Kreativagentur

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine Kreativagentur mit der beratenden, konzeptionellen und kreativen Unterstützung. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Kreativleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Kreation & Kampagnen Konzeption, Kreation und Umsetzung von integrierten nationalen und internationalen B2C- und B2B-Kampagnen inklusive Auswertung unter Berücksichtigung der Kampagnenziele. - Entwicklung von starken Kreativideen und Kommunikations-/ Kampagnenkonzepten - Erarbeitung von Kommunikationsbotschaften - Erarbeitung einer überzeugenden Kampagnenmechanik in Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur. Dabei ist eine einheitliche Kommunikation über alle Kommunikationskanäle sicherzustellen. - Konzeption und Entwicklung von wirkungsstarken Werbemitteln im Rahmen von Kampagnen und Projekten, u.a. o Konzeption und Erstellung von Werbeclips und Visuals o Konzeption und Entwicklung von Online-Werbemitteln (u.a. Display- und Performance- sowie Social Media-Werbemittel) o Konzeption und Produktion von Kampagnenfilmen und gegebenenfalls Koordination der Umsetzung mit Produktionsagenturen o Erarbeitung von Werbetexten und redaktionellen Kampagneninhalten übergreifend für alle Kommunikationskanäle o Kreativleistungen für Printmedien (z.B. Anzeigen) sowie die Adaption auf Online-Medien o Gegebenenfalls Einkauf von für die Kommunikationsmaßnahmen verwendeten Text- (werblich und redaktionell), Foto- und Bewegtbildmaterials, inklusive urheberrechtliche Abstimmung, Vertragsgestaltung und -handling. Die Kosten für das Material bzw. die Rechte an dem Material werden von der Auftraggeberin auf Nachweis erstattet. - Erstellung und gegebenenfalls Umsetzung von Livekommunikations-, Eventkommunikations- und Promotionkonzepten, Influencermarketing - Konzeption und Gestaltung von Landing Pages im Rahmen von Kampagnen oder Projekten Koordination - Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur im Rahmen der Kampagnenplanung und gegebenenfalls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen. Strategie & Weiterentwicklung - Strategische Beratungsleistung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen, die sich aus Handlungsfeldern von visitBerlin ergeben können - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung und Bereitstellung der Erkenntnisse auf ausgewählten Themenfeldern - Bei Bedarf Durchführung von Weiterbildungen und Schulungen zum Wissenstransfer an visitBerlin-Mitarbeiter und Inspirationspräsentationen durch die Agentur an visitBerlin-Mitarbeiter

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-02-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-01-15.

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

• Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken › Werbe- und Marketingdienstleistungen

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-01-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-01-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kreativagentur
Kurze Beschreibung:

Kurze Beschreibung

Produkte/Dienstleistungen: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 400 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Beschreibung der Beschaffung:

I Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterium) Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer über fachspezifische Erfahrungen in der Ausführung vergleichbarer Aufträge (Kampagnenkonzeption und -produktion) verfügt. Hinsichtlich der Eignung wird daher insbesondere folgende Anforderung an den Auftragnehmer gestellt, die anhand des eingereichten Angebots zu belegen ist: - Der Auftragnehmer hat 3 vergleichbare Referenzaufträge, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Mindestens ein eingereichtes Referenzbeispiel hat ein Mindestbudget (exklusive Mediabudget) von 150.000 Euro netto aufzuweisen. (Eigenerklärung) I Anforderungen an die Leistung Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt: - Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10 - 18 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners oder seines Vertreters in den Räumlichkeiten von visitBerlin auf Anforderung der Auftraggeberin in der Regel innerhalb zweier Werktage. Der vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse des Ansprechpartners und seines Vertreters sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Die Agentur muss in der Lage sein, die benötigten Kapazitäten bereitzustellen, um unsere Kampagnen und Projekte (häufig auch mehrere Kampagnen und Projekte parallel) erfolgreich umsetzen zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:startup#
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Ab 01.02.2024 ziehen wir um. Unser neuer Standort wird dann folgender sein: Berlin Tourismus & Kongress GmbH Schöneberger Str. 15 10963 Berlin

Postanschrift: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2024-05-22 📅
Datum des Endes: 2026-05-21 📅
Beschreibung
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum zweimal um 12 Monate zu verlängern, mithin bis zum 21.05.2028. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens zwei Monate vor Ablauf des aktuellen Leistungszeitraums. Im Falle einer Verlängerung gelten die nach Maßgabe dieser Ausschreibung und des zugrundeliegenden Preisblatts vereinbarten Konditionen auch für den Verlängerungszeitraum. Der Vertrag endet automatisch auch vor Ablauf des Leistungszeitraums, wenn das in der Leistungsbeschreibung genannte maximale Auftragsvolumen erreicht ist.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Pitchpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Die Ausschreibung erfolgt als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß der Vergabeverordnung (VgV). 1. Schritt: Im Teilnahmewettbewerb ist nur der Teilnahmeantrag mit den dort gegebenenfalls genannten Anlagen einzureichen. Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die entsprechende Funktion beim DTVP einzureichen. Eine Abgabe des Teilnahmeantrags per Post, Fax, Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform ist nicht zulässig. Der Teilnahmeantrag muss bis zum 16.02.2024, 10:00 Uhr eingereicht werden. Weitere Unterlagen sind erstmal nicht auszufüllen. 2. Schritt: Die Aufforderung zur Angebotsabgabe /Erstkonzept erfolgt voraussichtlich bis 23.02.2024. Nicht berücksichtigte Bewerber werden benachrichtigt. Dem Angebot sind außerdem folgende Unterlagen beizufügen: - das ausgefüllte Preisblatt, - das Konzept gemäß der Anlage Aufgabenstellung ERSTKONZEPT. Alle Preise sind in Euro anzugeben. Das Konzept ist auf maximal 25 Seiten darzustellen. Ist das Konzept länger als angegeben, dann führt dies zu einer Abwertung im Teilkriterium "Gesamteindruck des Konzeptes". Eine strategische Herleitung der Kampagnenidee ist dabei auf maximal 2 Seiten zu begrenzen. Auf eine Agenturvorstellung ist innerhalb des Konzepts zu verzichten. 3. Schritt: Präsentation Der Auftraggeber wird die drei Bieter mit den höchsten Punktzahlen gemäß der ersten Wertung der Angebote zu einem Präsentationstermin einladen. Für die Präsentation ist das Erstkonzept um weitere Angaben gemäß der Aufgabenstellung Pitchpräsentation zu erweitern, siehe Anlage Aufgabenstellung PITCHPRÄSENTATION. Die Präsentation ist der Auftraggeberin beim Präsentationstermin auf einem Datenstick zu übergeben.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-02-16 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Zusätzliche Informationen:

Angebote müssen alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten. Unvollständige oder fehlerhafte Angebote können von der Wertung ausgeschlossen werden. An den vorgegebenen Texten in den Vergabeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot in einer besonderen Anlage beigefügt werden. Die Erläuterungen dürfen jedoch nicht zu einer Änderung der in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedingungen führen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

1. Der Bewerber muss in den letzten drei Kalenderjahren jeweils mindestens über eine durchschnittliche jährliche Anzahl von 5 Beschäftigen (einschließlich Büroinhaber) verfügt haben. 2. Referenzen - Mindestanforderung Es sind mindestens 3 vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten drei Jahren (maßgeblich ist der Ablauf der Teilnahmefrist) über einen Mindestzeitraum von einem Jahr erbracht wurden (Mindestanforderung). Mindestens ein eingereichtes Referenzbeispiel (Kampagne) hat ein Mindestbudget (exklusive Mediabudget) von 50.000 Euro netto aufzuweisen.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1. Größe des Wirtschaftsteilnehmers Bei unserem Unternehmen handelt es sich um ein 0 Kleinstunternehmen 0 Kleines Unternehmen 0 Mittleres Unternehmen 0 Großunternehmen Erläuterung: Eine Einordnung der Größe des Wirtschaftsteilnehmers erfolgt gemäß Statistischem Bundesamt über folgende Definition: - Kleinstunternehmen: bis 9 Beschäftigte und bis 2 Millionen Euro Umsatz - Kleines Unternehmen: bis 49 Beschäftigte und bis 10 Millionen Euro Umsatz und kein Klein-stunternehmen - Mittleres Unternehmen: bis 249 Beschäftigte und bis 50 Millionen Euro Umsatz und kein kleines Unternehmen - Großunternehmen: über 249 Beschäftigte oder über 50 Millionen Euro Umsatz. 2.Erklärung zu restriktiven Maßnahmen in Bezug zu Russland 3. Nationalität des wirtschaftlichen Berechtigten

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

1. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragsdauer eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen in üblicher Höhe zu unterhalten. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin das Bestehen der Versicherung auf Verlangen unverzüglich nachzuweisen. 2. EE Ausschlussgründe §123, 124 GWB

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10 - 18 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners oder seines Vertreters in den Räumlichkeiten von visitBerlin auf Anforderung der Auftraggeberin in der Regel innerhalb zweier Werktage. Der vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE160475096
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Dienste
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
Telefon: 030264748881 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFH5WH/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFH5WH 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFH5WH 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Datum des Beginns: 2024-05-22 📅
Datum des Endes: 2026-05-21 📅
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFH5WH
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Nationale Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +403090138316 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-01-15+01:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 011-029180 (2024-01-15)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken (12)

Werbe- und Marketingdienstleistungen (10)

Marketing (7)
Werbedienste (1)