Konzeption und Bau eines Messestandes

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu vergebenden Aufgabe ist die Neuausschreibung der Entwicklung eines Konzeptes und eines Designs für einen Messestand mit der Standgröße von ca. 70 m² (2024: 19,75mx3,5m) und der Transport zur IMEX nach Frankfurt/Main sowie dessen Auf- und Abbau auf der IMEX Frankfurt. Im Anschluss an die Messe ist die Standfläche durch den Auftragnehmer zu reinigen (besenrein). Wichtig bei der Entwicklung und Konzeptionierung ist die mögliche Erweiterung des Messestandes auf ca. 300m² sowie die Ausgliederung kleinerer Messestände von ca. 10-20m². Die Logistik und Lagerung sind ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung. Der Stand soll als Kopfstand (3 Seiten offen) konzipiert werden und soll ebenerdig gebaut sein. Die Bauweise des Standes (konventionell, Systembauweise, Mischbauweise, mobiler Stand) bleibt im Wesentlichen dem Auftragnehmer überlassen. Die Mehrheit der verwendeten Materialien müssen modular konstruiert, einfach demontierbar und für weitere Verwendungszwecke genutzt werden können bzw. in den technischen Kreislauf zirkulieren können oder mindestens zurückführbar sein (recyclingfähig). Die Materialien sollen so verbaut werden, dass sie mit möglichst wenig Abfall sortenrein bzw. sortenrein trennbar sind. Der Auftraggeberin ist es wichtig, dass der gesamte Auftrag nachhaltig und möglichst umweltschonend ausgeführt wird.

Beschreibung der Beschaffung

I Stand und Standlage: Das BCO wird im Jahr 2025 erneut einen zentralen Messeauftritt für sich und 15-20 weitere Berliner Mitaussteller organisieren und hierzu eine Berlin-Fläche anmieten. Der Stand befindet sich auf der Deutschlandfläche und hatte im Jahr 2024 die Maße von 19,75mx3,5m (69,125m²). Diese wird vom GCB German Convention Büro verwaltet. Die Standnummer wird vom GCB ca. 4-6 Wochen vor Veranstaltung vergeben und kommuniziert. Umliegende "Nachbarn" werden u.a. Hamburg, München, Frankfurt sowie europäische Städte sein. I Zielstellung: Ziel des Standkonzeptes auf der IMEX Frankfurt 2025 ist es, Berlin als vielfältige, zukunftsweisende, innovative, nachhaltige und "angesagte" Metropole sowie als Destination für B2B-Veranstaltungen zu präsentieren. Dies soll sich im Design des Standes und der Auswahl der Möbel widerspiegeln. Gleichzeitig möchten wir auch die wichtigen Branchen-Cluster von Berlin präsentieren. Informationen zu den Branchen-Clustern findet man hier: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/innovation-und-qualifikation/cluster/ Gewünscht wird ein Standkonzept, das Berlin im "Industrial Design / Look" präsentiert und somit für die Kreativszene, Design- und Fashion-Metropole, Wissenschaft- und Start-up-Hauptstadt etc. steht und Berlin als nachhaltige Destination für B2B Veranstaltungen darstellt. Das visitBerlin Berlin Convention Office möchte mit dem Stand potenzielle Kongress-Kund:innen ansprechen und Raum für Kundengespräche bieten, um wichtige Multiplikatoren des Tagungs- und Kongressbereiches zu gewinnen. Der Stand soll insbesondere auch allen Berliner Mitausstellern die Gelegenheit und Möglichkeit einer ruhigen und gezielten Kommunikation mit Kund:innen und interessierten Fachbesucher:innen bieten. I Allgemeine Anforderungen an den Standbau / Standdesign: Der Berlin-Stand muss offen gestaltet sein und dabei Möglichkeiten für eine gute Kommunikation und Informationsaustausch zwischen den Fachbesucher:innen und dem visitBerlin Berlin Convention Office sowie für die Berliner Mitaussteller und ihre Kunden in entspannter Lounge-Atmosphäre bieten. Der Stand muss barrierefrei zugänglich sein. Am Berlin-Stand werden alle Kundentermine des visitBerlin Berlin Convention Office einschließlich verschiedener Hosted Buyer-Präsentationen stattfinden (Gruppen á ca. 5-15 pax). Es werden voraussichtlich 8 Mitarbeiter:innen (zuzüglich 1 Hostess) des BCOs anwesend sein. Es ist 1 Empfangscounter mit Logo visitBerlin Berlin Convention Office einzurichten. Des Weiteren sind ein Präsentationsbereich und für die Fachbesucher:innen entsprechende Sitzgelegenheiten mit Sitz-Würfeln oder Andere einzuplanen. Allgemein müssen für die Berliner Aussteller große Tische einschließlich Stühle für Kundentermine nach dem "Sharing-Prinzip" zur Verfügung stehen. Die Tische und Sitzmöglichkeiten sind entsprechend dem allgemeinen Standauftritt (s.o.) zu gestalten. Zur Präsentation aller beteiligten Berliner Partner müssen die jeweiligen Firmenlogos gut sichtbar an den Stand angebracht werden. Sämtliche Logos werden dem Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung in digitaler Form übermittelt. Der Auftragnehmer hat die Produktion der Logos für die IMEX Frankfurt vorzunehmen und die Logos am Empfangscounter (BCO) bzw. gemäß Design am Stand anzubringen. Des Weiteren muss in direkter Nähe zum Empfangscounter eine "Ausstellerwand / Kontakttafel" in das Stand-Design integriert werden. Hier werden alle Aussteller aufgeführt und die jeweiligen Visitenkarten zur Mitnahme für Fachbesucher:innen bereitgestellt. Um die Sichtbarkeit des Berlin-Stands in der Messehalle zu gewährleisten, muss der Stand eine große Standhöhe vorweisen, um die nötige "Fernwirkung" auszustrahlen. Eine Deckenabhängung soll, aufgrund der höheren Kosten, vermieden werden. I Optionale Leistung 1 - Konzeption, Gestaltung Standbau ITB Berlin ab 2026 - Anforderungen an einen Gemeinschaftsstand der Berlin-Brandenburg Capital Region auf der ITB Berlin 2026 Der Ausgeschriebene IMEX Stand von ca. 70m² soll auf eine Gesamtfläche von ca. 300-350m² (ITB 2024: 294m²) erweiterbar sein. Auf der ITB 2026 soll ein gemeinsamer Auftritt von visitBerlin, der TMB und FBB unter dem Dach "Berlin-Brandenburg Capital Region" realisiert werden. Fokus liegt auf einer flexiblen Meetinglösung unter Berücksichtigung der geltenden Hygieneauflagen. Die Gesamtatmosphäre des Standes muss die Capital Region optimal repräsentieren, es sind keine Aktions- oder Themenflächen vorgesehen. Die Standgröße des Gemeinschaftsstandes beträgt 300-350m², mit einer Aufteilung von ca. 220-250m² visitBerlin, ca. 45-50m² FBB und ca. 20-30m² TMB. Die angegebenen Flächen sind unverbindlich und können ggf. variieren. Funktionelle und möglicherweise gemeinsam genutzte Bereiche wie Garderobe, Schließfächer, Catering (weitere Details im Folgenden) sind prozentual enthalten. Ziel ist eine möglichst effiziente Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums. Vorgesehen ist ein Kopfstand im Hub27 der Messe Berlin. Das vorzuschlagende Standkonzept ist auf Basis einer 28m x 10,5m Kopfstandfläche zu erstellen. Das Konzept muss so modular sein, um sich auf spätere, tatsächliche Flächenverhältnisse adaptieren zu lassen. Das Standkonzept soll muss sich durch eine übergreifende Darstellung der Berlin-Brandenburg Capital Region auszeichnen, mit Kennzeichnung der einzelnen Aussteller visitBerlin, TMB und FBB. I Optionale Leistung 2 - Konzeption , Gestaltung Standbau zusätzlicher Messeauftritte von visitBerlin - Standflächen können von ca. 10m² - 60m² variieren. Neben den großen Messen (ITB Berlin und IMEX Frankfurt) soll das Standkonzept auch für Auftritte mit kleinen Standflächen von ca. 10m²-60m² anwendbar sein. Der Auftritt mit einem kleineren Stand ist 3-5-mal im Jahr möglich, so war visitBerlin in der Vergangenheit zum Beispiel auf dem "World Travel Market" oder der "The Meeting Show" in London vertreten. DIE GENAUEN INFORMATIONEN ENTNEHMEN SIE BITTE DER LEISTUNGSBESCHREIBUNG!

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#


Option nach § 132 GWB: Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses auf der Grundlage ihrer jeweiligen Angebote anzutragen. Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen, wenn der Auftragnehmer dieser Lose mit der Erweiterung einverstanden ist.

Beschreibung der Optionen

I Optionale Leistung 1 - Konzeption, Gestaltung Standbau ITB Berlin ab 2026 Der Auftraggeber hat die Option, zusätzlich Leistungen für den touristischen Messeauftritt der Berlin-Brandenburg Capital Region (Berlin, Brandenburg, Flughafen Berlin Brandenburg GmbH) auf der Internationalen Tourismusbörse (ITB) Berlin 2026 beim Auftragnehmer abzurufen. I Optionale Leistung 2 - Konzeption , Gestaltung Standbau zusätzlicher Messeauftritte von visitBerlin - Standflächen können von ca. 10m² - 60m² variieren. Neben den großen Messen (ITB Berlin und IMEX Frankfurt) soll das Standkonzept auch für Auftritte mit kleinen Standflächen von ca. 10m²-60m² anwendbar sein. Der Auftritt mit einem kleineren Stand ist 3-5-mal im Jahr möglich, so war visitBerlin in der Vergangenheit zum Beispiel auf dem "World Travel Market" oder der "The Meeting Show" in London vertreten. Der Berlin-Stand soll muss offen gestaltet sein und dabei Möglichkeiten für eine gute Kommunikation und Informationsaustausch zwischen den Fachbesucher:innen und visitBerlin sowie für mögliche Berliner Mitaussteller und ihre Kunden in entspannter Lounge-Atmosphäre bieten. Der Stand muss barrierefrei zugänglich sein. Bei Bedarf der Auftraggeberin ist 1 Empfangscounter mit Logo optional einzurichten. Des Weiteren ist ein Präsentationsbereich (Bildschirm) einzuplanen. Allgemein sollen für die Berliner Aussteller Tische einschließlich Stühle für Kundentermine nach dem "Sharing-Prinzip" zur Verfügung stehen. Die Tische und Sitzmöglichkeiten sind entsprechend dem allgemeinen Standauftritt zu gestalten. Optional muss es die Möglichkeit geben, Flyer Fächer zu integrieren. Ab einer Standfläche von 40 qm sollte ein kleines abschließbares Backoffice vorhanden sein, dies ist optional und liegt in den Händen der Auftraggeberin. Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten, neben der Konzeption, Gestaltung, Grafikerstellung und mietweisen Gestellung der Messeeinrichtung (ggf. auch Leihmobiliar) sowie der Durchführung des Standbaus, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss und den technischen Support während der Messe. Die Standelemente werden nur mietweise für den Messeauftritt zur Verfügung gestellt. Nach Messeabschluss sind alle wiederverwendbaren Elemente für einen eventuellen Folgeeinsatz einzulagern. Für diese Option bitten wir um Preise für einen 10-20 qm-, 20-40 qm- und über 40 qm-Stand. Die Auftraggeberin behält sich außerdem vor, weitere Messestände über 60 m² zu beauftragen. Die Vergütung erfolgt gemäß individuellem Angebot. BITTE LESEN SIE HIERFÜR DIE LEISTUNGSBESCHREIBUNG!

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angaben zum Umsatz bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021, 2022, 2023) 2. Angaben zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung: a) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragsdauer eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR für Personenschäden, EUR 2 Mio. EUR für Sachschäden und 500.000,00 EUR für Vermögensschäden zu unterhalten. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin das Bestehen der Versicherung auf Verlangen unverzüglich nachzuweisen. ODER b) Der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Der Bieter muss als Mindestanforderung eine der oben genannten Anforderungen erfüllen. Der Nachweis der Versicherung ist unmittelbar nach Vertragsschluss vorzulegen. 3. EE Ausschlussgründe §123, 124 GWB

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Erklärung zur Beschäftigtenzahl (einschließlich Büroinhaber) (2021, 2022, 2023) 2. Referenzen Referenzen: Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer Branchenkenntnisse bezogen auf den internationalen Tagungs-, Kongress- und Incentive-Markt besitzt. Insbesondere hat der Auftragnehmer einen Nachweis zu erbringen, dass er über mehrjährige Erfahrung in der Konzeptionierung und dem Aufbau von Messeständen verfügt (Eigenerklärung Referenzen). Hierzu ist den Unterlagen eine Liste mit mindestens drei Referenzprojekten der letzten drei Jahre beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Größe des Wirtschaftsteilnehmers Bei unserem Unternehmen handelt es sich um ein 0 Kleinstunternehmen 0 Kleines Unternehmen 0 Mittleres Unternehmen 0 Großunternehmen Erläuterung: Eine Einordnung der Größe des Wirtschaftsteilnehmers erfolgt gemäß Statistischem Bundesamt über folgende Definition: - Kleinstunternehmen: bis 9 Beschäftigte und bis 2 Millionen Euro Umsatz - Kleines Unternehmen: bis 49 Beschäftigte und bis 10 Millionen Euro Umsatz und kein Kleinstunternehmen - Mittleres Unternehmen: bis 249 Beschäftigte und bis 50 Millionen Euro Umsatz und kein kleines Unternehmen - Großunternehmen: über 249 Beschäftigte oder über 50 Millionen Euro Umsatz. 2. Erklärung zu restriktiven Maßnahmen in Bezug zu Russland 3. Nationalität des wirtschaftlichen Berechtigten Unser Unternehmen ist börsennotiert: 0 ja 0 nein Falls das Unternehmen nicht börsennotiert ist, geben Sie bitte im Folgenden die Natio-nalität des wirtschaftlichen Berechtigten des Bieterunternehmens an: Nationalität des wirtschaftlichen Berechtigten:

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Dem Angebot ist eine Preiskalkulation mit Angabe eines Netto-Gesamtpreises in Euro beizufügen (Anlage Preisblatt). Sämtliche Leistungen sind als Festpreise anzubieten. Eine über das Preisblatt hinausgehende Kostenkalkulation ist nicht erforderlich. Für die Abgabe der Angebote sind die beiliegenden Bewerbungsbedingungen zwingend zu beachten. Dort finden sich insbesondere weitere Anforderungen an die Angebotsabgabe. Mit dem Angebot ist ein Umsetzungskonzept vom Bieter einzureichen, welches einen Entwurf eines vorläufigen Konzepts für den Messestand auf der IMEX Frankfurt darstellt und erläutert. Das Konzept darf nicht mehr als 50 Seiten haben. Reicht ein Bieter ein Konzept ein, das länger als die genannte Seitenzahl ist, dann werden nur Ausführungen berücksichtigt, die sich auf den zulässigen Seiten befinden. Weitere Ausführungen werden nicht berücksichtigt. Das geforderte Konzept hat die relevanten Unterlagen für einen Messestand (Kopfstand - 3 Seiten offen) zu enthalten insbesonder