Rahmenvereinbarung Moderationsdienstleistungen

Kurze Beschreibung

Mit der Ausschreibung soll der Beschaffungsbedarf des BASE an Moderationsdienstleistungen gedeckt werden. Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Die Leistung wird in 3 Losen vergeben.

Eine nähere Projektbeschreibung, in der das Beschaffungsvorhaben eingehend erläutert wird, ist in der Vergabeunterlage „Leistungsbeschreibung“ enthalten.

Beschreibung der Beschaffung

Moderation für Dialog- und Beteiligungsformate des laufenden Beteiligungsformats Planungsteam Forum Endlagersuche (PFE) und Forum Endlagersuche (FE)

Eine nähere Projektbeschreibung, in der das Beschaffungsvorhaben eingehend erläutert wird, ist in der Vergabeunterlage „Leistungsbeschreibung“ enthalten.

Beschreibung der Optionen

Die Rahmenvereinbarung tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und endet nach drei Jahren oder mit Erreichen des Höchstwertes (netto) für das jeweilige Los, mit der Maßgabe, dass die Leistungserbringung bereits erteilter Einzelbeauftragungen - bis zur vollständigen Abarbeitung der dortigen Aufgabeninhalte - über das vorstehende Datum hinaus erfolgen darf.

Die Auftraggeberin ist bis zum Ablauf der in Absatz 1 genannten Vertragsdauer berechtigt den Vertrag einmal um ein Jahr zu verlängern. Eine Verpflichtung, diese Option auszuüben, besteht
jedoch nicht. Im Fall der Inanspruchnahme der Verlängerungsoption wird die Auftraggeberin dem Auftragnehmer eine Vertragsverlängerungserklärung in Textform zukommen lassen.

Beschreibung der Beschaffung

Moderation für Informations- und Dialogformate zur Vorbereitung und Durchführung gesetzlich festgeschriebener Beteiligungsformate

Eine nähere Projektbeschreibung, in der das Beschaffungsvorhaben eingehend erläutert wird, ist in der Vergabeunterlage „Leistungsbeschreibung“ enthalten.

Zusätzliche Informationen

Die Vergabestelle behält sich vor, im vergaberechtlich zulässigen Umfang fehlende Unterlagen und Angaben aller Art einschließlich fehlender Unterschriften nachzufordern. Sie behält sich außerdem vor, bei Bedarf Aufklärungsgespräche zum Angebotsinhalt mit den Bietenden zu führen.

Es wird darauf hingewiesen, dass bestimmte Unterlagen oder Angaben nicht nachgefordert werden können (bspw. wesentliche Preisangaben) und in diesem Fall das betroffene Angebot ausgeschlossen werden muss.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung legen die Bietenden eine Kopie eines aktuellen Handels- oder Berufsregisterauszuges vor, welcher zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein darf und fügen diesen als Anlage zur Erklärung zur Eignung für das jeweilige Los bei.

Alternativ haben die Bietenden die Möglichkeit eine Eigenerklärung abzugeben, dass eine solche Eintragung für sie nicht erforderlich ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Berufshaftpflichtversicherung: Die Bietenden erklären, unter Angabe der Deckungssummen und des Versicherungsunternehmens, dass eine Berufs- / Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall besteht.

Zum Nachweis des Bestehens dieser Versicherung legen sie einen Nachweis der Versicherung in Kopie bei und fügen diesen als Anlage zur Erklärung zur Eignung für das jeweilige Los bei.

Hinweis zu Mindestanforderungen: Es ist ein Nachweis über den Abschluss einer branchenüblichen Haftpflichtversicherung für Sach-, Personen- und Vermögensschäden vorzulegen, mit einer aktuellen Gültigkeit.

Oder

Die Bietenden erklären, unter Angabe der Deckungssummen je Versicherungsfall, dass sie eine Berufs- / Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bis spätestens zwei Wochen nach Auftragserteilung abgeschlossen haben werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Berufserfahrung des eingesetzten Projektteams: Zum Nachweis ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit machen die Bietenden im jeweiligen Formblatt „Erklärung zur Eignung“ für die Lose, für die sie ein Angebot einreichen wollen Angaben zur Berufserfahrung des eingesetzten Projektteams für das jeweilige Los.

Wird im Formblatt zur Eignung Berufserfahrung gefordert, so sind zum Nachweis der Berufserfahrung Lebensläufe (formlos) als Anhang zu den Formblättern zur Eignung vorzulegen. Weiter sind in den Formblättern „Erklärung zur Eignung“ Angaben zu Referenzen zu machen. Die zum Nachweis der Referenzen notwendigen Angaben sind im Formblatt vom Bieter lückenlos zu tätigen; auf alle Unterkriterien ist einzugehen. Die vom Bieter benannten Referenzenprojekte dürfen nicht älter als 5 Jahre sein, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist. Hierbei ist es nicht zwingend erforderlich, dass das betreffende Referenzprojekt bereits abgeschlossen ist. Es ist aber notwendig, dass die geforderten Leistungsbestandteile bereits erbracht worden sind. Eine Referenz kann durch die Bietenden mehreren der geforderten Bereiche zugeordnet werden.

Ist in einem Bereich mehr als eine Referenz gefragt so gilt der Bereich nur dann als abgedeckt, wenn eine Einzelperson des Projektteams die entsprechende Anzahl der Referenzen in diesem Bereich vorweisen kann.

Es sind 8 Moderator:innen (davon eine Projektleitung), 5 Projektmitarbeitende und 5 Projektassistenzen mit jeweils ihrer Qualifikation und Berufserfahrung zu benennen.

[PFE-Moderator:innnen] Von diesen 8 Moderator:innen sind 3 für die kontinuierliche Begleitung sowie einzelne Veranstaltungen des Planungsteam Forum Endlagersuche PFE zu benennen. Die Projektleitung ist zwingend Bestandteil dieser 3.

Alle der 8 Moderator:innen sind ebenfalls für den Einsatz beim Forum Endlagersuche vorzusehen, das i.d.R. einmal jährlich stattfindet. Davon 2 Hauptmoderator:innen und eine Back Up-Hauptmoderation (bei kurzfristigem Ausfall) [FE-Hauptteam]. Die restlichen 5 Moderator:innen für Arbeitsgruppen auf dem Forum Endlagersuche oder online Formate im Rahmen der Forumstage.

Für jede:n der Moderator:innen (für die Begleitung des PFE sowie die Moderation von Arbeitsgruppen des FE und Veranstaltungen der Forumstage) sind folgende Mindestanforderungen nachzuweisen:

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Öffentlichkeitsbeteiligung, Mediation oder Moderation.
• Sowie die nachfolgenden Referenzbereiche:
R1: Zwei Referenzen in der Moderation einer Veranstaltung im Onlineformat mit mindestens 50 Teilnehmenden
R2: Eine Referenz in der Moderation einer analogen Veranstaltung mit mindestens 50 Teilnehmenden
R3: Eine Referenz in der Moderation von Öffentlichkeitsbeteiligung von kontroversen Großprojekten mit heterogenem Teilnehmer:innenkreis zu den Themen radioaktive Abfälle, Anlagenbau, Infrastrukturprojekte oder vergleichbar komplexen, konfliktbehafteten Projekten mit mindestens 30 Teilnehmenden.

Darüber hinaus ist für die Projektleitung folgende Mindestanforderung nachzuweisen:

R4: Eine Referenz Projektkoordination von Veranstaltungen mit mehreren Ansprechpartner:innen (bspw. AG, weitere Moderator:innen, Mitarbeitende, externe Mitgestalter:innen, Dienstleister, etc.).

Für das FE-Hauptteam sind folgende Mindestanforderungen nachzuweisen:

Für jede:n der 3 Moderator:innen des 3 FE-Hauptteams sind folgende Mindestanforderungen nachzuweisen:
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Moderation von Veranstaltungen mit mind. 80 Teilnehmenden.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Mediationsverfahren (bspw. Umweltmediation) oder Öffentlichkeitsbeteiligung.
• Die folgenden 3 Bereiche für jede:n Moderator:in des FE-Hauptteams:
FE 1: Zwei Referenzen in der Moderation einer Veranstaltung mit mindestens 80 Teilnehmenden von mindestens 3 Stunden, bei der einige Teilnehmende vor Ort waren und andere mindestens per Videostream zuschauen konnten.
FE 2: Eine Referenz für die Moderation als Tandem, also 2 Moderator:innen im selben Veranstaltungsteil.
FE 3: Eine Referenz in der Moderation einer Veranstaltung mit heterogenem Teilnehmer:innenkreis zu den Themen radioaktive Abfälle, Anlagenbau, Infrastrukturprojekte oder vergleichbar komplexen, konfliktbehafteten Projekten.

Sowie folgende Referenzbereiche von den beiden FE-Hauptmoderator:innen (kumulativ):
FE 4: Eine Referenz in der Durchführung einer mehrstündigen Veranstaltung mit unterschiedlichen Formaten (bspw. Vorträgen oder Podiumsdiskussionen oder Workshops oder Abstimmungen)
FE 5: Eine Referenz in der Durchführung von einem hybriden Format, bei dem online- und Präsenzteilnehmende aktiv teilnehmen können.

Eine:r der Moderator:innen muss als Projektleitung benannt werden. Die Projektleitung ist Hauptansprechpartner:in für die AG.

Des Weiteren sind 5 Projektmitarbeiter:innen für Leistungen, die die Moderation unterstützen und für die Dokumentation sowie 5 Projektassistenzen für die technische und moderative Unterstützung von Veranstaltungen, anzugeben. Für das eingesetzte Personal sind folgende Mindestanforderungen über Lebensläufe (formlos) als Anhang zum Formblatt „Erklärung zur Eignung Los 1“nachzuweisen:

Für Projektmitarbeiter:innen:
• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Öffentlichkeitsbeteiligung oder Veranstaltungen
• Nachweis von Erfahrungen in der Dokumentation von Veranstaltungen oder Gremiensitzungen

Für Projektassistenzen:
• mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Bereich Öffentlichkeitsbeteiligung oder Veranstaltungen
• Nachweis über technische Durchführung von Veranstaltungen (bspw. zoom Videokonferenzen, kollaborative Tools, Chat-Betreuung etc.)
Eine Mehrfachnennung einer Person in verschiedenen Rollen (z.B. Moderator:in und Projektmitarbeitende) ist nicht möglich, sehr wohl aber eine Benennung als PFE-Moderator:in und Mitglied des FE-Hauptteams.

Der Bieter verpflichtet sich, die hier benannte/n Person/en zur vertraglichen Leistungserfüllung einzusetzen.

Zusätzliche Informationen

Die Bietenden sind verpflichtet, erkannte Vergaberechtsverstöße innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.
Auf § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.

Rechtsschutz gegen Entscheidungen der Auftraggeberin kann erlangt werden bei:

Vergabekammer beim Bundeskartellamt des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: vk@bundeskartellamt.de-mail.de
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach §§ 160f. GWB. Ein Nachprü-fungsantrag ist u.a. unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (Ausschlussfrist).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
Antragsbefugt ist nach § 160 Absatz 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Der Antrag ist nach § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungoder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.