Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer mobilen digitalen Patientenaufklärung

Beschreibung der Beschaffung

Auftraggeberin ist die AGAPLESION Management- und Beratungsgesellschaft GmbH mit Sitz in Ginnheimer Landstraße 94, 60487 Frankfurt am Main (nachfolgend die „Auftraggeberin“). Sie ist Teil des bundesweit tätigen Gesundheitskonzerns
AGAPLESION gAG, der eine Vielzahl von Einrichtungen in verschiedenen Bereichen der Gesundheitsversorgung und Pflege deutschlandweit unter seinem Dach vereint und über Tochtergesellschaften betreibt.

Die Auftraggeberin koordiniert die Vergabe der Rahmenvereinbarung für die
insgesamt bis zu 19 Krankenhäuser, die jeweils als Auftraggeberin (nachstehend die „jeweilige Auftraggeberin“) in die Rahmenvereinbarung eintreten und ggf. aus dieser abrufen werden.

Eine Verpflichtung zum (auch nur teilweisen) Abruf besteht für die einzelnen Häuser jedoch nicht.

Die jeweilige Auftraggeberin plant die Einführung einer Lösung zur mobilen Patientenaufklärung (nachstehend „Aufklärungslösung“ genannt) im Rahmen des bestehenden Patientenportals.

Hintergrund dieses Beschaffungsvorhabens ist das bundesweite Förderprogramm Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), durch die Krankenhausträger bei der Digitalisierung ihrer Häuser unterstützt werden und über das die Beschaffung teilweise bis vollständig finanziert wird. Es handelt sich daher um ein fördermittelfinanziertes Projekt. Die hiesige Vergabe einer Rahmenvereinbarung betrifft die Einführung einer Lösung zur mobilen Patientenaufklärung im Rahmen des bestehenden Patientenportals. Sie soll insbesondere die Vorgaben des
Fördertatbestands 2 nach KHZG (einzelne Punkte der Ziffern 4.3.2.1 und 4.3.2.2 der Förderrichtlinie) erfüllen und betrifft primär Software.

Im Mittelpunkt des Projekts steht die mobile Aufklärung, mit der sich Patient:innen über ihre Behandlung informieren können. Einzelheiten zur anzubietenden Lösung ergeben sich insbesondere aus dem DOKUMENT E. Leistungsverzeichnis.

Vorliegend beabsichtigt die Auftraggeberin, die Aufklärungslösung durch ein einheitliches Vergabeverfahren für 19 ihrer Häuser zu beschaffen und somit eine konzernweit einheitliche Lösung zu erlangen, um Synergien nutzen zu können. Die Auftraggeberin behält sich vor, einzelne Häuser aus dem Auftrag herauszunehmen oder neue hinzuzufügen. In allen Einrichtungen der Auftraggeberin wird bereits eine einheitliche analoge Lösung für Aufklärungsbögen genutzt. Diese analogen Bögen werden aktuell personalisiert (mit den Stammdaten der Patient:innen) ausgedruckt und im Papierformat übergeben. Mit der Anforderung des KHZG und der hier ausgeschriebenen Anwendung, sollen die Aufklärungsbögen künftig zusätzlich oder teilweise ersetzend digital auf einem Endgerät (z. B. Smartphone, Tablet, PC, Laptop) des Patienten/der Patientin (personalisiert) bereits vor dem Klinikaufenthalt zur Verfügung gestellt werden oder während des Aufenthalts auf verschiedenen Endgeräten der Klinik. Sofern für die jeweilige Behandlungsform vorhanden, muss dies durch Aufklärungsvideos ergänzt werden. Die Festlegung über den zutreffenden Aufklärungsbogen trifft der behandelnde Arzt. Die Patient:innen müssen sich zudem Notizen für Fragen in den digitalen Bögen machen können. Die digitalen Aufklärungsbögen müssen bei Bedarf auch digital rechtskonform unterzeichnet werden können. Die Teilhabe und Selbstbestimmung der Patient:innen soll mit der Applikation gefördert werden.

Ebenfalls müssen Bieter berücksichtigen, dass die Interaktion der Patient:innen der gegenständlichen digitalen Aufklärungslösung über das Patientenportal der Firma Samedi GmbH („Samedi“) erfolgen soll. Der Zugriff auf entsprechende Aufklärungsbögen, -videos, etc. muss daher innerhalb des Portals von Samedi möglich sein. Die angebotene Aufklärungslösung muss eine Integration in das Patientenportal von Samedi zulassen. Zudem muss die Lösung in die KIS-Anwendungen des Leistungserbringers integriert werden können (Dedalus - Orbis, Telekom - iMedOne, CGM - Medico) sowie ggf. in die MVZ-Lösungen der jeweiligen Auftraggeberin.

Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von zunächst 36 Monaten mit einem Auftragnehmer abzuschließen. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag in vergaberechtskonformer Weise ganz oder teilweise um weitere zwölf (12) Monate zu verlängern. Eine darüberhinausgehende Verlängerung behält sich die Auftraggeberin ausdrücklich vor. Diese hängt von verschiedenen Faktoren ab, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingeschätzt werden können.

Die Aufklärungslösung ist an diejenige Auftraggeberin zu liefern, die den Abruf aus der Rahmenvereinbarung vornimmt. Der Abruf wird mittels eines Einzelauftrages an den bezuschlagten Bieter erfolgen. Die Laufzeit eines jeweiligen Einzelauftrages beträgt wiederum 36 Monate. Eine Verlängerung ist im Rahmen des jeweils anwendbaren Fördermittel- und Vergaberecht möglich.

Der Auftragnehmer soll bei der Implementierung des Systems beraten und die notwendigen Schulungen anbieten. Da die Auftraggeberin mit bis zu 19 Krankenhäusern vor einem herausfordernden Implementierungsprojekt steht, müssen Bieter einen Beispielprojektplan bzw. -konzept einreichen, der Synergieeffekte z. B. durch Trägerstrukturen und die Einhaltung der bundeslandspezifischen Umsetzungsfristen berücksichtigt.

Konkrete Anforderungen an die anzubietende Aufklärungslösung ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis (DOKUMENT E. Leistungsverzeichnis). Im Leistungsverzeichnis wird zwischen MUSS- und SOLLTE-Kriterien unterschieden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Umsatz in den Jahren 2023, 2022, 2021 mit vergleichbaren Leistungen: mindestens EUR 500.000,00 (netto); Als vergleichbare Leistung wird anerkannt: Implementierung einer Lösung zur mobilen digitalen Patientenaufklärung;
- Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme von mindestens EUR 3 Mio.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- 3 Referenzprojekte mit vergleichbaren Leistungen in den Jahren 2023, 2022 und 2021: Als vergleichbare Leistung wird anerkannt: Implementierung einer Lösung zur mobilen digitalen Patientenaufklärung;
- Die angebotene Lösung muss folgende Kriterien gem. KHZG erfüllen: (i) Ein digitales Behandlungsmanagement muss es den Patient:innen auf ihrem eigenen Endgerät ermöglichen, sich über ihre Behandlung, beispielsweise in Form von Aufklärungsvideos, zu informieren, und vorab Fragen zur späteren Klärung zu notieren, und (ii) Das digitale Aufnahmemanagement muss es den Patientinnen und Patienten ermöglichen, relevanten Dokumenten rechtskonform digital zuzustimmen;
- Nachweis über die Einhaltung der notwendigen Informationssicherheitsstandards (nach dem jeweiligen Stand der Technik): Dieser Nachweis muss mindestens durch die Anwendung eines differenzierten ISMS (Eigenerklärung) sowie der Bereitschaft, dem Auftraggeber sicherheitsrelevante Kriterien der Software zur Verfügung zu stellen, erbracht werden;
- Nachweis (Eigenerklärung) über das Vorhandensein eines Datenschutz-Managementsystems (DSMS).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.