Konzeptionierung, Entwicklung und Pflege eines Event-Experience-Systems für die Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Los 2

Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH

Auftragsgegenstand des Loses 2 sind die Entwicklung und Pflege eines Event-Experience-Systems zur Kanalisierung und Distribution von Informationen, Bereitstellung von Services und On Site Informationsmanagement.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-12-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-11-27.

Wer?

• Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-11-27	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-11-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Konzeptionierung, Entwicklung und Pflege eines Event-Experience-Systems für die Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games Los 2
Referenznummer: P 72
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 372 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: P 72 Los 2
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9-11
Postleitzahl: 40470
Stadt: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-01-13 📅
Datum des Endes: 2025-07-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Ausführung: Die Bieter haben mit Ihrem Angebot ein Realisierungskonzept einzureichen, um die Qualität der angebotenen Leistung nachzuweisen. Darin ist darzustellen, wie der Bieter die leistungsgegenständlichen Aufgaben in der sehr knapp bemessenen Zeit erfüllen wird. Grundlage für die Konzeptdarstellungen sind in der Leistungsbeschreibung und dem Vertrag enthaltenen Anforderungen. Die genannten Punkte (und die betreffenden Erläuterungen) sind also in der vorgenannten Reihenfolge in dem Konzept zu behandeln. Zu beachten ist zudem, dass die Punkte (und die betreffenden Erläuterungen) vollständig in dem Konzept behandelt sein müssen. Dies stellt eine formale Mindestanforderung an das Angebot dar. Der Umfang des Leistungskonzeptes darf 10 DIN-A4-Seiten bei Schriftgröße 10 (Arial) nicht überschreiten. Die dem Angebot des Bestbieters beigefügten Konzepte werden Vertragsinhalt und stellen zugesicherte Eigenschaften der vertraglich vereinbarten Dienstleistung dar. Die Bewertung erfolgt im Vergleich der verschiedenen wertbaren Angebote untereinander unter Abwägung der jeweiligen Vorzüge und Nachteile durch sogenannte diskursive Wertung. Die Bewertungsanforderungen können der Anlage 14 entnommen werden.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals: Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Personalkonzept einzureichen. Bewertet werden die Erfahrungen der darin angebotenen Mitarbeiter des Kernteams. Dies sind neben dem Projektleiter und dem stellvertretenden Projektleiter bis zu zwei weitere Mitarbeiter. Das Kernteam besteht aus dem Projektleiter, dem stellvertretenden Projektleiter und bis zu zwei weiteren zusätzlichen Mitarbeitern. Die Bieter haben für jeden eingesetzten Mitarbeiter (einschließlich dem Projektleiter und dem stellvertretenden Projektleiter) die einschlägigen Qualifikationen und Erfahrungen in Bezug auf alle in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsinhalte bei der Erbringung von vergleichbaren Referenzprojekten und/oder sonstigen Projekten darzustellen. Insbesondere sind die Kompetenzen in den Bereichen Temporäre App-Lösungen, Entwicklung von IT-Lösungen zur Informationsaufbereitung/ Einlassmanagement auf Basis von NFC darzustellen. Gegenstand der Bewertung sind neben der Qualifikation insbesondere Art, Dauer, Umfang und Vergleichbarkeit der einschlägigen Erfahrungen in vergleichbaren Projekten.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9 - 11

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Beschleunigtes Verfahren:

Der Auftraggeber hat sich auf der Grundlage von § 15 Abs. 3 VgV aus Gründen der Dringlichkeit zu einer Verkürzung der Angebotsfrist auf 18 Tage entschieden. Die Leistungen müssen rechtzeitig zu Beginn der Veranstaltung zur Verfügung stehen. Angesichts der Komplexität und Relevanz der geplanten Lösung ist ein Test-Event im April 2025 erforderlich, um die Funktionalität der Systeme und die Nutzerfreundlichkeit in einer realen Veranstaltungssituation sicherzustellen. Ohne eine beschleunigte Vergabe kann eine fristgerechte Umsetzung der Entwicklungsphasen und der Testlauf nicht planmäßig durchgeführt werden, was das Risiko unerwarteter Probleme bei der Hauptveranstaltung erheblich erhöhen würde.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-12-16 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-12-16 13:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Elektronische Angebotsöffnung
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 46 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2024-12-16 13:01:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Elektronische Angebotsöffnung
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-12-06 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, die Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren (§ 56 Abs. 2 VgV). Er kann außerdem fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachreichen oder vervollständigen lassen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist jedoch ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (§ 56 Abs. 3 VgV).

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Versicherungsnachweis bzw. Nachweis der Versicherbarkeit: Die Bieter haben einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensfall nachzuweisen: 500.000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden, 250.000 EUR für Vermögensschäden inkl. Verletzung des Datenschutzes, jeweils zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres. Der Nachweis hat durch eine Eigenerklärung oder alternativ durch Vorlage einer entsprechenden Versicherungsbestätigung zu erfolgen. Die Bestätigung darf bei Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe nicht älter als 12 Monate sein. Alternativ genügt für den Fall, dass der Bieter zum Zeitpunkt seines Angebots keine Versicherung in der verlangten Höhe abgeschlossen hat, eine Eigenerklärung oder alternativ eine für das konkrete Verfahren ausgestellte Bestätigung eines in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmens (nicht Versicherungsmaklers) über eine entsprechende Versicherbarkeit oder das Bestehen einer Versicherungsoption nach oben genannten Bedingungen im Fall der Erteilung des Auftrags. Der Versicherungsnachweis bzw. der Nachweis der Versicherbarkeit kann bei einer Bietergemeinschaft auch nur für ein Mitglied oder die Bietergemeinschaft insgesamt geführt werden und muss nicht für jedes Mitglied gesondert eingereicht werden. Auch für Drittunternehmen, die für eine Eignungsleihe benannt werden (vgl. dazu unten Ziffer 8), ist kein gesonderter Versicherungsnachweis bzw. Nachweis der Versicherbarkeit vorzulegen. Im Falle einer Eigenerklärung hat der für den Zuschlag vorgesehene Bieter spätestens vor Zuschlagserteilung eine entsprechende Versicherungsbestätigung auf Anforderung des Auftraggebers vorzulegen. Der Nachweis über das Vorhandensein bzw. die Versicherbarkeit in Höhe der vorgenannten Mindestdeckungssummen stellt eine Mindestanforderung dar.

Angaben zum Umsatz: Die Bieter haben mit ihrem Angebot eine Erklärung über den Jahresumsatz des Unternehmens insgesamt und zusätzlich im Bereich der auftragsgegenständlichen Dienstleistungen (jeweils netto, ohne Umsatzsteuer) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021, 2022, 2023) vorzulegen. Im Fall der Bewerbung einer Bietergemeinschaft können die Umsätze für die Mitglieder insgesamt nachgewiesen werden. Jedes Mitglied hat jedoch seine Umsätze gesondert mit eigener Anlage zu erklären. Die Berücksichtigung der Umsätze von Konzernunternehmen, Muttergesellschaften oder Nachunternehmern ist nur zulässig, wenn diese im Rahmen der Eignungsleihe herangezogen werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenzen: Zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit hat jeder Bieter aussagekräftige Angaben zu mindestens einer Referenz zu nach Art und Umfang vergleichbaren Aufträgen in den letzten fünf Jahren zu machen. Die Angaben sind anhand des als Anlage 6 beigefügten Formblattes zu machen. Für die Vergleichbarkeit der Referenz müssen mindestens die folgenden Leistungsinhalte abgedeckt worden sein: JSON-API-Integration, Veröffentlichungsbasierte Updates in Kundenanwendungen, Verwendung sicherer Datenübertragungsprotokolle. Die vorgelegten Referenzen müssen diese Leistungsinhalte vollständig abdecken. Sofern eine Referenz nur einen Leistungsinhalt abdeckt, müssen die anderen Leistungsbereiche ebenfalls durch entsprechende vergleichbare Referenzen abgedeckt werden. Es müssen somit alle drei alle Leistungsbereiche durch mindestens eine Referenz abgedeckt werden, um wertbar zu sein. Gewertet werden nur Referenzen, deren Leistungserbringung nicht mehr als fünf Jahre zurückliegt (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist).

Verfahren
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Nicht anwendbar
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe:

1. Die Bewerber haben eine Eigenerklärung nach Maßgabe des Formblatts in Anlage 4 abzugeben. Die Bewerber haben in dieser Eigenerklärung Auskunft über etwa bestehende Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB zu geben. Diese Pflicht trifft bei einer Bewerbergemeinschaft jedes Mitglied gesondert, bei Bewerbergemeinschaften ist daher je eine Erklärung für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft auf gesonderten Formblättern abzugeben. Entsprechendes gilt für Drittunternehmen, die für eine Eignungsleihe benannt werden. Der Auftraggeber ist nach § 19 Abs. 4 MiLoG, § 21 Abs. 4 AEntG, § 21 Abs. 1 S. 5 SchwarzArbG, § 98c Abs. 3 AufenthG i.V.m. § 21 Abs. 4 AentG verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister über das (Nicht-) Vorliegen der jeweiligen Ausschlussgründe anzufordern. 2. Jeder Bewerber bzw. jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zudem die Eigenerklärung zu den Russland-Sanktionen ausgefüllt seinem Angebot beizufügen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE293064589
Postanschrift: Nördlicher Zubringer 9-11
Postleitzahl: 40470
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: procurement@rhineruhr2025.com 📧
Telefon: +49 151 60665004 📞
Adresse des Käuferprofils: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av23eeb8-eu 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av23eeb8-eu 🌏
Teilnahme-URL: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av23eeb8-eu 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://plattform.aumass.de/Veroeffentlichung/av23eeb8-eu 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Für die Erbringung der Leistungen steht ein nach oben gedeckeltes Budget zur Verfügung. Das Höchstauftragsvolumen für die gegenständliche Ausschreibung wird auf 372.000 € festgelegt. Das Höchstauftragsvolumen gilt für alle der in Kapitel 3.2 und 3.3 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Teilbereiche kumulativ über die gesamte Vertragslaufzeit. Bieter, deren Angebote diesen Höchstbetrag überschreiten, können nicht berücksichtigt werden.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 5667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473055 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn/soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen und in der Regel vor Anrufung der Vergabekammer gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt davon unberührt, der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe bzw. zur Abgabe der Teilnahmeanträge gerügt hat, oder mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist weiter in der Regel unzulässig, sofern der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung in elektronischer Form oder per Fax (§ 134 Abs. 2 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-27+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 233-728822 (2024-11-27)

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