Rahmenvereinbarung über die Abrechnung von Beihilfeleistungen und Abwicklung des AMNOG-Verfahrens

Südwestrundfunk Anstalt des öffentlichen Rechts

Unter Federführung des Südwestrundfunks (SWR) soll mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer für die Abrechnung der Beihilfeleistungen sowie die Abwicklung des AMNOG-Verfahrens abgeschlossen werden. Der zukünftige Dienstleister hat eine Migration der vom bisherigen Dienstleister zur Verfügung stellenden Datensätze inklusive Historie vor Leistungsbeginn sicherzustellen. Die über dieses Vergabeverfahren ausgeschriebenen Hauptleistungen sind: Bearbeitung der Beihilfeanträge und Erstellung der Bescheide nach den Bestimmungen des jeweiligen Beihilferechts laut Tabelle 6 (Kap. 5.2.1) - Rechtsgrundlage der Beihilfeabrechnung: • Entgegennahme sowie Prüfung der Anträge und Belege auf Beihilfen im Krankheits- und Geburtsfall sowie Dokumentation des Eingangs und Ermittlung der Beihilfeleistung inklusive Bescheiderteilung und Versand sowie Auszahlung inklusive Rechnungsstellung. • Fortlaufende Dokumentation der Antragsbearbeitung und der Abrechnung. • Speicherung der Stammdaten des Auftraggebers für die Laufzeit des Vertrages bis zur darauffolgenden turnusmäßigen jährlichen Datenlöschung des Auftragnehmers. • Die Archivierung der Abrechnungsdaten des Beihilfevorgangs und des eingereichten Beihilfeantrags mit Leistungsabrechnung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. • Führen der Korrespondenz inklusive Auskunftserteilung an Beihilfeberechtigte. • Erstbearbeitung von Widersprüchen. • Kontinuierliche Qualitätssicherung durch Stichprobenprüfung der Beihilfeabrechnung durch die Beihilferevision des Auftragnehmers. • Bereitstellung statistischer Auswertungen (z.B. Höhe der Beihilfeleistungen, Anzahl der Beihilfeanträge, usw.). Aus dieser Rahmenvereinbarung werden folgende Anstalten bezugsberechtigt sein: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, ARTE Deutschland TV GmbH, Bayerischer Rundfunk (BR), Deutsche Welle (DW), Deutschlandradio, Hessischer Rundfunk (HR), Norddeutscher Rundfunk (NDR), Rundfunk Berlin Brandenburg (RBB), Südwestrundfunk (SWR), Westdeutscher Rundfunk (WDR) sowie deren Tochter- und Beteiligungsunternehmen, sofern die Beteiligung mindestens 50% beträgt. Zudem können die GSEA (Gemeinschaftseinrichtungen der ARD) z.B. ARD.de aus dem Rahmenvertrag beziehen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-10-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-09-03.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-09-03 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-09-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung über die Abrechnung von Beihilfeleistungen und Abwicklung des AMNOG-Verfahrens
Referenznummer: EU-A/P 08/2024
Kurze Beschreibung:
Unter Federführung des Südwestrundfunks (SWR) soll mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer für die Abrechnung der Beihilfeleistungen sowie die Abwicklung des AMNOG-Verfahrens abgeschlossen werden. Der zukünftige Dienstleister hat eine Migration der vom bisherigen Dienstleister zur Verfügung stellenden Datensätze inklusive Historie vor Leistungsbeginn sicherzustellen. Die über dieses Vergabeverfahren ausgeschriebenen Hauptleistungen sind: Bearbeitung der Beihilfeanträge und Erstellung der Bescheide nach den Bestimmungen des jeweiligen Beihilferechts laut Tabelle 6 (Kap. 5.2.1) - Rechtsgrundlage der Beihilfeabrechnung: • Entgegennahme sowie Prüfung der Anträge und Belege auf Beihilfen im Krankheits- und Geburtsfall sowie Dokumentation des Eingangs und Ermittlung der Beihilfeleistung inklusive Bescheiderteilung und Versand sowie Auszahlung inklusive Rechnungsstellung. • Fortlaufende Dokumentation der Antragsbearbeitung und der Abrechnung. • Speicherung der Stammdaten des Auftraggebers für die Laufzeit des Vertrages bis zur darauffolgenden turnusmäßigen jährlichen Datenlöschung des Auftragnehmers. • Die Archivierung der Abrechnungsdaten des Beihilfevorgangs und des eingereichten Beihilfeantrags mit Leistungsabrechnung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. • Führen der Korrespondenz inklusive Auskunftserteilung an Beihilfeberechtigte. • Erstbearbeitung von Widersprüchen. • Kontinuierliche Qualitätssicherung durch Stichprobenprüfung der Beihilfeabrechnung durch die Beihilferevision des Auftragnehmers. • Bereitstellung statistischer Auswertungen (z.B. Höhe der Beihilfeleistungen, Anzahl der Beihilfeanträge, usw.). Aus dieser Rahmenvereinbarung werden folgende Anstalten bezugsberechtigt sein: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice, ARTE Deutschland TV GmbH, Bayerischer Rundfunk (BR), Deutsche Welle (DW), Deutschlandradio, Hessischer Rundfunk (HR), Norddeutscher Rundfunk (NDR), Rundfunk Berlin Brandenburg (RBB), Südwestrundfunk (SWR), Westdeutscher Rundfunk (WDR) sowie deren Tochter- und Beteiligungsunternehmen, sofern die Beteiligung mindestens 50% beträgt. Zudem können die GSEA (Gemeinschaftseinrichtungen der ARD) z.B. ARD.de aus dem Rahmenvertrag beziehen.
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Produkte/Dienstleistungen: Beihilfen, Unterstützungsleistungen und Zuwendungen 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 5 500 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: EU-A/P 08/2024
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Der Leistungsort liegt grundsätzlich beim Auftragnehmer.
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-04-01 📅
Datum des Endes: 2029-03-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
Einmalige Verlängerungsoption um 24 Monate bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 6 Jahren.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-10-07 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen:
Der SWR behält sich vor, geforderte Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden nachzufordern. Werden diese Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb dieser Nachfrist vorgelegt, führt dies zum Ausschluss des Angebotes. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen ist ausgeschlossen.
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Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen i.S.d. §§ 123, 124 GWB: Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123, 124 GWB ist von jedem Bieter / jedem Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung im Angebotsschreiben (siehe Anlage 1) ausgefüllt einzureichen. (A1)
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Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
A2: Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis zur gewerblichen Leistungserbringung: Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (z.B. Handelsregisterauszug) oder ein vergleichbarer Nachweis zur gewerblichen Leistungserbringung (z.B. Gewerbeanmeldung, Bescheinigung des Finanzamtes über die steuerliche Erfassung bzw. Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Finanzbehörde über die fristgerechte Zahlung der anfallenden Steuern und Abgaben), nicht älter als ein Jahr. (A2)
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
A3.1: Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (i.d.R. Versicherungsschein oder Bestätigung der Versicherungsgesellschaft) (A3.1) mit folgenden Deckungssummen: • 3.000.000 € pauschal jeweils für Personen- und Sachschäden Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall; die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse eines Versicherungsjahres beträgt 6.000.000 €. • 100.000 € pauschal für Vermögensschäden Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall; die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse eines Versicherungsjahres beträgt 200.000 €. oder Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die o. g. Summen angepasst werden (siehe Anlage 1). Ein entsprechender Nachweis zur bestehenden Versicherung muss jedoch in jedem Fall beigelegt werden.
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A3.2: Darstellung der Umsatzentwicklung: Darstellung der Umsatzentwicklung im Bereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren (siehe Anlage 1). Bewertung der Umsatzentwicklung nach folgendem Bewertungsschema (max. 10 Punkte): Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Umsatzentwicklung ist tendenziell fal-lend. Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Umsatzentwicklung ist tendenziell gleichbleibend. Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Umsatzentwicklung ist tendenziell steigend.
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A3.3: Nachweis der Bonität: Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder einen gleichwertigen Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder Bank aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist, nicht älter als 1 Jahr. Mindestanforderung an die Bonität: Risikoklasse III bezogen auf die Bewertungsklassen der Finanzdienstleister (siehe Abbildung 1). Bewertung der Bonität nach folgendem Bewertungsschema (max. 20 Punkte): Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Risikoklasse III Mittlerer Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Risikoklasse II Hoher Zielerfüllungsgrad (20 Pkt.) = Risikoklasse I
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A3.4: Darstellung der Entwicklung der Mitarbeiterzahl: Darstellung der Entwicklung der Mitarbeiterzahl (A3.4) im Bereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei vorliegenden Geschäftsjahren (siehe Anlage 1). Bewertung der Entwicklung der Mitarbeiterzahl nach folgendem Bewertungsschema (max. 10 Punkte): Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Mitarbeiterentwicklung ist tendenziell fallend. Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Mitarbeiterentwicklung ist tendenziell gleichbleibend. Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Mitarbeiterentwicklung ist tendenziell steigend.
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Technische und berufliche Fähigkeiten
A4: 3 Referenzen von vergleichbaren Institutionen für die Abrechnung von Beihilfedienstleistungen in den letzten fünf Jahren: 3 Referenzen von vergleichbaren Institutionen für die Abrechnung von Beihilfedienstleistungen in den letzten fünf Jahren. Eine Referenz muss die Abwicklung des AMNOG-Verfahrens beinhalten (A4). Dabei sind folgende Angaben zu machen (siehe Anlage 1): • Benennung der Institution • Ansprechpartner der Institution • Laufzeit des Vertrages • Angabe des Beihilferechts • Anzahl der Beihilfeberechtigten • Fallanzahl pro Jahr • Bearbeitungszeit Die Bewertung der eingereichten Referenzen erfolgt in Form einer vergleichen-den Bewertung. Die eingereichten Referenzen werden vergleichend, anhand der oben geforderten Punkte (Angabe des Beihilferechts, Anzahl der Beihilfeberechtigten, Fallanzahl, Bearbeitungszeit) in Art und Größenordnung bewertet und danach ob und in welchem Grad sie der auszuschreibenden Leistung nahekommen. Auch hier werden die Referenzen in Zielerfüllungsgrade eingeteilt und bepunktet. Die Erwartungshaltung der Vergabestelle ist hier ein möglichst hohes Maß an Übereinstimmung der Referenz mit der auszuschreibenden Leistung. Es sind 3 Referenzen gefordert, die jeweils einzeln bewertet werden und jeweils maximal 20 Wertungspunkte erreichen können (in Summe max. 60 Punkte). Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = die Referenz kommt in keinem oder nur in einem der vorgegebenen Punkte dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe. Mittlerer Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = die Referenz kommt in zwei oder drei der vorgegebenen Punkte dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe. Hoher Zielerfüllungsgrad (20 Pkt.) = die Referenz kommt in allen vorgegebenen Punkten dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe.
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Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Hinweis bei Einbeziehung weiterer Unternehmen: Bei einer Bietergemeinschaft sind die geforderten Nachweise zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, zur beruflichen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft nachzuweisen. Die geforderten Nachweise zur Feststellung der fachlich-technischen Leistungsfähigkeit können getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bietergemeinschaft eingereicht werden. Beabsichtigt der Bieter/die Bietergemeinschaft, sich bei der Erfüllung des Auftrages anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle und/oder fachlich-technische Leistungsfähigkeit zu bedienen (§47 VgV), hat er/sie die im Bereich der Eignungsprüfung geforderten Nachweise und Erklärungen zur Eignung des anderen Unternehmens anhand der übernommenen Leistungen vorzulegen.
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Ausschlussgrund: Korruption
Beschreibung der Ausschlussgründe:
Weitere zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §123 und § 124 GWB sind Anlage 1 der Vergabe- und Vertragsunterlagen zu entnehmen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Südwestrundfunk Anstalt des öffentlichen Rechts
Nationale Registrierungsnummer: t07119290
Abteilung: Einkauf Allgemein / Produktion
Postanschrift: Neckarstr. 230
Postleitzahl: 70190
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe-ap@swr.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.swr.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://it-vergabe.eu/vergabe/angebot/f701697342038f4a93123edd2efef1ed 🌏
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Schutz besonders sensibler Informationen
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
1) Aufgrund der Sanktionsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine sind sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen verboten, die einen Bezug zu Russland haben als auch an Unternehmen, die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, die im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, soweit auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bieter die „Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014“ auszufüllen und vorzulegen. 2) Es wird darauf hingewiesen, dass das Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch beim Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten und die erforderliche Verpflichtungserklärung abgeben.
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Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden- Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 (721) 926-8730 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Nach § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer unzulässig soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags anerkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-09-03+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 172-529276 (2024-09-03)