OV 430-2024 Unterstützungsleistung Microsoft 365 (Phase II)

F&W Fördern & Wohnen AöR

F&W hat im Frühjahr 2024 die sukzessive Einführung von Microsoft 365 (nachfolgend MS365) gestartet. Ziel ist es, die Basisfunktionen (Sharepoint, Outlook, Teams, Office-Online) bis Mitte 2025 schrittweise zu implementieren. Zur Umsetzung dieses Vorhabens wurde eine Projektgruppe, bestehend aus Fachkräften der IT, des Betriebes, der Unternehmenskommunikation und der Personalabteilung gegründet. In der ersten Projektphase werden die bislang genutzten Funktionen von HCL Notes sukzessive bis Ende 2024 abgelöst und ein Intranet in MS Sharepoint aufgebaut. Die Realisierung dieser ersten Projektphase wird bereits mit externer Unterstützungsleistung vorangetrieben, die bis August 2024 abgedeckt ist. Gegenstand dieses Auftrages ist es, den Einführungsprozess von MS365 weiterhin zu unterstützen. Insbesondere die Einführung von MS Teams und die Weiterentwicklung des auf SharePoint (modern UI) basierenden Intranets für ca. 2.000 Anwender:innen stehen dabei im Hauptfokus. In weiteren Phasen geht es um die Abbildung interner Prozesse durch Power Automate. Zudem beinhaltet der Vertrag Beratungs- und Unterstützungsleistungen beim Wandel der digitalen Zusammenarbeit, der Etablierung moderner Arbeitsweisen sowie bei der Entwicklung von Maßnahmen zur Akzeptanzsicherung. Unter Anderem ist geplant, dass sehr relevante Workflows (3-4) unter Nutzung von MS365 Standards entwickelt und im Intranet integriert werden, z.B. Urlaubsmeldung und Verlinkung zu SAP.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-08-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-07-02.

Wer?

• F&W Fördern & Wohnen AöR

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Hamburg › Hamburg
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-07-02	Auftragsbekanntmachung
2024-07-26	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-07-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: OV 430-2024 Unterstützungsleistung Microsoft 365 (Phase II)
Referenznummer: OV 430-2024 dq
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 0 EUR 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: b592bcce-ae8e-4436-8b61-75337dbc2813
Titel: Los 1
Beschreibung der Beschaffung:

Hierbei handelt es sich insbesondere um die Beratung und Entwicklungsleistungen bezüglich der unter Punkt 5.1.1 genannten Qualifikationsfelder. F&W geht davon aus, dass die erforderliche Dienstleistung einen Umfang von etwa 200 Personentagen im Zeitraum von 4 Jahren hat. 5.1.1. Geforderte Tätigkeiten und Qualifikationen Der AN muss je Typ „MS365 Consultant“ und „MS365 Developer“ mindestens zwei Mitarbeitende mit der Dienstleistung für F&W betrauen und benennen. Sollten benannte Personen nicht eingesetzt werden können, so sind vom AN zeitnah ebenso qualifizierte Mitarbeitende zu benennen. Die Qualifikationen haben für F&W eine hohe Priorität und sollen durch mehr als eine Person abgedeckt werden müssen. Die vom AN benannten Personen müssen folgende Qualifikationen mit mindestens dreijähriger Erfahrung nachweisen: MS365 Consultant: SharePoint Online Teams Exchange Online One Drive MS365 Apps – u.a. Outlook, Planner, Forms Azure Active Directory PowerApps Power Automate Viva Connections / Engage / Learning Power BI MS365 Developer: Prozessabbildung auf Powerplattform Automate Power Apps Schnittstellen bspw. zu SAP s. Leistungsbeschreibung 5.1.1

Beschreibung der Beschaffung

Hierbei handelt es sich insbesondere um die Beratung und Entwicklungsleistungen bezüglich der unter Punkt 5.1.1 genannten Qualifikationsfelder. F&W geht davon aus, dass die erforderliche Dienstleistung einen Umfang von etwa 200 Personentagen im Zeitraum von 4 Jahren hat.

5.1.1. Geforderte Tätigkeiten und Qualifikationen

Der AN muss je Typ „MS365 Consultant“ und „MS365 Developer“ mindestens zwei Mitarbeitende mit der Dienstleistung für F&W betrauen und benennen. Sollten benannte Personen nicht eingesetzt werden können, so sind vom AN zeitnah ebenso qualifizierte Mitarbeitende zu benennen. Die Qualifikationen haben für F&W eine hohe Priorität und sollen durch mehr als eine Person abgedeckt werden müssen.

Die vom AN benannten Personen müssen folgende Qualifikationen mit mindestens dreijähriger Erfahrung nachweisen:
MS365 Consultant:
SharePoint Online
Teams
Exchange Online
One Drive
MS365 Apps – u.a. Outlook, Planner, Forms
Azure Active Directory
PowerApps
Power Automate
Viva Connections / Engage / Learning
Power BI

MS365 Developer:
Prozessabbildung auf Powerplattform
Automate Power Apps
Schnittstellen bspw. zu SAP

s. Leistungsbeschreibung 5.1.1

Dauer: 1 Jahre
Maximale Verlängerungen: 3
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: jeweils 1 Jahr
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 13649992-0975-40ab-ad85-303876e2db4a
Titel: Los 2
Beschreibung der Beschaffung:

Hierbei geht es um Beratungs-, Schulungs- und Unterstützungsleistungen beim Wandel der digitalen Zusammenarbeit und Etablierung moderner Arbeitsweisen in den verschiedenen zentralen und dezentralen Unternehmensbereichen. Insbesondere die gemeinsame Entwicklung von bereichsbezogenen Teams-Arbeitsräumen ist hier im Fokus. Es gilt Unterstützungsformate für Führungskräfte und Arbeitsgruppen zu entwickeln, diese anfänglich durchzuführen. Zudem gilt es die Unternehmenskommunikation bei der Nutzung von Sharepoint, Teams (sowie weiterer Apps) für die interne Kommunikation aktiv und Service-orientiert zu beraten. In enger Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation und dem Personalmanagement sollen vom AN Begleitmaßnahmen zur Akzeptanzsicherung entwickelt und durchzuführt werden. F&W geht davon aus, dass die erforderlichen Dienstleistungen einen Umfang von 340 Personentagen im Zeitraum von 4 Jahren haben. 5.1.2. Geforderte Tätigkeiten und Qualifikationen Der AN muss mindestens zwei Personen benennen, die mit den Dienstleistungen für F&W betraut werden sollen. Sollten die benannten Personen nicht eingesetzt werden können, so sind vom AN zeitnah ebenso qualifizierte Mitarbeitende zu benennen. Diese Personen müssen folgende Qualifikationen aufweisen: - Mind. 3 Jahre Erfahrungen bei der Einführung von Intranet- und Kollaborationslösungen, Kenntnisse über typische Use Cases und Verständnis für die funktionalen Möglichkeiten von MS365 (SharePoint Online/SharePoint Server, Teams, Exchange Online, OneDrive, M365 AdminCenter). - Methodenkenntnisse in der Beratung (Workshops, Visualisierung) - Schulungsfähigkeiten (Erfahrungen mit MS365 Lernplattformen) - Sprachkenntnisse: Sämtliche Kommunikation mit Ansprechpartner:innen der AG inkl. Schulungen erfolgen in deutscher Sprache. Auch die komplette Dokumentation muss in deutscher Sprache erstellt werden. (Eigenerklärung) Nachweise über diese Qualifikationen der vom AN vorgesehenen Mitarbeitenden sind dem Angebot beizufügen. Des Weiteren sind folgende Softskills erforderlich: - gute Kommunikations- sowie Präsentationsfähigkeiten - Motivation, Lösungsorientierung, Hands-on-Mentalität - Resilienz und Empathie in einem heterogenen Geschäftsumfeld

Beschreibung der Beschaffung

Hierbei geht es um Beratungs-, Schulungs- und Unterstützungsleistungen beim Wandel der digitalen Zusammenarbeit und Etablierung moderner Arbeitsweisen in den verschiedenen zentralen und dezentralen Unternehmensbereichen. Insbesondere die gemeinsame Entwicklung von bereichsbezogenen Teams-Arbeitsräumen ist hier im Fokus. Es gilt Unterstützungsformate für Führungskräfte und Arbeitsgruppen zu entwickeln, diese anfänglich durchzuführen. Zudem gilt es die Unternehmenskommunikation bei der Nutzung von Sharepoint, Teams (sowie weiterer Apps) für die interne Kommunikation aktiv und Service-orientiert zu beraten.
In enger Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation und dem Personalmanagement sollen vom AN Begleitmaßnahmen zur Akzeptanzsicherung entwickelt und durchzuführt werden. F&W geht davon aus, dass die erforderlichen Dienstleistungen einen Umfang von 340 Personentagen im Zeitraum von 4 Jahren haben.

5.1.2. Geforderte Tätigkeiten und Qualifikationen

Der AN muss mindestens zwei Personen benennen, die mit den Dienstleistungen für F&W betraut werden sollen. Sollten die benannten Personen nicht eingesetzt werden können, so sind vom AN zeitnah ebenso qualifizierte Mitarbeitende zu benennen.

Diese Personen müssen folgende Qualifikationen aufweisen:

- Mind. 3 Jahre Erfahrungen bei der Einführung von Intranet- und Kollaborationslösungen, Kenntnisse über typische Use Cases und Verständnis für die funktionalen Möglichkeiten von MS365 (SharePoint Online/SharePoint Server, Teams, Exchange Online, OneDrive, M365 AdminCenter).
- Methodenkenntnisse in der Beratung (Workshops, Visualisierung)
- Schulungsfähigkeiten (Erfahrungen mit MS365 Lernplattformen)
- Sprachkenntnisse: Sämtliche Kommunikation mit Ansprechpartner:innen der AG inkl. Schulungen erfolgen in deutscher Sprache. Auch die komplette Dokumentation muss in deutscher Sprache erstellt werden. (Eigenerklärung)

Nachweise über diese Qualifikationen der vom AN vorgesehenen Mitarbeitenden sind dem Angebot beizufügen.

Des Weiteren sind folgende Softskills erforderlich:

- gute Kommunikations- sowie Präsentationsfähigkeiten
- Motivation, Lösungsorientierung, Hands-on-Mentalität
- Resilienz und Empathie in einem heterogenen Geschäftsumfeld

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Beschreibung
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Postleitzahl: 20097
Stadt: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-08-02 23:59:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 28 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-07-23 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 51 Abs. 2 SektVO, § 16a Abs. 1 VOB/A-EU. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/449cd7a9-833a-4e4a-93fa-be7c902f1a5f/suitabilitycriteria

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/449cd7a9-833a-4e4a-93fa-be7c902f1a5f/suitabilitycriteria

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe: Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: F&W Fördern & Wohnen AöR
Nationale Registrierungsnummer: 68809996-e5f3-44ac-810d-1eba68c86d7c
Abteilung: Beschaffungsmanagement
Postanschrift: Heidenkampsweg 98
Postleitzahl: 20097
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Beschaffungsmanagement
E-Mail: ausschreibung-sp@foerdernundwohnen.de 📧
Telefon: +49 40428350 📞
URL: https://www.foerdernundwohnen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/449cd7a9-833a-4e4a-93fa-be7c902f1a5f 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/449cd7a9-833a-4e4a-93fa-be7c902f1a5f 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Freie und Hansestadt Hamburg - Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Nationale Registrierungsnummer: 87a0a984-c283-4076-b895-111964fcf01c
Abteilung: Abteilung 42
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Postleitzahl: 20354
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Abteilung 42
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231690 📞
Fax: +49 40427923080 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-02+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 128-396826 (2024-07-02)

Auftragsbekanntmachung (2024-07-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 0 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 7c74350c-a1ed-44c3-b42a-dd34cb9a3d15
2747c7a2-d105-465c-90ca-3ff5a93b0da4

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-08-15 23:59:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 46 Tage

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/bbee1ceb-0304-4e62-b605-1e50c78cb0e2 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/bbee1ceb-0304-4e62-b605-1e50c78cb0e2 🌏

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-26+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Die Angebotsfrist wurde bis zum 15. Augist 2024 um 23:59 Uhr verlängert. Den Vergabeunterlagen wurde ein Vertragsentwurf hinzugefügt.

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: c4b817ad-50ca-4fa9-ae6c-c35fc51ccce8-01
Quelle: OJS 2024/S 146-453071 (2024-07-26)

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