Rahmenvereinbarung für die Vergabe von Einzelaufträgen für die Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen im In- und Ausland
Im Rahmen seiner Aufgaben führt das BMUV vielfältige Kommunikations- und Informationsveranstaltungen durch. Veranstaltungen sind ein Aushängeschild für die Wahrnehmung des Ministeriums und reihen sich in die mittel- und langfristigen Kommunikationsstrategien des BMUV ein. Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, die die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messeauftritten und Ausstellungen im In- und Ausland beinhaltet. Die Auftraggeberin, im Folgenden AG genannt, beabsichtigt, auf der Grundlage dieser Rahmenvereinbarung Einzelaufträge für verschiedene Veranstaltungsformate zu erteilen: Hierzu gehören sowohl größere Konferenzen, nationale und internationale Messeauftritte als auch kleinere dialogorientierte Maßnahmen. Auch andere öffentlichkeitswirksame Aktionen wie der Tag der offenen Tür der Bundesregierung, Ausstellungen, Preisverleihungen oder Veranstal-tungen zu Gedenktagen und Feiern gehören zu diesem Spektrum. Veranstaltungen des BMUV finden in Präsenz, virtuell oder hybrid statt. Diese sind wie folgt definiert: • Präsenzveranstaltungen: Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden, bei denen sich alle Teilnehmenden vor Ort befinden. • Hybridveranstaltungen: Veranstaltungen, bei denen sich in der Regel der kleinere Teil des Publikums/der Teilnehmenden vor Ort befindet und ein anderer Teil online zugeschaltet wird. • Virtuelle Veranstaltungen: Veranstaltungen, bei denen das gesamte Publikum/die Teilnehmenden online zugeschaltet sind. Grundsätzlich sind nur Mitarbeitende des BMUV und externe Dienstleistende vor Ort. Das schließt nicht aus, dass es ein Bühnenprogramm mit physisch anwesenden Akteuren (Z. B. Hausleitung, Moderation, Teilnehmende einer Podiumsdiskussion) gibt, das live übertragen wird. Die Veranstaltungen können an den Dienstsitzen der AG in Bonn und Berlin oder an externen Veranstaltungsorten im In- und Ausland stattfinden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-07-30.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-06-27.
Auftragsbekanntmachung (2024-06-27) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung für die Vergabe von Einzelaufträgen für die Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen im In- und Ausland
Referenznummer: Z I 3 VSt. 1825/2024
Kurze Beschreibung:
“Im Rahmen seiner Aufgaben führt das BMUV vielfältige Kommunikations- und Informationsveranstaltungen durch. Veranstaltungen sind ein Aushängeschild für die...”
Kurze Beschreibung
Im Rahmen seiner Aufgaben führt das BMUV vielfältige Kommunikations- und Informationsveranstaltungen durch. Veranstaltungen sind ein Aushängeschild für die Wahrnehmung des Ministeriums und reihen sich in die mittel- und langfristigen Kommunikationsstrategien des BMUV ein. Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, die die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Messeauftritten und Ausstellungen im In- und Ausland beinhaltet.
Die Auftraggeberin, im Folgenden AG genannt, beabsichtigt, auf der Grundlage dieser Rahmenvereinbarung Einzelaufträge für verschiedene Veranstaltungsformate zu erteilen: Hierzu gehören sowohl größere Konferenzen, nationale und internationale Messeauftritte als auch kleinere dialogorientierte Maßnahmen. Auch andere öffentlichkeitswirksame Aktionen wie der Tag der offenen Tür der Bundesregierung, Ausstellungen, Preisverleihungen oder Veranstal-tungen zu Gedenktagen und Feiern gehören zu diesem Spektrum.
Veranstaltungen des BMUV finden in Präsenz, virtuell oder hybrid statt. Diese sind wie folgt definiert:
• Präsenzveranstaltungen: Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden, bei denen sich alle Teilnehmenden vor Ort befinden.
• Hybridveranstaltungen: Veranstaltungen, bei denen sich in der Regel der kleinere Teil des Publikums/der Teilnehmenden vor Ort befindet und ein anderer Teil online zugeschaltet wird.
• Virtuelle Veranstaltungen: Veranstaltungen, bei denen das gesamte Publikum/die Teilnehmenden online zugeschaltet sind. Grundsätzlich sind nur Mitarbeitende des BMUV und externe Dienstleistende vor Ort. Das schließt nicht aus, dass es ein Bühnenprogramm mit physisch anwesenden Akteuren (Z. B. Hausleitung, Moderation, Teilnehmende einer Podiumsdiskussion) gibt, das live übertragen wird.
Die Veranstaltungen können an den Dienstsitzen der AG in Bonn und Berlin oder an externen Veranstaltungsorten im In- und Ausland stattfinden.
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Produkte/Dienstleistungen: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Aus der Erfahrung der letzten Jahre wird davon ausgegangen, dass pro Jahr 10 bis 15 Veranstaltungen im Inland durchgeführt werden. Darüber hinaus können...”
Beschreibung der Beschaffung
Aus der Erfahrung der letzten Jahre wird davon ausgegangen, dass pro Jahr 10 bis 15 Veranstaltungen im Inland durchgeführt werden. Darüber hinaus können auch Veranstaltungen im Ausland durchgeführt werden (z. B. Präsentationen des BMUV auf Vertragsstaatenkonferenzen). Sollte Deutschland eine Präsidentschaft innehaben oder Gastgeber einer internationalen Vertragsstaatenkonferenz oder einer vergleichbaren Veranstaltung mit Bezug zu den Themen des BMUV sein, kann zusätzlich die Organisation und Durchführung dieser Veranstaltungen durch den Auftragnehmer erforderlich sein.
• Fachveranstaltungen mit nationalem Teilnehmerkreis wie z. B. das 4. Nationale Wasserforum, das im Veranstaltungshof des BMUV in Berlin als hybrid-Format statt-fand. Die halbtägige Veranstaltung zum offiziellen Start des Umsetzungsprogramms der Nationalen Wasserstrategie umfasste ein Grußwort durch die Bundesministerin sowie zwei hochkarätig besetzte Paneldiskussionen. Insgesamt wurde die Veranstaltung von 536 Zuschauenden mitverfolgt (462 online & 74 in Präsenz). Die online zuge-schalteten Personen konnten sich aktiv in die Veranstaltung einbringen und Fragen stellen. Für die vor Ort anwesenden Gäste und Panelteilnehmer wurde Catering ge-reicht.
• Konferenzen mit internationalem Teilnehmerkreis wie z. B. die Internationale Chemikalienkonferenz ICCM5: Die UN-Veranstaltung ging über eine Woche und fand im WCCB in Bonn statt. Ziel der knapp 1000 Teilnehmende umfassenden Konferenz war die Verhandlung einer neuen Rahmenvereinbarung zum internationalen Chemika-lienmanagement. Das Aufgabenspektrum umfasste in enger Abstimmung mit der UN u.a. die Konzeption und Planung des Konferenzdesigns, einer Ausstellung sowie die Abstimmungen sämtlicher Fragen zu Logistik, Technik und Sicherheit mit der Location.
• Präsentation des BMUV durch einen Stand auf Verbraucher- und Fachmessen wie der Grünen Woche oder der Bildungsmesse didacta. Ziel der Messepräsentationen ist es, die aktuellen Schwerpunkte des Ministeriums auf kreative und informative Weise für das Publikum darzustellen. Zuletzt wurden dafür auf der Grünen Woche die Themenbereiche Moorschutz und Verbraucherschutz an einem Stand zusammengeführt und durch ein umfangreiches Bühnenprogramm und Aktionen für Jung und Alt komplettiert.
• Präsentationen im Rahmen von internationalen Vertragsstaatenkonferenzen, die im zeitlichen Rhythmus von ein oder zwei Jahren in jeweils wechselnden Ländern stattfinden, wie z. B. die Vertragsstaatenkonferenz des Übereinkommens über die biologische Vielfalt.
• Darstellung der Themen des BMUV im Rahmen des Tages der offenen Tür der Bundesregierung am Sitz des Ministeriums in Berlin.
• Informationsstände beim Tag der Deutschen Einheit in wechselnden deutschen Städten, beim Umweltfestival am Brandenburger Tor in Berlin oder bei der Woche der Umwelt des Bundespräsidenten im Park von Schloss Bellevue.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders geeignet für:selbst#”
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Organisation von Kulturveranstaltungen📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Die Veranstaltungen können an den Dienstsitzen der AG in Bonn und Berlin oder an externen Veranstaltungsorten im In- und Ausland stattfinden.”
Ort der Leistung: Berlin🏙️ Dauer
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Die AG hat das Recht, den Vertrag zu den genannten Konditionen, insbesondere den angegebenen Preisen, zweimal um zwei Jahre zu verlängern. Es besteht kein...”
Beschreibung der Optionen
Die AG hat das Recht, den Vertrag zu den genannten Konditionen, insbesondere den angegebenen Preisen, zweimal um zwei Jahre zu verlängern. Es besteht kein Anspruch des AN, dass die AG diese Option ausübt. Im Falle der Inanspruchnahme der Verlängerungsoption wird eine diesbezügliche Erklärung spätestens sechs Monate vor Ende der Vertragslaufzeit in Textform gegenüber dem AN abgegeben. Die Gesamtvertragslaufzeit endet spätestens am 31. Dezember 2030. Einer besonderen Kündigung bedarf es nicht. Am Ende der Vertrags-laufzeit ist eine reibungslose Überleitungsphase unter Beachtung der unter E, Formular 03.01 der Vergabeunterlagen genannten Anforderungen zu gewährleisten.
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-07-30 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-07-30 10:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Bonn
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):
“Die Öffnung der Angebote wird von mindestens 2 Vertreter*innen der AG'in unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt. Bietende sind nicht zugelassen.”
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren)
Die Öffnung der Angebote wird von mindestens 2 Vertreter*innen der AG'in unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt. Bietende sind nicht zugelassen.
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Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 120
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2024-06-25 📅
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅ Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:
“Abweichend von § 21 abs. 6 VGV darf bei der Vergabe von Aufträgen für soziale und andere besondere Dienstleistungen die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung...”
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen
Abweichend von § 21 abs. 6 VGV darf bei der Vergabe von Aufträgen für soziale und andere besondere Dienstleistungen die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung gem. § 65 Abs. 2 VgV sechs Jahre betragen. Durch die vorgesehenen Verlängerungsoptionen wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Kurzdarstellung Unternehmen: Hierzu wird die Eigenerklärung Unternehmensdarstellung (Formular 03.07 der Vergabeunterlagen) gefordert und gemäß Erläuterungen...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Kurzdarstellung Unternehmen: Hierzu wird die Eigenerklärung Unternehmensdarstellung (Formular 03.07 der Vergabeunterlagen) gefordert und gemäß Erläuterungen in Vordruck 03.03 "Übersicht Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen nicht gesondert bewertet.
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Unternehmensreferenzen: Die angegebene(n) Referenz(en) soll(en) sich auf die Durchführung vergleichbar gelagerter Vorhaben in den letzten drei Jahren...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Unternehmensreferenzen: Die angegebene(n) Referenz(en) soll(en) sich auf die Durchführung vergleichbar gelagerter Vorhaben in den letzten drei Jahren (maßgeblich für die Berechnung ist der Tag der Bekanntmachung) beziehen.
Die entsprechenden Darstellungen müssen eine kurze Beschreibung des Auftragsgegenstandes (Titel), den Leistungszeitraum, die Auftragssumme, die/den Auftraggeber*in mit Anschrift und eine inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung des Referenzauftrages enthalten.
Bewertet werden maximal 1 Referenz, die die Mindestanforderungen der Nummern 3.3.1 und 3.3.4 erfüllen müssen. Bei mehreren eingereichten Referenzen sind die zu bewertenden Referenzen im Formular 3.12 der Vergabeunterlagen fortlaufend nummeriert einzutragen.
3.3.1 Planung und Umsetzung einer Fachveranstaltung im Präsenz- oder Hybridformat ab 150 nationalen und/oder internationalen Teilnehmenden.
3.3.2 Planung und Umsetzung einer virtuellen Fachveranstaltung ab 100 nationalen und/oder internationalen Teilnehmenden.
3.3.3 Konzeption, Planung und Umsetzung einer öffentlichkeitswirksamen Bürgerveranstaltung wie z.B. dem Tag der offenen Tür der Bundesregierung.
3.3.4 Konzeption, Planung und Umsetzung eines Informationstands auf einer Verbraucher- bzw. Fachmesse.
Hierzu wird die Eigenerklärung zu Unternehmensreferenzen (Formular 03.12 der Vergabeunterlagen) gefordert und gemäß Erläuterungen in Vordruck 03.03 "Übersicht Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen ausgewertet.
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Persönliche Qualifikation und Erfahrung der im Rahmen der Auftragsausführung vorgesehenen Mitarbeiter*innen: Kurzdarstellung der im Rahmen der...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Persönliche Qualifikation und Erfahrung der im Rahmen der Auftragsausführung vorgesehenen Mitarbeiter*innen: Kurzdarstellung der im Rahmen der Auftragsausführung vorgesehenen Mitarbeiter*innen
Bewertet wird:
3.3.5 Darlegung des Umfangs der Erfahrungen und Kenntnisse der Teamleitung: Mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung zum genannten Leistungsgegenstand und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebenden.
3.3.6 Darlegung des Umfangs der Erfahrungen und Kenntnisse von zwei Projektleitungen: Mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung und Erfahrung zum genannten Leistungsgegen-stand und in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebenden.
Hierzu wird die Eigenerklärung zum Personal (Formular 03.13 der Vergabeunterlagen) gefordert und gemäß Erläuterungen in Vordruck 03.03 "Übersicht Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen ausgewertet.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Umsatz: Anzugeben ist der Umsatz (Gesamtumsatz und Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Umsatz: Anzugeben ist der Umsatz (Gesamtumsatz und Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss mindestens 1.000.000 € netto betragen.
Hierzu wird die Eigenerklärung zum Umsatz (Formular 03.09 der Vergabeunterlagen) gefordert und gemäß Erläuterungen in Vordruck 03.03 "Übersicht Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen ausgewertet.
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung: Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 3 Mio. Euro pauschal für...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung: Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 3 Mio. Euro pauschal für Personen- und Sachschäden.
Hierzu wird die Eigenerklärung zum Betriebshaftpflichtversicherung (Formular 03.10 der Vergabeunterlagen) gefordert und gemäß Erläuterungen in Vordruck 03.03 "Übersicht Eignungskriterien" der Vergabeunterlagen ausgewertet.
“1. Zusätzliche Fragen/Bieterfragen über die Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen und...”
1. Zusätzliche Fragen/Bieterfragen über die Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen und sollen rechtzeitig, bis spätestens 8 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist an die Zentrale Vergabestelle gerichtet werden. Die Zentrale Vergabestelle wird die Auskünfte schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist ebenfalls auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes einstellen.
2. Es gilt deutsches Recht.
Hinweis:
Die e-Vergabe-Plattform wird regelmäßig gewartet. Während der Wartungsfenster
ist das System unter Umständen nur eingeschränkt verfügbar. Dies kann sowohl den
Zugriff auf Vergabeunterlagen betreffen als auch die Angebotsabgabe selbst. Da die
Nutzungseinschränkungen in der Regel nur einen kurzen Zeitraum betreffen,
versendet die Vergabestelle keine Angebotsunterlagen auf anderem Wege, z. B. per EMail.
Bei der Planung Ihrer elektronischen Abgaben achten Sie bitte auf diese
Wartungsfenster. Informationen über geplante Wartungsarbeiten finden Sie hier:
https://www.evergabe-online.de/status.html?
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: +49228-94990
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49228 9499 0📞
Fax: +49228 9499 163 📠
URL: https://bundeskartellamt.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Gemäß § 160 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Gemäß § 160 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist nach § 160 Absatz 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist nach § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungoder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2024/S 125-384563 (2024-06-27)