Lieferung von Standardmobiliar und Steh-/Sitzarbeitsplätzen im Rahmen des laufenden Austauschprogramms inklusive zugehöriger Koordinationsleistungen

Kurze Beschreibung

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Büromöbel benötigt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Büromobiliar für die Stadt Essen. Die beauftragten Möbel sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 30 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern.

Ebenfalls von dem Rahmenvertrag erfasst ist die Fortführung des im Jahr 2019 begonnenen Möbelaustauschprogramms. In einem Zeitraum bis einschließlich 2025 sollen alle Verwaltungsarbeitsplätze mit einem neuen elektromotorischen Steh-/Sitzarbeitsplatz ausgestattet werden. Die zu erwartende Anzahl der im Rahmen des Austauschprogramms auszutauschenden Tische im 2. Halbjahr 2024 beträgt 651 Tische und im Jahr 2025 noch einmal 320 Tische. Sofern keine besonderen Gründe dagegensprechen, sind im Rahmen des Austausches vorzugsweise Tische mit dem Standardmaß 1,80 x 0,80 cm zu liefern. Abweichungen können jedoch vorkommen.
Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer die im folgenden Verlauf der Leistungsbeschreibung beschriebenen Koordinierungsaufgaben für diesen Austausch übernimmt. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezüglich notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen.

Die Schätzung des dem Preisblatt zu entnehmenden Möbelbedarfs beruht auf den Abnahmemengen der letzten zwei Jahre. Im Rahmen der vergebenen Auftragssumme sind die einzelnen Artikel-Positionen in der Stückzahl variabel. Die Auftraggeberin behält sich die Zurückstellung oder Nichtausführung einzelner Positionen, wie auch die Abnahme von größeren als den angegebenen Mengen einer Position vor. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin eine Nachbeauftragung in Höhe von max. 10 % der Gesamtauftragssumme zu identischen Einzelpreisen vor. Aufgrund des fast abgeschlossenen Austauschs der Schreibtische gegen ergonomische Steh-/ Sitzarbeitsplätze und der fortschreitenden Digitalisierung, ist gerade im Bereich der Schränke und Schreibtische eine deutliche Mindermengenabnahme nicht ausgeschlossen. Eine Abnahmeverpflichtung des Mobiliars in Höhe des Auftragswertes besteht nicht.

Der Vertrag beginnt mit den Abrufen für das Austauschprogramm zum 01.07.2024. Die Abrufe des restlichen Mobiliars erfolgen, sobald der vorherige Rahmenvertrag ausgeschöpft ist, voraussichtlich ebenfalls ab Juli 2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 30.06.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 30.06.2028) beträgt. Bei den anzugebenden Preisen handelt es sich um Festpreise. Eine Preisanpassung ist nicht vorgesehen. Eine Kündigung des Vertrags nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit oder der ersten optionalen Verlängerung ist jedoch möglich. Sofern bis zum Zeitpunkt von 3 Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder dem Auftragnehmer erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Sollte der Gesamtauftragswert für die Maximallaufzeit von 4 Jahren früher ausgeschöpft sein, endet der Vertrag zum Zeitpunkt der vollständigen Ausschöpfung.

Eine Gewährung von 5 Jahren Garantie auf alle Produkte ist Voraussetzung.

Sofern der Auftragnehmer einen Möbelkatalog mit über das in dieser Leistungsbeschreibung hinausgehende Mobiliar vorweisen kann, ist im Preisblatt zu Los 1 ein für das gesamte Sortiment gültiger Rabattsatz einzutragen. Dies soll die Abnahme von Alternativmobiliar in begründeten Einzelfällen beschleunigen und erleichtern.
Die Konditionen und Lieferbedingungen gelten für die Alternativpositionen aus dem Möbelprogramm des Auftragnehmers unverändert.

Besondere Anforderungen an das Mobiliar:
Für alle verwendeten Spanplatten gilt, dass nur die Verwendung von Spanplatten zulässig ist, die im Wesentlichen aus Nadelholz (Fichte, Kiefer) und unter 10% Laubholz aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden. Ein Nachweis des Plattenherstellers ist beizufügen. Der Plattenhersteller muss ISO 9001 zertifiziert sein, um eine hohe, gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.

Die genaue Beschreibung des Mobiliars ist aus Zeichenbegrenzungsgründen an dieser Stelle nicht abbildbar, kann aber den Dokumenten "Leistungsbeschreibung" und "Preisblatt" entnommen werden.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms sind die vorhandenen nicht elektronisch höhenverstellbaren Schreibtische gegen Steh-/Sitzarbeitsplätze auszutauschen. Die zu erbringende Leistung umfasst neben der Tischneulieferung auch die Abholung und Verwertung der Alttische. Folgende Koordinierungsaufgaben sind zu erbringen:

- Planung der Reihenfolge und Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche
(Die Fachbereiche und Standorte werden von hier exemplarisch vorgegeben, Änderungen sind aus organisatorischen Gründen möglich.).
- Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Tische (Anzahl, Größe, Farbe und ggfls. benötigte Ansatzplatten). Der Bedarf an Tischen ist im Regelfall in einem Vororttermin festzustellen.
- Enge Zusammenarbeit mit den folgenden Fachbereichen
- Amt für Zentralen Service (im Folgenden FB 11) hinsichtlich der Abrechnungs-
modalitäten
- Immobilienwirtschaft hinsichtlich Fragestellungen zur Immobilie bzw. Terminplanungen anstehender Umzügen etc.
- Essener Systemhaus (im Folgenden ESH) der Stadt Essen hinsichtlich notwendiger Vorarbeiten zur Technikausstattung (Ab - und Aufbau der Hardware etc.)
- konkrete Terminabsprachen zur Lieferung der Tische mit dem jeweiligen Fachbereich und Absprache bezüglich der Verkabelung der Tische/PCs durch das ESH mit dem ESH
Die Liefertermine müssen mit dem ESH mit einer ausreichenden Vorlaufzeit abgesprochen werden. Darüber hinaus sind dem ESH im Anschluss folgende Informationen per E-Mail zur Verfügung zu stellen:
o Fachbereich, der die Tische erhält
o Ansprechpartner des Fachbereichs mit Telefonnummer
o Genauer Lieferort (Anschrift und Raumnummern)
o Anzahl der zu liefernden Tische
o Möglichst genaue Lieferzeit (Datum, Uhrzeit)
- Kontrolle des Abtransports des Altmobiliars und der Neulieferung
- Mobiliar, welches über das Austauschprogramm hinausgeht, ist zwingend mit dem Fachbereich 11 abzustimmen. Der Fachbereich 11 ist über jede Bestellung zu informieren.
- Erstellen von Listen zum Austausch (Mengengerüst jedes Abschnittes mit Information an den Auftraggeber)
- Abholung und Verwertung des ausgetauschten Mobiliars (Sofern nicht anders vereinbart müssen Abholung und Neulieferung des Mobiliars an einem Tag erfolgen. In Einzelfällen kann die Lieferung des neuen Mobiliars aber auch getrennt von der Abholung des Altmobiliars an einen anderen Standort erfolgen.)
- Je Fachbereich und Lieferung hat eine Abrechnung zu erfolgen,- bereichsübergreifende Rechnungen sind nicht zulässig.
- Der Koordinationsaufwand und die Mobiliarverwertung/-abholung sind in den Preis je Steh-/Sitzarbeitsplatz mit einzupreisen.

Sämtliche hier und im Rahmenvertrag niedergelegten Pflichten treffen den Auftragnehmer und dessen Erfüllungsgehilfen (Subunternehmer, kooperierende Unternehmen, eingesetzte Drittunternehmen etc.) gleichermaßen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass die für die Leistungserbringung eingesetzten Erfüllungsgehilfen über den Rahmenvertrag und diese Leistungsbeschreibung informiert sind.

a) Der Auftragnehmer darf ausschließlich die der Auftraggeberin vor Auftragserteilung benannten Subunternehmer beauftragen. Jede Beauftragung eines weiteren Subunternehmers bedarf im Einzelfall der Genehmigung der Auftraggeberin.
b) Ein Subunternehmer hat die sich aus diesem Vertrag ergebenden Pflichten in gleicher Weise zu beachten wie der Auftragnehmer. Die Abrechnung der Leistungen des Subunternehmers erfolgt im Innenverhältnis Auftragnehmer/Subunternehmer. Die Auftraggeberin zahlt für Leistungen aus diesem Vertrag ausschließlich an den Auftragnehmer.

Zur Kalkulation eventueller Verwertungserträge können folgende allgemeine Angaben über das Bestandsmobiliar gemacht werden:

In den letzten 10 Jahren wurden bei der Stadtverwaltung Essen durchschnittlich ca. 300 Schreibtische sukzessive pro Jahr ausgewechselt. Bei einer geschätzten Gesamtaustauschmenge von ca. 6.000 Arbeitsplätzen bedeutet dies, dass das Alter der im Bestand befindlichen Schreibtische ca. 1-20 Jahre beträgt. In Einzelfällen können auch ältere Schreibtische vorhanden sein.

Modelle:

Fabrikat: Fleischer, Serie: - Globo Vierfußtische 160 x 80cm / 180 x 80cm / 200 x 80cm
- Duett-Q C-Fuß-Gestell, Platte Freiform 200 x 80/100cm

Fabrikat: Assmann, Serie: - RondAss Vierfußtische 160 x 80cm / 180 x 80cm / 200 x 80cm
- C-Fuß-Gestell, Platte Freiform 200 x 80/100cm

Eine Begutachtung des aktuellen Mobiliars ist nach Anmeldung möglich.

Lieferung und Service

Die Lieferung erfolgt fracht- und verpackungsfrei vollständig montiert frei Verwendungsstelle nach Vorgabe innerhalb von 30 Werktagen nach Abruf. Die Lieferanten und Monteure müssen deutschsprachig sein. Die Lieferadressen liegen im Essener Stadtgebiet. Lieferungen müssen regelmäßig von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 7.00 bis 15.00 Uhr und am Freitag von 7.00 bis 12.00 Uhr erfolgen. Die Anlieferungszeiten sind mit der auftraggebenden Stelle stets rechtzeitig abzustimmen.

Von den Bietern wird ein gut funktionierender, deutschsprachiger Service- und Reparaturdienst erwartet. Reparaturen müssen innerhalb von fünf Tagen ab Auftragseingang abgewickelt sein. Der Auftragnehmer muss innerhalb der Geschäftszeiten Mo.-Fr. zwischen 8.00 und 15.00 Uhr erreichbar sein.

Hinweis zur Umweltzone im Ruhrgebiet / Essen

Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Innerhalb dieser Umweltzone können nur Fahrzeuge genutzt werden, die mit einer entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind. Sofern es während der Vertragslaufzeit zu verkehrstechnischen Einschränkungen (z.B. Dieselfahrverbote o.ä.) kommt, ist der Auftragnehmer verpflichtet diese einzuhalten.

Eine Bemusterung des Mobiliars ist vorgesehen. Nähere Informationen zu den zu bemusternden Artikeln und dem Bemusterungszeitraum sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung

Für alle verwendeten Spanplatten gilt, dass nur die Verwendung von Spanplatten zulässig ist, die im Wesentlichen aus Nadelholz (Fichte, Kiefer) und unter 10% Laubholz aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Vertrag beginnt mit den Abrufen für das Austauschprogramm zum 01.07.2024. Die Abrufe des restlichen Mobiliars erfolgen, sobald der vorherige Rahmenvertrag ausgeschöpft ist, voraussichtlich ebenfalls ab Juli 2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 30.06.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 30.06.2028) beträgt. Bei den anzugebenden Preisen handelt es sich um Festpreise. Eine Preisanpassung ist nicht vorgesehen. Eine Kündigung des Vertrags nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit oder der ersten optionalen Verlängerung ist jedoch möglich. Sofern bis zum Zeitpunkt von 3 Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder dem Auftragnehmer erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Sollte der Gesamtauftragswert für die Maximallaufzeit von 4 Jahren früher ausgeschöpft sein, endet der Vertrag zum Zeitpunkt der vollständigen Ausschöpfung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Bestätigung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung während der Vertragslaufzeit mit mindestens nachfolgenden Deckungssummen in den jeweiligen Kategorien:

o Vermögensschäden: 1.000.000,- Euro je Schadensereignis
o Personen- und Sachschäden: 3.000.000,- Euro je Schadensereignis

Der Nachweis ist in Form einer Eigenerklärung zu erbringen (Anlage "Eigenerklärung Versicherung").

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
- Zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig

- Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen gemäß beigefügtem Vordruck oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung.
Diese beinhaltet Angaben zu folgenden Punkten:
o Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
o Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
o Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
o Eintragungen im Berufsregister
o Eintragungen im Handelsregister
o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)

- Referenzen werden im Rahmen der Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen abgefragt. Als vergleichbare Referenzen zu Los 1 werden solche angesehen, die nachweisen, dass der Koordinator ein Projekt mit folgenden Parametern durchgeführt hat:
o Austausch von mind. 1.000 Büroarbeitsplätzen im laufenden Betrieb
o Austausch muss an mindestens 2 verschiedenen Standorten erfolgt sein
Es ist mindestens eine vergleichbare Referenz vorzulegen.

- Sofern vom Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) eingereicht wird, kann die Auftraggeberin vor Auftragserteilung die Einreichung der geforderten Eignungsnachweise verlangen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Betriebshaftpflichtversicherung: Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung während der Vertragslaufzeit mit mindestens nachfolgenden Deckungssummen:

o Vermögensschäden: 1.000.000,- Euro je Schadensereignis
o Personen- und Sachschäden 3.000.000 EUR je Schadensereignis

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben in der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen: Die Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen wurde vollständig ausgefüllt oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung vorgelegt.

Diese beinhaltet Angaben zu folgenden Punkten:
o Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
o Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
o Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
o Eintragungen im Berufsregister
o Eintragungen im Handelsregister
o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenz zu Los 1: Als vergleichbare Referenzen zu Los 1 werden solche angesehen, die nachweisen, dass der Koordinator ein Austauschprojekt mit 1.000 Arbeitsplätzen an mindestens zwei verschiedenen Standorten durchgeführt hat.

Es ist mindestens eine vergleichbare Referenz vorzulegen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die einzureichenden Nachweis an die die Leistungserbringung geknüpft ist, können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.
Der Nachweis einer Referenz, dass der Koordinator ein Projekt über den Austausch von mind. 1.000 Büroarbeitsplätzen im laufenden Betrieb an mindestens 2 verschiedenen Standorten durchgeführt hat, ist nur zu Los 1 zu erbringen.

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68Y1JTFA7G9


Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.