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Osnabrück, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-08-08 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-08-08 12:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Die Eröffnung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-08-08 12:30:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
“Die Eröffnung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-08-01 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Gem. § 56 Abs. 2 VgV kann der Auftraggeber den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern,...”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 und 124 GWB oder etwaigen...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Umsatz des Unternehmens: Ein Bieter gilt nur dann als geeignet, wenn ein jährlicher Mindestumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in Höhe von: 3 mio....”
Technische und berufliche Fähigkeiten

“Referenzen: Geeignet ist, wer min. 5 Referenzen nachweisen kann. Diese müssen in Art mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. - Die eingeholten...”

“Angaben zu Arbeitskräften: Ein Bieter gilt nur dann als geeignet, wenn die personelle Leistungsfähigkeit, markiert durch die Mitarbeiterzahl und die...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“a) Beachtung Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576) (Vordruck Eigenerklärung im Bewerberbogen ) b) Beachtung § 4 Abs. 1 NTVergG (Vordruck...”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: bankr-nat
bankruptcy
corruption
cred-arran
crime-org
distorsion
envir-law
finan-laund
fraud
human-traffic
insolvency
labour-law
liq-admin
misrepresent
partic-confl
prep-confl
prof-misconduct
sanction
socsec-law
socsec-pay
susp-act
tax-pay
terr-offence
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Klinikum Osnabrück GmbH
Nationale Registrierungsnummer: HRB 18565
Postanschrift: Am Finkenhügel 1
Postleitzahl: 49076
Postort: Osnabrück
Region: Osnabrück, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabe@klinikum-os.de 📧
Telefon: +49 541405-1800 📞
URL: https://www.klinikum-os.de/ueber-uns/verwaltung 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.klinikum-os.de/ueber-uns/verwaltung 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6DH30A 🌏
Name: www.dtvp.de
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2 (MONTHS)
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6DH30A”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Nationale Registrierungsnummer: HRB 18565
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Telefon: +49 4131152-0 📞
Fax: +49 4131152-943 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Es wird auf die Voraussetzungen und Fristen des § 160 GWB ausdrücklich hingewiesen. Nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig,...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-08+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 132-408788 (2024-07-08)

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