Leasing von zwei identischen Digitalfarbdrucksystemen für die Druckerei der Stadt Essen

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beschaffung von insgesamt zwei identischen Digitalfarbdrucksystemen als Produktionsdruckmaschinen für die Druckerei der Stadtverwaltung Essen (Rathaus, Porscheplatz 1, 45127 Essen) unter Beachtung der Vergabeunterlagen (insbesondere dieser Leistungsbeschreibung und den erweiterten Vertragsbedingungen).

Beschreibung der Beschaffung

Es ist der Abschluss eines Leasingvertrages über 60 Monate inklusive 120.000 S/W-Kopien/Monat und 200.000 Farbkopien/Monat (zusammen auf beiden Farbdrucksystemen) vorgesehen. Das Druckvolumen basiert auf Erfahrungswerten der letzten Jahre. Schwankungen sind grundsätzlich möglich. Ein Übertrag der in diesem Volumen enthaltenen, jedoch im jeweiligen Monat nicht genutzten Kopien muss über die gesamte Vertragslaufzeit möglich sein.

Bei Angebotsabgabe ist ein Leasingvertragsmuster durch den Bieter mit einzureichen.

Durch denjenigen Bieter, der den Zuschlag erhält, ist ein Bedienertraining zwecks Einweisung des Personals in die neuen Farbdrucksysteme vorzunehmen; es sind zu diesem Zweck in den Räumlichkeiten der Stadtdruckerei zwei Einweisungstrainings über insgesamt zwei Tage mit einer jeweiligen maximalen Gruppengröße von vier Personen pro Tag vorzunehmen. Die Terminierung ist kurzfristig nach Zuschlagserteilung mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Darüber hinaus müssen die angebotenen Maschinen bzw. der Bieter folgende Anforderungen zwingend erfüllen:

1. Druckgeschwindigkeit mindestens 100 Seiten pro Minute bei beidseitigem Druck im Format A4 80g/m2, Farbe. Eine Unterschreitung ist nicht zulässig, lediglich bei höherem Papiergewicht werden Abweichungen von +/- 5% toleriert.

2. Formate ab A5 bis A3+ (SRA3)

3. Papiergewicht ab 60 bis 300 g/m2

4. Registerhaltigkeit max. 0,5 mm im Duplexverfahren - Format: A4 90 g/m2

5. Materialien es muss eine Verarbeitung von gestrichenem Papier, von Recyclingpapier (mit dem Blauen Engel zertifiziertes Papier), von Papieren unterschiedlicher Hersteller sowie sonstiger Materialien (Leinen, Folien, Kopieretiketten, SK-Papieren, SD-Papier für den Digitaldruck) möglich sein

6. native physikalische Druckauflösung mindestens 2.400 x 2.400 dpi ohne Interpolation

7. Papierfächer - mindestens 3 verschiedene Fächer
- Gesamtkapazität von mind. 6.000 Blatt (Toleranzgrenze von max. 2 %) im Format: A4,
90 g/m2 bei der Verwendung aller Fächer und einheitlichem Format

8. Heftung es muss eine Klammerheftung für mind. 50 Blatt 90g/m2 möglich sein
(pro Jahr erfolgen maximal 20.000 Heftungen )

9. Ausgabe der Druckjobs muss versetzt erfolgen

10. Maximaler bildgebender Bereich mindestens 320 x 480mm bei Format A3+

11. Toner- und Papiereingabe muss während der Produktion möglich sein

12. Scanner Integriert am Gerät oder als externes Gerät, Auflösung in beiden Fällen mindestens 600 dpi; Je Gerät ein Scanner (bei integrierten Scannern) oder ein externer Scanner, der beide Drucksysteme ansteuert.

13. Softwareworkflow - es muss die Integration/Anbindung an die vorhandene Software (Prisma Direct/Prisma Prepare, Sys Hub sowie Betriebssystem Windows 10 (Updatefähigkeit auf Windows 11 und Folgeversionen)) zwingend möglich sein
- es muss die Nutzung vorhandener Medienkataloge unterstützt werden. Hinterlegt sind die Grammaturen 80, 120, 160 sowie 250 g/m2 sowie ca. 30 verschiedene Papiersorten. Der Medienkatalog ist über Prisma Direct angelegt und auf dem vorhandenen Drucksystem eingestellt. Die Einbindung sowie Synchronisierung des Medienkataloges obliegt dem Bieter; es muss jedoch in jedem Fall die Kompatibilität mit der Software Prisma Direct und SysHub gegeben sein. Netzwerkfähigkeit muss gegeben sein (Einbindung in das Netzwerk des Essener Systemhauses (ESH))

14. Handhabung - Bedienungsanleitung in deutscher Sprache muss max. 2 Wochen nach erfolgter Beauftragung durch den Auftragnehmer übersandt werden
- deutschsprachiger Service der Techniker vor Ort sowie telefonisch erforderlich

15. Service - arbeitstägliche Verfügbarkeit von Technikern im Zeitraum von 07:00 h bis 16:00 h
- arbeitstäglicher telefonischer Service im Zeitraum von 07:00 h bis 16:00 h

16. Gütezeichen CE-Kennzeichnung der angebotenen Geräte (Konformitätserklärung ist mit dem Angebot vorzulegen)

17. Ansprache Drucksysteme - Ansprache der Drucksysteme über RawSocket und BSD
- SNMP v1, v2c und v3 werden unterstützt
- Ansteuerung des Eingabefaches über JPL oder PS-Befehle (Die Eingabefächer werden über den Medienkatalog gesteuert.)

Sonstige Hinweise:

Seitens des Bieters sind ausschließlich Neugeräte anzubieten. Am Maschinenstandort besteht keine Möglichkeit für die Installation von Maschinen mit gesonderter Abluftabführung. Die Stromversorgung erfolgt über 230 Volt oder 400 Volt-Anschlüsse; bei einer abweichenden Spannung müssen eventuell entstehende Mehrkosten durch den Bieter getragen werden.

Die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter für die angebotenen Drucksysteme sind dem Angebot beizufügen.

II. Lieferung und Vertragslaufzeit
Die Lieferung soll in Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner der Druckerei (wird bei Auftragserteilung mitgeteilt) erfolgen. Die beiden noch bis zum 31.03.2025 geleasten Drucksysteme sind sukzessive auszutauschen, sodass ein gleichzeitiger Ausfall beider Systeme vermieden wird. Die Lieferung der Drucksysteme kann ab dem 26.03.2025 beginnen und muss bis zum 01.04.2025 abgeschlossen sein. Die Vertragslaufzeit jeder einzelnen Maschine beginnt nach Lieferung und endet nach 60 Monaten.
Nach Leasingende ist eine BSI-grundschutzkonforme Datenlöschung an den Geräten durch den Auftragnehmer vorzunehmen. Diese ist zu protokollieren. Die hierfür entstehenden Kosten sind in die monatliche Leasinggebühr mit einzupreisen. Eine gesonderte Kostenerstattung erfolgt nicht.

III. Abrechnung
Die Abrechnung der Leasingraten erfolgt monatlich. Die Abrechnung der nicht im Ursprungsmonat genutzten und daher in Folgemonate übertragenen Farbkopien erfolgt zum Ende jedes Kalenderjahres mit gesonderter Rechnung.
Es erfolgt die Abrechnung über die Einheit A4; somit erfolgt die Abrechnung abweichender Formate wie folgt:
- DIN A3-Kopien als zwei DIN A4-Kopien
- beidseitige DIN A4-Kopien als zwei DIN A4-Kopien
- beidseitige DIN A3-Kopien als vier DIN A4-Kopien
- A5-Kopien als A4-Kopien

Zuschlagskriterien
- Preis: 70 %
- Qualität: 30 %

weitere Information s. Vergabeunterlagen

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:selbst#


Achtung: Im Angebotszeitraum wird es zu einer Sperrung der Vergabeplattform kommen, sodass eine Angebotsabgabe im Zeitraum vom 26.11.2024 um 19:00 Uhr bis zum 01.12.2024 voraussichtlich nicht möglich sein wird. Auch die Einreichung und Beantwortung eventueller Bieterfragen wird in diesem Zeitraum nicht möglich sein, sodass ggf. um frühzeitige Einreichung von Bieterfragen gebeten wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Der Nachweis zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Von drei anzugebenden Referenzen muss mindestens eine Referenz über eine vergleichbare Leistung (Lieferung einer Druckmaschine an einen Kunden, der verschiedene Aufträge (z.B. Flyer, Broschüren und Visitenkarten) mit einem Gesamtvolumen von mindestens 4. Millionen Farbkopien jährlich damit verarbeitet.) eingereicht werden.

Zudem muss ein Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von
o 5.000.000,00 EUR für Personenschäden
o 1.000.000,00 EUR für Sachschäden
o 500.000,00 EUR für Vermögensschäden
erfolgen.

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68Y11RHNU62


Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Achtung: Im Angebotszeitraum wird es zu einer Sperrung der Vergabeplattform kommen, sodass eine Angebotsabgabe im Zeitraum vom 26.11.2024 um 19:00 Uhr bis zum 01.12.2024 voraussichtlich nicht möglich sein wird. Auch die Einreichung und Beantwortung eventueller Bieterfragen wird in diesem Zeitraum nicht möglich sein, sodass ggf. um frühzeitige Einreichung von Bieterfragen gebeten wird.

In der Zeit vom 23.12.2024 bis 01.01.2025 hat die Stadt Essen Betriebsferien.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.