Provision of Optical Character Recognition (OCR) processing and conversion of scanned images and PDF documents to coded data and data extraction

European Patent Organisation

The European Patent Office (EPO) receives daily a large amount of confidential new patent applications, forms, free text letters as well as patent and non-patent literature containing plain text, tables, chemical and mathematical formulae as well as drawings relating to the patent grant process in various formats. These documents need to be OCR-converted into XML-structured data where formulae, drawings and many tables can be captured as images. The requested Services cover XML-conversion, extraction of citations and XML mark-up in line with the EPO’s capturing guidelines. On average the Services relate to 2 million pages per month spread over 3 Lots. Service descriptions and volumes are subject to change. All data shall be kept and services shall be performed within the territory of one of the EPC Member States. The Services shall be performed at Contractor’s premises.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-01-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-09-09.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-09-09 Auftragsbekanntmachung
2024-10-17 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-09-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Provision of Optical Character Recognition (OCR) processing and conversion of scanned images and PDF documents to coded data and data extraction
Referenznummer: EPO-2024-0018
Kurze Beschreibung:
The European Patent Office (EPO) receives daily a large amount of confidential new patent applications, forms, free text letters as well as patent and non-patent literature containing plain text, tables, chemical and mathematical formulae as well as drawings relating to the patent grant process in various formats. These documents need to be OCR-converted into XML-structured data where formulae, drawings and many tables can be captured as images. The requested Services cover XML-conversion, extraction of citations and XML mark-up in line with the EPO’s capturing guidelines. On average the Services relate to 2 million pages per month spread over 3 Lots. Service descriptions and volumes are subject to change. All data shall be kept and services shall be performed within the territory of one of the EPC Member States. The Services shall be performed at Contractor’s premises.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Optische Zeichenerkennung 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 3
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 3

1️⃣
Interne Kennung: LOT-0001
Titel: Lot 1 - Early OCR - Optical Character Recognition concerning patent documents requiring digitisation of text
Beschreibung der Beschaffung:
Early OCR - Optical Character Recognition concerning patent documents requiring digitisation of text
Zusätzliche Informationen:
Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed. Questions submitted after the deadline for receipt of requests for clarification will not be answered. After expiry of the deadline, the questions submitted by others and the corresponding clarifications will be available in the BIDDING COCKPIT. A framework agreement will be awarded to one contractor per lot. Bidders may submit a bid for one or more lots. The three lots will be evaluated separately. If several bidders submit a joint bid, they must be jointly and severally liable for the performance of the obligations under the contract. A declaration to this effect, duly signed by all members of the grouping and appointing a representative authorised to act on behalf of all members, must be submitted with the bid. Online meetings for the clarification of bids, if required, are planned to take place in week 4, 2025.
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Postanschrift: Bob-van-Benthem-Platz 1
Postleitzahl: 80469
Stadt: Munich
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 36 Monate
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
The start-up phase must be performed within six months from contract signature. The production phase will start on the Commencement Date i.e. after the EPO’s acceptance of the Contractor’s fulfilment of the start-up phase. The operational phase will be for three years from the Commencement Date with three optional extensions of one year each at the EPO’s discretion.
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Informationen über Varianten
Es werden Varianten akzeptiert ✅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technical conditions
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: LOT-0002
Titel: Lot 2 - Citation Extraction
Beschreibung der Beschaffung:
Citation extraction covering digitised patent documents requiring citation extraction.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technical Conditions
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Interne Kennung: LOT-0003
Titel: Lot 3 - Forms OCR
Beschreibung der Beschaffung:
Optical Character Recognition concerning images and/or PDFs of forms related to the patent grant procedure requiring the localisation, extraction and mark-up of information in such forms.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-01-09 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: See procurement documents
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Beschreibung der Ausschlussgründe:
See Article 2 of EPO´s General Conditions of Tender for exclusion grounds
Zu den Ausschlussgründen siehe Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO
Voir l'article 2 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence de l'OEB pour les motifs d'exclusion.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Patent Organisation
Postanschrift: Patentlaan 2
Postleitzahl: 2288 EE
Postort: Rijswijk
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Procurement and Vendor Management
E-Mail: tenderteam@epo.org 📧
Telefon: +31 70340-2040 📞
URL: http://www.epo.org/tenders 🌏
Adresse des Käuferprofils: http://www.epo.org/tenders 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Haupttätigkeit
Wirtschaft und Finanzen
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://www.epo.org/NetServer/ 🌏
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Only electronic bids may be submitted. Please note that a qualified electronic signature is required as specified on EPO's website: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures.html Final date to download the Procurement Documents: 08.01.2025 23:30 Final date for receipt by the EPO of requests for clarification: 21.10.2024 12:00 Questions must be submitted via the Bidding Cockpit.
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Körper überprüfen
Name: See General Conditions of Tender
Postanschrift: not applicable
Postort: not applicable
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: tenderteam@epo.org 📧
Telefon: +49 892399-0 📞
URL: http://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Procurement and Vendor Management
Postanschrift: European Patent Office
Postleitzahl: 80298
Postort: Munich
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Please note that EPO's procurement procedures are governed solely by EPO's own procurement rules. The relevant rules are described in the EPO's General Conditions of Tender, which are available at the EPO's website https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html.
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2024/S 177-544518 (2024-09-09)
Auftragsbekanntmachung (2024-10-17)
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Only electronic bids may be submitted. Please note that a qualified electronic signature is required as specified on EPO's website: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures.html Final date to download the Procurement Documents: 08.01.2025 23:30 Final date for receipt by the EPO of requests for clarification: 04.11.2024 12:00 Questions must be submitted via the Bidding Cockpit.
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Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Andere zusätzliche Informationen
The deadline for submission of requests for clarification has been extended.
Die Frist zur Einreichung von Klarstellungsersuchen wurde verlängert.
Le délai de dépôt des demandes de clarification a été prolongé.
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 05f31184-0cf1-4187-a3e4-44f96e110705-01
Quelle: OJS 2024/S 204-633568 (2024-10-17)
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