Kreativagentur

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine Kreativagentur mit der beratenden, konzeptionellen und kreativen Unterstützung. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Kreativleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Kreation & Kampagnen Konzeption, Kreation und Umsetzung von integrierten nationalen und internationalen B2C- und B2B-Kampagnen inklusive Auswertung unter Berücksichtigung der Kampagnenziele. - Entwicklung von starken Kreativideen und Kommunikations-/ Kampagnenkonzepten - Erarbeitung von Kommunikationsbotschaften - Erarbeitung einer überzeugenden Kampagnenmechanik in Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur. Dabei ist eine einheitliche Kommunikation über alle Kommunikationskanäle sicherzustellen. - Konzeption und Entwicklung von wirkungsstarken Werbemitteln im Rahmen von Kampagnen und Projekten, u.a. o Konzeption und Erstellung von Werbeclips und Visuals o Konzeption und Entwicklung von Online-Werbemitteln (u.a. Display- und Performance- sowie Social Media-Werbemittel) o Konzeption und Produktion von Kampagnenfilmen und gegebenenfalls Koordination der Umsetzung mit Produktionsagenturen o Erarbeitung von Werbetexten und redaktionellen Kampagneninhalten übergreifend für alle Kommunikationskanäle o Kreativleistungen für Printmedien (z.B. Anzeigen) sowie die Adaption auf Online-Medien o Gegebenenfalls Einkauf von für die Kommunikationsmaßnahmen verwendeten Text- (werblich und redaktionell), Foto- und Bewegtbildmaterials, inklusive urheberrechtliche Abstimmung, Vertragsgestaltung und -handling. Die Kosten für das Material bzw. die Rechte an dem Material werden von der Auftraggeberin auf Nachweis erstattet. - Erstellung und gegebenenfalls Umsetzung von Livekommunikations-, Eventkommunikations- und Promotionkonzepten, Influencermarketing - Konzeption und Gestaltung von Landing Pages im Rahmen von Kampagnen oder Projekten Koordination - Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur im Rahmen der Kampagnenplanung und gegebenenfalls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen. Strategie & Weiterentwicklung - Strategische Beratungsleistung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen, die sich aus Handlungsfeldern von visitBerlin ergeben können - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung und Bereitstellung der Erkenntnisse auf ausgewählten Themenfeldern - Bei Bedarf Durchführung von Weiterbildungen und Schulungen zum Wissenstransfer an visitBerlin-Mitarbeiter und Inspirationspräsentationen durch die Agentur an visitBerlin-Mitarbeiter

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-15.

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

• Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken › Werbe- und Marketingdienstleistungen

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-01-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-01-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kreativagentur
Kurze Beschreibung:
“Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine Kreativagentur mit der beratenden,...”

Kurze Beschreibung

Produkte/Dienstleistungen: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“I Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterium) Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer über fachspezifische Erfahrungen in der Ausführung...”

Beschreibung der Beschaffung

I Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterium) Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer über fachspezifische Erfahrungen in der Ausführung vergleichbarer Aufträge (Kampagnenkonzeption und -produktion) verfügt. Hinsichtlich der Eignung wird daher insbesondere folgende Anforderung an den Auftragnehmer gestellt, die anhand des eingereichten Angebots zu belegen ist: - Der Auftragnehmer hat 3 vergleichbare Referenzaufträge, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Mindestens ein eingereichtes Referenzbeispiel hat ein Mindestbudget (exklusive Mediabudget) von 150.000 Euro netto aufzuweisen. (Eigenerklärung) I Anforderungen an die Leistung Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt: - Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10 - 18 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners oder seines Vertreters in den Räumlichkeiten von visitBerlin auf Anforderung der Auftraggeberin in der Regel innerhalb zweier Werktage. Der vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse des Ansprechpartners und seines Vertreters sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Die Agentur muss in der Lage sein, die benötigten Kapazitäten bereitzustellen, um unsere Kampagnen und Projekte (häufig auch mehrere Kampagnen und Projekte parallel) erfolgreich umsetzen zu können.

Zusätzliche Informationen:
“#Besonders geeignet für:startup#”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Ab 01.02.2024 ziehen wir um. Unser neuer Standort wird dann folgender sein: Berlin Tourismus & Kongress GmbH Schöneberger Str. 15 10963 Berlin”
Postanschrift: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2024-05-22 📅
Datum des Endes: 2026-05-21 📅
Beschreibung
Weitere Informationen zur Verlängerung:
“Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum zweimal um 12 Monate zu verlängern, mithin bis zum 21.05.2028. Die Entscheidung...”
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Pitchpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:
“Die Ausschreibung erfolgt als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß der Vergabeverordnung (VgV). 1. Schritt: Im Teilnahmewettbewerb ist nur...”
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-16 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Zusätzliche Informationen:
“Angebote müssen alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten. Unvollständige oder fehlerhafte Angebote können von der Wertung ausgeschlossen...”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Der Bewerber muss in den letzten drei Kalenderjahren jeweils mindestens über eine durchschnittliche jährliche Anzahl von 5 Beschäftigen (einschließlich...”
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“1. Größe des Wirtschaftsteilnehmers Bei unserem Unternehmen handelt es sich um ein 0 Kleinstunternehmen 0 Kleines Unternehmen 0 Mittleres Unternehmen...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragsdauer eine Betriebs- oder...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“- Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Der...”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: bankr-nat
bankruptcy
corruption
cred-arran
crime-org
distorsion
envir-law
finan-laund
fraud
human-traffic
insolvency
labour-law
liq-admin
misrepresent
partic-confl
prep-confl
prof-misconduct
sanction
socsec-law
socsec-pay
susp-act
tax-pay
terr-offence
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE160475096
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Dienste
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
Telefon: 030264748881 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFH5WH/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFH5WH 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFH5WH 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Datum des Beginns: 2024-05-22 📅
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFH5WH”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Nationale Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +403090138316 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 011-029180 (2024-01-15)

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