Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Ministeriums für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028

Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei in seiner Öffentlichkeitsarbeit in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für Veranstaltungen sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung. Mit seiner Öffentlichkeitsarbeit verfolgt das Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) das Ziel, seiner Informationspflicht gegenüber der Öffentlichkeit nachzukommen. Im Sinne von Transparenz, Partizipation und Dialog zielt es darauf ab, unterschiedliche Zielgruppen sachgerecht und objektiv über Maßnahmen und Vorhaben sowie künftig zu lösende Fragestellungen zu informieren. Veranstaltungen sind ein wichtiges Instrument für den Dialog mit den unterschiedlichen Zielgruppen des MWIKE NRW. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und richten sich entsprechend an unterschiedliche Zielgruppen. Die Wiedererkennbarkeit des Ministeriums - thematisch, visuell und sprachlich - soll dabei durch möglichst einheitliche Standards gewährleistet werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-09-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-08-08.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2024-08-08 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2024-08-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Ministeriums für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028
Referenznummer: 2024-033
Kurze Beschreibung:
Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei in seiner Öffentlichkeitsarbeit in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für Veranstaltungen sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung. Mit seiner Öffentlichkeitsarbeit verfolgt das Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) das Ziel, seiner Informationspflicht gegenüber der Öffentlichkeit nachzukommen. Im Sinne von Transparenz, Partizipation und Dialog zielt es darauf ab, unterschiedliche Zielgruppen sachgerecht und objektiv über Maßnahmen und Vorhaben sowie künftig zu lösende Fragestellungen zu informieren. Veranstaltungen sind ein wichtiges Instrument für den Dialog mit den unterschiedlichen Zielgruppen des MWIKE NRW. Aufgrund des Zuschnitts des Ministeriums sind die Formate und Themen der Veranstaltungen ausgesprochen vielfältig und richten sich entsprechend an unterschiedliche Zielgruppen. Die Wiedererkennbarkeit des Ministeriums - thematisch, visuell und sprachlich - soll dabei durch möglichst einheitliche Standards gewährleistet werden.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: 2024-033
Beschreibung der Beschaffung:
Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei in seiner Öffentlichkeitsarbeit in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für Veranstaltungen sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung. Der Auftraggeber ruft die Agenturleistungen im Bedarfsfall ab dem 01.01.2025 schriftlich oder per E-Mail bei der Auftragnehmerin ab (Einzelabruf). In der Regel besteht ein Vorlauf von mindestens 10 Wochen bis zur Durchführung der jeweiligen Veranstaltung. Der Auftraggeber kann Agenturleistungen für Veranstaltungen, die bis zum 31.12.2024 abgerufen und bis zum 30.06.2025 abgeschlossen sind noch aus einem bestehenden Vertrag beziehen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber ein veranstaltungsübergreifendes Customer Relations Management-Tool (im Folgenden: CRM-Tool) zur Verfügung zu stellen, über das die Veranstaltungen abgewickelt werden können (siehe hierzu im Einzelnen Ziffer IV. 5. der Leistungsbeschreibung). Dem MWIKE NRW ist es sehr wichtig, dass seine Veranstaltungen nachhaltig geplant und umgesetzt werden. Das bedeutet, dass die Konzeption, die Organisation und die Durchführung einer Veranstaltung so geplant werden muss, dass so wenige natürliche Ressourcen wie möglich in Anspruch genommen werden, Sozial- und Tarifstandards eingehalten werden sowie langlebige, wiederverwendbare Materialien zum Einsatz kommen. Dies bedeutet zum Beispiel: a) Es sind Locations anzubieten, die gut mit dem ÖPNV zu erreichen sind. Es ist außerdem darauf zu achten, dass sie ebenfalls ressourcenschonend arbeiten. b) Materialien und Ausstattungsgegenstände sind langlebig, recycelbar, ökologisch und gesundheitlich unbedenklich auszuwählen. c) Beim Catering sind Produkte aus ökologischem Landbau und fairem Handel zu bevorzugen. In der Regel sind saisonale Lebensmittel, vorzugsweise vegetarisch bzw. plant-based, sowie Mehrweggeschirr, -besteck und -gläser zu verwenden. d) Es müssen Verpackungen zum Einsatz kommen, die Abfälle vermeiden oder ver-ringern. e) Bei Give-aways ist darauf zu achten, dass sie umweltfreundlich sind und bei der Herstellung Sozialstandards eingehalten werden. f) Barrierefreiheit ist zu gewährleisten. g) Bei allen Kommunikationsmaßnahmen zu Veranstaltungen und Dialogangeboten des MWIKE NRW ist durchgängig eine geschlechtersensible Sprache zu verwenden. Folgende Veranstaltungstypen werden idealtypisch unterschieden und sind üblicherweise im Rahmen der Beauftragung durchzuführen: 1. Herausgehobene Netzwerk- und Repräsentationsveranstaltung (z.B. Jahreswirtschaftsempfang), 2. Preisverleihungen (bspw. Innovationspreis, Gründungspreis), 3. Fachtagungen und -kongresse, 4. Dialog- und Beteiligungsformate für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, 5. Dialog- und Beteiligungsformate für Bürgerinnen und Bürger (z.B. Tag der offenen Tür, NRW-Tag), 6. Sonstige Formate (digital, hybrid, vor Ort). Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer kann weiterhin mit ad-hoc Einzelleistungen betraut werden. Hierunter sind kurzfristig zu erbringende Agenturleistungen zu verstehen, die kein festes Veranstaltungsformat haben. Hierzu zählt bspw. die Erstellung von Messewänden und -ständen für kleinere Präsentationen, die Realisierung von kleineren, internen Events des Auftraggebers, etc. Nähere Informationen zu den Veranstaltungsformaten, zu den zu erbringenden Angenturleistungen im Einzelnen sowie zu den sonstigen Rahmenbedingunen des Auftrags ist den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
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Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Der Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft
Gefördertes soziales Ziel: Gleichstellung der Geschlechter
Postanschrift: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
Berger Allee 25
Postleitzahl: 40213
Stadt: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Datum des Endes: 2027-12-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Der Vertrag verlängert sich einmalig um ein weiteres Jahr bis zum 31.12.2028, sofern der Auftraggeber dies der Auftragnehmerin bis spätestens 6 Monate vor Ablauf der dreijährigen Vertragslaufzeit in Textform mitteilt.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-09-12 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-09-12 10:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 109
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-09-12 10:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-09-03 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen:
Im Fall fehlender Erklärungen oder Nachweise behält sich der Auftraggeber vor, diese mit einer Frist zur Vorlage innerhalb von 48 Stunden nachzufordern.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1. Nachweis einer ausreichenden Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 5 Mio. Euro je Schadensfall und je Versicherungsjahr. Bei Bestehen einer Versicherung mit einer niedrigeren Deckungssumme ist neben deren Nachweis eine Eigenerklärung vorzulegen, wonach die geforderte Versicherung in genannter Höhe im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. 2. Erklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz bezogen auf die dem Auftrag entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei Geschäftsjahren.
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Technische und berufliche Fähigkeiten
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 1. Referenzen der Bieterin/des Bieters über die Durchführung von mindestens drei dem Veranstaltungstyp 1 (Herausgehobene Netzwerk- und Repräsentationsveranstaltung) entsprechende Präsenzveranstaltungen aus den letzten drei Jahren, unter Angabe des Auftragsinhalts, des Auftragswerts sowie der Ansprechpartner bei der Auftraggeberin/dem Auftraggeber. 2. Referenzen der Bieterin/des Bieters über die Durchführung von mindestens drei dem Veranstaltungstyp 3 (Fachtagungen und -kongresse) entsprechende Präsenzveranstaltungen aus den letzten drei Jahren, unter Angabe des Auftragsinhalts, des Auftragswerts sowie der Ansprechpartner bei der Auftraggeberin/dem Auftraggeber.
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Für die Abwicklung und das Teilnehmer-Management der Veranstaltungen des MWIKE NRW stellt die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer ein Customer Relations Management-Tool (CRM-Tool) zur Verfügung. Dieses muss folgende Mindestanforderungen erfüllen: - veranstaltungsübergreifendes CRM-Tool für das Einladungs- und Verteilermanagement mit Zugang zum Backend für den Auftraggeber, - leichte und intuitive Bedienbarkeit, - effiziente Anlage und Pflege von Adressbeständen und nachvollziehbares Einladungs- und Besuchermanagement, - Konformität des Tools mit Blick auf aktuelle Datensicherheits- und Datenschutzanforderungen, insbesondere Datenschutz-Grundverordnung und Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen, insbesondere Einholung aller datenschutzrechtlich notwendigen Einwilligungen der an den Veranstaltungen Teilnehmenden.
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Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 20 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Konkurs
Korruption
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Vergleichsverfahren
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05111-95003-27
Postanschrift: Berger Allee 25
Postleitzahl: 40213
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zentrale-vergabestelle@mwike.nrw.de 📧
Telefon: +49 211617720 📞
Fax: +49 21161772795 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY18YVAJLL/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY18YVAJLL 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYFY18YVAJLL 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 109
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Datum des Endes: 2027-12-31 📅
Maximale Verlängerungen: 1

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFY18YVAJLL Die Kommunikation im Vergabeverfahren findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW statt.
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsstelle
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-3045 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-08-08+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 156-482806 (2024-08-08)
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