Neuausschreibung eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Steh-/Sitzarbeitsplätzen im Rahmen des laufenden Austauschprogramms inklusive zugehöriger Koordinationsleistungen

Kurze Beschreibung

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Büromöbel benötigt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Büromobiliar für die Stadt Essen. Die beauftragten Möbel sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 30 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern.

Ebenfalls von dem Rahmenvertrag erfasst ist die Fortführung des im Jahr 2019 begonnenen Möbelaustauschprogramms. In einem Zeitraum bis einschließlich 2025 sollen alle Verwaltungsarbeitsplätze mit einem neuen elektromotorischen Steh-/Sitzarbeitsplatz ausgestattet werden. Die zu erwartende Anzahl der im Rahmen des Austauschprogramms auszutauschenden Tische im 2. Halbjahr 2024 beträgt 651 Tische und im Jahr 2025 noch einmal 320 Tische. Sofern keine besonderen Gründe dagegensprechen, sind im Rahmen des Austausches vorzugsweise Tische mit dem Standardmaß 1,80 x 0,80 cm zu liefern. Abweichungen können jedoch vorkommen.
Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer die im folgenden Verlauf der Leistungsbeschreibung beschriebenen Koordinierungsaufgaben für diesen Austausch übernimmt. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezüglich notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen.

Die Schätzung des dem Preisblatt zu entnehmenden Möbelbedarfs beruht auf den Abnahmemengen der letzten zwei Jahre. Im Rahmen der vergebenen Auftragssumme sind die einzelnen Artikel-Positionen in der Stückzahl variabel. Die Auftraggeberin behält sich die Zurückstellung oder Nichtausführung einzelner Positionen, wie auch die Abnahme von größeren als den angegebenen Mengen einer Position vor. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin eine Nachbeauftragung in Höhe von max. 10 % der Gesamtauftragssumme zu identischen Einzelpreisen vor. Aufgrund des fast abgeschlossenen Austauschs der Schreibtische gegen ergonomische Steh-/ Sitzarbeitsplätze und der fortschreitenden Digitalisierung, ist gerade im Bereich der Schränke und Schreibtische eine deutliche Mindermengenabnahme nicht ausgeschlossen. Eine Abnahmeverpflichtung des Mobiliars in Höhe des Auftragswertes besteht nicht.

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, spätestens zum 01.10.2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 30.09.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 30.09.2028) beträgt. Bei den anzugebenden Preisen handelt es sich um Festpreise. Eine Preisanpassung ist nicht vorgesehen. Eine Kündigung des Vertrags nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit oder der ersten optionalen Verlängerung ist jedoch möglich. Sofern bis zum Zeitpunkt von 3 Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder dem Auftragnehmer erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Sollte der Gesamtauftragswert für die Maximallaufzeit von 4 Jahren früher ausgeschöpft sein, endet der Vertrag zum Zeitpunkt der vollständigen Ausschöpfung.

Eine Gewährung von 5 Jahren Garantie auf alle Produkte ist Voraussetzung.

Sofern der Auftragnehmer einen Möbelkatalog mit über das in dieser Leistungsbeschreibung hinausgehende Mobiliar vorweisen kann, ist im Preisblatt zu Los 1 ein für das gesamte Sortiment gültiger Rabattsatz einzutragen. Dies soll die Abnahme von Alternativmobiliar in begründeten Einzelfällen beschleunigen und erleichtern.
Die Konditionen und Lieferbedingungen gelten für die Alternativpositionen aus dem Möbelprogramm des Auftragnehmers unverändert.

Für alle verwendeten Spanplatten gilt, dass nur die Verwendung von Spanplatten zulässig ist, die im Wesentlichen aus Nadelholz (Fichte, Kiefer) und unter 10% Laubholz aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden. Ein Nachweis des Plattenherstellers ist beizufügen. Der Plattenhersteller muss zudem ISO 9001 zertifiziert sein, um eine hohe, gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.

Folgende Lose werden ausgeschrieben:
- Los 1: Verwaltungsmobiliar
- Los 2: Mobiliar für Schulen

Die genauen Eigenschaften des zu liefernden Mobiliars können der Leistungsbeschreibung und dem Preisblatt (s. Vergabeunterlagen) entnommen werden.

Koordinierungsaufgaben

Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms sind die vorhandenen nicht elektronisch höhenverstellbaren Schreibtische gegen Steh-/Sitzarbeitsplätze auszutauschen. Die zu erbringende Leistung umfasst neben der Tischneulieferung auch die Abholung und Verwertung der Alttische. Folgende Koordinierungsaufgaben sind zu erbringen:
o Planung der Reihenfolge und Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche
(Die Fachbereiche und Standorte werden von hier exemplarisch vorgegeben, Änderungen sind aus organisatorischen Gründen möglich.).
o Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Tische (Anzahl, Größe, Farbe und ggfls. benötigte Ansatzplatten). Der Bedarf an Tischen ist im Regelfall in einem Vororttermin festzustellen.
o Im Rahmen des Vororttermins ist darüber hinaus auf Besonderheiten im Rahmen der Verkabelung (z.B. kaskadierte Steckdosenleisten, besonders viele anzuschließende technische Geräte etc.) zu achten und dem Amt für Internen Service und Personalverwaltung (im Folgenden FB 11) zu melden. Den Bedarfsstellen ist ein durch die Auftraggeberin gestelltes Informationsschreiben hinsichtlich der ordnungsgemäßen Verkabelung auszuhändigen.
o Enge Zusammenarbeit mit den folgenden Fachbereichen
- FB 11 hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten
- Immobilienwirtschaft hinsichtlich Fragestellungen zur Immobilie bzw. Terminplanungen anstehender Umzügen etc.
- Essener Systemhaus (im Folgenden ESH) der Stadt Essen hinsichtlich notwendiger Vorarbeiten zur Technikausstattung

Beschreibung der Beschaffung

o konkrete Terminabsprachen zur Lieferung der Tische mit dem jeweiligen Fachbereich und Absprache bezüglich der Verkabelung der Tische/PCs durch das ESH mit dem ESH
Die Liefertermine müssen mit dem ESH mit einer ausreichenden Vorlaufzeit abgesprochen werden. Darüber hinaus sind dem ESH im Anschluss folgende Informationen per E-Mail zur Verfügung zu stellen:
- Fachbereich, der die Tische erhält
- Ansprechpartner des Fachbereichs mit Telefonnummer
- Genauer Lieferort (Anschrift und Raumnummern)
- Anzahl der zu liefernden Tische
- Möglichst genaue Lieferzeit (Datum, Uhrzeit)
o Kontrolle des Abtransports des Altmobiliars und der Neulieferung
o Mobiliar, welches über das Austauschprogramm hinausgeht, ist zwingend mit dem Fachbereich 11 abzustimmen. Der Fachbereich 11 ist über jede Bestellung zu informieren.
o Erstellen von Listen zum Austausch (Mengengerüst jedes Abschnittes mit Information an den Auftraggeber)
o Abholung und Verwertung des ausgetauschten Mobiliars (Sofern nicht anders vereinbart müssen Abholung und Neulieferung des Mobiliars an einem Tag erfolgen. In Einzelfällen kann die Lieferung des neuen Mobiliars aber auch getrennt von der Abholung des Altmobiliars an einen anderen Standort erfolgen.)
o Je Fachbereich und Lieferung hat eine Abrechnung zu erfolgen,- bereichsübergreifende Rechnungen sind nicht zulässig.
o Der Koordinationsaufwand und die Mobiliarverwertung/-abholung sind in den Preis je Steh-/Sitzarbeitsplatz mit einzupreisen.

Einsatz von Subunternehmern

Sämtliche hier und im Rahmenvertrag niedergelegten Pflichten treffen den Auftragnehmer und dessen Erfüllungsgehilfen (Subunternehmer, kooperierende Unternehmen, eingesetzte Drittunternehmen etc.) gleichermaßen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass die für die Leistungserbringung eingesetzten Erfüllungsgehilfen über den Rahmenvertrag und diese Leistungsbeschreibung informiert sind.

a) Der Auftragnehmer darf ausschließlich die der Auftraggeberin vor Auftragserteilung benannten Subunternehmer beauftragen. Jede Beauftragung eines weiteren Subunternehmers bedarf im Einzelfall der Genehmigung der Auftraggeberin.
b) Ein Subunternehmer hat die sich aus diesem Vertrag ergebenden Pflichten in gleicher Weise zu beachten wie der Auftragnehmer. Die Abrechnung der Leistungen des Subunternehmers erfolgt im Innenverhältnis Auftragnehmer/Subunternehmer. Die Auftraggeberin zahlt für Leistungen aus diesem Vertrag ausschließlich an den Auftragnehmer.

Verwertung der Altmöbel

Zur Kalkulation eventueller Verwertungserträge können folgende allgemeine Angaben über das Bestandsmobiliar gemacht werden:

In den letzten 10 Jahren wurden bei der Stadtverwaltung Essen durchschnittlich ca. 300 Schreibtische sukzessive pro Jahr ausgewechselt. Bei einer geschätzten Gesamtaustauschmenge von ca. 6.000 Arbeitsplätzen bedeutet dies, dass das Alter der im Bestand befindlichen Schreibtische ca. 1-20 Jahre beträgt. In Einzelfällen können auch ältere Schreibtische vorhanden sein.

Modelle:

Fabrikat: Fleischer, Serie: - Globo Vierfußtische 160 x 80cm / 180 x 80cm / 200 x 80cm
- Duett-Q C-Fuß-Gestell, Platte Freiform 200 x 80/100cm

Fabrikat: Assmann, Serie: - RondAss Vierfußtische 160 x 80cm / 180 x 80cm / 200 x 80cm
- C-Fuß-Gestell, Platte Freiform 200 x 80/100cm

Eine Begutachtung des aktuellen Mobiliars ist nach Anmeldung möglich.

Lieferung und Service

Die Lieferung erfolgt fracht- und verpackungsfrei vollständig montiert frei Verwendungsstelle nach Vorgabe innerhalb von 30 Werktagen nach Abruf. Die Lieferanten und Monteure müssen deutschsprachig sein. Die Lieferadressen liegen im Essener Stadtgebiet. Lieferungen müssen regelmäßig von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 7.00 bis 15.00 Uhr und am Freitag von 7.00 bis 12.00 Uhr erfolgen. Die Anlieferungszeiten sind mit der auftraggebenden Stelle stets rechtzeitig abzustimmen.

Von den Bietern wird ein gut funktionierender, deutschsprachiger Service- und Reparaturdienst erwartet. Reparaturen müssen innerhalb von fünf Tagen ab Auftragseingang abgewickelt sein. Der Auftragnehmer muss innerhalb der Geschäftszeiten Mo.-Fr. zwischen 8.00 und 15.00 Uhr erreichbar sein.

Hinweis zur Umweltzone im Ruhrgebiet / Essen

Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Innerhalb dieser Umweltzone können nur Fahrzeuge genutzt werden, die mit einer entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind. Sofern es während der Vertragslaufzeit zu verkehrstechnischen Einschränkungen (z.B. Dieselfahrverbote o.ä.) kommt, ist der Auftragnehmer verpflichtet diese einzuhalten.

Bemusterung

Eine Bemusterung des Mobiliars ist vorgesehen. Um den Aufwand für die Bieter und die Auftraggeberin möglichst gering zu halten, werden nur die fünf Bestbieter zur Bemusterung aufgefordert, bei denen eine echte Chance auf Zuschlagserteilung besteht. Der Versand der Musteranforderung ist bis zum 23.08.2024 vorgesehen. Alle angeforderten Artikel sind für eine weitere Berücksichtigung des Angebots bis zum 30.08.2024 zwingend zu bemustern. Die Lieferung und Montage des Mustermobiliars muss kostenlos und frei Verwendungsstelle an folgende Anschrift erfolgen:

Stadt Essen
Rathenaustr. 2
45127 Essen

Die Zufahrt zum Gebäude ist montags bis freitags bis 10:00 Uhr über die Fußgängerzone möglich. Die Anlieferung erfolgt ebenerdig. Der genaue Liefertermin ist mindestens einen Tag vorher telefonisch mit Frau Ziegler (Tel. 0201/88-11426) abzustimmen. Weitere Informationen zur Bemusterung können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Zuschlagskriterien

Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden die nachfolgenden Zuschlagskriterien zugrunde gelegt:
- Preis: 90 %
- Qualität: 10 %

Genauere Informationen zur Qualitätswertung können der Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die Qualitätswertung basiert auf einem einzureichenden, max. 2-seitigen Konzept zu den im Rahmen der Herstellung und Auslieferung getroffenen Umweltschutzmaßnahmen.

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:selbst#


Eignung des Bieters

Es werden gem. § 122 Abs.1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.
Nach § 122 Abs.1,2 GWB i.V.m. § 42 ff. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) werden von den Bietern mit Abgabe des Angebot zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit folgende Unterlagen (ggfls. ausgefüllt/unterschrieben) gefordert:

wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

- Bestätigung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung während der Vertragslaufzeit mit mindestens nachfolgenden Deckungssummen in den jeweiligen Kategorien:

o Vermögensschäden: 1.000.000,- Euro je Schadensereignis
o Personen- und Sachschäden: 3.000.000,- Euro je Schadensereignis

Der Nachweis ist in Form einer Eigenerklärung zu erbringen (Anlage "Eigenerklärung Versicherung"). Änderungen sind der Auftraggeberin unverzüglich und unaufgefordert anzuzeigen. Auf Verlangen sind die Versicherungen der Auftraggeberin nachzuweisen.

technische und berufliche Leistungsfähigkeit

- Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
- Zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig
- Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen gemäß beigefügtem Vordruck oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung.
Diese beinhaltet Angaben zu folgenden Punkten:
o Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
o Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
o Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
o Eintragungen im Berufsregister
o Eintragungen im Handelsregister
o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)
- Referenzen werden im Rahmen der Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen abgefragt. Als vergleichbare Referenzen werden solche angesehen, die nachweisen, dass der Koordinator ein Projekt mit folgenden Parametern durchgeführt hat:
o Austausch von mind. 1.000 Büroarbeitsplätzen im laufenden Betrieb
o Austausch muss an mindestens 2 verschiedenen Standorten erfolgt sein
Es ist mindestens eine vergleichbare Referenz vorzulegen. Diese ist in der Eigenerklärung als solche zu kennzeichnen.
- Sofern vom Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) eingereicht wird, kann die Auftraggeberin vor Auftragserteilung die Einreichung der geforderten Eignungsnachweise verlangen.

Hinweis:
Zertifizierungen, Bescheinigungen etc. mit Ausnahme von Eigenerklärungen können in Kopie vorgelegt werden

Fristen des Verfahrens

Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen 08.08.2024
Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen bis 09.08.2024
Angebotsfrist 15.08.2024 um 12:00 Uhr
Versand der Aufforderungen zur Bemusterung: spätestens am 23.08.2024
Frist zur Bemusterung: 30.08.2024
Versand Vorabinformation (§ 134 GWB) 20.09.2024
Zuschlags- und Bindefrist 01.10.2024

Sonstige Verfahrens-/Ausführungsbedingungen und Hinweise

1. Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr zur Verfügung gestellt.

2. Form der Angebote/Angebotserstellung

Angebote sind ausschließlich in elektronischer Form zugelassen; es gilt das Erfordernis der Textform nach § 126 BGB. Das weitere Verfahren ist der Anlage "Hinweise zur Einreichung von Angeboten (F. 312/322 EU)" zu entnehmen. Das Angebot muss alle Mindestanforderungen erfüllen und darf nicht von den Vertragsbedingungen abweichen. Im Übrigen sind alle in dieser Ausschreibung darüber hinaus geforderten Angaben bzw. Erklärungen und Zusagen den Angebotsunterlagen beizufügen.

Für die Angebotserstellung sind die von der Auftraggeberin übersandten Formulare zu verwenden. Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. Das Angebot muss in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei Auftreten technischer Probleme, welche im Verantwortungsbereich der Vergabestelle liegen, hat der Bieter diese gegenüber der Vergabestelle anzuzeigen, um ggf. eine Fristverlängerung zur Angebotsabgabe zu erwirken.
3. Unklarheiten / Bieterfragen

Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten oder bestehen sonstige Rückfragen zur Angebotserstellung, so sind diese unverzüglich ausschließlich über die Kommunikationsebene des Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr zu stellen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen werden zeitgleich und anonymisiert eingestellt.

4. Aufwandsentschädigung

Die den Bietern entstandenen Kosten für die Erstellung des Angebots werden von der Auftraggeberin nicht
erstattet.

5. Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht

Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden und sind vertraulich zu behandeln. Alle beim Bieter mit dieser Ausschreibung befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung verpflichtet werden. Der Bieter hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Ausschreibungsunterlagen nur einem begrenzten und namentlich nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden. Diese Verpflichtung gilt auch für beteiligte Subunternehmen. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Benutzung für andere Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt.
Der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase - über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen Informationen und Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.

Der Bieter hat sich über alle Einzelheiten des Leistungsverzeichnisses und der vorgesehenen Arbeiten unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung des Vertrages maßgebend sind, in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen. Spätere Berufung auf Irrtum oder Nichtwissen ist ausgeschlossen.

Der Bieter bestätigt mit der Angebotsabgabe, dass er die Möglichkeit hatte, alle Verhältnisse, die zur Erfüllung des Vertrages maßgeblich sind, vor Abgabe des Angebotes zu überprüfen.
Der Bieter bestätigt mit der Abgabe des Angebots ferner, dass die Dienstleistungen vollständig beschrieben sind und keine Teilleistungen fehlen, die zur einwandfreien Erfüllung des Vertrags notwendig sind. Bestehen nach Ansicht des Bieters bei Auslegung der Verdingungsunterlagen mehrere Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so wird der Bieter vor Abgabe des Angebotes eine Klärung herbeiführen. Nach Vertragsabschluss gilt die Art der Auslegung, welche von der Auftraggeberin vorgesehen war.

6. Datenschutz, Postgeheimnis

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Wahrung des Datenschutzgeheimnisses nach dem Bundesdatenschutzgesetz sowie der Datenschutzgrundverordnung in der jeweils geltenden Fassung.
Die Daten dürfen nur zum Zweck der Auftragserledigung genutzt werden; insbesondere ist jede weitergehende und länger andauernde Speicherung, die Verwendung für eigene Interessen und/oder Weitergabe an Dritte verboten.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, die ihm durch die Tätigkeit für die Auftraggeberin bekannt gewordenen Daten gem. dem Bundes-Datenschutzgesetz sowie der Datenschutzgrundverordnung in der jeweils geltenden Fassung zu behandeln, insbesondere unterwirft sich der Auftragnehmer der Kontrolle der/des Bundesbeauftragten für den Datenschutz.

7. Bieterbezogene Anfragen

Die Vergabestelle meldet dem Wettbewerbsregister solche Bieter, die wegen schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere wegen nachweislich schuldhafter Verstöße gegen die Bestimmungen aus dem TVgG NRW zeitlich befristet ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger Verfehlungen auf einen Ausschluss verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt beim Wettbewerbsregister an, ob hinsichtlich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen vorliegen.

8. Wesentliche Zahlungsbedingungen:

Die Stadt Essen hat die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt (rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de). Die Rechnungslegung soll daher elektronisch unter Beachtung folgender Konventionen erfolgen:
- eine Rechnung pro E-Mail
o die Rechnung muss zwingend im PDF-Format vorliegen
o die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten
- Anlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail
o als eigene PDF-Datei
o mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen
übersandt werden.

Jeder Rechnung ist ein durch die Bedarfsstelle unterschriebener Lieferschein beizufügen.

Beschreibung

Für alle verwendeten Spanplatten gilt, dass nur die Verwendung von Spanplatten zulässig ist, die im Wesentlichen aus Nadelholz (Fichte, Kiefer) und unter 10% Laubholz aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden.

Zur Leistungserbringung geeignet sind nur Bieter, die ein zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig nachweisen können.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, spätestens zum 01.10.2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 30.09.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 30.09.2028) beträgt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Es ist eine Referenz vorzuweisen, dass der Koordinator ein Projekt mit folgenden Parametern durchgeführt hat:
1) Austausch von mind. 1.000 Büroarbeitsplätzen im laufenden Betrieb
2) Austausch muss an mind. 2 verschiedenen Standorten erfolgt sein.
- Betriebshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mind. 1.000.000 Euro je Schadensereignis ist erforderlich
- Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden mit einer Deckungssumme von mind. 3.000.000 EUR je Schadensereignis ist erforderlich
- Ein zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig ist durch den Bieter nachzuweisen.
- Ein zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig ist durch den Bieter nachzuweisen.
- Nachweis des Plattenherstellers über eine bestehende ISO 9001 Zertifizierung ist erforderlich
- Nachweis des Plattenherstellers über die PEFC-Zertifizierung ist erforderlich

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68Y17RJCEGF


Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Kurze Beschreibung

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Büromöbel benötigt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Büromobiliar für die Stadt Essen. Die beauftragten Möbel sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 30 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern.

Ebenfalls von dem Rahmenvertrag erfasst ist die Fortführung des im Jahr 2019 begonnenen Möbelaustauschprogramms. In einem Zeitraum bis einschließlich 2025 sollen alle Verwaltungsarbeitsplätze mit einem neuen elektromotorischen Steh-/Sitzarbeitsplatz ausgestattet werden. Die zu erwartende Anzahl der im Rahmen des Austauschprogramms auszutauschenden Tische im 2. Halbjahr 2024 beträgt 651 Tische und im Jahr 2025 noch einmal 320 Tische. Sofern keine besonderen Gründe dagegensprechen, sind im Rahmen des Austausches vorzugsweise Tische mit dem Standardmaß 1,80 x 0,80 cm zu liefern. Abweichungen können jedoch vorkommen.
Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer die im folgenden Verlauf der Leistungsbeschreibung beschriebenen Koordinierungsaufgaben für diesen Austausch übernimmt. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezüglich notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen.

Die Schätzung des dem Preisblatt zu entnehmenden Möbelbedarfs beruht auf den Abnahmemengen der letzten zwei Jahre. Im Rahmen der vergebenen Auftragssumme sind die einzelnen Artikel-Positionen in der Stückzahl variabel. Die Auftraggeberin behält sich die Zurückstellung oder Nichtausführung einzelner Positionen, wie auch die Abnahme von größeren als den angegebenen Mengen einer Position vor. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin eine Nachbeauftragung in Höhe von max. 10 % der Gesamtauftragssumme zu identischen Einzelpreisen vor. Aufgrund des fast abgeschlossenen Austauschs der Schreibtische gegen ergonomische Steh-/ Sitzarbeitsplätze und der fortschreitenden Digitalisierung, ist gerade im Bereich der Schränke und Schreibtische eine deutliche Mindermengenabnahme nicht ausgeschlossen. Eine Abnahmeverpflichtung des Mobiliars in Höhe des Auftragswertes besteht nicht.

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, spätestens zum 09.10.2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 08.10.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 08.10.2028) beträgt. Bei den anzugebenden Preisen handelt es sich um Festpreise. Eine Preisanpassung ist nicht vorgesehen. Eine Kündigung des Vertrags nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit oder der ersten optionalen Verlängerung ist jedoch möglich. Sofern bis zum Zeitpunkt von 3 Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen oder dem Auftragnehmer erfolgt ist, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Sollte der Gesamtauftragswert für die Maximallaufzeit von 4 Jahren früher ausgeschöpft sein, endet der Vertrag zum Zeitpunkt der vollständigen Ausschöpfung.

Eine Gewährung von 5 Jahren Garantie auf alle Produkte ist Voraussetzung.

Sofern der Auftragnehmer einen Möbelkatalog mit über das in dieser Leistungsbeschreibung hinausgehende Mobiliar vorweisen kann, ist im Preisblatt zu Los 1 ein für das gesamte Sortiment gültiger Rabattsatz einzutragen. Dies soll die Abnahme von Alternativmobiliar in begründeten Einzelfällen beschleunigen und erleichtern.
Die Konditionen und Lieferbedingungen gelten für die Alternativpositionen aus dem Möbelprogramm des Auftragnehmers unverändert.

Für alle verwendeten Spanplatten gilt, dass nur die Verwendung von Spanplatten zulässig ist, die im Wesentlichen aus Nadelholz (Fichte, Kiefer) und unter 10% Laubholz aus zertifizierter nachhaltiger Forstwirtschaft nach dem PEFC-System hergestellt wurden. Ein Nachweis des Plattenherstellers ist beizufügen. Der Plattenhersteller muss zudem ISO 9001 zertifiziert sein, um eine hohe, gleichbleibende Qualität zu gewährleisten.

Folgende Lose werden ausgeschrieben:
- Los 1: Verwaltungsmobiliar
- Los 2: Mobiliar für Schulen

Die genauen Eigenschaften des zu liefernden Mobiliars können der Leistungsbeschreibung und dem Preisblatt (s. Vergabeunterlagen) entnommen werden.

Koordinierungsaufgaben

Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms sind die vorhandenen nicht elektronisch höhenverstellbaren Schreibtische gegen Steh-/Sitzarbeitsplätze auszutauschen. Die zu erbringende Leistung umfasst neben der Tischneulieferung auch die Abholung und Verwertung der Alttische. Folgende Koordinierungsaufgaben sind zu erbringen:
o Planung der Reihenfolge und Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche
(Die Fachbereiche und Standorte werden von hier exemplarisch vorgegeben, Änderungen sind aus organisatorischen Gründen möglich.).
o Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Tische (Anzahl, Größe, Farbe und ggfls. benötigte Ansatzplatten). Der Bedarf an Tischen ist im Regelfall in einem Vororttermin festzustellen.
o Im Rahmen des Vororttermins ist darüber hinaus auf Besonderheiten im Rahmen der Verkabelung (z.B. kaskadierte Steckdosenleisten, besonders viele anzuschließende technische Geräte etc.) zu achten und dem Amt für Internen Service und Personalverwaltung (im Folgenden FB 11) zu melden. Den Bedarfsstellen ist ein durch die Auftraggeberin gestelltes Informationsschreiben hinsichtlich der ordnungsgemäßen Verkabelung auszuhändigen.
o Enge Zusammenarbeit mit den folgenden Fachbereichen
- FB 11 hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten
- Immobilienwirtschaft hinsichtlich Fragestellungen zur Immobilie bzw. Terminplanungen anstehender Umzügen etc.
- Essener Systemhaus (im Folgenden ESH) der Stadt Essen hinsichtlich notwendiger Vorarbeiten zur Technikausstattung

Beschreibung der Beschaffung

o konkrete Terminabsprachen zur Lieferung der Tische mit dem jeweiligen Fachbereich und Absprache bezüglich der Verkabelung der Tische/PCs durch das ESH mit dem ESH
Die Liefertermine müssen mit dem ESH mit einer ausreichenden Vorlaufzeit abgesprochen werden. Darüber hinaus sind dem ESH im Anschluss folgende Informationen per E-Mail zur Verfügung zu stellen:
- Fachbereich, der die Tische erhält
- Ansprechpartner des Fachbereichs mit Telefonnummer
- Genauer Lieferort (Anschrift und Raumnummern)
- Anzahl der zu liefernden Tische
- Möglichst genaue Lieferzeit (Datum, Uhrzeit)
o Kontrolle des Abtransports des Altmobiliars und der Neulieferung
o Mobiliar, welches über das Austauschprogramm hinausgeht, ist zwingend mit dem Fachbereich 11 abzustimmen. Der Fachbereich 11 ist über jede Bestellung zu informieren.
o Erstellen von Listen zum Austausch (Mengengerüst jedes Abschnittes mit Information an den Auftraggeber)
o Abholung und Verwertung des ausgetauschten Mobiliars (Sofern nicht anders vereinbart müssen Abholung und Neulieferung des Mobiliars an einem Tag erfolgen. In Einzelfällen kann die Lieferung des neuen Mobiliars aber auch getrennt von der Abholung des Altmobiliars an einen anderen Standort erfolgen.)
o Je Fachbereich und Lieferung hat eine Abrechnung zu erfolgen,- bereichsübergreifende Rechnungen sind nicht zulässig.
o Der Koordinationsaufwand und die Mobiliarverwertung/-abholung sind in den Preis je Steh-/Sitzarbeitsplatz mit einzupreisen.

Einsatz von Subunternehmern

Sämtliche hier und im Rahmenvertrag niedergelegten Pflichten treffen den Auftragnehmer und dessen Erfüllungsgehilfen (Subunternehmer, kooperierende Unternehmen, eingesetzte Drittunternehmen etc.) gleichermaßen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass die für die Leistungserbringung eingesetzten Erfüllungsgehilfen über den Rahmenvertrag und diese Leistungsbeschreibung informiert sind.

a) Der Auftragnehmer darf ausschließlich die der Auftraggeberin vor Auftragserteilung benannten Subunternehmer beauftragen. Jede Beauftragung eines weiteren Subunternehmers bedarf im Einzelfall der Genehmigung der Auftraggeberin.
b) Ein Subunternehmer hat die sich aus diesem Vertrag ergebenden Pflichten in gleicher Weise zu beachten wie der Auftragnehmer. Die Abrechnung der Leistungen des Subunternehmers erfolgt im Innenverhältnis Auftragnehmer/Subunternehmer. Die Auftraggeberin zahlt für Leistungen aus diesem Vertrag ausschließlich an den Auftragnehmer.

Verwertung der Altmöbel

Zur Kalkulation eventueller Verwertungserträge können folgende allgemeine Angaben über das Bestandsmobiliar gemacht werden:

In den letzten 10 Jahren wurden bei der Stadtverwaltung Essen durchschnittlich ca. 300 Schreibtische sukzessive pro Jahr ausgewechselt. Bei einer geschätzten Gesamtaustauschmenge von ca. 6.000 Arbeitsplätzen bedeutet dies, dass das Alter der im Bestand befindlichen Schreibtische ca. 1-20 Jahre beträgt. In Einzelfällen können auch ältere Schreibtische vorhanden sein.

Modelle:

Fabrikat: Fleischer, Serie: - Globo Vierfußtische 160 x 80cm / 180 x 80cm / 200 x 80cm
- Duett-Q C-Fuß-Gestell, Platte Freiform 200 x 80/100cm

Fabrikat: Assmann, Serie: - RondAss Vierfußtische 160 x 80cm / 180 x 80cm / 200 x 80cm
- C-Fuß-Gestell, Platte Freiform 200 x 80/100cm

Eine Begutachtung des aktuellen Mobiliars ist nach Anmeldung möglich.

Lieferung und Service

Die Lieferung erfolgt fracht- und verpackungsfrei vollständig montiert frei Verwendungsstelle nach Vorgabe innerhalb von 30 Werktagen nach Abruf. Die Lieferanten und Monteure müssen deutschsprachig sein. Die Lieferadressen liegen im Essener Stadtgebiet. Lieferungen müssen regelmäßig von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 7.00 bis 15.00 Uhr und am Freitag von 7.00 bis 12.00 Uhr erfolgen. Die Anlieferungszeiten sind mit der auftraggebenden Stelle stets rechtzeitig abzustimmen.

Von den Bietern wird ein gut funktionierender, deutschsprachiger Service- und Reparaturdienst erwartet. Reparaturen müssen innerhalb von fünf Tagen ab Auftragseingang abgewickelt sein. Der Auftragnehmer muss innerhalb der Geschäftszeiten Mo.-Fr. zwischen 8.00 und 15.00 Uhr erreichbar sein.

Hinweis zur Umweltzone im Ruhrgebiet / Essen

Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Innerhalb dieser Umweltzone können nur Fahrzeuge genutzt werden, die mit einer entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind. Sofern es während der Vertragslaufzeit zu verkehrstechnischen Einschränkungen (z.B. Dieselfahrverbote o.ä.) kommt, ist der Auftragnehmer verpflichtet diese einzuhalten.

Bemusterung

Eine Bemusterung des Mobiliars ist vorgesehen. Um den Aufwand für die Bieter und die Auftraggeberin möglichst gering zu halten, werden nur die fünf Bestbieter zur Bemusterung aufgefordert, bei denen eine echte Chance auf Zuschlagserteilung besteht. Der Versand der Musteranforderung ist bis zum 30.08.2024 vorgesehen. Alle angeforderten Artikel sind für eine weitere Berücksichtigung des Angebots bis zum 06.09.2024 zwingend zu bemustern. Die Lieferung und Montage des Mustermobiliars muss kostenlos und frei Verwendungsstelle an folgende Anschrift erfolgen:

Stadt Essen
Rathenaustr. 2
45127 Essen

Die Zufahrt zum Gebäude ist montags bis freitags bis 10:00 Uhr über die Fußgängerzone möglich. Die Anlieferung erfolgt ebenerdig. Der genaue Liefertermin ist mindestens einen Tag vorher telefonisch mit Frau Ziegler (Tel. 0201/88-11426) abzustimmen. Weitere Informationen zur Bemusterung können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Zuschlagskriterien

Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden die nachfolgenden Zuschlagskriterien zugrunde gelegt:
- Preis: 90 %
- Qualität: 10 %

Genauere Informationen zur Qualitätswertung können der Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die Qualitätswertung basiert auf einem einzureichenden, max. 2-seitigen Konzept zu den im Rahmen der Herstellung und Auslieferung getroffenen Umweltschutzmaßnahmen.

Zusätzliche Informationen

#Besonders geeignet für:selbst#


Eignung des Bieters

Es werden gem. § 122 Abs.1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.
Nach § 122 Abs.1,2 GWB i.V.m. § 42 ff. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) werden von den Bietern mit Abgabe des Angebot zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit folgende Unterlagen (ggfls. ausgefüllt/unterschrieben) gefordert:

wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

- Bestätigung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung während der Vertragslaufzeit mit mindestens nachfolgenden Deckungssummen in den jeweiligen Kategorien:

o Vermögensschäden: 1.000.000,- Euro je Schadensereignis
o Personen- und Sachschäden: 3.000.000,- Euro je Schadensereignis

Der Nachweis ist in Form einer Eigenerklärung zu erbringen (Anlage "Eigenerklärung Versicherung"). Änderungen sind der Auftraggeberin unverzüglich und unaufgefordert anzuzeigen. Auf Verlangen sind die Versicherungen der Auftraggeberin nachzuweisen.

technische und berufliche Leistungsfähigkeit

- Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
- Zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig
- Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen gemäß beigefügtem Vordruck oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung.
Diese beinhaltet Angaben zu folgenden Punkten:
o Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
o Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
o Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
o Eintragungen im Berufsregister
o Eintragungen im Handelsregister
o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)
- Referenzen werden im Rahmen der Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen abgefragt. Als vergleichbare Referenzen werden solche angesehen, die nachweisen, dass der Koordinator ein Projekt mit folgenden Parametern durchgeführt hat:
o Austausch von mind. 1.000 Büroarbeitsplätzen im laufenden Betrieb
o Austausch muss an mindestens 2 verschiedenen Standorten erfolgt sein
Es ist mindestens eine vergleichbare Referenz vorzulegen. Diese ist in der Eigenerklärung als solche zu kennzeichnen.
- Sofern vom Bieter eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) eingereicht wird, kann die Auftraggeberin vor Auftragserteilung die Einreichung der geforderten Eignungsnachweise verlangen.

Hinweis:
Zertifizierungen, Bescheinigungen etc. mit Ausnahme von Eigenerklärungen können in Kopie vorgelegt werden

Fristen des Verfahrens

Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen 14.08.2024
Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen bis 15.08.2024
Angebotsfrist 22.08.2024 um 12:00 Uhr
Versand der Aufforderungen zur Bemusterung: spätestens am 30.08.2024
Frist zur Bemusterung: 06.09.2024
Versand Vorabinformation (§ 134 GWB) 27.09.2024
Zuschlags- und Bindefrist 09.10.2024

Sonstige Verfahrens-/Ausführungsbedingungen und Hinweise

1. Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr zur Verfügung gestellt.

2. Form der Angebote/Angebotserstellung

Angebote sind ausschließlich in elektronischer Form zugelassen; es gilt das Erfordernis der Textform nach § 126 BGB. Das weitere Verfahren ist der Anlage "Hinweise zur Einreichung von Angeboten (F. 312/322 EU)" zu entnehmen. Das Angebot muss alle Mindestanforderungen erfüllen und darf nicht von den Vertragsbedingungen abweichen. Im Übrigen sind alle in dieser Ausschreibung darüber hinaus geforderten Angaben bzw. Erklärungen und Zusagen den Angebotsunterlagen beizufügen.

Für die Angebotserstellung sind die von der Auftraggeberin übersandten Formulare zu verwenden. Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. Das Angebot muss in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst sein.

Bei Auftreten technischer Probleme, welche im Verantwortungsbereich der Vergabestelle liegen, hat der Bieter diese gegenüber der Vergabestelle anzuzeigen, um ggf. eine Fristverlängerung zur Angebotsabgabe zu erwirken.
3. Unklarheiten / Bieterfragen

Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten oder bestehen sonstige Rückfragen zur Angebotserstellung, so sind diese unverzüglich ausschließlich über die Kommunikationsebene des Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr zu stellen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen werden zeitgleich und anonymisiert eingestellt.

4. Aufwandsentschädigung

Die den Bietern entstandenen Kosten für die Erstellung des Angebots werden von der Auftraggeberin nicht
erstattet.

5. Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht

Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden und sind vertraulich zu behandeln. Alle beim Bieter mit dieser Ausschreibung befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung verpflichtet werden. Der Bieter hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Ausschreibungsunterlagen nur einem begrenzten und namentlich nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden. Diese Verpflichtung gilt auch für beteiligte Subunternehmen. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Benutzung für andere Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt.
Der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase - über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen Informationen und Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.

Der Bieter hat sich über alle Einzelheiten des Leistungsverzeichnisses und der vorgesehenen Arbeiten unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung des Vertrages maßgebend sind, in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen. Spätere Berufung auf Irrtum oder Nichtwissen ist ausgeschlossen.

Der Bieter bestätigt mit der Angebotsabgabe, dass er die Möglichkeit hatte, alle Verhältnisse, die zur Erfüllung des Vertrages maßgeblich sind, vor Abgabe des Angebotes zu überprüfen.
Der Bieter bestätigt mit der Abgabe des Angebots ferner, dass die Dienstleistungen vollständig beschrieben sind und keine Teilleistungen fehlen, die zur einwandfreien Erfüllung des Vertrags notwendig sind. Bestehen nach Ansicht des Bieters bei Auslegung der Verdingungsunterlagen mehrere Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so wird der Bieter vor Abgabe des Angebotes eine Klärung herbeiführen. Nach Vertragsabschluss gilt die Art der Auslegung, welche von der Auftraggeberin vorgesehen war.

6. Datenschutz, Postgeheimnis

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Wahrung des Datenschutzgeheimnisses nach dem Bundesdatenschutzgesetz sowie der Datenschutzgrundverordnung in der jeweils geltenden Fassung.
Die Daten dürfen nur zum Zweck der Auftragserledigung genutzt werden; insbesondere ist jede weitergehende und länger andauernde Speicherung, die Verwendung für eigene Interessen und/oder Weitergabe an Dritte verboten.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, die ihm durch die Tätigkeit für die Auftraggeberin bekannt gewordenen Daten gem. dem Bundes-Datenschutzgesetz sowie der Datenschutzgrundverordnung in der jeweils geltenden Fassung zu behandeln, insbesondere unterwirft sich der Auftragnehmer der Kontrolle der/des Bundesbeauftragten für den Datenschutz.

7. Bieterbezogene Anfragen

Die Vergabestelle meldet dem Wettbewerbsregister solche Bieter, die wegen schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere wegen nachweislich schuldhafter Verstöße gegen die Bestimmungen aus dem TVgG NRW zeitlich befristet ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger Verfehlungen auf einen Ausschluss verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt beim Wettbewerbsregister an, ob hinsichtlich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen vorliegen.

8. Wesentliche Zahlungsbedingungen:

Die Stadt Essen hat die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen auf eine elektronische Bearbeitung umgestellt (rechnung@finanzbuchhaltung.essen.de). Die Rechnungslegung soll daher elektronisch unter Beachtung folgender Konventionen erfolgen:
- eine Rechnung pro E-Mail
o die Rechnung muss zwingend im PDF-Format vorliegen
o die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten
- Anlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail
o als eigene PDF-Datei
o mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen
übersandt werden.

Jeder Rechnung ist ein durch die Bedarfsstelle unterschriebener Lieferschein beizufügen.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung, spätestens zum 09.10.2024. Die Grundvertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (bis zum 08.10.2026), zuzüglich zweimaliger Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre (bis zum 08.10.2028) beträgt.